Tom no e-mail: definição e dicas para obter um tom profissional

O e-mail é a principal forma de comunicação da maioria das empresas e funcionários no local de trabalho. Saber como escrever um e-mail eficaz pode trazer benefícios como formar bons relacionamentos com seu gerente, o que pode levar a promoções, ou networking com sucesso, o que pode levar a um emprego com melhor remuneração. Por outro lado, não saber como fazer isso pode prejudicar sua capacidade de sucesso e, na pior das hipóteses, pode levar seus colegas de trabalho a considerá-lo rude e desagradável.

Os e-mails podem ser mais ou menos eficazes simplesmente com base no tom. Adotar um tom educado e claro nos e-mails pode acelerar sua carreira ou atrasá-lo. Veja como entender e usar o tom do e-mail para que você possa se apresentar da maneira mais profissional possível.

Qual é o tom do e-mail?

O tom de um email é o sentimento ou atitude que o email transmite. O tom de um e-mail pode ser confiante, entusiasmado, sombrio, formal, direto ou mais, dependendo do contexto e do objetivo da mensagem. Difere da voz porque a voz escrita não muda com base no contexto ou situação. A voz de uma marca é o que diferencia o som de outras empresas.

Elementos que contribuem para o tom

O tom ilustra o núcleo emocional de um e-mail. Na comunicação escrita – ao contrário da comunicação pessoal – você não pode confiar em elementos como características faciais ou movimentos corporais para mostrar como se sente em relação a algo. Da mesma forma que existem muitas dicas físicas (braços cruzados, sobrancelhas franzidas, por exemplo) para a comunicação pessoal, muitas outras dicas contribuem para o tom dos e-mails escritos. Estes incluem:

Escolha de palavras

Certas palavras e frases, como “por favor”, “sinto muito” e “obrigado”, são amigáveis ​​e educadas – dois atributos que você sempre deseja ter no local de trabalho. Essas palavras fazem com que o leitor se sinta apreciado e visto, o que aumenta a probabilidade de ele querer trabalhar com você.

Comprimento da frase

E-mails compostos apenas de fatos em frases curtas parecem instáveis, o que pode ser chocante para o leitor ou parecer desnecessariamente exigente. Por outro lado, frases muito longas podem parecer desconexas e desorganizadas, tornando difícil para o leitor avaliar seus pontos principais.

Pontuação

Os pontos finais no final de uma frase terminam a frase abruptamente e podem parecer rudes. Por outro lado, pontos de exclamação denotam entusiasmo, mas muitos em um e-mail podem fazer com que pareça pouco profissional.

Aprovações

As assinaturas de e-mail são as últimas linhas do seu e-mail e a última chance de transmitir seu tom. As assinaturas mais formais incluem “Atenciosamente”, “Atenciosamente” e “Atenciosamente”. Os mais casuais incluem “Obrigado!” “Felicidades” e “Fale em breve”. Você deve evitar aprovações que enviaria a um amigo, como “Mais tarde”, “Até mais” ou “Abraços e beijos!” Outras assinaturas a serem evitadas incluem “Espero que faça sentido” (pode parecer passivo-agressivo), “Tenha um dia abençoado” (conota religião, que deve ser evitada no local de trabalho) e “Atenciosamente” (muito íntimo ).

Saudações

Certas saudações por e-mail, como “Bom dia”, “Feliz segunda-feira!” e “Espero que você tenha tido um fim de semana maravilhoso!” pode fazer com que seu leitor sinta que você se preocupa com ele como uma pessoa inteira. Começar e-mails com essas frases pode ajudar o leitor a iniciar uma conversa, em vez de apenas começar a trabalhar, o que pode parecer abrupto.

Emoji e emoticons

Emoticons e emoji transmitem emoções e podem ser usados ​​para iluminar o texto de um e-mail. Não há problema em usar um rosto sorridente se você estiver escrevendo para colegas que conhece, mas usar muitos pode parecer excessivamente casual, principalmente se você estiver escrevendo para seu gerente ou cliente.

Comprimento do e-mail

E-mails mais longos com vários pontos-chave tendem a ser sérios e mais formais. Os e-mails informais são curtos porque normalmente são escritos e enviados rapidamente.

Identificando tons em e-mails profissionais

Um email profissional tem um tom um pouco mais formal. Também pode ser assertivo, urgente, amigável ou argumentativo, dependendo do contexto e do objetivo do email. Além disso, o tom de um email pode e deve ser adaptado aos diferentes destinatários. E-mails para um público corporativo, como o alto escalão de uma empresa financeira, geralmente são mais formais. Aqueles escritos para um público de designers de uma indústria criativa, como uma agência de produção de vídeo, podem ser um pouco mais informais.

O impacto dos erros de tom

Erros de tom ocorrem porque o leitor de sua mensagem pensa que você sente uma coisa, mas na verdade você não se sentiu assim ao escrever seu e-mail. Quando isso acontece, é uma falha sua, escritor.

Erros comuns de tom incluem e-mails que aparecem:

• hostil
• agressivo
• exigente

Isso pode acontecer por causa de pequenos erros, como usar muitos pontos finais no final das frases em vez de outra pontuação, ou esquecer de soltar a tecla “Caps Lock” e escrever em maiúsculas.

