25 regras e dicas de etiqueta de e-mail que todo profissional precisa saber

Como o e-mail leva até 28% do tempo de um profissional médio, as pessoas geralmente ignoram a etiqueta do e-mail em nome da produtividade. No entanto, há um conjunto de regras e dicas a serem seguidas em e-mails comerciais, não importa o quão ocupado você esteja. Na verdade, a etiqueta de e-mail adequada não apenas permitirá que você mantenha o profissionalismo, mas também tornará sua comunicação mais eficaz e ajudará a empresa a evitar erros dispendiosos.

Quando você ler esta postagem do blog, saberá tudo o que precisa saber sobre etiqueta de e-mail e pode repassar seus aprendizados para seus colegas de trabalho.

O que é etiqueta de e-mail?

Etiqueta de e-mail significa os princípios que orientam nosso comportamento ao enviar e receber e-mails. Este código de conduta inclui diretrizes sobre linguagem, ortografia, gramática e boas maneiras apropriadas. A etiqueta adequada depende de para quem você está enviando e-mails. No local de trabalho, é sempre mais seguro errar no lado formal dessas convenções.

Por que a etiqueta de e-mail é importante?

Aderir à etiqueta do e-mail ajudará você a estabelecer profissionalismo, construir relacionamentos mais fortes no local de trabalho e representar bem seu empregador. Também tornará as comunicações mais eficientes e evitará que você e a empresa tenham problemas. Familiarizar-se com a etiqueta profissional de e-mail ajudará você a se comunicar respeitosamente com os outros e ter sucesso em sua carreira.

1. Escreva uma linha de assunto clara

Como muitos de nós estamos constantemente enterrados em nossas caixas de entrada, a linha de assunto pode ter um impacto significativo sobre se o seu e-mail é aberto ou não.

Para aderir à etiqueta de e-mail Procure uma linha de assunto clara e curta que descreva o assunto do seu e-mail em poucas palavras ou uma frase concisa. Use identificadores como "proposta" e "aplicativo" que imediatamente informam explicitamente ao destinatário o que esperar do seu e-mail. As linhas de assunto que fornecem utilidade são mais propensas a serem lidas, portanto, mantenha-as práticas.

Faça o que fizer, nunca envie um e-mail sem uma linha de assunto. É uma clara violação da etiqueta de e-mail adequada. Ver o "Sem assunto" quase garante que o destinatário mova sua mensagem direto para a lixeira, pois parece suspeita.

2. Comece com uma saudação profissional

A melhor maneira de cumprimentar uma pessoa em um e-mail sempre depende do seu relacionamento com ela e do assunto. A maneira apropriada de iniciar um e-mail profissionalmente varia do formal ao casual, mas você nunca deve se deparar com o informal.

Algumas das saudações mais comuns incluem:

• Prezada Sra./Sra./Sr. <Sobrenome>,
• Olá <Nome>,
• Olá <Nome>,

A lista de cumprimentos informais que contam como etiqueta de e-mail ruim varia de "Heya" e "Yo" até apenas o nome do destinatário - e confie em nós, você não quer cometer esse erro de etiqueta de e-mail.

3. Não se esqueça de se apresentar

Você nunca deve presumir que o destinatário sabe quem você é. Especialmente se você entrar em contato com alguém que não conhece pela primeira vez, faz parte da etiqueta do e-mail começar o corpo do seu e-mail com uma breve introdução – uma ou duas linhas curtas cobrindo informações relevantes servirão. Se você conhece o destinatário, mas não tem certeza se o seu nome é importante para ele, encontre uma maneira de mencionar a última vez que você falou ou lembrá-lo de como você se conhece.

4. Mantenha-o curto

Como um funcionário de escritório médio recebe mais de 100 e-mails por dia, ninguém tem tempo para ler mensagens longas.

A pior coisa que você pode fazer é fazer o destinatário percorrer todo o e-mail para descobrir do que se trata a sua mensagem. Em vez disso, você deve ser sincero sobre o propósito do seu e-mail, declarando-o logo no início. Faça seu ponto de vista rápido, não seja prolixo e use frases curtas que lêem bem. Idealmente, seu e-mail tem apenas um objetivo, mas se você precisar cobrir tópicos diferentes, considere condensá-los em marcadores.

