19 regras de etiqueta de e-mail para saber

A etiqueta do email é o conjunto de diretrizes sociais que regem a comunicação educada e produtiva por email. Tal como acontece com a etiqueta offline, a etiqueta do e-mail serve para tornar as conversas confortáveis, atenciosas e profissionais.

O que é etiqueta de e-mail?

As regras de etiqueta de e-mail no local de trabalho podem variar entre setores e culturas, tanto profissionalmente quanto globalmente. Também pode variar entre gerações, à medida que a etiqueta do e-mail, assim como as regras para outras formas de comunicação, evolui com o tempo. No entanto, certas diretrizes gerais se aplicam à maioria das comunicações por e-mail, como usar um tom profissional e revisar cada e-mail antes de enviá-lo.

Manter uma boa etiqueta no e-mail é importante porque comunica respeito pelas pessoas para quem você envia e-mails. Em sua essência, a etiqueta representa consideração pelos outros. Por meio da etiqueta do e-mail, você comunica seu profissionalismo e também o profissionalismo da sua empresa, se aplicável. Na caixa de entrada de um destinatário, isso pode fazer com que você e sua empresa se destaquem positivamente. A etiqueta de e-mail também permite enviar e responder e-mails com mais eficiência. Abaixo estão 19 diretrizes de etiqueta de e-mail que podem ajudá-lo a escrever e-mails mais claros e profissionais que levam a resultados mais produtivos.

19 dicas de etiqueta de e-mail

1 Revisar, revisar, revisar

Nada prejudica mais o seu profissionalismo do que um erro gramatical ou um erro ortográfico no nome do destinatário. Antes de enviar um e-mail, revise-o cuidadosamente ou use o Grammarly para garantir que não haja erros gramaticais, ortográficos e de pontuação. Além disso, verifique se todos os detalhes, incluindo a grafia do nome do destinatário, estão corretos.

2 Escreva linhas de assunto detalhadas

Uma boa linha de assunto é uma prévia do e-mail. Em vez de um assunto vago como “Olá” ou “Check-in”, dirija sua mensagem diretamente. Dessa forma, o destinatário sabe imediatamente do que se trata o e-mail e pode responder adequadamente.

3 Inclua uma saudação

Comece cada e-mail com uma saudação apropriada. Exemplos de saudações por e-mail apropriadas incluem estes:

• Prezado [nome do destinatário]
• Olá, [nome do destinatário]

4 Inclua uma assinatura

Seu e-mail deve começar com uma saudação apropriada e terminar com uma assinatura apropriada. As assinaturas de e-mail profissional incluem:

• Cumprimentos
• Melhor
• Sinceramente
• Obrigado
• Saúde

Após a assinatura, inclua seu nome.

5 Seja conciso

A concisão é um princípio fundamental de toda comunicação profissional. Não desperdice o tempo do destinatário com detalhes irrelevantes nem reúna várias conversas em um único e-mail. Mantenha o foco para que eles possam ler rapidamente e responder se necessário.

6 Seja abrangente

Dito isso, não economize nas informações necessárias para manter seu e-mail conciso. Uma parte importante da concisão é mencionar todas as informações relevantes em um único e-mail. Ao revisar seu e-mail, leia com atenção para não deixar nenhuma informação importante de fora. Ter que enviar um segundo e-mail para mencionar detalhes que você esqueceu de incluir no primeiro pode ser estranho e constrangedor. Também pode parecer pouco profissional.

7 Aguarde 24 horas para acompanhamentos

Depois de enviar um e-mail, dê tempo ao destinatário para responder. O período apropriado de espera geralmente depende de fatores como seu relacionamento com o destinatário e a urgência da sua mensagem. Mas geralmente é melhor esperarpelo menos24 horas antes de fazer o acompanhamento.

Há outra regra de 24 horas na etiqueta do e-mail: responda a todos os e-mails que receber dentro de 24 horas. Esta regra se estende a ligações telefônicas e outras formas de comunicação. Ao responder prontamente, você mostra ao destinatário que valoriza seu tempo.

8 Use uma resposta automática quando estiver ausente

Antes de sair de férias, configure sua resposta automática de e-mail. Esta é uma resposta automática a cada e-mail que você recebe, permitindo ao remetente saber que você está ausente e não consegue ler os e-mails. Na sua resposta automática, mencione as datas em que você estará fora do escritório e um colega com quem o remetente poderá entrar em contato para assuntos urgentes.

9 UseCcoapropriadamente

Cco significacópia oculta. Com Cco, você pode enviar um e-mail para um grande grupo de pessoas sem mostrar os endereços de e-mail de cada destinatário. Dessa forma, nenhum dos destinatários poderá ver quem mais recebeu o e-mail. Eles também não podem enviar e-mails entre si por meio de resposta a todos, o que torna o Cco uma ferramenta útil para evitar caixas de entrada desordenadas.

10 Useccapropriadamente

Ao contrário do Cco, os indivíduos que recebem cópia carbono em um e-mail podem ver quem mais o recebeu. O objetivo do cc é incluir vários destinatários em um e-mail e, ao mesmo tempo, comunicar que você não espera necessariamente uma resposta de todos eles. Por exemplo, você pode enviar um e-mail para um colega de um departamento diferente e enviar uma cópia para seu gerente para que ele fique sabendo do andamento da conversa.

