Crie um termo de abertura do projeto: um guia passo a passo

• Um termo de abertura do projeto é um documento de alto nível que fornece uma visão geral de um projeto.
• Normalmente, os termos de abertura do projeto são usados ​​como argumentos de venda para partes interessadas e investidores.
• Os estatutos do projeto respondem às perguntas das partes interessadas e eliminam suposições de sua parte.

Um termo de abertura do projeto é um documento importante no ciclo de vida de um projeto. Em um termo de abertura do projeto, um gerente de projeto descreve os aspectos gerais do projeto, como seus objetivos, cronograma e escopo. Um termo de abertura do projeto bem desenvolvido aumenta a probabilidade de adesão das partes interessadas e promove o alinhamento entre as partes interessadas antes do início do trabalho. Continue lendo para saber mais sobre os estatutos do projeto e como redigir um.

Índice

O que é um termo de abertura do projeto?

Objetivo de um termo de abertura do projeto

Elementos-chave de um termo de abertura do projeto

Etapas para criar um termo de abertura do projeto

Melhores práticas

Perguntas frequentes sobre o termo de abertura do projeto

O que é um termo de abertura do projeto?

Um termo de abertura do projeto é um documento que atua como um guia de alto nível para um projeto futuro. Muitas vezes, segue uma proposta de projeto, que é um documento que apresenta um projeto às partes interessadas. Se a proposta for aprovada, o próximo passo é um termo de abertura do projeto, que fornece detalhes sobre como o projeto será estruturado e gerenciado.

No gerenciamento de projetos, os termos de abertura do projeto são importantes porque definem o tom para o relacionamento de trabalho entre as partes interessadas, o gerente do projeto e a equipe que conclui o trabalho.

Termo de abertura do projeto vs. plano do projeto

Normalmente, um plano de projeto segue um termo de abertura do projeto.

Um termo de abertura do projeto é apresentado às partes interessadas para orientá-las no projeto. Não entra em detalhes como datas de marcos ou responsabilidades individuais dos membros da equipe; em vez disso, funciona como um argumento de venda para um projeto, apresentando seus objetivos e benefícios.

Um plano de projeto é um documento mais detalhado. É aqui que você encontrará as especificidades de um projeto, incluindo como e quando o gerente do projeto se comunicará com as partes interessadas. Um plano de projeto não precisa “vender” ninguém sobre um projeto; seu objetivo é manter a equipe, as partes interessadas e o gerente de projeto alinhados.

Termo de abertura do projeto vs. caso de negócios

Embora um termo de abertura do projeto descrevao queum projeto implicará, um caso de negócios apoiapor queas partes interessadas devem aprovar o projeto. Um business case é uma proposta de valor que discute o problema que o projeto resolverá e qualquer retorno adicional sobre o investimento que as partes interessadas podem esperar. Geralmente, os casos de negócios detalham os aspectos financeiros de um projeto.

Objetivo de um termo de abertura do projeto

Um termo de abertura do projeto dá às partes interessadas uma visão clara da direção de um projeto. Quando apresentado a eles, oferece uma oportunidade para darem feedback e sugerirem alterações no projeto. Essas alterações podem ser incorporadas ao plano do projeto.

Em última análise, um termo de abertura do projeto é o documento aprovado pelas partes interessadas para que o projeto possa avançar. É sempre possível que eles optem por não aprová-lo e, nesse caso, talvez seja hora de repensar. Um termo de abertura do projeto aprovado é um sinal verde para um gerente de projeto tomar as rédeas e começar a trabalhar.

Elementos-chave de um termo de abertura do projeto

Título e descrição do projeto

Um termo de abertura do projeto começa com um título e uma descrição do que está por vir. Grammarly pode ajudá-lo nesta etapa, redigindo um título e uma descrição sucintos depois de escrever o restante do documento. Experimente uma solicitação como “Escreva um título e uma descrição para este termo de abertura do projeto”.

Exemplo:

• Desenvolva um novo site
• Desenvolva e lance um novo site de comércio eletrônico que apoie o crescimento da marca e impulsione o aumento das vendas.

Objetivos e metas

Inclua objetivos e metas claros no termo de abertura do projeto. Estes não precisam necessariamente ser quantificáveis ​​nesta fase, mas devem ser claramente declarados e realistas. Certifique-se de que eles atendam aos critérios das metas SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado. Mais sobre isso mais tarde.

