10 dicas de produtividade de e-mail para fazer mais todos os dias

A maioria de nós não pensa duas vezes em como usamos o e-mail. As mensagens continuam chegando todos os dias, e continuamos respondendo à medida que avançamos sem conseguir muito durante o dia. Pode parecer um ciclo sem fim. Quase como se você fosse um escravo da sua caixa de entrada.

Mas não precisa ser assim.

Na verdade, é fácil racionalizar sua maneira de gerenciar e-mails se você se dedicar a isso. Algumas diretrizes simples, algumas regras básicas e um ou dois hacks de produtividade podem cortar horas do seu regime semanal de gerenciamento de e-mail. ‍

Não acredite em nós? Leia estas dicas de produtividade de e-mail para ter a chance de provar que está errado.

1. Verifique o e-mail apenas duas vezes por dia

Verificando seus e-mails 50 vezes por dia? Você provavelmente não deveria.

Gerenciar e responder seus e-mails uma vez pela manhã antes de iniciar qualquer tarefa que precise de foco profundo. E mais uma vez à tarde, quando você precisa de uma pausa nas outras tarefas.

Isso deixará o resto do dia para um trabalho mais produtivo. Certifique-se de desativar as notificações dos e-mails recebidos para que você não sinta vontade de verificar com mais frequência.

2. Use as regras de 1 clique e 3 frases

Esses hacks de produtividade podem ou não funcionar dependendo do seu fluxo de trabalho, mas definitivamente vale a pena tentar.

• Regra de 1 clique: comprometa-se a tocar apenas uma vez em um e-mail. Você pode executar várias ações quando estiver aberto, mas a regra afirma que você precisa fazer algo assim que abrir o email. Você pode arquivá-lo, respondê-lo ou adicioná-lo à sua lista de tarefas.
• Regra de 3 frases: todas as respostas devem ter três frases ou menos. É simples assim. Respostas mais curtas equivalem a menos tempo gasto em e-mails. Você pode modificar isso para 2-5 frases, mas o ponto principal permanece o mesmo: não perca horas do seu tempo elaborando uma resposta polida.

Se 3 frases ainda parecem muito longas, por que você não tenta escrever apenas 3 marcadores com Flowrite? Isenção de responsabilidade: nossa ferramenta de escrita com inteligência artificial os transformará em um e-mail completo.

3. Cancele a assinatura continuamente

É inevitável. Em algum momento, esses e-mails e boletins em massa se acumulam e começam a encher sua caixa de entrada. A solução: toda vez que você receber um e-mail indesejado, clique no botão de cancelamento de inscrição na parte inferior da mensagem.

A consistência compensa: depois de uma semana ou duas, você terá cancelado 80-90% dos e-mails desnecessários.

Ou se você não quer perder tempo fazendo isso manualmente, existem serviços como Unroll.me que realizam o processo de cancelamento para você.

4. Aprenda os atalhos de teclado

PSA: Você não precisa usar o Superhuman para se beneficiar dos atalhos de teclado. Vamos pegar o Gmail como exemplo.

Primeiro, verifique nas configurações do Gmail se os atalhos de teclado estão realmente ativados: Configurações → Geral → Atalhos de teclado ativados → Salvar alterações.

Depois é só memorizar os atalhos mais valiosos (os seguintes são para macOS):

• Para cima e para baixo = Mova-se pela sua caixa de entrada. Pressione enter para abrir uma conversa. Pressione X para selecionar uma conversa.
• P/N = Selecione uma mensagem anterior ou seguinte dentro de uma conversa. Pressione enter para abrir uma mensagem.
• Shift + C = Compor em uma nova janela
• Shift + 3 = Quando uma conversa é selecionada, isso a move para a lixeira.
• S = Iniciar uma conversa
  

Para saber mais, confira este artigo sobre atalhos de teclado para o Gmail.

5. Experimente a regra dos 2 minutos

Configure uma regra para mensagens que são rápidas de lidar. Se demorar menos de 2 minutos para responder, faça isso imediatamente.