11 Saiba quando usar responder a todos

Quando várias pessoas são copiadas em um e-mail, você pode clicar em responder a todos para enviar sua resposta a todas elas. A menos que haja um motivo para fazer isso, como compartilhar informações críticas que todos precisam saber, não clique em responder a todos. Em vez disso, responda ao remetente do e-mail individualmente para não enviar spam às caixas de entrada de outras pessoas com uma conversa que não as envolva diretamente.

12 Esteja atento ao seu tom

Use um tom profissional em seus e-mails comerciais e acadêmicos. Um tom casual pode prejudicar o seu profissionalismo, e um tom brusco pode enviar a mensagem errada. Seja educado e caloroso, mas também mantenha um ar profissional, evitando gírias, saudações casuais e tangentes.

13 Tenha cuidado com emojis

Da mesma forma, geralmente é melhor evitar emojis em e-mails profissionais. Em certos casos, um emoji pode ser apropriado, como o emoji de palmas para comemorar o sucesso de uma equipe. Quando se trata de emojis em e-mails no local de trabalho, siga o exemplo do seu gerente para determinar se os emojis são apropriados e, em caso afirmativo, quais.

14 Descreva quaisquer anexos de e-mail

Se você tiver um anexo para compartilhar, explique ao destinatário o que é e como você gostaria que ele interagisse com ele - lendo, comentando, assinando, etc. Enviar um anexo sem uma descrição pode deixar o destinatário confuso - ou até mesmo suspeito de uma tentativa de phishing.

15 Reitere conversas pessoais e telefônicas

Após uma reunião pessoal ou conversa telefônica, geralmente é útil enviar um e-mail de acompanhamento que reitere os tópicos discutidos. Isso atinge alguns objetivos:

• Isso mantém sua discussão como prioridade para todos os indivíduos envolvidos.
• Ele cria uma “trilha de papel” que você pode consultar em discussões futuras.
• Pode evitar mal-entendidos e falhas de comunicação, dando aos participantes a oportunidade de fazer perguntas ou esclarecer as suas declarações.

16 Escreva para o seu público

Embora cada destinatário de e-mail deva ser tratado com respeito e consideração, pode ser necessário ajustar a linguagem e o nível de detalhe de acordo com a pessoa para quem você está enviando o e-mail. Por exemplo, ao enviar um e-mail para um colega, você pode usar o mesmo jargão e linguagem interna que usa nas reuniões. No entanto, alguém de fora da sua organização pode não conhecer essa terminologia, por isso é melhor usar uma linguagem simples que eles entendam. Da mesma forma, embora muitas vezes você possa usar uma linguagem familiar com seus colegas de classe e de trabalho, mantenha um tom profissional com professores, administradores e superiores da empresa.

17 Use pontuação correta e apropriadamente

Sem dúvida, você recebeu e-mails que contêm muitos pontos de exclamação ou reticências que dão à mensagem uma vibração ameaçadora. Seus escritores provavelmente não pretendiam parecer superexcitados ou agourentos, mas, mesmo assim, sua pontuação transmitia esse estado de espírito.

Nos e-mails, siga as mesmas regras de pontuação que você seguiria em qualquer outro texto profissional. Guarde pontos de exclamação para os raros casos que os justifiquem, termine as frases com pontos e, antes de enviar, verifique novamente se há erros de pontuação.

18 Não envie nada que você não gostaria que fosse lido em voz alta

Quando você está chateado, é fácil deixar suas emoções influenciarem sua escrita. Também pode ser tentador compartilhar uma fofoca interessante do escritório com seus amigos do trabalho. Mas lembre-se de que o e-mail nunca é privado. Qualquer coisa que você enviar por e-mail pode ser interceptada, capturada de tela, baixada ou impressa – portanto, certifique-se de que todos os e-mails enviados sejam apropriados para compartilhamento.

19 Use fontes e formatação padrão

Existem muitas maneiras excelentes de tornar seus e-mails memoráveis. Comic Sans não é um deles. Use uma fonte padrão – como Arial, Helvetica ou Times New Roman. Essas fontes transmitem profissionalismo e você pode confiar que elas aparecerão corretamente em qualquer navegador ou dispositivo.

A maioria dos e-mails profissionais segue o mesmo formato:

• Saudações
• Seção de abertura
• Uma ou duas seções do corpo
• Seção de fechamento
• Cancelar assinar

Quando alguém recebe um e-mail em formato inesperado, pode ser confuso. A mensagem do remetente também pode se perder na formatação. Atenha-se a um formato padrão e previsível para garantir que sua mensagem seja compreendida.

Perguntas frequentes sobre etiqueta de e-mail

O que é etiqueta de e-mail?

A etiqueta do email é o conjunto de diretrizes sociais que regem a comunicação educada e produtiva por email.

Quais são as três regras de etiqueta de e-mail?

• Aguarde 24 horas antes de fazer o acompanhamento.
• Sempre revise antes de enviar.
• Mantenha um tom profissional.

Quais são os três erros de etiqueta de e-mail?

• Acertar responder a todos quando você pretende responder apenas ao remetente do e-mail.
• Usando uma linha de assunto vaga.
• Escrever um e-mail longo e sinuoso em vez de um e-mail conciso.