É por isso que você deve verificar seu e-mail pela manhã

Não verifique seu e-mail! Muitas pessoas com credenciais sofisticadas dirão para você evitar seu e-mail a todo custo pela manhã. A consultora de gerenciamento de tempo Julie Morgenstern escreveu um livro inteiro sobre isso. Ela disse ao The Huffington Post que, se você ceder à tentação, “nunca se recuperará”. O escritor de desenvolvimento pessoal Sid Savara dá sete razões para não verificar. Para começar, as solicitações em seu e-mail ainda não estão na sua agenda de “coisas para fazer”. Se você adicioná-los ao seu prato, você se distrairá das coisas importantes que já estão na sua lista de tarefas. Você quer perder a felicidade que acompanha a ignorância? Por outro lado, muitos especialistas dirão para você verificar seu e-mail no início do dia. Aqui está o que eles têm a dizer.

Por que você deve verificar o e-mail

Tire isso do caminho

A maior razão para verificar seu e-mail pela manhã é simplesmente para tirá-lo do caminho. O Lifehacker relata a experiência pessoal da colaboradora da Harvard Business Review, Dorie Clark: “Empurrando a correspondência por e-mail para o final do dia, descobri que evitava consistentemente responder a certas mensagens porque elas exigiam escolhas difíceis que meu cérebro considerava desgastantes. Percebi que, se finalmente quisesse acabar com aquelas mensagens espalhadas no fundo da minha caixa de entrada, o que eu mais precisava não era apenas tempo para responder; foi a força de vontade e discernimento para fazer bons julgamentos e responder de acordo.” Ela recomenda reservar períodos de vinte minutos ao longo do dia para lidar com a correspondência por e-mail.

Treine outras pessoas para respeitar seu tempo

Alguém já ligou para você ou enviou uma mensagem perguntando se você recebeu o e-mail que eles enviaram cinco minutos atrás? No mundo da tecnologia de hoje, as pessoas querem coisas rápidas. Mas a paciência não é uma virtude? Quando você não responde instantaneamente, pode irritar os outros no início. No entanto, quando receberem uma resposta ponderada, poderão aprender a apreciar sua diligência. Se o seu costume é responder aos e-mails pela manhã, você pode responder dentro de vinte e quatro horas. Esse é um prazo razoável que lhe dá tempo para responder adequadamente. Eventualmente, seus contatos frequentes se familiarizarão com sua rotina. Eles verão que você está ocupado demais para estar à disposição deles, mas você retornará a eles no devido tempo. Para emergências reais, eles podem ligar para você pelo telefone.

Dê a si mesmo tempo para lidar

Se você ler seus e-mails com antecedência, terá tempo para reagir. Se você esperar muito tarde por um e-mail urgente, poderá perder uma oportunidade ou não ter tempo suficiente para cumprir um prazo. Uma revisão matinal dos e-mails impede que você atrapalhe os outros. Se alguém precisar da sua resposta para progredir, você pode ajudar a produtividade da sua equipe fazendo sua parte o mais rápido possível.

Você pode evitar a “pressão de e-mail”

De acordo com um artigo do The Guardian, pesquisadores londrinos do Future Work Center relataram que os trabalhadores se sentem pressionados por fluxos constantes de e-mails exigentes. Os funcionários que recebem e-mails em seus dispositivos móveis por meio de aplicativos ficam ainda mais estressados. Na Alemanha, o problema tornou-se tão preocupante que o ministro do Trabalho começou a adotar uma legislação “anti-stress” para proibir as empresas de entrar em contato com funcionários fora do horário comercial em situações não emergenciais. Embora a verificação de e-mail no início e no final do dia tenha a correlação mais forte com o estresse do e-mail, o relatório sugeriu desativar as notificações automáticas de novas mensagens. Se você verificar sua conta pela manhã, lidar com as mensagens mais importantes imediatamente e fechar o aplicativo, poderá descobrir que fica por dentro de seus e-mails sem se sentir sobrecarregado. Curiosamente, a personalidade também influenciou como as pessoas se sentiam pressionadas. O que um psicólogo e um escritor científico descobriram sobre os efeitos da força de vontade pode surpreendê-lo.

