9 dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho

A comunicação no local de trabalho não deveria ser tão difícil.

Sua equipe está a poucos dias de lançar o projeto pelo qual todos estão agonizando há semanas. Houve uma enxurrada de e-mails e mensagens, apresentações, uma revisão legal e uma tarde de discussões confusas que levaram a gráficos desenhados em quadros brancos com marcadores que acabaram não sendo de apagar a seco. Ops.

Acima de tudo, houve reuniões — tantas reuniões. Havia o tipo diário rápido em que as pessoas diziam no que estavam trabalhando ou, mais frequentemente, desviadas. Em seguida, houve uma sessão extremamente longa envolvendo dezenas de slides sobre métricas de usuários; no final daquele você estava sonhando em silêncio sobre ter aulas de kickboxing.

Ainda assim, todas aquelas discussões desconexas e intermináveis ​​tópicos de e-mail de alguma forma não conseguiram evitar um fiasco iminente. Agora, ninguém parece estar na mesma página, e seu prazo está cada vez mais próximo. O que você tem aqui é uma lição abjeta sobre comunicação no local de trabalho – ou a falta dela.

A eficiência com que você e seus colegas se comunicam diz muito sobre como o trabalho está indo de maneira mais geral. É difícil fazer as coisas com eficiência quando ninguém tem um plano claro. As pessoas podem se atrapalhar quando não veem uma boa maneira de discutir novas oportunidades – muito menos desafios imprevistos.

É por isso que estamos aqui com algumas dicas para melhorar suas habilidades de comunicação no local de trabalho.

Selecione a ferramenta certa para o trabalho

Há muitas maneiras de conectar e desconectar. Escolha sabiamente.

Os e-mails podem ser obrigatórios, mas também são facilmente enterrados. As videoconferências adicionam um toque humanizador se alguém estiver trabalhando remotamente, mas podem ser difíceis de manejar. Ligações telefônicas básicas às vezes são subestimadas, mas muitas vezes você vai querer agendar com antecedência, ou pelo menos começar perguntando a quem você está ligando se é um bom momento para conversar.

A vantagem da conversa em tempo real é o quanto ela pode esclarecer em um curto período de tempo, economizando para ambas as partes uma enorme quantidade de digitação. Seja criterioso ao alinhar reuniões com várias partes; isso pode facilmente se tornar uma tarefa árdua, então você deve esperar um retorno que valha a pena para justificar o esforço.

Faça suas reuniões valerem a pena

Tal como acontece com o trabalho, que a Lei de Parkinson afirma que se expandirá para preencher o tempo que for alocado para ele, o mesmo acontece com as reuniões. Defina um limite de tempo e uma agenda. Faça um orçamento de quanto tempo você gastará em cada item antes de prosseguir. A ideia aqui é respeitar o tempo de seus participantes, então comunique-se de forma transparente sobre isso; isso o ajudará a evitar parecer excessivamente brusco enquanto conduz as coisas.

Para um-em-um, leve-o offline

Potenciais tocas de coelho são abundantes em qualquer discussão – e algumas podem valer a pena acompanhar, pelo menos entre um subconjunto de participantes. Por exemplo, se seu designer perceber que um novo modelo que está recebendo o aval em breve exigirá texto atualizado, então ela e seu redator de confiança podem discutir esses detalhes após a reunião – não enquanto a equipe de desenvolvimento observa e tenta não bocejar. Uma frase útil para situações como esta: “Vamos colocar offline”.

Tudo bem se repetir às vezes

Se algo importa, geralmente vale a pena repetir.

Às vezes, ao lidar com assuntos complexos ou processos em andamento, é útil lembrar as pessoas do básico. Você não tem que insistir. Considere este exemplo rápido:

“Tudo bem, esta teleconferência é para atualizar os principais jogadores sobre prototipagem. Estamos tentando fabricar uma cama de cachorro melhor até o outono, antes das vendas de fim de ano, então temos muito trabalho a fazer em termos de otimizar a resistência à baba. Na ligação da semana passada, Susan nos informou que o fornecedor prevê um retorno de oito semanas. Isso significa que precisamos definir as dimensões este mês. Vamos falar sobre os próximos passos. Quem é o primeiro?”