Quando você achar que terminou, reserve um tempo para editar sua mensagem para garantir que ela esteja clara e exclua todas as palavras desnecessárias. Se você ainda acha que é muito longo, considere se existe um canal melhor do que o e-mail para se comunicar sobre o assunto.

5. Evite o humor

Sem o tom e a expressão certos para acompanhá-los, mesmo as piadas mais hilárias podem pousar a quilômetros de distância de seu alvo.

É por isso que o humor muitas vezes se perde na tradução de um e-mail. O sarcasmo é especialmente perigoso no formato escrito, pois o leitor pode interpretar literalmente o que você acabou de dizer. A menos que você seja muito próximo do destinatário, evite fazer piadas em um e-mail profissional.

Não é nem sobre o risco de ser mal interpretado – o que você acha engraçado não é necessariamente engraçado para o destinatário.

6. Estruture o e-mail corretamente

Um email profissional deve incluir uma linha de assunto, saudação, corpo, aprovação e assinatura. Afastar-se dessa estrutura pode ser considerado uma violação da etiqueta de e-mail. Você deve sempre separar essas partes com quebras de parágrafo para tornar sua mensagem facilmente digerível.

Procure entregar sua mensagem de modo que o corpo do e-mail não tenha mais de três parágrafos. Como as pessoas tendem a "digitalizar" e-mails procurando algo interessante para mergulhar em vez de lê-los palavra por palavra, comece cada parágrafo destacando a coisa mais importante. Lembre-se também de deixar uma linha em branco entre os parágrafos para melhorar a legibilidade.

Caso você sinta o risco de sobrecarga de informações, considere usar marcadores ou listas numeradas para dar mais estrutura à sua escrita, divida seções prolixas. Se você usar negrito para destacar o que é mais importante, nunca use-o para mais de uma palavra ou frase por e-mail.

7. Use maiúsculas e minúsculas

Usar maiúsculas e minúsculas significa colocar em maiúscula a primeira letra da primeira palavra em uma frase e quaisquer nomes próprios.

Para

[email protected]

Olá Pete,

Foi ótimo conversar com você. Estou ansioso para saber mais sobre os planos de preços da Corpod em breve.

O uso de letras maiúsculas de maneira convencional faz parte da etiqueta de e-mail comercial, portanto, você não deve fugir disso. Lembre-se de que escrever em letras maiúsculas no trabalho também é considerado uma gafe.

8. Observe seu tom

Não é apenas o que você diz, mas como você diz.

Seja intencional com suas escolhas de palavras e sempre considere como o destinatário pode interpretá-las. Como você não pode confiar em expressões faciais e entonação para transmitir a mensagem, faça um esforço extra para parecer positivo.

Além de evitar o humor, não use palavras e adjetivos negativos que possam fazer você parecer mais emocional do que realmente é.

9. Escreva como se nada fosse confidencial

Evite discutir tópicos sensíveis ou informações confidenciais por e-mail, pois eles podem cair em mãos erradas com facilidade. Não importa quem seja o destinatário, você não deve confiar que ele é a única pessoa que verá seu e-mail como um vazamento pode ser apenas uma questão de encaminhamento acidental ou CC. É sempre melhor prevenir do que remediar, portanto, uma boa diretriz para a etiqueta de e-mail comercial é não escrever um e-mail que você não gostaria que o mundo inteiro lesse.

10. Poupe os pontos de exclamação!!!

Você certamente não grita com tanta frequência no trabalho, certo? É por isso que você deve estar atento ao usar pontos de exclamação em e-mails comerciais. A única razão real para usar um é expressar entusiasmo – e isso nunca requer mais do que um ponto de exclamação. Usar mais de um por e-mail pode fazer você parecer pouco profissional, sem mencionar terminar uma frase com vários deles.

11. Esteja ciente das diferenças culturais

A falta de comunicação pode facilmente acontecer devido a diferenças culturais.

O risco é ainda maior em palavras escritas, pois não há linguagem corporal para acompanhar a mensagem. É por isso que você deve tentar se familiarizar com a cultura do destinatário quando estiver enviando um e-mail para alguém no exterior. Acomodar suas preferências ajudará você a construir relacionamentos mais fortes com eles.

Em alguns países, é preferível ir direto ao ponto. Em contraste, em outros, é costume conhecer primeiro o novo parceiro de negócios. Você pode começar a dominar essas nuances da etiqueta de e-mail comercial lendo este artigo da BBC.