Claro, essa dica de produtividade de e-mail não significa que você deve manter sua caixa de entrada aberta o dia todo e reagir sempre que novas mensagens chegarem!

Em vez disso, quando você reservar tempo para lidar com e-mails, lide com as coisas rápidas primeiro.

Deu certo para você? Adoraríamos saber.

6. Configure filtros e aliases

Os filtros são regras de automação que redirecionam seu e-mail para pastas corretas à medida que chegam à sua caixa de entrada. Eles economizam o esforço de classificar as mensagens manualmente.

Por exemplo, você pode criar regras com base no endereço do remetente, na linha de assunto, nas palavras incluídas no corpo do texto, no tamanho, na data e assim por diante. Para saber mais, confira este guia para configurar filtros no Gmail.

Os aliases são um recurso útil que facilita a filtragem de e-mails. O Gmail permite que você configure aliases usando sinais de adição e pontos em seu endereço de e-mail.

Por exemplo, vamos supor que você tenha um endereço de e-mail chamado [email protected]. Você deseja assinar o boletim informativo da Flowrite e filtrar os boletins recebidos para uma pasta dedicada. Você pode se inscrever usando o endereço [email protected], e os problemas do boletim informativo ainda chegarão à sua caixa de entrada. Você poderia então criar uma regra de filtragem direcionando todos os emails para aquele endereço para uma pasta “Newsletters”.

7. Usar tela cheia

Esta dica de produtividade de e-mail é super simples, mas eficaz.

Se você tiver 50 abas abertas simultaneamente, é quase garantido que haverá uma notificação que quebrará seu foco. Ou você simplesmente decide que agora é o melhor momento para verificar seu feed do Twitter e aquele meme criptográfico de ontem.

Elimine as possibilidades de se distrair. Defina a tela cheia da janela do navegador e torne as outras guias invisíveis.

• Janelas: pressione F11
• macOS: pressione CMD + Shift + F

Você pode nos agradecer depois.

8. Agende e-mails para serem enviados mais tarde

Às vezes é prático e educado enviar e-mails em um horário pré-determinado ao invés do momento presente. O tempo de envio também pode afetar a taxa de abertura.

O Gmail facilita isso. Basta clicar na seta ao lado do botão “Enviar” ao compor um e-mail e escolher uma data e um horário. Tão fácil quanto isso! A maioria dos clientes de e-mail vem com recursos semelhantes, e há muitas extensões úteis que podem fazer isso por você, se você estiver sem sorte.

9. Use o e-mail para fazer anotações da reunião

Este é um hack de produtividade alucinante (e ainda assim tão simples). Sempre que estiver em uma reunião do Zoom ou do Teams, abra um modelo de email vazio e comece a fazer anotações.

Escreva marcadores rápidos durante a reunião.

Termine a reunião com 5 a 10 minutos de antecedência e aprimore as notas rapidamente para melhor legibilidade.

Em seguida, envie-os para qualquer pessoa interessada.

E pronto: você está pronto para sua próxima tarefa ou reunião sem gastar 30 minutos escrevendo o memorando.

10. Exclua seus e-mails

Nem todos eles, é claro! Use a Matriz Eisenhower para separar seus e-mails em quatro categorias. Você pode criar uma pasta para cada categoria para facilitar o processamento.

• Urgente e importante = Atenda a esses e-mails imediatamente. Mas não antes de classificar o resto de seus e-mails.
• Urgente e não importante =Se possível, lide com essas mensagens logo após lidar com as mensagens da categoria 1. Se não, reserve algum tempo a partir do final do mesmo dia.
• Não urgente e importante = Você pode lidar com isso mais tarde, mas lembre-se de reservar tempo para eles, para que inevitavelmente sejam resolvidos.
• Não urgente e não importante =Apague ou ignore estas mensagens.
  

Foi isso, gente! Tudo o que resta a fazer é aplicar algumas dessas dicas de produtividade de e-mail ao seu fluxo de trabalho e ver quantas horas você pode economizar na próxima semana.