Como gerenciar a sobrecarga de e-mail no trabalho

A sobrecarga de e-mail é um problema crescente para os trabalhadores do conhecimento do mundo, especialmente porque mais e mais empresas estão mudando para o trabalho remoto. Milhões de solicitações ficam sem resposta enquanto lutamos para lidar com a montanha diária de novas mensagens. Felizmente, aqui estão algumas maneiras de lidar com seus e-mails de forma mais eficaz.

Neste guia, nos concentramos em como gerenciar a sobrecarga de e-mail. Estudamos as evidências para fornecer dez práticas recomendadas de gerenciamento de e-mail a serem adotadas no trabalho, incluindo estratégias de e-mail testadas e comprovadas para ajudá-lo a parar de enviar muitos e-mails e lidar com a enxurrada de mensagens recebidas.

O que é sobrecarga de e-mail?

A sobrecarga de e-mail é a sensação de estresse e ansiedade causada por uma caixa de entrada de e-mails não respondidos.

O fenômeno da sobrecarga de e-mail não é novo. De fato, já em 2011, pesquisadores alertaram sobre os perigos do excesso de e-mail. Os acadêmicos descobriram que muita comunicação que desordena nossas caixas de entrada não era "crítica para os negócios". Para colocar em termos mais simples, era lixo.

Lutar com sua caixa de entrada pode criar sentimentos negativos intensos, descobriram pesquisadores. Em um estudo, descobriu-se que a sobrecarga de e-mail gera "níveis mais altos de esgotamento e baixo engajamento no trabalho". Os trabalhadores descobriram que a sobrecarga de e-mail os afetava fora do trabalho, criando pressão mesmo quando não estávamos sendo pagos.

À medida que os e-mails se acumulam em nossas caixas de entrada, pode ser impossível identificar aqueles que você deve responder imediatamente e aqueles que podem esperar. Perdemos a perspectiva do que é essencial e do que pode ser ignorado.

A situação está piorando com o aumento do trabalho doméstico e híbrido, diz a pesquisadora Amy Zadow, escrevendo no The Conversation. Em sua pesquisa sobre comunicação acadêmica, 55% dos acadêmicos enviaram correspondência em um final de semana. Mais preocupante, 30% enviaram e-mails no fim de semana e esperavam uma resposta no mesmo dia.

Ela alerta que essa cultura de comunicação 24 horas por dia, 7 dias por semana – causada em muitos casos pela sobrecarga de e-mails – é prejudicial à nossa saúde física e mental.

Como identificar os sinais de sobrecarga de e-mail

O sinal mais inconfundível de que você está lutando com a sobrecarga de e-mail é ter centenas de e-mails não respondidos em sua caixa de entrada. Como vimos, isso pode ter impactos psicológicos e até físicos em nós.

O e-mail está nos deixando infelizes, diz Cal Newport no New York Times. De acordo com Newport, e-mails não respondidos causam um nível de "ansiedade de fundo" que pode segui-lo em todos os momentos em todos os lugares.

Em casos extremos, a sobrecarga de e-mail pode gerar sinais indicadores de estresse no local de trabalho, incluindo a sensação de que você não consegue lidar com isso. Outros sintomas de estresse no local de trabalho podem incluir:

• mudanças de humor
• sendo retirado
• perda de motivação, compromisso e confiança
• reações emocionais aumentadas - sendo mais choroso, sensível ou agressivo

Você está se sentindo estressado ou cada e-mail faz você se sentir mais miserável? Aqui estão algumas maneiras de gerenciar a sobrecarga de e-mail.

10 maneiras de lidar com a sobrecarga de e-mail

Aqui estão dez estratégias baseadas em evidências para lidar com a sobrecarga de e-mail. Se o e-mail over está prejudicando seu desempenho, confira nosso artigo sobre as 10 principais dicas de produtividade de e-mail.

Se você está passando por um estresse ou ansiedade severos em seu trabalho, é crucial que você fale com alguém e peça ajuda. As dicas e conselhos aqui são estratégias para ajudar, mas não uma solução a longo prazo. Se precisar de ajuda, peça.

