Como criar um plano de projeto: um guia passo a passo

Eficiência e organização são fundamentais em qualquer projeto de local de trabalho. Um plano de projeto serve como um guia detalhado que ajuda as equipes a se manterem organizadas e no caminho certo. Pode ser o fator decisivo para permanecer dentro do orçamento e cumprir os prazos.

Na postagem do blog a seguir, orientaremos você sobre como criar um plano de projeto. Continue lendo para saber o que está incluído em um plano de projeto e as práticas recomendadas para redigir um plano de projeto.

Índice

O que é um plano de projeto?

Elementos-chave de um plano de projeto

Etapas para criar um plano de projeto

Melhores práticas

Perguntas frequentes sobre o plano do projeto

O que é um plano de projeto?

Um plano de projeto, também chamado de plano de trabalho, é um documento que cobre tudo sobre um projeto. É parte roteiro, parte lista de verificação e parte plano.

Os planos de projeto, criados por gerentes de projeto, descrevem o escopo, as metas, as entregas e o cronograma de um projeto. Normalmente escrito após uma revisão do termo de abertura do projeto pelas partes interessadas, o plano é compartilhado com a equipe para esclarecimento e discussão. Nos estágios iniciais, serve como uma diretriz para as entregas, enquanto nos estágios posteriores ajuda a medir o progresso e mantém a equipe alinhada com a visão, os marcos e os prazos do projeto.

Termo de abertura do projeto vs. plano do projeto

Um plano de projeto é um roteiro detalhado que uma equipe segue desde o início do projeto até sua entrega. Ele contém todos os detalhes que a equipe precisa para realizar o trabalho, como a ordem em que as entregas devem ser concluídas, como o projeto deve ser rastreado, os prazos de cada componente do projeto e como as tarefas do projeto são delegadas.

Um termo de abertura do projeto, em contraste, é um documento de mais alto nível. Ele detalha o escopo do projeto, os marcos, as entregas e um cronograma geral, mas não inclui os detalhes específicos encontrados em um plano de projeto. Em relação uns aos outros, uma proposta de projeto vem em primeiro lugar. Em seguida, segue-se o termo de abertura do projeto e o plano do projeto vem depois disso.

Objetivo de um plano de projeto

O objetivo principal de um plano de projeto é manter a equipe alinhada enquanto ela trabalha para concluí-lo. Isso tem vários efeitos em cascata, como responder às perguntas dos membros da equipe antes que elas surjam e fornecer uma estrutura para a tomada de decisões e execução.

Um plano de projeto também mantém as partes interessadas alinhadas com os objetivos do projeto. Compartilhar o plano do projeto antes do início do trabalho e consultá-lo em cada marco e/ou entrega mantém as partes interessadas informadas sobre o progresso do projeto, dando-lhes a oportunidade de fazer perguntas e fornecer feedback em momentos importantes.

Elementos-chave de um plano de projeto

Etapas para criar um plano de projeto

1. Defina os objetivos do projeto

Antes de escrever um plano de projeto, defina os objetivos do projeto.

• O que você alcançará com este projeto?
  • Quais são os benefícios que isso trará?
  • Quais são os problemas que isso resolverá?

Depois de definir os objetivos do projeto, você pode extrapolar seus benefícios como aumento do engajamento nas redes sociais, maior reconhecimento da marca, aumento de vendas ou fluxo de trabalho mais eficiente, só para dar alguns exemplos. Se o objetivo é resolver um problema existente, anote-o claramente nas notas do brainstorming.

Ao debater e escrever objetivos, certifique-se de que eles sigam os critérios SMART:

• Específico.Eles estão focados em um desafio ou objetivo específico?
• Mensurável. Você consegue quantificar o progresso em direção aos objetivos? Como?
• Atribuível. Existem funções claras que podem ser delegadas a indivíduos específicos?
• Realista. É razoável esperar o resultado declarado com os recursos disponíveis?
• Relacionado ao tempo. Existe um cronograma claro para atingir as metas declaradas?

2. Envolva as partes interessadas

Agende um horário para falar com cada parte interessada. Pergunte sobre o que eles precisam e como este projeto atenderá às suas necessidades. Isso pode envolver algumas idas e vindas entre as partes interessadas, especialmente à medida que você restringe as metas do projeto e chega a um consenso. Se houver múltiplas partes interessadas e necessidades variadas, realizar uma reunião com todas as partes pode ser benéfico.

3. Estabeleça o escopo do projeto

Com a contribuição das partes interessadas, a próxima etapa é estabelecer o escopo do projeto. Indique os resultados específicos.

Escreva uma declaração de escopo que defina claramente todos os aspectos do escopo do projeto.

4. Divida o projeto em tarefas

Crie uma estrutura analítica do projeto (EAP). Divida o projeto em pequenos pedaços, definindo as entregas para cada fase. Ao fazer isso, atribua membros da equipe a tarefas específicas.

5. Desenvolva um cronograma

Depois de ter uma ideia de cada etapa do andamento do projeto, crie um cronograma colocando-os em ordem sequencial. O recurso de composição do Grammarly pode ajudar com isso. Outras ferramentas que você pode usar neste estágio incluem gráficos de Gantt para visualizar cronogramas e listas de verificação interativas, como as do CoSchedule e Notion.