12. Não use emojis

Embora os emojis desempenhem um papel importante em nossas comunicações diárias quando se trata de mensagens instantâneas, eles não pertencem a e-mails profissionais. Por que você pode perguntar? A pesquisa descobriu que usar smileys pode fazer você parecer menos competente, sem mencionar que todos os interpretam de maneira diferente. A menos que o destinatário tenha usado emojis ao enviar um e-mail antes, você deve ficar longe deles

13. Encurte os URLs

Colar URLs longos em seu e-mail é uma maneira infalível de fazer com que pareça confuso. Além de tornar sua mensagem mais difícil de ler, eles ocupam um espaço valioso. O que você deve fazer é usar um encurtador de URL, como bit.ly, ou inserir um hiperlink.

Para

[email protected]

Olá Pete,

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PS Confira: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email

14. Atenha-se às fontes padrão

Você sempre quer que seus e-mails sejam fáceis de ler, certo? Tudo começa com uma fonte limpa. Como regra fundamental, use a fonte padrão do seu cliente de e-mail.

Algumas das melhores fontes para e-mail incluem:

• Arial
• helvética
• Calibri
• Correio
• Times New Roman
  

Quando se trata da cor da fonte, o preto é a única opção. O tamanho certo é de 10 pontos ou 12 pontos, dependendo do tamanho do seu e-mail. Caso você copie e cole o texto em seu e-mail, lembre-se de limpar a formatação, ou ele pode parecer diferente do restante da mensagem.

15. Use uma aprovação profissional‍

‍ A melhor maneira de assinar um e-mail sempre depende do seu relacionamento com o destinatário e da finalidade do seu e-mail. Você deve combinar a aprovação com a saudação e o restante da mensagem para manter um tom consistente. Você quer sempre ser educado, mas quer escrever um e-mail formal ou parecer amigável?

Alguns dos fechamentos de e-mail profissionais mais populares incluem:

• Sinceramente,
• Atenciosamente,
• Cumprimentos,
• Melhor,
• Obrigado,
  

É importante acertar a assinatura. É a última coisa que o destinatário lê e pode deixar uma impressão duradoura semelhante à conclusão de uma reunião ou ao fim de um telefonema.

16. Incluir uma assinatura

Menos é mais quando se trata de assinaturas de e-mail.

A assinatura profissional inclui seu nome completo, cargo, nome da empresa, site da empresa e número de telefone para entrar em contato com você. Você pode considerar incluir o LinkedIn da empresa e endereços de rua se eles desempenharem um papel em seus negócios. O logotipo da empresa ou sua foto também passa pela etiqueta do e-mail comercial. No entanto, certifique-se de que o design é responsivo.

Inclua uma assinatura automaticamente no final de cada e-mail – é mais fácil excluí-la de uma mensagem do que adicioná-la manualmente.

17. Sempre verifique o nome do destinatário

Nada causa uma primeira impressão como errar o nome de uma pessoa – ou chamá-la pelo nome errado.

Levará literalmente alguns segundos, e você não tem desculpa para errar. Além de evitar esses erros descuidados, certifique-se de não encurtar o nome, a menos que tenha certeza de que Robert do departamento jurídico realmente prefere usar "Rob".

Se houver alguma dúvida sobre esse tópico, veja como eles assinaram seus e-mails anteriores para você, verifique o perfil do LinkedIn ou os canais de comunicação internos.

Não há desculpas – errar o nome do destinatário do e-mail é um dos piores erros de etiqueta de e-mail.

18. Nunca envie um e-mail sem revisá-lo

Esta dica de etiqueta de e-mail não pode ser enfatizada o suficiente como erros ortográficos, e erros gramaticais inevitavelmente refletirão mal em você. Depois de terminar de escrever, passe pelo corpo do e-mail e pela linha de assunto pelo menos duas vezes para detectar quaisquer erros. Você também pode tentar ler seu e-mail em voz alta para perceber erros que seus olhos não perceberam.

19. Esteja atento aos anexos

Uma das regras de etiqueta de e-mail mais importantes em relação a anexos é que você não deve anexar arquivos grandes aos seus e-mails. A melhor maneira de enviar, por exemplo, uma apresentação ou vídeo é fazer o upload do arquivo para um serviço de nuvem como Google Drive ou Dropbox e fornecer ao destinatário um link que permita acessá-lo. Se isso não for possível, certifique-se de compactar o arquivo antes de anexá-lo para que ocupe menos espaço na caixa de entrada. Lembre-se também de mencionar o anexo no corpo do e-mail para garantir que o destinatário o perceba.

