7 habilidades essenciais de gerenciamento de tempo que melhorarão sua vida

O tempo é o grande equalizador — todo mundo tem as mesmas vinte e quatro horas por dia. Fazer uso produtivo desse tempo pode significar a diferença entre fazer as coisas e se esforçar para acompanhá-lo. Essas dicas de gerenciamento de tempo ajudarão você a otimizar seu dia e trabalhar de maneira mais inteligente.

1 Faça uma auditoria de tempo.

Você chega ao final de cada dia de trabalho e se pergunta para onde foi o tempo? Talvez você se pergunte por que não conseguiu realizar tanto quanto esperava. Você pode estar perdendo mais tempo do que imagina. Pode haver uma discrepância entre como você pensa que gasta seu tempo e como realmente o gasta. Uma auditoria de tempo pode abrir os olhos!

Aqui está um método simples para realizar uma auditoria de tempo.

• Consiga algum tipo de cronômetro que você possa definir para disparar a cada trinta minutos. (O aplicativo de alarme em seu telefone pode fazer o truque.)
• Comece o cronômetro e vá sobre o seu dia. Tente não pensar no cronômetro - apenas deixe-o funcionar silenciosamente em segundo plano.
• Quando o cronômetro tocar, anote o que você está fazendo naquele exato momento. Seja honesto! Se você estiver checando o Facebook ou enviando uma mensagem engraçada para seu melhor amigo, assuma isso.
• Defina o cronômetro para mais trinta minutos e repita o processo até o final do dia.
• Revise como você gastou seu tempo. Quantas vezes você foi pego fazendo algo que não era produtivo?

Tente realizar uma auditoria todos os dias durante uma semana para ter uma boa visão geral de como você está gastando seu tempo. (Você pode variar o tempo entre os check-ins para não começar a antecipar o alarme disparando a cada trinta minutos). , ou conversando com colegas de trabalho, você saberá exatamente onde deve fazer ajustes.

2 Bloqueie as distrações

Agora que você tem uma ideia melhor do que o está distraindo, é hora de bloquear essa coisa. Se a mídia social for sua ruína, por exemplo, experimente um aplicativo de produtividade que bloqueie as distrações online. FocusMe, Cold Turkey e SelfControl são algumas opções disponíveis. Se você estiver trabalhando em um projeto de redação, tente entrar no modo de tela cheia para evitar abrir guias ou responder a notificações na área de trabalho.

Falando em notificações, desligue-as. A menos que seja fundamental para o seu trabalho, as chances são boas de que você não precisa ser alertado toda vez que um novo e-mail chega ou alguém interage com você nas mídias sociais.

3 Programe-se

Preocupar-se em como você encaixará todas as suas tarefas no dia de trabalho médio pode prejudicar seriamente sua produtividade. Quando estamos estressados, lutamos para nos mantermos produtivos, o que pode nos levar a trabalhar mais horas para cumprir prazos. Quem precisa disso?

As listas de tarefas podem se tornar esmagadoras se você tiver muito a realizar. Em vez disso, use sua ferramenta de calendário favorita (ou até mesmo uma boa e velha agenda) para se programar. Você pode reservar uma hora para responder e-mails, duas para pesquisar e delinear aquele relatório importante para a reunião da próxima semana, uma para um almoço com um colega e assim por diante. Se você tiver um calendário corporativo compartilhado, melhor ainda. Você pode lembrar seus colegas de interrompê-lo apenas quando for absolutamente necessário se você tiver tempo bloqueado para tarefas importantes. (Veja a dica cinco!)

Você ficará surpreso com o que o bloqueio de tempo fará pela sua produtividade. Por exemplo, se você tem o hábito de responder e-mails à medida que eles chegam, pode estar interrompendo seu próprio fluxo de trabalho para fazê-lo. Isso significa que, depois de largar tudo para responder a esse e-mail, você terá que dedicar um tempo extra para se reorientar para a tarefa em que estava trabalhando antes dela chegar. Agendar-se permite definir suas prioridades com antecedência e evite se distrair com assuntos menos importantes.

4 Evite multitarefas

Você pode pensar que é bom em multitarefa, mas as chances são de que você esteja errado. Quando você divide seu foco entre tarefas, na verdade você está desviando a atenção de uma tarefa para outra e usando mais largura de banda do cérebro. Você terá um desempenho melhor se der total atenção a uma tarefa de cada vez.

Agrupar tarefas semelhantes também pode mantê-lo na mentalidade certa. Você pode, por exemplo, agrupar suas tarefas de escrita e fazê-las durante um determinado período de tempo. As tarefas administrativas podem cair em outro bloco de tempo. Precisa ser ativo nas redes sociais? Legal. Bloqueie o tempo para usar um agendador como o Buffer para enfileirar suas postagens do dia para que você não sinta a necessidade constante de fazer check-in.

5 Insista para que os outros respeitem seu tempo.

Sabe aquela reunião que você foi convidado a participar e que quase não teve relevância para você? Aquele em que você não tinha nada para contribuir? Essa é uma hora do seu tempo que você nunca terá de volta. Saia dessas reuniões sem fazer nada. Cada reunião deve justificar sua existência, e cada organizador de reunião deve justificar sua participação obrigatória, especialmente se não comparecer à reunião o tornaria mais produtivo.

O mesmo vale para colegas de trabalho tagarelas. Você tem o direito de trabalhar sem interrupções desnecessárias, então peça. Você pode dizer algo como “Às vezes, tenho muita dificuldade em me concentrar, e as interrupções me tiram do fluxo quando estou trabalhando. Podemos guardar o bate-papo para quando estivermos fora do expediente?

6 Mantenha sua “chamada à ação” em mente.

O que você quer com aquele telefonema que está prestes a fazer ou aquela reunião que está prestes a agendar? Você precisa saber o que está pedindo, ou pelo menos o que espera alcançar, antes de mergulhar de cabeça. Caso contrário, você acabará gastando tempo em conversas e reuniões que não são produtivas.

Reserve alguns minutos após as reuniões e telefonemas para refletir se você alcançou o resultado que esperava. Se não o fez, planeje seus próximos passos para que você possa alcançá-lo. Você estará mais preparado quando a oportunidade de resolver o problema surgir novamente.

7 Tenha tempo suficiente e descanse.

Fazer uma pausa quando é hora de crise pode parecer contraproducente, mas um estudo descobriu que a falta de sono está custando à força de trabalho dos EUA US$ 411 bilhões anualmente. Você não está no seu melhor quando está privado de sono.

E não deixe de aproveitar o seu tempo de férias. Pular férias é realmente ruim para sua saúde. Não apenas isso, mas tirar um tempo para relaxar pode torná-lo mais produtivo. Quando você está bem descansado e revigorado, é muito mais provável que você lide com suas tarefas com foco e entusiasmo.

Agora, vá lá e faça as coisas!