6. Estimar recursos e custos

Determine o seguinte:

• Quem trabalhará no projeto
• O equipamento que a equipe usará
• Os materiais necessários para o projeto

Elabore alguns cenários diferentes, como terceirizar parte ou todo o trabalho e mantê-lo internamente. Isso lhe dará algumas estimativas de orçamento diferentes, que você poderá usar para solidificar seu plano de projeto. Lembre-se de levar em conta contingências, como taxas urgentes e revisões.

7. Planeje os riscos

Alguns projetos são mais arriscados do que outros. Você pode enfrentar problemas, como falha técnica ou atraso no envio. Ao desenvolver seu plano de projeto, avalie esses riscos de forma realista, determinando sua probabilidade e como cada um poderia impactar o projeto. Em seguida, desenvolva uma estratégia de mitigação para cada risco, atribuindo a responsabilidade pelo gerenciamento de riscos específicos aos membros relevantes da equipe.

8. Elabore um plano de comunicação

Um plano de comunicação é uma parte crucial de um plano de projeto. Lembre-se de que o objetivo do plano do projeto é manter a equipe no caminho certo e garantir que o projeto seja executado com eficiência. A comunicação, tanto entre os membros da equipe quanto entre você e as partes interessadas do projeto, é fundamental.

Determine como você se comunicará, como por e-mail, reuniões, relatórios ou painéis. Você pode agendar reuniões em pontos específicos, bem como configurar um canal para comunicação do dia a dia. Ao fazer isso, defina funções para atualizar e compartilhar o progresso do projeto.

9. Construa um processo de garantia de qualidade

Crie revisões de qualidade em seu cronograma e atribua responsabilidades de controle de qualidade.

A garantia de qualidade é uma meta abrangente para qualquer plano de projeto. Em seu plano de projeto específico, determine como você definirá um produto de qualidade. Podem ser dados estabelecidos em relação ao desempenho do seu produto ou designs que se ajustem a uma identidade de marca estabelecida.

10. Obtenha aprovações e finalize o plano

Com um rascunho pronto, apresente-o às partes interessadas. Eles podem fornecer feedback e, se o fizerem, incorporar as suas sugestões no próximo rascunho. Antes de iniciar o trabalho, certifique-se de que a equipe compreende suas funções e responsabilidades.

11. Execute e monitore o plano

Inicie o projeto revisando o plano com a equipe. Nesta fase, apresente as ferramentas de rastreamento e comunicação que serão utilizadas. Nos dias e semanas seguintes, monitore o progresso e faça os ajustes necessários, como alterações de prazos ou reatribuição de tarefas.

12. Documente as lições aprendidas

Assim que as entregas estiverem nas mãos do cliente/partes interessadas, conduza uma reunião de encerramento do projeto. Nesta reunião, registre todos os sucessos, desafios e áreas onde o fluxo de trabalho pode ser melhorado. Grammarly pode agilizar esse processo organizando seus dados e insights em documentação de fácil leitura. Esta documentação pode ajudá-lo a escrever planos de projeto mais eficazes no futuro.

Melhores práticas

Uma das maneiras mais eficazes de aprender como redigir planos de projeto sólidos é observar um exemplo de plano de projeto. Sua empresa pode ter exemplos arquivados ou você pode encontrá-los online.

Seja proativo na colaboração com as principais partes interessadas. Isso significa comunicar-se com eles regularmente antes de começar a redigir o plano e dedicar um tempo para entender o que eles realmente precisam. Mantenha-os informados à medida que o projeto avança – em cada marco, certifique-se de obter todas as aprovações necessárias. Isso pode evitar descuidos e atrasos.

No seu plano de projeto escrito, clareza e concisão são fundamentais! Faça dessas principais prioridades. Se você precisa de ajuda para começar, revisar ou revisar, Grammarly pode ajudar.

Perguntas frequentes sobre o plano do projeto

Qual é a etapa mais importante para escrever um plano de projeto?

A etapa mais importante na redação de um plano de projeto é definir os objetivos e resultados do projeto.

Como posso garantir a adesão das partes interessadas ao meu plano de projeto?

A adesão das partes interessadas é geralmente mais provável quando o plano do projeto tem objetivos claros e um processo linear e passo a passo para alcançá-los.

Que ferramentas posso usar para criar um plano de projeto?

Grammarly fornece inúmeras ferramentas que você pode usar ao escrever um plano de projeto, como o recurso de redação e revisão.

Como faço para gerenciar mudanças no plano do projeto durante a execução?

Comunique a necessidade de fazer mudanças às partes interessadas e aos membros da equipe. Depois de fazer as alterações, compartilhe uma versão revisada do plano com todas as partes.

Quais são os erros comuns que devem ser evitados ao escrever um plano de projeto?

Erros comuns incluem:

• Detalhes insuficientes no plano
• Falta de clareza sobre metas, resultados e funções
• Não incluindo tempo suficiente para contingências
• Não avaliar riscos e criar estratégias de mitigação