Elementos essenciais a serem incluídos em um comunicado de imprensa oficial

As declarações oficiais são sempre um momento estressante para uma empresa, sejam as notícias boas ou ruins.

Você nunca sabe ao certo, na era das notícias instantâneas, 24 horas por dia, 7 dias por semana, se essa declaração irá se transformar em comentários negativos e sarcásticos nas redes sociais ou em um trampolim emocionante que transformará o sucesso da sua empresa.

É por isso que é vital obter o texto perfeito. Neste guia, descreveremos os elementos essenciais que você precisa incluir em sua declaração oficial.

O título da declaração oficial

Não cometa o erro de pensar que o título é um rótulo ou título ao escrever declarações oficiais.

A manchete é sua primeira tentativa de atrair o interesse do leitor, por isso é crucial que você acerte e trate-a como faria se fosse um jornalista escrevendo uma manchete de uma página.

Deve explicar sucintamente a essência da notícia e fornecer dicas que motivarão o leitor a explorá-la mais profundamente.

Deixe seu rumo claro e nítido. Menos palavras para compartilhar uma mensagem sempre funcionam melhor do que maneiras. Use verbos de ação e escolha adjetivos poderosos que irão levantar as sobrancelhas.

Você também deve tentar, se possível, compartilhar um senso de urgência em seu título.

O subtítulo

Se você se sentir muito restrito às palavras em seu título, é por isso que existe um subtítulo. Ele fortalece seu título e fornece informações mais cruciais ao leitor.

Você pode usar isso como um gancho, uma declaração atraente que dá ao leitor um senso de urgência para continuar lendo a declaração completa. Também deve fornecer algum reforço ao título.

Por exemplo, talvez você não consiga inserir detalhes como uma data em seu título, mas sinta que é uma informação vital para os leitores entenderem. Nesse caso, você adicionará essas informações ao subtítulo.

Você também pode incluir outras informações, como pessoas importantes envolvidas na história ou uma evidência. O subtítulo desempenha um papel essencial para ajudar alguém a decidir se uma notícia é para ele, portanto, torne-a relevante também para o seu público.

Informações de data e local

Se você não incluiu nenhuma informação de data ou local em seu título ou subtítulo, inclua essas informações a seguir em sua declaração oficial.

Ele define algum contexto para o leitor e garante que ele não encontrou acidentalmente um comunicado de imprensa antigo e desatualizado ou irrelevante para sua localização.

Essas informações são cruciais se você tiver uma declaração específica de um local a fazer, como um evento.

O tempo será essencial se você tiver um evento urgente, como o lançamento de um produto ou desenvolvimento corporativo, onde o público queira marcar em seus calendários.

Exibir essas informações próximo ao topo do seu extrato cria urgência.

Isso garante que o público não o deixe de lado para leitura posterior. Lembre-se de incluir a hora e os minutos de sua declaração se forem importantes, como o horário de início de um evento. Caso contrário, atenha-se à data, mês e ano.

Sua introdução: uma chance de responder às grandes questões

Use sua introdução para chamar a atenção e responder algumas das grandes questões que passarão pela mente do seu público - em outras palavras, quem, o quê, onde, por que, quando e como.

Esta seção deve ser concisa nos detalhes, portanto, não se aprofunde em pontos menores. Eles podem ler detalhes menores posteriormente em sua declaração. Seja implacável sobre se a informação é importante o suficiente para justificar um lugar no primeiro parágrafo introdutório.

Os jornalistas sempre gostam de saber sobre as pessoas envolvidas, por isso sempre responda à pergunta “quem” na sua introdução. Se os nomes forem bem conhecidos, isso ajudará a aumentar o interesse pelo seu depoimento.

Você também pode usar esta introdução para explicar o propósito ou motivo de sua declaração oficial, respondendo ao “porquê” mais provável que seu público terá depois de ver seu título.

Uma introdução bem redigida deve fornecer aos leitores informações suficientes para que, mesmo que optem por não ler o resto da declaração, ainda obtenham contexto suficiente para compreender o seu comunicado à imprensa.

O corpo da sua declaração oficial

O corpo principal do seu comunicado de imprensa segue a introdução. Esta é a sua oportunidade de detalhar as informações fornecidas naquela introdução.

Expanda suas respostas para algumas das perguntas abordadas na introdução.

Adicione mais profundidade e contexto, mas ainda assim seja conciso e interessante. Discuta o significado e as implicações da sua declaração para a sua empresa, indústria ou para o mundo em geral.

Seu fluxo deve ser lógico.

As informações mais importantes devem estar na parte superior do corpo e as informações menos importantes devem estar na parte inferior. A redação também deve ser acessível, evitando jargões, a menos que seu público seja altamente especializado na área técnica.

Assim como a introdução, a redação aqui deve ser convincente. Uma declaração que prende a atenção do leitor é bem-sucedida.