Por exemplo, você pode afirmar que o objetivo do seu projeto é lançar uma campanha de marketing que aumente as vendas em 40% nos próximos dois anos.

As metas podem ser:

• Lançar novo site no segundo trimestre
• Aumente a presença nas redes sociais para 1 postagem/dia ​​por plataforma
• Lançar o programa de indicação de um amigo que oferece dinheiro de volta aos compradores existentes até o final do terceiro trimestre
• Treine a equipe em análises de vendas do Shopify antes que o novo site entre no ar

Definição de escopo

Indique claramente o escopo do projeto. Estas são as entregas específicas que sua equipe fornecerá. Dê uma olhada neste exemplo:

As equipes internas de design e desenvolvimento criarão e lançarão um site novo e totalmente otimizado que apresente a marca de uma forma atualizada e emocionante. O site será equipado com um painel analítico que todos os membros da equipe poderão acessar e revisar. O site funcionará como loja online da marca, apresentando uma página de produto para cada item que comercializamos. Os resultados incluem cópia do produto e fotografia para cada página do produto.

Identificação das partes interessadas

O formato padrão do termo de abertura do projeto inclui nomes e títulos das partes interessadas. Inclua-os em seu estatuto para que a lista seja de fácil acesso para os membros da equipe.

Aqui está um exemplo:

• Kiara Rodriguez, chefe de marketing
• Sal Perrone, vice-presidente de vendas

Funções e responsabilidades

No termo de abertura do projeto, indique o papel e as responsabilidades de cada parte envolvida. Isso define expectativas e facilita que os indivíduos tenham discussões produtivas.

Por exemplo:

• David Heredia, Designer UX Sênior: Supervisionar o design e desenvolvimento da UX do novo site
• Mona Yosco, Coordenadora de Marketing: Crie um plano de conteúdo social para as semanas anteriores ao lançamento, o período de lançamento e os meses seguintes

Requisitos de alto nível

Requisitos de alto nível são requisitos amplos que devem ser atendidos. Por exemplo, uma parte interessada pode exigir um ROI de 20%. Inclua-os no termo de abertura do seu projeto.

• Aumento de vendas de 40% projetado até o terceiro trimestre
• O site deve ser localizado para todos os principais mercados no lançamento

Suposições e restrições

Incluir suposições no termo de abertura do projeto pode ser prudente, pois pode ajudar as partes interessadas e os membros da equipe a antecipar os riscos. Da mesma forma, a inclusão de restrições molda a visão das partes interessadas sobre o projeto concluído, ajudando-as a compreendê-lo. Por exemplo, você pode presumir que uma reformulação da marca seria mais eficaz se implementada em etapas, e uma restrição pode ser que a empresa esteja atualmente na metade de um contrato de publicidade em outdoors de três anos.

Riscos do projeto

Anote quaisquer riscos potenciais, como dificuldades de localização, no termo de abertura do projeto. Grammarly pode ajudar com uma solicitação como “Determine possíveis riscos com este termo de abertura do projeto”.

Exemplos de riscos do projeto incluem:

• Dificuldades técnicas com checkout de comércio eletrônico
• Desafios de localização ao projetar versões internacionais do site

Cronograma de marcos

O cronograma de marcos é o cronograma que especifica quando as partes interessadas podem esperar resultados. Escreva um cronograma realista que forneça margem de manobra suficiente para atrasos, como a doença de um membro da equipe.

• 10 de fevereiro: reunião inicial com toda a equipe
• 7 de março: Primeiros rascunhos da cópia do site enviados para revisão das partes interessadas
• 8 de março: modelos de sites enviados para análise das partes interessadas
• 12 de março: Todos os comentários das partes interessadas serão enviados às equipes criativas
• 20 de maio: Site pronto para teste
• 30 de junho: data oficial de lançamento

Visão geral do orçamento

A visão geral do orçamento é uma das partes mais importantes de um termo de abertura do projeto, porque o orçamento pode significar a diferença entre aprovação e rejeição. Inclua uma visão geral do orçamento necessário e como os fundos serão alocados.

