Como superar a ansiedade por e-mail no trabalho

A ansiedade por e-mail é o estresse e o medo criados ao gerenciar sua caixa de correio. Embora as causas da ansiedade por e-mail sejam complexas, os resultados são muito reais, sendo o medo de e-mails uma das principais causas de estresse no local de trabalho.

Lidar com a ansiedade por e-mail envolve entender as causas de sua fobia de e-mail e desenvolver estratégias para agilizar o processo.

Neste artigo, exploramos o que é a ansiedade por e-mail, descrevemos alguns dos sinais de ansiedade por e-mail e fornecemos algumas dicas de especialistas para ajudá-lo a gerenciar melhor seu e-mail.

Existe tal coisa como a ansiedade de e-mail?

Se você é um dos milhões que perguntaram ao Google: Por que o e-mail me dá tanta ansiedade? Depois, há ajuda disponível. A ansiedade por e-mail é um problema genuíno que afeta a maioria de nós em algum momento de nossas vidas.

A ansiedade cria sentimentos de preocupação, tensão e medo, diz a instituição de saúde mental Mind. As emoções podem ser geradas por isso que vai acontecer ou que achamos que pode acontecer no futuro.

Enquanto todos nós lutamos contra as montanhas de mensagens, você pode perguntar, por que o e-mail é tão estressante?

Podemos nos tornar viciados em tecnologia digital, dizem os Drs. Gini Harrison e Mathijs Lucassen, da Open University. Eles alertam que o envolvimento excessivo com a tecnologia pode estar afetando a estrutura de nossos cérebros. Por exemplo, e-mails excessivos podem causar distração perpétua, afetar nosso sono e prejudicar nosso equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Também podemos experimentar FOMO, o que nos leva a verificar nossos e-mails com mais frequência do que o normal. Finalmente, podemos desenvolver comparações sociais desfavoráveis, acreditando que os outros são mais rápidos, mais eficientes e eficazes do que nós.

O e-mail é um dos gatilhos mais comuns para a ansiedade social e a ansiedade relacionada à produtividade, diz Alice Boyes, escrevendo em Psychology Today. Ela sugere que uma das principais razões pelas quais nos sentimos ansiosos com o e-mail é que ele é “assíncrono”, o que significa que há um atraso entre o envio de um e-mail e o recebimento de uma resposta.

Enviar um e-mail cria uma expectativa de resposta, diz ela. Esperar por uma resposta gera estresse. É porque a falta de uma resposta pode levar seu cérebro a começar a correr, criando cenários para preencher a lacuna criada. Ela descreve isso como sendo “emocionalmente confuso e provocador de ansiedade”.

A ansiedade por e-mail também pode ser causada pela expectativa de que você responderá a todos os e-mails. Os pesquisadores rotularam esse “viés de emergência por e-mail”. Simplificando, ficamos estressados ​​​​por e-mails não respondidos porque acreditamos que o remetente espera uma resposta.

Seja qual for a causa da ansiedade por e-mail, é algo que precisa ser resolvido imediatamente. A ansiedade no trabalho pode levar a problemas de saúde física e ausência e levar a sentimentos de depressão.

Então, como você interrompe a ansiedade por e-mail? Primeiro, você precisa entender o que está causando sua ansiedade.

O que está causando sua ansiedade por e-mail?

Ansiedade por e-mail é um termo coletivo que descreve o estresse causado pelo gerenciamento de nossas caixas de correio. Na verdade, existem várias maneiras pelas quais o e-mail pode criar ansiedade.

Quantos deles estão causando ansiedade por e-mail?

