Primeira conveniência: é estranho usar essa frase?

Sua mensagem de e-mail de ausência do escritório diz: "Estou longe da minha mesa agora, mas entrarei em contato com você assim que possível". Você criou uma gafe de negócios grave? Certamente, você quis dizer bem. Como poderia ser indelicado dizer que você fará algo assim que for conveniente para você?

A linguagem tem poder. Palavras e frases estão abertas à interpretação. Eles podem transmitir um certo tom, dependendo do contexto em que são usados.

Mark Twain disse: “A diferença entre a palavra quase certa e a palavra certa é realmente uma grande questão – é a diferença entre o vaga-lume e o relâmpago”. O truque para limpar a comunicação está em escolher palavras e frases que são menos propensas a serem mal interpretadas – os vaga-lumes em vez dos raios.

Existe um problema com a “conveniência mais cedo”?

Como frases indelicadas, certamente há ofensas piores. Se este nos afeta da maneira errada depende do contexto em que é usado.

Na minha primeira conveniência

Vejamos nosso exemplo de mensagem de ausência temporária acima.

Nosso Veredicto: Não use

Dizer que você retornará o e-mail ou ligará de alguém assim que for conveniente soa indelicado. Sim, você quer dizer que entrará em contato com a pessoa que entrou em contato com você o mais rápido possível, mas o que o destinatário ouve é algo mais como "Voltarei para você quando (e talvez se ) for conveniente para mim .” A implicação é que você fará isso quando tiver vontade, ou quando estiver bem e pronto, ou talvez nunca. Esnobe!

Na sua primeira conveniência

Mas e se você estiver usando “o mais rápido possível” para dizer a alguém que você concorda que eles atendam ao seu pedido quando for conveniente para eles? Vejamos um e-mail entre colegas, John e Mary.

Nosso Veredicto Ok para usar, mas . . .

. . . existem maneiras melhores de expressar que uma solicitação não é urgente. Embora não seja rude dizer a Mary que está tudo bem ela atender ao seu pedido quando for conveniente, “na sua primeira conveniência” ainda fica aquém em alguns pontos.

• Não é específico o suficiente. Você disse a Mary que precisava de alguma coisa, mas não disse a ela quando realmente precisava. Ela poderia assumir que você realmente não precisa disso. Uma opção melhor seria “. . . o quanto antes, ou o mais tardar em [data].”
• Parece jargão. Uma das razões pelas quais muitas pessoas não gostam “na sua primeira conveniência” é que isso soa como jargão de negócios – algo que todos nós adoramos odiar. Em vez disso, use linguagem simples.
• É facilmente mal interpretado. E se Mary considerar seu pedido urgente quando você quis dizer que não estava com pressa? Ela pode tirar um tempo do dia para apressar sua tarefa, o que pode ser tudo menos conveniente para ela.

Alternativas à “conveniência antecipada”

Como as frases vão, largar a “conveniência precoce” do seu repertório é a aposta mais segura. Mas o que você deve usar em vez disso?

Na minha primeira conveniência

Já dissemos que você deve abandonar “assim que puder” do local de trabalho e da comunicação pessoal tout de suite . Parece imprudente, se não totalmente rude.

Se você tiver tempo para atender a um pedido, em vez de dizer que fará quando for conveniente, diga à pessoa quando ela pode esperar sua resposta. (“Vou responder quando voltar ao escritório em [data]”).

Na sua primeira conveniência

Embora não haja nada de errado com essa frase, ela pode ser muito educada, ou pelo menos muito aberta. Embora você possa usar uma linguagem mais suave e menos carregada de jarões, como “sempre que tiver tempo” ou “assim que puder”, mais uma vez, preferimos a especificidade.

Vamos revisitar o exemplo de e-mail de John e Mary e torná-lo mais específico.

Aqui, em vez de dizer a Mary para enviar o extrato de P&L sempre que for conveniente para ela, e deixá-la se perguntando quando ele precisa deles, John usou um call-to-action para perguntar se ela poderia enviá-los até quarta-feira.

Agora, Mary sabe o que John precisa e quando ele precisa. Além disso, ter o CTA na forma de uma pergunta pode levá-la a responder, informando se ela poderá atender à solicitação.

Bônus: a resposta de Mary documentará a troca. Se ela disser que sim, ela pode ter a declaração de P&L pronta até quarta-feira e não entregar, John pode acompanhar. Se ela ainda não responder, ele pode apontar para esta trilha de e-mail quando tiver que explicar por que o P&L não foi incluído em seu relatório. Maneira de cobrir seu traseiro, John!