Aqui está um exemplo:

• Projeto de reformulação do site: US$ 60.000
  • Gestão: $ 10.000
  • Desenvolvimento: $ 25.000
  • Criativo: $ 20.000
  • Recursos: US$ 5.000

Etapas para criar um termo de abertura do projeto

1 Comece

O primeiro passo para escrever um termo de abertura do projeto é envolver as partes interessadas. Entreviste-os para entender suas necessidades e perspectivas. Por meio dessas entrevistas, reúna informações que você usará para definir os objetivos, suposições, restrições e riscos do projeto.

2 Defina objetivos e escopo

Defina objetivos SMART antes de começar a escrever:

• Específico:Eles estão focados em um desafio ou objetivo específico?
• Mensurável: você consegue quantificar o progresso em direção aos objetivos? Como?
• Atribuível: Existem funções claras que podem ser delegadas a indivíduos específicos?
• Realista: criar-projeto-charter
• Prazo: Existe um cronograma claro para atingir as metas declaradas?

Nesta fase, determine também o escopo do seu projeto. Um escopo claramente definido pode ajudar a evitar o aumento do escopo, um cenário em que o projeto cresce e se torna mais complexo após o início do trabalho.

3 Estabeleça marcos e orçamento

Desenvolva um cronograma de alto nível para o projeto. Declare isso amplamente na carta. Observe os recursos e custos envolvidos para atingir o objetivo associado a cada etapa.

4 Documente riscos e suposições

É aqui que entram em jogo as informações que você coletou das partes interessadas. Identifique possíveis desafios com o projeto e escreva-os no estatuto. Paralelamente, inclua pressupostos realistas e restrições relevantes.

5 Escreva seu rascunho

A última etapa é escrever o termo de abertura do projeto. Encontrar um modelo de termo de abertura do projeto e usá-lo para elaborar seu termo de abertura pode ser útil.

Grammarly pode ajudar a identificar lacunas ou possíveis objeções ao seu regulamento. Ele também pode revisar sua redação e fazer sugestões para corrigir erros gramaticais ou encontrar o tom perfeito.

Quando seu rascunho estiver pronto, apresente-o às partes interessadas e peça feedback. É aqui que o tom certo pode fazer uma diferença significativa. Se as partes interessadas tiverem sugestões, revise o regulamento adequadamente. Então, você estará pronto para trabalhar com uma versão finalizada.

Melhores práticas

Em um termo de abertura do projeto, é fundamental priorizar a clareza e a concisão. Geralmente, um termo de abertura do projeto tem apenas algumas páginas e raramente ultrapassa 15 páginas, por isso precisa resumir pontos e não fornecer explicações detalhadas.

Antes de escrever um termo de abertura do projeto, colabore proativamente com as principais partes interessadas. Dessa forma, você saberá quais são suas necessidades e como planejar projetos que os ajudem a atingir seus objetivos.

Obtenha todas as aprovações necessárias antes de avançar com um projeto. Use o termo de abertura do projeto para obter essas aprovações e garantir que todas as partes envolvidas estejam alinhadas antes de iniciar o trabalho.

Perguntas frequentes sobre o termo de abertura do projeto

Qual é o objetivo principal de um termo de abertura do projeto?

O objetivo principal de um termo de abertura do projeto é resumir um projeto futuro. Ele pode ser usado como um argumento de venda para as partes interessadas e um guia para os gerentes de projeto evitarem o aumento do escopo.

Como um termo de abertura do projeto difere de um plano de projeto?

Um termo de abertura do projeto resume amplamente os aspectos de um plano de projeto. Embora um plano de projeto seja um guia abrangente para todos os aspectos de um projeto, um termo de abertura do projeto é uma visão curta e de alto nível dele.

Quem é responsável pela criação do termo de abertura do projeto?

O gerente de projeto é responsável por redigir o termo de abertura do projeto. Eles podem usar ferramentas como Grammarly para escrever um documento conciso e eficaz.

Quais são os desafios comuns ao desenvolver um termo de abertura do projeto?

Alguns desafios comuns que podem surgir ao escrever um termo de abertura do projeto incluem:

• Incluir muitos detalhes, em vez de resumir
• Conteúdo vago que não dá às partes interessadas uma visão clara do projeto
• Informações ausentes, como etapas específicas

Um projeto pode prosseguir sem um termo de abertura do projeto?

Sim, é possível que um projeto prossiga sem um termo de abertura do projeto. No entanto, um termo de abertura do projeto é uma ferramenta valiosa para manter os projetos no caminho certo.