17 regras de etiqueta de e-mail para conhecer e praticar

Desde os primeiros dias da AOL (“Você tem e-mail!”), passei incontáveis ​​horas nas trincheiras de e-mail trabalhando em empregos que variavam de representante de atendimento ao cliente a gerente de comunidade on-line, de editor-chefe a representante de relações públicas. Eu fiz as contas, e mesmo estimando um ultraconservador dez e-mails por dia ao longo de vinte anos, enviei pelo menos 73.000 e-mails. Essas experiências, boas e ruins, me ensinaram o que fazer e o que não fazer. Atualmente, sou um especialista em e-mail que enviou campanhas de e-mail em massa com taxas de resposta de 55%. (Caso você esteja se perguntando, isso é muito bom.)

Na minha experiência, existem cinco violações de etiqueta de e-mail tão flagrantes que pertencem à categoria Bad Email Hall of Shame. Vamos começar com eles.

Os cinco piores erros de etiqueta de e-mail

E-mail faux pas—todos nós os cometemos. Às vezes, estamos cientes uma fração de segundo depois de clicar em Enviar e gritar “Não!” desejando que pudéssemos levá-lo de volta.

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Aqui estão as faltas mais flagrantes da etiqueta de e-mail.

1 Usando CC para e-mails em massa

Quando eu trabalhava como jornalista de videogame, havia um representante de relações públicas que ficou famoso por enviar um e-mail de relações públicas para uma enorme lista de jornalistas usando o CC, que revelava cada um dos endereços de e-mail cuidadosamente guardados desses jornalistas. Os jornalistas então alegremente usaram o Reply All para hospedar uma conversa encadeada impiedosamente provocando-o.

Não use CC para e-mails em massa. Confie em mim. Você realmente não precisa desse tipo de notoriedade.

2 Apertando Responder Todos quando você deve clicar em Responder

Responder a todos é um recurso útil quando há mais de duas pessoas que precisam estar envolvidas em uma conversa, mas tenha cuidado. Eu estava envolvido em um e-mail de grupo onde um membro respondeu, pensando que estava enviando um e-mail apenas para mim, para admitir que estava apaixonada por outro membro do grupo de e-mail. Ela acidentalmente usou Responder a Todos. Neste caso, o assunto da paixão ficou lisonjeado. Mas . . . sua resposta acidental pode não resultar em um final de conto de fadas.

3 Assumindo que o e-mail é privado e confidencial

Qualquer coisa que você escrever em um e-mail pode ser compartilhada, intencionalmente ou acidentalmente. (Veja acima.) Não diga coisas em um e-mail, especialmente no escritório, que você não diria publicamente. E especialmente não escreva nada que possa voltar para assombrá-lo. E-mails podem até ser admissíveis em tribunal.

4 Enviar e-mail quando está com raiva

Às vezes você só quer dizer a alguém. Todos nós já estivemos lá. E pode ser muito mais fácil colocar esses sentimentos por escrito em vez de ter uma difícil conversa cara a cara. Mas resista ao impulso. E-mails irritados aumentam as defesas do destinatário, e isso não é produtivo.

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Se você precisar escrever um e-mail com raiva, não adicione um destinatário no campo Para: ou escreva-o em seu processador de texto, onde você não ficará tentado a clicar em Enviar. Então deixe o rascunho descansar por vinte e quatro horas. As chances são boas de que você terá se acalmado quando voltar e será capaz de oferecer um feedback lúcido em vez de uma invectiva veemente.

5 Não indo direto ao ponto

Não sei quantas vezes li um e-mail desconexo e acabei pensando: “Ok, mas o que essa pessoa quer de mim?” Pelo amor de todas as coisas eletrônicas, não use o e-mail como meio de fazer um despejo de cérebro. Em vez disso, faça seu brainstorming antes de escrever o e-mail. Em seguida, decida qual é o seu objetivo – o que você espera que aconteça como resultado do envio deste e-mail? Escreva uma mensagem breve e clara com isso em mente. Se o objetivo do seu e-mail é persuadir, estilize-o como um discurso de elevador.

Doze dicas de etiqueta de e-mail obrigatórias

Agora que abordamos as ofensas mais escandalosas do e-mail, vejamos algumas diretrizes de etiqueta de e-mail que sempre deixarão você parecendo um profissional polido.

