Tópicos de e-mail: definição e 4 maneiras de gerenciá-los

No mundo profissional, os tópicos de e-mail são uma realidade. E isso geralmente é uma coisa boa: quando você tem uma conversa contínua com um colega, um plano em desenvolvimento ou tópicos de conversa recorrentes que deseja manter separados, uma conversa por e-mail é a maneira de fazer isso.

O que é um tópico de e-mail?

Um tópico de e-mail é uma série de e-mails que registram todas as respostas a uma mensagem de e-mail original. Pense em uma conversa por e-mail como um bate-papo em grupo: várias pessoas recebem cada mensagem, independentemente da frequência com que participam da conversa, e cada uma pode visualizar facilmente o progresso da conversa em ordem cronológica.

Freqüentemente, os tópicos de e-mail são exibidos em um formato “aninhado” nas caixas de entrada dos destinatários, mostrando primeiro a resposta mais recente quando o destinatário abre o tópico e cada resposta anterior na ordem da mais recente para a mais antiga, terminando com a mensagem original.

Nem todos os clientes de e-mail oferecem suporte a threads de e-mail e, entre aqueles que oferecem, nem todos os habilitam por padrão. Eles também nem sempre se referem ao recurso comothreading– um exemplo notável é o Gmail, que se refere ao threading de e-mail comovisualização de conversa.

Você pode estar familiarizado com o termocadeia de e-maile se perguntar: “É um tópico de e-mail ou uma cadeia de e-mail?” Uma cadeia de e-mail não é a mesma coisa que uma conversa de e-mail. Uma cadeia de e-mail é uma coleção de e-mails encaminhados ou vinculados de outra forma que não estão necessariamente vinculados por tópico.

Como as linhas de assunto,cceccofuncionam em conversas de e-mail?

Linhas de assunto

Em uma conversa por e-mail, cada resposta tem a mesma linha de assunto do e-mail original, prefaciada porRE:. RE:é uma abreviatura dereferenteoureferência ae significa que um e-mail é uma resposta a um e-mail anterior. Aqui está um exemplo de linha de assunto para uma resposta de e-mail em um tópico:

RE: Festa de feriado quinta-feira, 14 de dezembro

Ao escolher uma linha de assunto para sua conversa de e-mail, siga as mesmas diretrizes que você seguiria para qualquer outra linha de assunto. Deve ser conciso e comunicar claramente o propósito do e-mail.

CceCco

Muitas pessoas ficam confusas entre as funções cceccono e-mail, então aqui está a diferença: Cc, oucópia carbono, adiciona destinatários ao e-mail sem torná-los os destinatários principais do e-mail. Em outras palavras, ao adicionar um endereço de e-mail ao campocc, você inclui essa pessoa no tópico sem a expectativa de que ela responderá ao seu e-mail.Ccé frequentemente usado para garantir que um indivíduo, como o supervisor do destinatário, tenha um registro da mensagem que possa consultar quando necessário. Quando vocêenvia uma cópia parauma pessoa em um e-mail, não há necessidade de abordá-la na saudação do e-mail.

Todos os destinatários de um e-mail podem ver os endereçoscopiadosno e-mail. Quando for necessário que os destinatários possam ver essas informações, como em cenários em que eles precisem discutir o tópico do e-mail entre si, escolhaccem vez decco.

Cco, oucópia carbono oculta, funciona de forma semelhante aocc, mas com uma diferença fundamental: os destinatários do e-mail não podem ver os endereços que estão emCcono e-mail. Além disso, quaisquer endereços de e-mail com cópiaccouCconão podem ver os endereços comCcono e-mail. Isso tornao Ccouma ótima opção para quando você envia e-mails que precisam chegar a vários destinatários, mas não deseja que eles saibam quem mais recebeu a mensagem. Por exemplo, ao esclarecer uma política de local de trabalho com seu supervisor, você podeenviar uma cópiaao RH para o e-mail.

Prós de tópicos de e-mail

Os tópicos de e-mail são úteis de várias maneiras. Ao agrupar todos os e-mails em uma conversa, os tópicos de e-mail:

• Reduza a desordem nas caixas de entrada.
• Facilite o acompanhamento do progresso de uma conversa, o que pode ser útil para e-mails de acompanhamento.
• Mantenha todos os participantes informados sobre o tema sem precisar enviar vários e-mails.