20. BCC apropriadamente

BCC significa cópia oculta e permite ocultar a pessoa ou pessoas inseridas no campo BCC dos outros destinatários.

Usar o BCC é uma boa etiqueta de e-mail quando você envia e-mails para várias pessoas que não se conhecem, pois permite proteger a privacidade delas. Também é usado para remover alguém educadamente de um tópico, por exemplo, depois de apresentar você a outra pessoa por e-mail. Também pode ser útil quando você precisa confirmar a alguém que enviou um e-mail importante sem incluir a pessoa no tópico a seguir.

A cópia oculta também pode ser abusada, e usá-la pelos motivos errados é considerado enganoso e falta de educação.

21. Dê respostas oportunas

O e-mail pode ser uma grande perda de tempo para qualquer profissional, mas responder aos seus e-mails prontamente ajuda a manter o trabalho de todos dentro do cronograma.

A janela de resposta apropriada depende do remetente e do assunto. Como regra geral, você deve responder a seus colegas de equipe no mesmo dia, a outros colegas dentro de 24 horas e a pessoas de fora da sua organização até o final da semana de trabalho, a menos que seja urgente.

Especialmente se você trabalha em uma função voltada para o cliente, deve saber que seu longo tempo de resposta pode enviar uma mensagem não intencional, já que quase um terço das pessoas espera que as empresas respondam aos e-mails em uma hora ou menos.

22. Use "Responder a todos" somente quando necessário

Como um funcionário de escritório comum recebe cerca de 121 e-mails por dia, você não quer incomodar as pessoas com nada desnecessário. Portanto, da próxima vez que você estiver prestes a pressionar "Responder a todos", pare para considerar se todos na cadeia de e-mail precisam receber sua resposta. Se a resposta for não, use "Responder" e salve as vítimas de mais uma notificação perturbadora.

23. Responda a todos os seus e-mails

Apesar da caixa de entrada lotada e da agenda agitada, é uma boa etiqueta de e-mail responder a todos os e-mails endereçados a você. Ignorar um e-mail de alguém de sua organização ou parceiro de negócios é rude e provavelmente terá consequências. Se alguém enviar um e-mail frio para você, reserve um segundo para responder, mesmo que seja um "não" educado, pois isso deixará uma boa impressão. Se você não fizer isso, provavelmente levará você a receber uma série de e-mails de acompanhamento. Se eles não foram atenciosos o suficiente para fazer a lição de casa, não se sinta obrigado a responder.

24. Pense duas vezes antes de enviar

Lembre-se do que escrevemos anteriormente sobre tópicos sensíveis e informações confidenciais quando se trata de etiqueta de e-mail? Você deve sempre considerar se o e-mail deve ser encaminhado e proceder com cautela. Além disso, considere se a mensagem realmente cria algum valor para o destinatário. Quando você decide encaminhar um e-mail, é importante resumir o que foi discutido e informar ao destinatário o que é necessário dele. Você também deve editar qualquer coisa desnecessária do e-mail, como sinais de encaminhamento, outros endereços de e-mail, linhas de assunto e comentários anteriores.

25. Lembre-se de definir respostas de ausência temporária

Se você não estiver disponível para responder seus e-mails por longos períodos de tempo, configure uma mensagem automática de ausência temporária para que as pessoas saibam que você não pode respondê-las. Situações típicas incluem feriados e conferências. É importante incluir uma data específica em que você estará de volta para que eles possam prosseguir de acordo. Você também deve fornecer as informações de contato de uma pessoa que o remetente possa entrar em contato se o assunto for urgente. É uma prática recomendada incluir o "Ausência temporária" ou "identificador na linha de assunto junto com a data de seu retorno.

Esperamos que você tenha achado útil esta postagem do blog sobre etiqueta de e-mail. Acreditamos sinceramente que, conhecendo as regras mais importantes de etiqueta de e-mail comercial, todo profissional é capaz de tornar as comunicações no local de trabalho mais eficazes. Se você acha que perdemos uma dica importante, por favor nos avise!