Esta rápida recapitulação fica bem aquém de uma palestra e ainda realiza muito:

• Estabelece o foco da chamada, para que os falantes saibam manter as coisas nos trilhos e tirar outros assuntos offline à medida que aparecem
• Também dá uma noção do que esperar para quem não sintonizou antes
• Reprisa a importante lição de Susan da última ligação, caso alguém tenha perdido
• Estabelece uma prioridade chave e o próximo prazo

Essa última parte será repetida mais tarde, mas enquanto isso, se o seu preâmbulo salvou alguém de uma pergunta embaraçosa ou de um e-mail confuso, ele fez seu trabalho. E se você está preocupado em passar muito tempo refazendo seus passos, pergunte se você deve pular adiante; seus colegas podem surpreendê-lo dizendo não.

Tente declarar os pontos-chave de algumas maneiras diferentes

Também pode ajudar a criar novas maneiras de explicar ideias-chave – usando palavras diferentes ou possivelmente diferentes canais de comunicação, como um e-mail de acompanhamento que cristalize as principais conclusões de uma reunião e quem é responsável pelos principais itens de ação daqui para frente.

Alex Blumberg, o jornalista de rádio que se tornou empresário que fundou a Gimlet Media, disse à Tape que, apesar de seus muitos anos como comunicador profissional, demorou um pouco para reconhecer a importância de ajudar os colegas de trabalho a entender:

Quando as pessoas dizem a mesma coisa, tem uma ressonância diferente, vem de um lugar diferente ou significa coisas diferentes para pessoas diferentes… Uma grande parte do meu trabalho agora é dizer a mesma coisa de várias maneiras diferentes apenas para que as pessoas entendam de onde está vindo . Se você disser apenas uma vez, não há garantia de que as pessoas ouviram do jeito que você disse.

Em outras palavras, se algo é importante o suficiente para ser repetido, provavelmente também vale a pena reformulá-lo.

Corra de volta

Especialmente com questões técnicas, reafirmar ideias-chave também pode ajudá-lo a entender corretamente algo novo. Se houver tempo, tente perguntar à pessoa que está explicando se você pode reafirmar seu ponto de vista com suas próprias palavras e pergunte se você está acertando. Se houver um detalhe importante que você perdeu, esta é uma boa oportunidade para obter ajuda para compreendê-lo.

Cuide da sua linguagem corporal

Intencionalmente ou não, como você comporta seu corpo comunica muito. Por exemplo, você parece fechado com os braços cruzados ou ativamente engajado, digamos, falando com as mãos? Vale a pena considerar, para que você não envie a mensagem errada com sua postura ou expressão facial.

Talvez quando um colega conclui uma apresentação e olha ao redor da sala, você pareça carrancudo — não porque a apresentação foi ruim, mas porque você está perdido em pensamentos. Em momentos como esse, às vezes vale a pena se explicar: “Isso não foi nada ruim, só preciso de um momento para processar. Vamos voltar em um momento.”

Resuma os destaques

Não é inédito que as pessoas se encontrem por uma hora, levantem uma série de perguntas que valham a pena, ponderem sobre possíveis respostas, não resolvam nada e então percebam que é hora de sair para outra reunião. É aqui que as notas de acompanhamento podem ajudar a garantir que qualquer progresso que você esteja fazendo não desapareça pela porta.

Se você puder evitar o envio de e-mails longos para longas sequências de destinatários, provavelmente será melhor. Mas se precisar, você também pode incluir um tl;dr (“muito longo; não li”) que resuma brevemente os destaques. Coloque-o no topo para que aquele cara da logística que parece apenas deslizar pelo menos veja o essencial.

Seja gentil

Uma palavra rápida de agradecimento ou um sorriso oportuno podem ajudar muito seus colegas de escritório a se sentirem apreciados e compreendidos.

Se isso faz com que as pessoas queiram conversar mais com você, bem, não é isso que significa uma melhor comunicação no local de trabalho?