Contras de tópicos de e-mail

Embora haja muitos benefícios nos tópicos de e-mail, também existem algumas desvantagens. Estes incluem:

• Recebendo e-mails irrelevantes: se você estiver na periferia da conversa do e-mail, há uma chance de receber e-mails que não requerem sua atenção.
• Eles podem ser longos. Quanto mais respostas um tópico recebe, mais longo ele fica, tornando difícil encontrar mensagens específicas dentro do tópico quando você precisar delas.

4 dicas para usar tópicos de e-mail de maneira eficaz

As conversas por e-mail podem ser uma ferramenta útil, mas é possível cometer erros com elas. Saber como usá-los de forma eficaz é uma parte fundamental da comunicação profissional. Aqui estão algumas dicas para usar tópicos de e-mail de maneira adequada e eficaz:

1. Evite respostas curtas

Salve respostas curtas de uma palavra (e as perguntas que podem ser respondidas adequadamente por elas) para mensagens de texto e aplicativos de bate-papo como o Slack. Essas breves interações, especialmente quando não são relevantes para ninguém na conversa de e-mail além da pessoa a quem você está perguntando ou respondendo, não justificam um e-mail. Na verdade, enviá-los por e-mail ocupa desnecessariamente espaço nas caixas de entrada dos destinatários e envia notificações, o que pode ser irritante e uma etiqueta de e-mail inadequada.

2 Saiba quando usarresponderversusresponder a todos

Quando você clica em respondera um e-mail, sua resposta vai apenas para o remetente. Não importa se o remetente foi a pessoa que iniciou a conversa por e-mail ou um dos respondentes –a respostaé uma resposta direta a um indivíduo.Responder a todos, por outro lado, responde atodosno tópico de e-mail, incluindo aqueles incluídos viaccecco. Se você estiver comCcoem um tópico, clicar emresponder a todosrevelará seu endereço de e-mail para todos os participantes.

3 Determine se sua resposta é necessária

Se você não for um participante ativo na discussão ou no projeto, talvez não precise responder ou expressar suas idéias. Adicionar sua voz desnecessariamente aumentará a duração do tópico, portanto, certifique-se de que o que você tem a dizer vale a pena antes de responder.

4 Mantenha-se no assunto

Você pode ficar tentado a incluir perguntas, comentários ou insights sobre tópicos tangencialmente relacionados, mas não envolvendo diretamente, o tópico central do tópico. Fazer perguntas estranhas pode tornar um tópico de e-mail complicado e enterrar informações críticas que outras pessoas precisam encontrar. Se quiser trazer outro assunto, mesmo que semelhante, envie um novo e-mail com um novo assunto.

Exemplo de conversa por e-mail

Assunto:Planos de viagem para GrammarCon, 20/10 a 22/10

Olá a todos,

Use o link a seguir para reservar seu voo para a GrammarCon: www.exampletravel.link.

Se você tiver alguma dúvida, entre em contato o mais rápido possível, pois estarei fora do escritório amanhã e quarta-feira.

Atenciosamente, Míriam

Assunto: RE: Planos de viagem para GrammarCon, 20/10 a 22/10

Olá Miriam,

Achei que a GrammarCon só seria em dezembro? Por favor, avise.

Obrigado,

Marco

Assunto:RE: Planos de viagem para GrammarCon, 20/10 a 22/10

Olá Marco,

Foi em dezembro do ano passado. Mas este ano eles mudaram isso.

Espero que ajude!

Atenciosamente, Etan

Perguntas frequentes sobre tópicos de e-mail

O que são tópicos de e-mail?

Threads de email são grupos aninhados de emails que são respostas a uma única mensagem original.

Como eles funcionam?

As conversas de e-mail agrupam os e-mails na caixa de entrada de um destinatário, exibindo a conversa como se fosse um único e-mail. Ao abrir o tópico, você normalmente verá a mensagem mais recente, bem como versões compactadas de respostas anteriores.

Quais são as três dicas para usar conversas de e-mail de maneira eficaz?

Três dicas para usar tópicos de e-mail de maneira eficaz incluem:

• Evite tratar o tópico do e-mail como uma mensagem de texto. Salve interações curtas e individuais para outras plataformas.
• Escolha uma linha de assunto concisa que comunique o propósito do e-mail
• Useresponder a todosapenas quando realmente precisar enviar sua mensagem para todas as pessoas do tópico. Para responder a apenas um participante, use responder.