1 Use uma linha de assunto descritiva

Salve seu ar cultivado de mistério para o vaguebooking no Facebook. (Ok, você também não deveria estar fazendo isso.) Suponha que todo mundo para quem você escreve tenha uma caixa de entrada inundada e use sua linha de assunto para descrever o conteúdo do seu e-mail para que o destinatário saiba logo de cara por que seu e-mail deve ser um prioridade.

2 Não digite tudo em maiúsculas

Em termos de Internet, digitar tudo em maiúsculas parece gritar. Precisa de mais incentivo para dispensar o caps lock? Você pode acionar filtros de spam.

3 Elimine os pontos de exclamação

Eu sei que você está animado! A sério!!! Mas você pode transmitir emoção sem pontos de exclamação. (Nossa! Guarde-os para quando estiver realmente exclamando.) A mania de pontos de exclamação é outro gatilho de filtro de spam, então use-os com moderação e nunca, nunca , dois ou mais no final de uma frase. A menos que você seja um pré-adolescente. Então tenha nisso.

4 Simplifique

O email ideal é breve e vai direto ao ponto. Escreva e-mails assim e todos vão te amar e você será super popular. (Ok, talvez não. Mas pelo menos ninguém vai reclamar sobre seus hábitos irritantes de e-mail.) Se sua mensagem for complexa, com muitas partes móveis, considere escrever um resumo detalhado e anexá-lo como um Google Doc ou pdf. Mas . . .

5 Pergunte antes de enviar anexos

Atualmente, estamos todos cautelosos ao abrir anexos de e-mail, mesmo de fontes conhecidas. E temos uma boa razão de ser. Se você precisar enviar um anexo, avise o destinatário para que ele saiba que está chegando.

6 Use a resposta automática com moderação

As respostas automáticas de férias são boas. (Só não se esqueça de desligá-los “automagicamente” ou desligá-los manualmente quando você voltar ao escritório.) Mas as respostas automáticas dizendo coisas como “Ei, recebi seu e-mail. Eu vou voltar para você em breve!” são inúteis. Eles também podem informar aos remetentes de spam que alcançaram um endereço de e-mail válido — problema duplo!

7 Use saudações com som profissional

A menos que você conheça muito bem o destinatário, e esse é um estilo ao qual vocês dois estão acostumados, não comece e-mails profissionais com saudações como “oi” ou “oi”. “Olá” ou “oi” geralmente são bons. Use “querido” em correspondência comercial formal.

8 Use assinaturas com som profissional

Mantenha a classe. Aqui estão algumas práticas recomendadas.

9 Use o humor com cautela

Um pouco de humor na hora certa pode tornar um e-mail memorável. Também pode afundá-lo como o Titanic. Você pode pensar que fez uma piada inteligente, mas sua sagacidade pode se perder na tradução. Guarde as coisas engraçadas para as pessoas que você conhece bem – elas te entendem.

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10 Não seja irritante com acompanhamentos

Evite enviar uma enxurrada de e-mails de acompanhamento. Se um contato não estiver respondendo e você realmente precisar de uma resposta, considere fazer uma ligação telefônica, se possível. Em todos os outros assuntos, se o seu acompanhamento cuidadosamente elaborado não obtiver uma resposta após uma ou duas tentativas, suponha que o destinatário não esteja interessado.

11 Cuidado com o que você encaminha

Há casos em que não há problema em encaminhar um e-mail — se o remetente atingiu o contato errado ou você precisa adicionar alguém à conversa, por exemplo. Mas não encaminhe e-mails sensíveis ou confidenciais. Se você tiver alguma dúvida de que o remetente gostaria que a conversa fosse compartilhada, peça permissão antes de trazer outra pessoa para o loop.

12 Revisão

Em uma pesquisa da Grammarly, 67% responderam que erros de digitação em emails de trabalho são proibidos. Para evitar parecer que falta atenção aos detalhes, revise cuidadosamente antes de clicar em Enviar. Ninguém nunca se arrependeu de gastar um pouco de tempo extra polindo sua escrita.

Você fez alguma gafe de e-mail embaraçosa? Você tem alguma queixa de etiqueta de e-mail? Compartilhe um comentário abaixo.