Como escrever um e-mail adequado

Seja você um jovem profissional em ascensão ou um gerente experiente, a escrita de e-mail é um aspecto vital da comunicação empresarial. E graças ao que muitas vezes é visto como os mistérios da gramática inglesa e as sutilezas da palavra escrita, pode ser uma luta diária. Isso é especialmente verdade se você tiver que motivar pessoas ocupadas a responder ou abordar um assunto potencialmente delicado. Para escrever um ótimo e-mail, você precisa saber duas coisas: erros comuns a serem evitados e estratégias de próximo nível para avançar.

Mas antes de mais nada – você precisa saber como é um ótimo e-mail se for escrever um.

Anatomia de um bom e-mail

Todo e-mail que você escreve tem a mesma estrutura básica: linha de assunto, saudação, corpo do e-mail e fechamento. Mas, como em toda forma escrita de comunicação profissional, há uma maneira certa de fazê-lo e padrões que devem ser seguidos. Veja como escrever um e-mail adequado:

1 linha de assunto

A linha de assunto pode ser a parte mais importante do e-mail, embora muitas vezes seja negligenciada em favor do corpo do e-mail. Mas se você estiver enviando um e-mail frio para alguém ou apenas estabelecendo um relacionamento profissional, sua linha de assunto pode atrair as pessoas a abrir a mensagem, bem como definir expectativas sobre o que está incluído. Por outro lado, uma linha de assunto mal elaborada ou genérica (como “Oi” ou “Você não quer perder isso”) pode desencorajar o leitor e fazer com que seu e-mail caia na pasta de spam.

“Gaste o dobro do tempo criando a linha de assunto certa como você faz no [corpo] porque se eles não abrirem o e-mail, não importa”, diz Cole Schafer, fundador e chefe de cópia da Honey Copy.

2 abridores

Na maioria das situações de escrita de e-mail, você desejará incluir uma saudação rápida para reconhecer o leitor antes de mergulhar em sua mensagem ou solicitação principal.

A exceção: quando você está em uma cadeia de e-mail com colegas próximos, muitas vezes fica mais natural largar o abridor (assim como o fechamento). Embora possa inicialmente parecer uma gafe, sinaliza um melhor relacionamento profissional.

3 Corpo

O corpo de um e-mail é o cerne da sua mensagem e deve ter um propósito claro e específico, como obter feedback sobre uma apresentação ou marcar uma reunião com um novo cliente. Também deve ser conciso. Dessa forma, as pessoas estarão mais inclinadas a lê-lo, em vez de percorrê-lo e correr o risco de perder informações críticas. Se você puder, reduza-o a algumas frases de escolha.

E para e-mails que exigem mais comprimento e detalhes, mantenha-o o mais focado possível. “Ninguém quer receber um romance. Você quer mantê-lo entre três, quatro ou cinco linhas de texto”, diz Schafer.

4 Fechamentos

Assim como você quer começar com o pé direito com sua saudação, você também quer se despedir bem. Isso significa escrever uma assinatura amigável. E há muitas opções para escolher.

Por exemplo, aqui estão 12 fechamentos comuns e profissionais que os usuários do Grammarly escolheram em um determinado dia:

Você deve escolher um fechamento que pareça genuíno à sua personalidade e adaptá-lo ao relacionamento para garantir um nível adequado de profissionalismo. Por outro lado, fechamentos comuns como “amor”, “enviado do iphone” ou “thx” podem ser deixados sem uso em e-mails profissionais.

Você pode adicionar qualquer palavra ao seu Dicionário Pessoal.

Quais palavras você vai adicionar? #cleanwritinghttps://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 de setembro de 2018

Erros comuns de redação de e-mail (e o que fazer em vez disso)

Assim como todo e-mail é uma oportunidade de crescimento profissional, também há o potencial de cair em maus hábitos comuns de escrever e-mails. Aqui estão oito erros a serem evitados:

1 Omitindo as vírgulas Oxford necessárias

A vírgula Oxford pode ser um pouco polarizadora quando se pensa em como escrever um e-mail adequado, dependendo de qual guia de estilo é utilizado para comunicações profissionais em seu setor - geralmente é evitado ou saudado como uma ferramenta de esclarecimento. De qualquer forma, muitas pessoas têm opiniões fortes sobre isso. Mas deixá-los de fora pode levar à confusão, dependendo da frase.

Assim como um casamento saudável, o estilo AP exige uma comunicação clara. Também acreditamos no valor do compromisso. Então, como um lembrete, o Stylebook não proíbe todas as vírgulas Oxford. Se a omissão de uma vírgula pode levar a confusão ou má interpretação, use a vírgula. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 de agosto de 2018

O que fazer em vez disso: Embora a vírgula Oxford possa não ser adequada em determinados contextos, geralmente é uma boa ideia usá-la em e-mails. Isso porque pode ajudá-lo a economizar tempo e evitar falhas de comunicação, confusão e até problemas legais.