Ofereça algumas citações

As citações chamam a atenção e trazem um elemento humano à sua declaração oficial. Eles também fornecem alguma credibilidade. Escolha partes interessadas ou especialistas e peça-lhes que forneçam uma breve declaração apresentando a sua perspectiva sobre a notícia.

Uma boa citação é relevante e causa impacto no leitor. Eles também fornecem um ponto de vista crítico, portanto você pode preferir incluir dois ou três se precisar cobrir pontos de vista diferentes.

Uma citação também é a oportunidade perfeita para se conectar emocionalmente com o leitor, portanto, garanta autenticidade e capacidade de identificação nas citações finais escolhidas. A citação também deve agregar valor à história, portanto evite qualquer coisa que pareça irrelevante para a mensagem principal.

Incluir alguns dados

Uma declaração cheia de opiniões e pensamentos não terá o mesmo impacto que uma declaração de fatos. Mas os factos só têm algum peso quando lhes são fornecidas algumas provas.

Inclua dados sempre que possível em seu comunicado à imprensa para respaldar o que você está dizendo. Podem ser algumas informações financeiras ou estatísticas, como resultados de uma pesquisa que você fez.

Isso influenciará os céticos do seu público. Por exemplo, se você fizer uma declaração oficial sobre uma joint venture, forneça os números que demonstram por que é um plano financeiramente sólido.

Verifique novamente se suas fontes de informação são confiáveis ​​antes de incluí-las. Caso contrário, você poderá ver suas afirmações contestadas por um jornalista detalhista.

Fornecer informações básicas da empresa

Não presuma que seu leitor saberá sobre você e sua empresa. Você deve oferecer algumas informações básicas para ajudar seu público a entender a declaração que você está prestes a divulgar.

No entanto, seja breve. Ofereça informações relevantes, como a história da sua empresa, principais conquistas e detalhes de funcionários importantes, como seu CEO.

Você também pode incluir algumas declarações positivas sobre seu crescimento e conquistas, embora não deva ser excessivamente promocional. As informações existem para adicionar alguma credibilidade e relevância à sua declaração oficial.

Fornecer informações de contato

Depois que um jornalista ler sua declaração oficial, ele poderá querer acompanhá-la com algumas perguntas ou uma entrevista. Para aproveitar ao máximo seu comunicado à imprensa, você deve incluir pontos de contato de mídia designados.

Você deve fazer isso, mesmo que não tenha uma função oficial de relações públicas em sua organização.

Escolha a pessoa que está em melhor posição para responder a quaisquer perguntas da mídia. Adicione seu nome, número de telefone, endereço de e-mail e informações sobre sua função.

Formate-o de uma forma que também seja fácil de ser digitalizada pelo leitor. Você também pode adicionar uma nota para dizer se está ou não aberto aos pedidos de entrevista dos jornalistas.

Adicionar um padrão

Boilerplates fazem parte das melhores práticas de RP.

Um clichê é uma seção distinta e reconhecível de qualquer comunicado à imprensa que oferece uma descrição padrão da empresa. Isso geralmente é adicionado ao final da declaração e formatado para que seja fácil para a mídia digitalizar e localizar.

É um parágrafo conciso com informações objetivas da empresa, em vez de um forte giro de marketing.

Também deve ser consistente com a identidade da sua marca para que pareça alinhado com as informações do seu site. Inclua alguns princípios básicos sobre a missão, história e quaisquer conquistas notáveis ​​​​da sua empresa.

Chamada para ação

Sempre que você distribui um comunicado à imprensa, espera que o leitor faça algo com a informação. Uma frase de chamariz é uma declaração específica para orientar o leitor sobre o que você deseja que ele faça a seguir.

Com uma declaração oficial, isso dependerá do contexto. Pode ser visitar um site, entrar em contato com seu contato de relações públicas ou anotar um evento no calendário. Uma frase de chamariz deve ser clara, concisa e convincente.

Multimídia, Links e Imagens

Você pode adicionar outras informações ao seu comunicado à imprensa, o que pode ajudar a adicionar mais profundidade e interesse à sua declaração. Comunicados de imprensa eficazes incluem uma foto digna de nota, por exemplo.

Você também pode incluir links para outros recursos, como pesquisas como evidência de uma reivindicação ou uma página de produto em seu site para um próximo lançamento.

Causando impacto com uma declaração oficial

Você tem uma oportunidade de fazer valer sua declaração oficial. Não desperdice essa chance. Use este guia para ajudar a moldar e escrever sua declaração e faça um segundo ou terceiro rascunho para que fique perfeito.

Em seguida, é hora de entrar em contato com a eReleases para garantir que sua declaração chegue às pessoas certas. Com nosso vasto banco de dados nacional e histórico comprovado, você pode contar conosco para garantir que sua declaração tenha o impacto desejado.