1. Entenda como você usa o e-mail

Antes de mergulharmos nas dicas, pense em como você usa o e-mail. Como você lida com sua caixa de entrada reflete sua personalidade, dizem Shana Lebowitz e Allana Akhtar no Business Insider.

Eles dividem os trabalhadores do mundo em três tipos:

1. Arquivadores/deletadores de e-mail (aqueles que respondem imediatamente)
2. Protetores de e-mail (responde rapidamente, mas nunca exclui e-mails)
3. Ignorador (aqueles que nunca lêem ou respondem a e-mails)

Você é alguém que tem que responder a todos os e-mails e está lutando para lidar com isso? Ou você ignora e-mails e os armazena?

Ao reconhecer como você usa o e-mail, você pode identificar estratégias com as maiores chances de sucesso.

A maneira como usamos o e-mail também pode explicar por que suas estratégias atuais para lidar com e-mail provavelmente não funcionarão. Na verdade, muitos de nossos hábitos arraigados de gerenciamento de e-mail – como desligar alertas – podem nos impactar negativamente, adverte a Dra. Emma Russell.

Reconhecer que há um problema no gerenciamento de e-mail é o primeiro passo para fazer uma mudança positiva.

2. Reserve um tempo para responder e-mails

Responder e-mails é uma parte essencial de sua função e deve ser tratado como tal. Reserve algum tempo regularmente para responder e-mails.

Pode ser uma manhã, tarde ou qualquer hora que seja adequada para você. Adicione isso ao seu calendário e trate-o como uma tarefa importante. Não deixe de responder e-mails à noite e fins de semana. Não só é inaceitável trabalhar durante o seu tempo livre, mas também é provável que seja ineficiente. Pode causar mais estresse do que resolve.

Ter tempo reservado para e-mails permite que você se prepare mentalmente. Gerentes e líderes que podemos preparar antecipadamente para seu trabalho “experimentaram um humor mais positivo e foco no trabalho e isso, por sua vez, permitiu que eles fossem mais bem-sucedidos ao longo do dia”, descobriram pesquisadores da Portland State University.

Quando estiver respondendo e-mails, faça isso e nada mais. Fazer malabarismo com várias tarefas simplesmente não é prático, descobriram os cientistas. Reserve algum tempo para responder e-mails e concentre-se apenas na tarefa para obter os melhores resultados.

3. Triagem de e-mail

A sobrecarga de e-mail é um sintoma de falha ao arquivar e priorizar seus e-mails de forma eficaz. A triagem de seu e-mail é uma estratégia que você pode usar para lidar com montanhas de correspondência.

Embora você possa receber centenas (ou até milhares) de e-mails por dia, Amy Gallow, da Harvard Business Review, recomenda que existam apenas três maneiras de lidar com cada e-mail:

1. Excluir: você pode ver rapidamente os e-mails que não precisa ler ou responder. Isso pode incluir convites, lixo eletrônico e anúncios. Exclua-os assim que puder para economizar espaço e reduzir o estresse.
2. Responda: e-mails urgentes serão enviados e você deverá responder imediatamente. Isso inclui correspondências críticas para os negócios, como mensagens de seu chefe.
3. Arquivo: Se você não puder responder imediatamente, arquive as mensagens com segurança onde elas possam ser tratadas quando o tempo permitir (durante seu tempo protegido, por exemplo).

Pacotes de e-mail populares, como Outlook e Gmail, permitem que você identifique rapidamente e-mails importantes (sinalização vermelha ou estrela, por exemplo). Isso pode fornecer uma maneira fácil de identificar e-mails urgentes e importantes.

Recomendamos dedicar algum tempo para entender como seu programa de e-mail funciona e ver se há maneiras de usá-lo com mais eficiência.