2 Cobertura

Os usuários do Grammarly sabem que, quando se trata de hedging, é melhor omiti-lo do que deixá-lo, especialmente em e-mails. E se você está preocupado em parecer indelicado, não fique: ao contrário da crença popular, a linguagem de proteção faz você parecer menos confiante, o que pode prejudicar sua escrita.

O que fazer em vez disso: exponha sua ideia ou opinião e explique o “porquê” por trás de seu raciocínio. Dessa forma, você será melhor compreendido e seu brilho pode brilhar.

3 Cópia extremamente longa e/ou pouco clara

Você leria um e-mail com 1.000 palavras? Provavelmente não – a maioria das pessoas dá uma olhada nos e-mails que estão no lado longo. E se você adicionar frases difíceis de seguir ou mensagens confusas ao seu rascunho, é ainda menos provável que obtenha uma resposta satisfatória. (Ou qualquer resposta.)

“Recebo uma tonelada de [e-mails] que são apenas esses enormes blocos de texto. E eu entendo por que eles fazem isso, então você tem detalhes suficientes. Mas é muito difícil de ler e não vou ler tudo”, diz Kat Boogaard, escritora freelancer de Wisconsin.

O que fazer em vez disso: mantenha-o conciso e concentre-se no assunto em questão. Em seguida, termine com uma chamada à ação, uma data de resposta solicitada e deixe claro que você está aberto a perguntas e acompanhamentos (se for o caso).

4 Ser muito casual (ou formal)

Dependendo de suas circunstâncias, vacilar demais para o lado casual ou formal da escrita pode ser um passo em falso. Ser excessivamente casual é muitas vezes visto como um erro de principiante, mas a linguagem formal e rígida também pode ser prejudicial à sua mensagem.

O que fazer em vez disso: para encontrar o equilíbrio perfeito entre formal e casual, a chave é pensar no relacionamento entre você e o destinatário e seguir as dicas sociais à medida que sua comunicação progride.

“Você meio que quer ver o que outra pessoa está fazendo e participar, jogar junto, reconhecer como a comunicação se desenvolve e como as expectativas em um relacionamento se desenvolvem”, diz Dan Post Senning, especialista em etiqueta do Emily Post Institute.

5 clichês

Nem todos os clichês de e-mail são pecados capitais. Certos aspectos de seus e-mails tendem a ser um pouco estereotipados. Afinal, a maioria dos emails tem a mesma estrutura básica, e existem frases que você pode usar para garantir clareza ou cobrir suas bases. Mas se você for repetir frases, certifique-se de que elas tenham um propósito claro.

Como Kiera Wright-Ruiz, gerente de mídia social do Local Guides do Google, diz: “Mesmo que eu sempre repita: 'Por favor, me avise se tiver alguma dúvida', na verdade quero saber se eles têm dúvidas”.

No entanto, na maioria das vezes, você vai querer editar clichês sempre que possível, pois eles podem fazer as pessoas se desligarem. Aqui estão os sete principais a evitar:

Método: Pesquisamos termos usados ​​por usuários do Grammarly com base em nossos artigos de blog mais populares.

O que fazer em vez disso: tente ler o rascunho em busca de clichês, tom e voz para comunicar sua mensagem de maneira mais eficaz, mantendo o leitor engajado. Pergunte a si mesmo: se seu chefe (ou mãe) lesse este e-mail, você ficaria feliz com isso? Se a resposta for sim, então você está no caminho certo.

6 Repetição

As pessoas costumam repetir palavras dentro do mesmo parágrafo, duas vezes em duas frases, ou muito próximas umas das outras para passar despercebidas. Embora não seja a pior ofensa, é outra coisa que pode fazer o leitor se desligar.

Aqui estão as palavras mais comumente repetidas para evitar:

O que fazer em vez disso: tente ler seu rascunho em voz alta, usando a função de conversão de texto em fala em seu telefone ou executá-lo por um colega antes de enviá-lo. Grammarly também pode ajudá-lo a pegar essas palavras repetidas ou usadas em excesso.

7 linguagem robótica

O e-mail pode ser um descendente do correio tradicional, mas isso não significa que suas mensagens devam soar como uma versão antiga de você mesmo. Na verdade, os e-mails devem soar como a pessoa que está escrevendo. Portanto, usar frases que soem como algo saído de um romance vitoriano não é a melhor jogada se você quiser se conectar com o leitor.

“Vamos ser sinceros: ninguém quer ler um livro da faculdade. Você quer ler um blog ou um artigo ou uma conversa real. Eles são uma pessoa, eles não são um robô. Portanto, use uma linguagem que soe como algo que você diria se estivesse apenas sentado em uma cafeteria”, diz o chefe de cópia Schafer.

O que fazer em vez disso: você pode obter um efeito mais natural fingindo que está escrevendo para um amigo ou conversando com um conhecido amigo. Por exemplo, você provavelmente não diria algo como “Saudações” e “Espero que o tempo esteja bom onde você está” se estivesse se encontrando com alguém para tomar um café. Você diria algo como "Oi" e "Obrigado novamente pelo seu tempo".