• Medo de abrir e-mail – O medo de abrir e-mail pode criar uma ansiedade significativa, e a pior parte é que quanto mais tempo você o deixa, pior fica. (Se você tiver alguns, não se sinta mal – a psicóloga Berit Brogaard admite ter mais de 30.000 e-mails não respondidos.) Você pode não ter tempo suficiente para responder e-mails ou ter medo de abri-los por medo do que está dentro. Seja qual for o motivo, o estresse é real.
• Tempo de resposta de e-mail lento – Como explicamos acima, uma resposta de e-mail lenta pode levar ao estresse. Se alguém demora a responder à sua mensagem, você começa a imaginar os motivos, o que pode levar a uma espiral negativa de emoções que pode fazer você se sentir ansioso.
• E -mails de abertura de ansiedade – Você também pode sentir ansiedade ao abrir e-mails, imaginando o que encontrará lá dentro. Isso pode significar que você simplesmente não os abre, criando mais estresse e levando a mensagens perdidas que podem afetar seu trabalho.
• Ansiedade de envio de e-mail – A ansiedade de envio de e-mail é o estresse e os medos que você experimenta antes de enviar. Você pode estar preocupado com a reação ao e-mail da resposta que você pode receber. A ansiedade sobre o envio de e-mails é uma das razões pelas quais o e-mail está nos deixando infelizes, diz Cal Newport na New Yorker.
• Ansiedade ao responder a mensagens – Escrever e-mails pode ser desafiador e levar à ansiedade e ao estresse. Os sinais indicadores incluem revisar, reescrever e revisitar constantemente os e-mails enviados. Dizer 'não' geralmente é a coisa mais difícil de fazer, então confira nosso blog sobre como fazê-lo educadamente.
• Sem ansiedade de resposta – Esperar por uma resposta a um e-mail – particularmente aquele que requer uma resposta urgente – pode criar estresse e ansiedade. Quanto mais você espera, pior fica.
• Verificação obsessiva de e-mails – Como Harrison e Lucassen descobriram, a verificação obsessiva de e-mails é um sinal e causa de estresse e ansiedade no local de trabalho. A pessoa média verifica seu e-mail 15 vezes por dia, mas verificar a ansiedade de e-mail pode nos levar a fazê-lo com mais frequência, em muitos casos verificando centenas de vezes. Perder uma conexão com a rede ou um telefone sem bateria também pode causar ansiedade, pois você não consegue manter contato.
• Evitar e-mails – Evitar a ansiedade por e-mail envolve simplesmente ignorar seus e-mails e esperar que eles desapareçam. Se as coisas ficarem demais, podemos sair e sair, deixando nossos e-mails para outro dia. Não é uma solução sustentável, apenas adiando a necessidade inevitável de abrir e responder nossas mensagens.
  

Como superar a ansiedade por e-mail

Exploramos algumas das causas comuns de estresse na caixa de correio, mas como você pode lidar com a ansiedade por e-mail? Existem algumas estratégias simples, novas tecnologias empolgantes e mudanças no estilo de vida que você pode fazer para ajudá-lo a lutar contra a fadiga do e-mail.

Antes de nos aprofundarmos, se o estresse que você está enfrentando ficar muito grande e começar a afetar sua saúde mental, sempre procure ajuda e apoio profissional. Um pouco de estresse no local de trabalho é natural; ansiedade severa não é. Se tudo estiver ficando demais, converse com seu chefe, um amigo ou um profissional médico.

Aqui estão 10 maneiras de superar a ansiedade por e-mail.

1. Saiba o que causa sua ansiedade por e-mail?

Comece com um pedaço de papel comum e liste o que está causando ansiedade por e-mail. Com o tempo, aprenda quais são os sintomas e identifique os gatilhos. Por exemplo, as coisas pioram de manhã, à noite ou nos fins de semana?

Considere usar um aplicativo rastreador de humor para acompanhar seus sentimentos. As informações coletadas podem ser usadas para identificar soluções adequadas para gerenciar seus e-mails com mais eficiência.

Se você está sofrendo de sobrecarga de e-mail, considere usar ferramentas de produtividade e assistentes de e-mail para ajudá-lo a gerenciar melhor sua caixa de correio.

2. Defina as expectativas

Uma das maiores causas de ansiedade no local de trabalho é a espera de uma resposta. Você não pode exigir que alguém responda, mas pode definir expectativas. Se você precisar de uma resposta, peça uma. Se for urgente ou urgente, deixe isso claro. Lembre-se, você não está sendo rude, mas estabelecendo expectativas.

Por outro lado, se você não puder responder a um e-mail imediatamente, seja claro com o remetente e informe-o. Confirme o recebimento de seu e-mail e forneça um prazo para uma resposta. Novamente, isso reduz o estresse para ambos.

Aqui está um exemplo de como isso pode funcionar.

3. Escreva e-mails emocionalmente inteligentes

A inteligência emocional é a capacidade de gerenciar nossas próprias emoções e canalizá-las positivamente. Podemos pegar esses princípios e aplicá-los à comunicação por meio de e-mails emocionalmente inteligentes.

A essência do e-mail emocionalmente inteligente é posicionar-se como o destinatário. Pense em como você se sentiria ao receber a mensagem (e menos no que você, como remetente, está pedindo).

Especialistas alertam sobre o efeito “desinibição”. Sem a pessoa à nossa frente, é mais provável que escrevamos coisas que possam perturbar ou ofender alguém. Outro ponto importante é nunca enviar um e-mail quando estiver com raiva ou chateado.

4. Entenda a etiqueta de e-mail

Tanta ansiedade por e-mail é causada por erros e mal-entendidos ao escrever mensagens. Em parte, isso pode ser causado por agora entender ou seguir a etiqueta de e-mail correta.

Nosso blog contém uma enorme quantidade de informações e orientações sobre como escrever. Você pode encontrar informações sobre como iniciar e-mails formais, escrever e-mails comerciais melhores e como dar o tom certo em um e-mail.

Quer saber por onde começar? Nossas 10 dicas para uma comunicação eficaz por e-mail fornecem algumas técnicas essenciais para melhorar sua escrita.