As repercussões de tais erros podem ser graves, especialmente se o seu local de trabalho dá ênfase à comunicação escrita. Se seus colegas reclamarem da etiqueta do seu e-mail, você pode ser considerado um idiota do escritório. Você terá mais dificuldade em gerar confiança, cumprir seus objetivos e fazer amigos no trabalho. Num cenário extremo, um gestor ou cliente importante pode considerá-lo insubordinado, o que pode custar-lhe o seu emprego.

8 dicas para alcançar o tom certo

Escrever de forma eficaz para ser bem percebido não é tão fácil quanto saber que não deve franzir a testa ou gritar com alguém pessoalmente se quiser cair nas boas graças dele. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a obter o tom certo sempre que escrever e-mails profissionais:

1 Determine o público

O tom que você escolhe depende principalmente da pessoa ou pessoas que lerão sua mensagem. Para colegas próximos, você pode ser mais casual e informal, mas para gestores ou clientes, adote um tom respeitoso e formal. Se você não tiver certeza do melhor tom a ser usado, imite o tom dos e-mails deles para você, pois isso oferecerá a melhor pista sobre como eles percebem os e-mails que recebem.

2 Considere o contexto

O tom deve ser adaptado a diferentes cenários. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail para repreender alguém por um trabalho que foi entregue com atraso, seja direto e formal, em vez de brincalhão e amigável. Se você está parabenizando sua equipe por uma grande vitória recente, use um tom entusiasmado e informal.

3 Nunca use linguagem ofensiva

Tal como acontece com toda comunicação escrita no local de trabalho, nunca use linguagem inflamada ou discriminatória, mesmo que esteja criticando uma iniciativa. Não escreva em letras maiúsculas, pois isso pode ser interpretado como agressivo.

4 Não divague

Escrever e-mails com fluxo de consciência faz você parecer desmiolado e desfocado. E-mails divagantes e que se prolongam por muito tempo também sugerem que você não respeita o tempo do leitor. Para evitar isso, mantenha os e-mails concisos e destaque alguns pontos-chave que você gostaria que o leitor entendesse.

5 Seja direto

Ninguém quer percorrer montanhas de texto para chegar ao ponto principal. Evite linguagem muito floreada e que ofusque o que você quer dizer. Diga o que você quer dizer e faça-o de forma clara e concisa.

6 Limite pontos de exclamação e emoticons

Esses elementos podem fazer um e-mail parecer muito casual. Vá em frente e inclua apenas um ponto de exclamação e um emoticon (e se você se sentir obrigado a fazer o último, mantenha uma carinha sorridente).

7 Revise e revise e-mails

Antes de enviar um e-mail, revise-o e leia-o em voz alta para verificar se o tom é o que você pretende transmitir. Revise tudo o que possa causar confusão ao leitor. Para e-mails importantes – como aqueles enviados para um grande grupo, executivos ou clientes – é útil que um amigo ou colega imparcial os leia e sirva como um segundo par de olhos antes de clicar em enviar.

8 Mantenha-se positivo e educado

Na dúvida, este é o melhor tom ao escrever e-mails profissionais. Mesmo em situações difíceis – como discordar de um colega ou oferecer feedback negativo a um subordinado direto – é importante ser educado, expressar agradecimento pela opinião deles e expressar respeitosamente sua opinião. Se você estiver acompanhando algo pela quinta vez, ainda é valioso optar por um lembrete direto e gentil.

Principais insights

• Ao escrever um e-mail profissional, use palavras que sugiram positividade, respeito e entusiasmo.
• É importante entender o tom dos e-mails porque erros no tom dos e-mails podem prejudicar as relações de trabalho e dificultar a sua excelência no local de trabalho.
• Uma maneira de obter um tom profissional é imitar o tom do e-mail de outras pessoas em seu local de trabalho. A forma como eles escrevem refletirá a cultura geral do local de trabalho.
• Escreva mais e-mails. Quanto mais você praticar, melhor se comunicará e mais fácil será dominar a arte de usar o tom certo nos e-mails. Grammarly pode ajudar.

Perguntas frequentes sobre e-mail

Como posso determinar o tom apropriado para um e-mail profissional?

O tom apropriado para um email profissional depende do público e da finalidade desse email. E-mails para gestores e clientes devem ter um tom mais formal e respeitoso. Aqueles que são enviados para colegas próximos ou outros membros da sua equipe podem ter um tom mais informal.

Quais são alguns exemplos de interpretação incorreta de tom em e-mails?

Exemplos de má interpretação no e-mail incluem: “Você já terminou o relatório?” Isso parece hostil e rude. Outra é “A reunião da próxima semana ocorrerá na sexta-feira às 14h!!!” conotando superexcitação e urgência.

O tom de um e-mail pode afetar as relações comerciais?

Sim, o tom de um e-mail pode impactar negativamente as relações comerciais, fazendo você parecer rude, agressivo ou pouco profissional, quando essa pode não ser sua intenção.

Há alguma frase ou palavra específica que deve ser evitada para manter um tom profissional?

Para manter um tom profissional, não use palavrões e gírias coloquiais. Além disso, evite frases e palavras que dêem a impressão de urgência, como “neste minuto” ou “imediatamente”. Por último, não use frases que comuniquem emoções extremas, como “extremamente decepcionado” ou “extremamente animado”.