8 dicas de e-mail para introvertidos

De acordo com a Fundação Myers-Briggs, você é introvertido se se sentir mais confortável focando em “seu próprio mundo interior”. As atividades do mundo externo, como falar diretamente com as pessoas ou ao telefone, são desafiadoras. Embora o e-mail possa parecer menos intenso, ele também tem seus desafios. Essas oito dicas são especialmente projetadas para tornar o envio de e-mails o mais simples possível para introvertidos.

1 Minimize os acompanhamentos sendo minuciosos.

Se você enviar um e-mail, a última coisa que você quer é deixar perguntas sem resposta. As pessoas vão responder para obter esclarecimentos, ou pior ainda, vão querer falar pessoalmente. A melhor maneira de evitar essa situação embaraçosa é cobrir todos os detalhes em um comunicado. Vejamos um bom e um mau exemplo.

O segundo exemplo responde (e evita) possíveis conversas de acompanhamento. Ele incentiva as pessoas a responder por e-mail em vez de deixar os materiais em seu escritório. Aqui estão algumas das perguntas que ele responde: Por que você precisa da fotografia? Que tamanho? Tem que ser profissional? Você pode até ir além anexando exemplos do que deseja que seus colegas enviem.

2 Mantenha-o curto e doce.

Ser minucioso é necessário; ser prolixo não é. Quanto mais longo for o seu e-mail, mais difícil será para os leitores entenderem o ponto. Colegas de trabalho ocupados podem perder os pontos mais importantes se o seu e-mail for uma redação de cinco parágrafos. Em vez disso, use marcadores ou inclua um resumo no início da mensagem. Você também pode adicionar links para informações relevantes sem soletrar no corpo do texto.

3 Deixe sua personalidade brilhar.

O e-mail é o meio perfeito para mostrar seus talentos ocultos e traços de personalidade. Por exemplo, você provavelmente não seria pego conversando no bebedouro. No entanto, você pode ser bastante engraçado com seus amigos íntimos. Vá em frente e seja cômico em seus e-mails e bate-papos em grupo. Se até uma piada virtual parece muito assustadora, coloque os emojis para funcionar! Esses pequenos personagens fofos podem rolar no chão rindo ou dar uma piscadela atrevida para você. (Leve em consideração a cultura do seu local de trabalho. Se for muito formal, os emoticons podem ser inadequados.) Você também pode usar e-mails para elogiar outras pessoas, compartilhar mensagens com um grande grupo ou assumir a liderança. Você não precisa ser limitado pela timidez se tiver um computador e um teclado.

4 Pratique o controle de multidões.

Grupos virtuais são quase tão ruins quanto seus equivalentes da vida real. Para evitá-los, limite o uso de CC e BCC. (CC significa “cópia carbono”. CCO é cópia oculta. Você usa esses recursos para enviar e-mails para vários destinatários.) Na maioria dos casos, é melhor enviar um e-mail personalizado para cada um. Se você precisar iniciar um thread, inclua apenas as pessoas essenciais para a tarefa em questão. Caso contrário, você pode iniciar um pesadelo de “responder a todos”. Saiba mais sobre como fazer CC com sabedoria neste artigo sobre hábitos de email.

5 Responda imediatamente.

Você é culpado de procrastinação? Muitos introvertidos temem a interação, então adiam situações que os colocam em contato com outras pessoas. Não deixe essa tendência se infiltrar em seus hábitos de envio de e-mails. Lide com a maioria dos seus e-mails com a regra 2-2-2. Verifique seus e-mails pelo menos duas vezes por dia, no início e no final do dia de trabalho. Responda imediatamente a todos os e-mails que levarão menos de dois minutos para serem processados. Marque com estrela as mensagens restantes ou marque-as como não lidas. Reserve duas horas por semana para lidar com esses acompanhamentos mais longos.

6 Alguns e-mails são retóricos.

Assim como as perguntas, nem todo e-mail precisa de uma resposta. Em vez de se preocupar em responder a todos os e-mails, pergunte a si mesmo se o remetente espera uma resposta. Por exemplo, você pode ignorar com segurança encaminhamentos, boletins informativos e pesquisas voluntárias. Considere configurar uma regra em sua caixa de entrada que encaminhe automaticamente mensagens como essas para uma pasta separada. Por outro lado, certifique-se de responder prontamente aos convites e e-mails diretos. Se você é o remetente, não há nada de errado em dizer que nenhuma resposta é necessária, a menos que eles tenham dúvidas.

7 Ignore o e-mail.

Algumas situações, como pedir uma promoção ou expressar simpatia, são melhor tratadas pessoalmente. O e-mail é muitas vezes um meio inadequado para transmitir uma emoção complexa ou para lidar com questões sérias. Embora falar cara a cara possa parecer difícil, é preferível causar confusão ou ofensa inadvertidamente com um e-mail mal redigido. Além disso, nunca discuta assuntos particulares em um e-mail. Se você não se sentir à vontade com as informações que estão sendo encaminhadas ou compartilhadas, elas não pertencem a uma mensagem. Se o e-mail for inevitável, não se apresse. Antes de enviá-lo, leia-o na perspectiva do destinatário. Você soa como um humano? Você transmitiu o tom certo?

8 Aperte o fechamento.

Na vida real, você pode se afastar lentamente da pessoa na tentativa de encerrar uma discussão. Por que é tão difícil terminar uma conversa? Em primeiro lugar, você pode querer omitir uma assinatura de e-mail. Afinal, você não quer que eles respondam por e-mail? Se você incluir seu número de telefone ou seu endereço, estará enviando o sinal de que você recebe ligações e visitas. Você sabe que não quer fazer isso! Em vez disso, basta encerrar a mensagem com um simples fechamento de e-mail. Eles não devem ser extravagantes. Em caso de dúvida, “obrigado” é quase sempre apropriado.

Qual dessas oito dicas você tentará primeiro? Se você pode dominar a arte de e-mails eficazes, você pode cultivar melhores relacionamentos com os outros e, ao mesmo tempo, reduzir a quantidade de interação física que você tem com eles. Que introvertido poderia pedir algo mais?