4. Crie alguns modelos padrão

A verdade é que a maioria de nós lida com tarefas e solicitações iguais ou semelhantes todos os dias. Os e-mails que recebemos e as respostas que criamos são basicamente os mesmos – naturalmente seguindo as regras da boa etiqueta de e-mail. A criação de uma série de modelos de solicitação e resposta padrão escritos e pré-formatados profissionalmente pode economizar muito tempo.

Arquivados em algum lugar acessível, podemos acessar esses modelos quando necessário, recortando-os e colando-os quando necessário.

Na verdade, você ainda precisará editá-los, alterá-los e personalizá-los, o que não é o ideal.

Precisa de alguma ajuda? Criamos uma série de artigos aprofundados com modelos focados em todos os aspectos da comunicação empresarial profissional, incluindo:

• Como escrever um e-mail formal
• Como escrever um e-mail de acompanhamento
• Como escrever um e-mail de consulta comercial
  

Melhor ainda, leia a próxima dica para ver como nós da Flowrite levamos o conceito de templates de email não apenas um, mas cem passos à frente com a ajuda da inteligência artificial.

5. Use IA e tecnologia para transformar o e-mail

Os modelos podem economizar algum tempo, mas podem parecer indelicados e impessoais. Copiar e colar e preencher manualmente os espaços em branco nos modelos ainda é demorado. Felizmente, uma nova tecnologia empolgante que aproveita o poder da IA ​​está transformando a maneira como escrevemos e-mails. Em segundos, você pode criar e-mails direcionados, profissionais e eficazes que obtêm resultados.

A ferramenta de produtividade de escrita com tecnologia de IA Flowrite pode ajudar qualquer pessoa a economizar tempo na criação de mensagens de e-mail personalizadas com incrível precisão. Se você está preso em uma rotina ou com dificuldades de tempo, nosso produto pode ajudar a atualizar e refinar seus e-mails, traduzindo suas ideias e pensamentos em correspondência profissional que alcança os resultados certos.

E não é apenas a escrita de IA; há uma série de novas soluções e ferramentas tecnológicas que podem aumentar a produtividade no local de trabalho e ajudá-lo a combater o fardo do e-mail.

6. Excluir, bloquear, cancelar a assinatura

Lixo eletrônico, correio não solicitado, spam. Como você quiser chamá-lo, todos nós recebemos montanhas de e-mails que não queremos ou não precisamos. Todos os dias, incríveis (ou assustadores) 320 bilhões de e-mails de spam são enviados. Isso é mais de 80% de todos os e-mails enviados todos os dias.

Se você tiver uma conta de e-mail, terá recebido pelo menos uma mensagem não solicitada. Mas você pode receber até milhares por mês, principalmente se seu endereço de e-mail estiver disponível publicamente na internet.

A primeira etapa para recuperar sua caixa de entrada é descartar e excluir qualquer lixo eletrônico sistematicamente. Mas você também deve cancelar a inscrição para evitar receber e-mails futuros.

Na parte inferior de cada e-mail, você deve encontrar um link que permite cancelar a inscrição em uma lista de e-mails. É um requisito legal nos EUA e na Europa, embora alguns e-mails inescrupulosos possam encontrar maneiras de escondê-lo. Se o e-mail continuar a chegar, bloqueie o remetente.

No futuro, nunca se inscreva em algo que você não quer ou não precisa. Por exemplo, se você receber e-mails não solicitados de uma lista de e-mails, sempre clique em cancelar assinatura imediatamente.

7. Considere ligar

O ping-pong de mensagens pode aumentar rapidamente o número de e-mails em sua caixa de entrada, mas é a melhor maneira de se comunicar?

De acordo com os psicólogos, às vezes uma ligação pode ser mais eficaz (ou "ótima") na criação de uma conexão e na comunicação. Nós tendemos a escrever e-mails quando podemos nos comunicar de forma mais eficaz pessoalmente, seja por telefone ou pessoalmente, tentando evitar constrangimentos.

Eles concluíram que "interações incluindo voz (telefone, bate-papo por vídeo e bate-papo por voz) criaram laços sociais mais fortes e nenhum aumento no constrangimento, em comparação com interações que incluem texto (e-mail, bate-papo por texto)".