A força de vontade é finita

No livro Willpower, Roy F. Baumeister e John Tierney defendem a força de vontade como um dos maiores feitos humanos. De acordo com Tierney, “você só tem uma quantidade finita [de força de vontade] ao longo do dia, então você deve ter cuidado para conservá-la e tentar guardá-la para as emergências”. Como isso se aplica aos e-mails? É fácil adiar a resposta se as respostas exigirem pesquisa ou uma resposta longa. Demore muito e você parece rude. Responder aos mais complicados requer força de vontade e você a aproveita ao máximo pela manhã, antes de esgotá-la lidando com outros desafios. Talvez você não tenha respostas pesadas para escrever todos os dias, mas quando tiver, a manhã é um ótimo momento para abordá-las. Tierney também diz que a força de vontade é comparável ao treinamento de resistência. Quanto mais você exercitar a força de vontade, mais forte se tornará seu autocontrole. Depois de treinar-se para lidar com as principais comunicações logo pela manhã, você terá a disciplina para evitar gastar energia mental com os desperdiçadores de tempo.

Como fazer certo

A escritora Laura Chin nos diz como verificar e-mails sem consumir nossa energia mental. O processo começa antes mesmo de você ligar seu laptop. Ela cita o diretor do NeuroLeadership Institute, David Rock: “Se você não consegue se lembrar de quais são seus objetivos, é improvável que você consiga examinar o ambiente em busca de coisas relevantes para seus objetivos”. Primeiro, defina seus objetivos. Quando você digitalizar seu e-mail mais tarde, poderá se concentrar em mensagens importantes e decidir como lidar com cada uma delas.

Em seguida, abra sua caixa de entrada. Lembre-se dessas duas palavras: discernimento e força de vontade. Canalize suas principais prioridades enquanto percorre seus novos e-mails. Use seu julgamento para decidir quais mensagens são mais importantes. Abra-os e responda imediatamente ou sinalize-os como de alta prioridade. Em seguida, use sua força de vontade para fechar o navegador. Qualquer coisa menos do que crítica pode esperar até o final do dia.

Você sente que a classificação crítica de sem importância consome muito do seu tempo? Experimente um serviço de organização de e-mail, como o Unroll.me, que agrupa mensagens de baixa prioridade para que você possa se concentrar nas coisas importantes. O Outlook implementou recentemente um serviço semelhante. Chama-se caixa de entrada focada. O sistema responde e se adapta à medida que observa com quais contatos você mais interage. Ele também filtra encaminhamentos, boletins informativos e e-mails em massa em uma guia separada que você pode ler em seu tempo de lazer. Além de excluir automaticamente o spam, você pode definir “regras” para manter apenas a cópia mais recente de boletins muito frequentes.

Você vai se estressar. Você vai se distrair de seus objetivos diários. Você vai perder muito tempo valioso. Estas são algumas razões pelas quais as pessoas podem dizer que você nunca deve verificar seu e-mail antes da hora do almoço. No entanto, muitos especialistas descobriram que limpar e-mails importantes na primeira parte do dia liberará seu cérebro para outros assuntos. As pessoas saberão que você está ocupado, mas você responderá dentro de um prazo razoável. E você aumentará sua força de vontade ao responder apenas às mensagens-chave. Qual é a linha de fundo? Ninguém pode lhe dizer qual filosofia é a melhor, porque você deve levar em consideração sua personalidade e circunstâncias. Qual horário funciona melhor para o seu trabalho? Qual método faz você se sentir menos estressado? Quando você trabalha de forma mais produtiva? Ninguém vai derrubar sua escolha se você for capaz e competente em seu trabalho.