Etiqueta de e-mail para pessoas de relações públicas

Recentemente, passei duas horas limpando minha caixa de entrada de e-mail de e-mails antigos. A mudança foi forçada pela minha compra de um novo computador e pelo desejo de limpar meu computador antigo de arquivos inúteis. Durante o expurgo, que foi o primeiro empreendimento desse tipo em mais de dois anos, me deparei com centenas de comunicados à imprensa e e-mails de relações públicas. Apaguei muitos deles e, no processo, criei algumas regras de e-mail sugeridas para pessoas de relações públicas.

1 . Coloque uma linha de assunto em seu e-mail : eu simplesmente não entendo por que as pessoas enviam e-mails sem linha de assunto. O objetivo da linha de assunto é informar ao destinatário sobre o que é a mensagem. Se não houver linha de assunto, você aparentemente não tem nada para me dizer.

2. Novamente, sem anexos : O que eu acho absolutamente incrível é que as pessoas enviam e-mails com anexos de arquivos gigantescos para destinatários desavisados. Não há razão para que algo na forma de um documento do Word não possa ser recortado e colado no corpo de um e-mail. Se for algo graficamente intensivo, coloque-o em um site e forneça um link.

3. Incluir meu nome : Meu nome não é Bill, Bob, Joanie ou Chachi. Também não é “nome aqui” ou “primeiro último”. Por que enviar um e-mail se você nem sabe a quem está se dirigindo?

4. >>>>: Obrigado por me encaminhar o comunicado à imprensa : Você obviamente estava com preguiça de recortar e colar o comunicado real no e-mail. Em vez disso, você simplesmente o encaminhou para mim com os irritantes símbolos de acento circunflexo incluídos. Estranhamente, isso está se tornando um ponto de discórdia entre os repórteres que sentem que isso é um sinal definitivo de desrespeito e preguiça.

5. Ah, essa linha de assunto : Por favor, diga que é um comunicado de imprensa. Aqui está um exemplo, “Press Release: XYZ Corp. Anuncia o Lançamento do Programa de Benefícios Corporativos”. Na verdade, você descobrirá que as pessoas são mais propensas a ler o release do que uma manchete enganosa destinada a enganar alguém para abri-lo. Eu tenho uma “regra” definida no meu Microsoft Outlook que coloca qualquer e-mail que contenha o termo “press release” em uma pasta especial. Eu olho através desta pasta pelo menos duas vezes por dia.

6. Verificação ortográfica : Já é ruim o suficiente que jornalistas preguiçosos como eu cometam erros ortográficos e gramaticais. Execute a verificação ortográfica antes de enviar seu e-mail e reserve um minuto para realmente ler o e-mail antes de enviá-lo. Encontrei vários e-mails em que as pessoas escreveram incorretamente o nome do cliente. Em um caso, não consegui descobrir qual era o nome da empresa porque a pessoa o escreveu de maneira diferente algumas vezes e usou diferentes elementos de marca (letras maiúsculas e hífen).

7. Você é um profissional, aja como um : e-mails que começam com a saudação “Yo!” são o que espero dos meus amigos, não de pessoas que nunca conheci.

8. Não é a quantidade, é a qualidade : E-mails longos são irritantes e desperdiçam meu tempo. Vá direto ao ponto e termine aí.

9. Contato, por favor : Encontrei pelo menos cem e-mails onde as pessoas não colocaram suas informações de contato. Também encontrei algumas ocorrências estranhas em que as pessoas não colocaram um código de área para seu número de telefone.

10. Por favor, pare de me enviar e -mails: Eu pedi várias vezes para ser removido de várias listas de imprensa e raramente meus pedidos para ser removidos foram ouvidos. Mantenha sua lista de e-mail atualizada e, como cortesia profissional, remova as pessoas quando elas perguntarem.

11. Sim, recebi seu e-mail : Enviar três e-mails para um jornalista e perguntar se eles receberam seu e-mail não é um bom uso do seu tempo. Percebo que muitas pessoas de relações públicas mantêm listas de projetos que atualizam regularmente. Eu sei que ao lado do meu nome geralmente há algo como "Enviado e-mail, chamado, sem resposta". Você consegue a imagem? Inundar a caixa de entrada de alguém com inúmeros e-mails é uma maneira de ser colocado na pasta de spam.

12. Oculte sua lista de distribuição : A função “BCC” existe por um motivo. Ver uma longa lista de distribuição não é apenas irritante, mas estrategicamente imprudente. Agora eu sei o que outros jornalistas viram a notícia e podem escrever sobre o assunto. Como tal, não tenho interesse em escrever sobre o assunto.

13. Você, uh, Yahoo!? : Talvez isso seja totalmente grosseiro, mas tenho um problema com flaks ou empresas que usam serviços de e-mail gratuitos. Outra é que me parece estranho que uma empresa não tenha seu próprio serviço de e-mail. Eu entendo que o Gmail é um ótimo serviço de e-mail, mas eles oferecem o Google Apps que você pode usar em seu próprio domínio. Acho que qualquer pessoa de relações públicas sem um site ou endereço de e-mail em seu próprio domínio não está fazendo seu trabalho corretamente.

14. Livre de vírus no pão de trigo : Um comunicado de imprensa com um anexo que recebi recentemente infectou meu computador com um vírus (apesar da presença de software antivírus e firewall). Acha que estou louco?

15. É realmente de alta prioridade? : 'Nuff disse.

16. Formato em texto simples : Inserir o logotipo da sua empresa ou usar gráficos no corpo de um e-mail pode tornar o e-mail complicado. Essas imagens também podem não aparecer corretamente em alguns programas de e-mail e o e-mail aparecerá de uma forma que o torna estranho ou mesmo completamente ilegível.

17. Use o e-mail com sabedoria : Leia “The Boy Who Cried Wolf” de Esopo.

18: Direcione seus e-mails corretamente : Não tenho ideia de por que recebo centenas de comunicados à imprensa sobre empresas de biotecnologia (nunca abordo o assunto) ou e-mails me dando a oportunidade de entrevistar juízes do “American Idol”.

19. E -mails pessoais são proibidos : Você não me conhece, então não seria estranho se você recebesse um e-mail meu pedindo que você me ajudasse a encontrar um novo apartamento ou emprego para um amigo?

20. Cuidado com o que você encaminha : Fiquei chocado ao ver um número de pessoas de relações públicas me encaminharam material político e religioso. Em um caso, um flak me encaminhou alguns spams politicamente carregados sobre Israel e Palestina. Ela não escondeu a lista de distribuição e notei muitos outros tipos Silver, Gold e Wein na lista. O que você encaminha para seus amigos e familiares geralmente não é apropriado para os contatos profissionais.

Como sempre, espero que essas “regras” sejam úteis. Percebo que a maioria das pessoas usa e-mail com sabedoria em um ambiente profissional, mas há muitos que não o fazem e refletem mal para aqueles de nós que confiam no meio para nosso trabalho.

Ben Silverman foi anteriormente colunista de notícias de negócios do The New York Post e fundador/editor do DotcomScoop.com.

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