Embora nem sempre seja possível se encontrar pessoalmente, considere se poderia ser mais rápido ligar para alguém antes de enviar um e-mail. Uma curta conversa telefônica pode levar menos tempo do que gerenciar a enxurrada de e-mails que muitas vezes podem vir ao lidar com detalhes.

8. Invista em ferramentas de comunicação interna

Os serviços de mensagens instantâneas, como o Slack, facilitam uma troca mais rápida entre colegas, clientes e clientes. Suponha que você consiga superar os obstáculos de implementação; nesse caso, as mensagens instantâneas podem ser uma excelente estratégia para eliminar a sobrecarga de e-mail no trabalho.

Em um guia prático para implementação de mensagens instantâneas, a Harvard Business Review aconselha o uso das tecnologias de sua equipe e a definição de regras básicas. Eles observam que o IM já é uma parte essencial das equipes de tecnologia. O Slack, por exemplo, oferece suporte à troca rápida de informações que as equipes precisam para colaborar e crescer para se tornar uma ferramenta essencial para empresas de todos os tamanhos.

É claro que a simples substituição de e-mail por mensagens instantâneas pode levar a um problema totalmente novo de sobrecarga de mensagens. No entanto, as estratégias descritas acima ainda são relevantes. A necessidade de respeitar o equilíbrio trabalho/vida é igualmente importante, diz o HBR.

9. Armazene documentos na nuvem

Quantos e-mails são solicitações de documentos e quantos estão faltando anexos?

O compartilhamento e o armazenamento de documentos estão mudando, com muitas outras empresas mudando para a nuvem. Ao adotar soluções em nuvem e fornecer acesso adequado, você pode remover quantidades significativas de tráfego de e-mail.

Todos os documentos podem ser armazenados e tornados acessíveis a qualquer pessoa, em qualquer lugar e a qualquer momento. Em um mundo de trabalho pós-covid, os serviços em nuvem podem fornecer o aumento de produtividade de que precisamos, argumenta William Smith na Technology Magazine.

Você não precisa mais enviar um e-mail e esperar por uma resposta (ou emitir uma resposta se estiver do outro lado. Você pode presumir que todos podem acessar os documentos de que precisam quando precisam deles.

10. Faça uma pausa

Pode parecer contraproducente, mas fazer uma pausa no e-mail (férias por e-mail) pode diminuir o estresse e aumentar a concentração, descobriram os pesquisadores.

Em testes, os cientistas descobriram que aqueles que leem e-mails imediatamente estavam em um estado constante de "alerta alto", com frequências cardíacas mais constantes. Em contraste, os trabalhadores removidos de responder e-mails por cinco dias "experimentaram frequências cardíacas mais naturais e variáveis".

Agora, não é prático desligar e-mails durante a semana de trabalho. Mas restringir a resposta de e-mails ao dia de trabalho e desligar durante a noite e fins de semana pode reduzir o estresse e a sensação de sobrecarga de e-mail.

Acha que isso afetará suas perspectivas no trabalho? Definir limites é uma habilidade crítica para os líderes, diz Jenn Lofgren da Forbes. Estabelecer claramente o que está e o que não está certo – incluindo responder e-mails no fim de semana – envia uma mensagem forte.

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As dicas aqui devem fornecer algumas maneiras de gerenciar a sobrecarga de e-mail. Infelizmente, o problema de muitos e-mails não vai desaparecer. A verdade é que a sobrecarga de e-mail provavelmente se tornará um risco à medida que trabalhamos mais remotamente e passamos ainda mais tempo online também durante nosso tempo livre.

Se você está lutando com muito e-mail, é essencial que você desenvolva estratégias de gerenciamento de e-mail que funcionem para você. Considere o uso de novas tecnologias, como assistentes de e-mail de IA, mensagens instantâneas e implementação de práticas recomendadas de gerenciamento de e-mail no trabalho.