5. Obtenha algum suporte de escrita

A ansiedade por e-mail geralmente pode ser causada por uma percepção da falta de capacidade de escrita, dizem os acadêmicos. “Os indivíduos se abstêm de atividades sociais quando seu desejo de criar uma certa impressão está associado à falta de confiança sobre sua capacidade de fazê-lo”, alertam pesquisadores que investigam a comunicação digital.

Muitos de nós lutamos para capturar nossos pensamentos e comunicá-los de forma eficaz por meio de nossos e-mails. Pode ser especialmente desafiador para aqueles que se comunicam em outro idioma desde o primeiro.

Na Flowrite, estamos tornando mais fácil para todos escreverem e-mails melhores. Nosso assistente de escrita de IA pode ajudá-lo a criar melhores e-mails comerciais.

6. Despersonalize a situação

A ansiedade por e-mail geralmente é causada por se envolver emocionalmente demais em seu trabalho. Embora algum envolvimento emocional seja positivo, em alguns casos, uma cultura de trabalho de “alto envolvimento” pode levar a comportamentos prejudiciais.

Se você está lutando contra o estresse, os especialistas da MindTools sugerem uma abordagem de três etapas:

1. Pare e avalie – Antes de responder a um e-mail ou ficar subjugado pelo estresse, dê um passo para trás e avalie a situação. Explore por que você se sente frustrado e o que você pode fazer sobre isso.
2. Encontre algo positivo – Mesmo nos momentos mais difíceis, tente encontrar um vislumbre de positividade. Desafie sua perspectiva e encoraje-se a pensar positivamente. Isso quebra a formação de padrões mentais negativos.
3. Lembre-se da última vez que você se sentiu frustrado – Reconhecer os sinais de frustração e entender os sentimentos pode estabelecer empatia, o que pode ajudá-lo a lidar com os momentos mais desafiadores.

7. Pegue o telefone

Às vezes, a resposta a um e-mail não é outro e-mail; é um telefonema. Pegar o telefone e ligar para alguém pode fazer maravilhas.

Falar cria conexões mais profundas do que e-mail porque é ativo e não passivo. Também ajuda a quebrar “lacunas de informação” que podem ocorrer ao falar sobre assuntos complexos.

Telefonemas ou reuniões presenciais também podem ajudar a criar relacionamentos mais fortes, ampliando também sua rede de suporte.

8. Estabeleça limites

O e-mail é uma ferramenta de negócios que deve facilitar sua vida profissional, mas quando você está lendo e respondendo a e-mails o tempo todo, não é saudável (e provavelmente improdutivo). Definir limites pode ajudá-lo a gerenciar suas mensagens com mais eficiência.

Aqui estão algumas soluções testadas e comprovadas:

• Proteja o tempo para verificar e-mails todos os dias – Reserve algum tempo em seu diário para gerenciar e-mails e cumpri-lo. Garantir o tempo ajuda você a definir expectativas.
• Triagem de e-mail – Marque e gerencie suas mensagens à medida que elas chegam e lide com as mais importantes primeiro.
• Use sua ausência – Sua ausência não é apenas para férias; ele pode ajudá-lo a gerenciar melhor sua caixa de correio. Uma resposta automática pode confirmar o recebimento e definir as expectativas de uma resposta.
  
  Aqui está um exemplo:

9. Exercício

Se sua ansiedade é causada por muito tempo no trabalho, o exercício pode ajudar a criar uma distância saudável e redefinir a balança no equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Além disso, qualquer forma de exercício é benéfica para a saúde, descobriram os acadêmicos.

Um estudo em Gotemburgo descobriu que aqueles que realizaram atividade física regularmente durante 12 semanas tiveram seus sintomas de ansiedade melhorados.

O exercício pode ajudar a melhorar sua saúde física e bem-estar e proporcionar distância das causas da ansiedade. É tão eficaz que Harvard chegou a dizer que “calçar os tênis e sair e se movimentar pode ser a melhor solução não médica que temos para prevenir e tratar a ansiedade”.

10. Seja a solução (não o problema)

Se você está enfrentando ansiedade por e-mail no trabalho, é improvável que você seja o único. Ao escrever e responder a e-mails, certifique-se de apoiar outras pessoas. Gerencie expectativas, escreva e-mails emocionalmente inteligentes e seja paciente. Leia nossas dicas de etiqueta de e-mail para obter algumas orientações.

Seja a solução para o estresse do e-mail, não o problema.

A última palavra sobre como lidar com a ansiedade por e-mail

A ansiedade por e-mail é um problema real e não vai desaparecer. Algum nível de ansiedade por e-mail no trabalho é uma parte inevitável da maioria dos empregos, mas se o medo de e-mails estiver afetando sua saúde mental e física, você deve agir.

Precisamente como superar a ansiedade de e-mail depende do que está causando seu medo de e-mail. Passe algum tempo explorando, entendendo e rastreando o que está causando sua ansiedade por e-mail e, em seguida, use nossas dicas para encontrar soluções que funcionem para você.