8 Uso excessivo de pontos de exclamação!

O entusiasmo é grande. Mas em certos contextos, o uso excessivo de pontos de exclamação pode fazer mais mal do que bem. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver criando um novo relacionamento ou entrando em contato com alguém de fora da sua empresa. Afinal, você é um representante do seu trabalho quando usa um endereço de e-mail da empresa. Mas as pessoas adoram pontos de exclamação, e eles ainda são algo em que muitas pessoas confiam para transmitir um tom positivo.

Por exemplo, aqui estão as frases e palavras mais comuns que as pessoas usam com pontos de exclamação em e-mails:

O que fazer em vez disso: depois de escrever seu rascunho, faça uma pesquisa rápida por pontos de exclamação e use seu julgamento para determinar qual (se houver) manter com base em seu relacionamento com o destinatário. Como regra geral, tente manter um ou dois por e-mail com os colegas.

Estamos nos sentindo gratos hoje.

Grato que um superstar de conteúdo como @MarketingProfs use Grammarly. #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 de setembro de 2018

Movimentos de redação de e-mail de próximo nível

Depois de obter o formato de e-mail adequado e saber quais erros evitar, é hora de se concentrar em fazer com que seus rascunhos se destaquem da miríade de e-mails que a maioria das pessoas recebe todos os dias. Aqui estão quatro estratégias para levar o seu para o próximo nível:

Pense positivo

Enviar um e-mail remotamente negativo, ou mesmo neutro, pode colocá-lo em uma situação complicada. E, como acontece com qualquer comunicação escrita, pode haver espaço para interpretações errôneas.

“Na ausência de outras informações, nossa interpretação geralmente é negativa”, explica Post Senning, especialista em etiqueta de comunicação. “Quando você está falando sobre comunicação negativa, você está [perdendo] a informação que é o tom de voz, o brilho nos olhos, o bom humor com o qual você pretende algo ou mesmo o genuíno cuidado ou preocupação com o qual você está oferecendo crítica. Então tenha muito cuidado. Quando algo parece negativo para você, provavelmente parece ainda mais negativo para outra pessoa.”

Toque o tom certo

Você não gostaria de receber um e-mail que diz “Prezado [cliente]” ou que faz referência ao seu trabalho em relações públicas quando você está realmente em vendas, porque isso mostraria imediatamente que o remetente está enviando um e-mail em massa para você ou eles não fizeram a pesquisa adequada e não encontraram o contato certo. Da mesma forma, você deve certificar-se de que cada e-mail enviado tenha um tom criado especificamente para o destinatário e que você o esteja enviando para a pessoa certa.

Portanto, mesmo que seja tentador usar templates, é importante personalizá-lo e ter em mente o estilo de comunicação do destinatário antes de clicar em enviar. Para conseguir isso, uma rápida pesquisa no Google ou uma espiada no feed do LinkedIn ou do Twitter do destinatário pode fazer maravilhas.

Antes de enviar, tente se colocar no lugar do destinatário para verificar o tom e o conteúdo. E se você tiver dificuldade em ler seu próprio tom no e-mail, o detector de tom do Grammarly pode ajudá-lo a determinar como você soa para o destinatário.

Acompanhamento - em tempo útil

Se você estiver enviando um e-mail, provavelmente está procurando uma resposta oportuna. Mas com a grande quantidade de e-mails que a maioria das pessoas classifica todos os dias, as coisas podem acabar se perdendo. Como regra geral, uma mensagem de acompanhamento nunca deve chegar menos de vinte e quatro horas após o envio do e-mail inicial.

Em outras palavras: não seja a pessoa que envia uma solicitação de acompanhamento duas horas após o envio. Em casos extremos, esse tipo de comportamento pode até te bloquear. “Quando você está gastando mais tempo e realmente se preocupando com a pessoa do outro lado do e-mail, você verá imediatamente uma taxa de resposta muito maior. Eu tive que aprender isso da maneira mais difícil”, diz o chefe de cópia Schafer.

Facilite os olhos

A maioria das mensagens que você envia provavelmente será mais curta, o que é ótimo para respostas rápidas e fazer as coisas. Mas para e-mails mais longos, escaneabilidade é o nome do jogo. É quando coisas como fonte em negrito, marcadores, frases sublinhadas e uma seção TL;DR (muito longa, não lida) são úteis.

Há muitos fatores a serem considerados ao compor um e-mail e há uma ampla margem de erro. Mas depois de tudo dito e feito, não se trata de perfeição. É sobre comunicação eficaz.

“Acho que as pessoas sentem essa pressão de que você precisa ser esse comunicador perfeito com esse vocabulário enorme e essas frases perfeitamente estruturadas. E não sei se esse é sempre o caso porque vocês são apenas duas pessoas, se comunicando”, diz o escritor freelance Boogaard.

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