Como escrever um e-mail de acompanhamento que obtém uma resposta: 7 dicas de ação

Se apenas as pessoas que você enviou um e-mail respondessem todas as vezes. Infelizmente, muitos de seus e-mails estão destinados a ficar sem resposta. O usuário médio de e-mail recebe noventa e dois e-mails por dia (dezessete dos quais provavelmente são spam) e abre apenas um em cada três. Se você quer se fazer ouvir em um mundo digital barulhento, ser capaz de escrever um e-mail de acompanhamento convincente é uma habilidade essencial.

Embora o acompanhamento de um pedido de emprego seja bem diferente de um pedido de doação de caridade, aqui estão sete dicas que se aplicam independentemente do tipo de e-mail que você está criando.

1 Reserve um tempo para criar uma linha de assunto que chame a atenção

Metade da batalha quando se trata de obter uma resposta é abrir seu e-mail em primeiro lugar. A taxa média de abertura de e-mails é de 34%. Embora as probabilidades sejam empilhadas contra sua humilde missiva digital, você pode melhorá-las investindo tempo extra na criação de um cabeçalho de assunto difícil de ignorar. Embora existam exceções para todas as regras, essas estratégias são conhecidas por obter resultados:

• Mantenha-o curto . Quarenta por cento dos e-mails são abertos no celular. Linhas de assunto curtas são menos propensas a serem cortadas.
• Use uma linguagem concisa . Obtenha seu Hemingway interior e não desperdice palavras. Corte palavras de doninha e enchimento.
• Faça uma pergunta . E-mails com perguntas em suas linhas de assunto podem levar os leitores a abrir a mensagem, seja para procurar a resposta ou para fornecer uma.
• Não seja vendedor . Crie interesse sem recorrer à hipérbole. Você gostaria de abrir um e-mail que suspeitava ser nada mais do que um discurso de vendas?
• Experimente um analisador de títulos . Embora ferramentas como o Headline Analyzer do CoSchedule sejam destinadas a títulos de artigos, elas também funcionam bem para verificar linhas de assunto de e-mail.

A propósito, é importante que sua linha de assunto reflita o objetivo do seu e-mail, o que nos leva à nossa próxima dica.

2 Conheça seu objetivo, então se atenha ao assunto

O que você está tentando realizar com seu e-mail de acompanhamento? É importante ter um resultado desejado em mente para que você possa manter seu e-mail focado em alcançá-lo. Você está escrevendo para pedir uma reunião? Solicitar uma atualização de status? Peça um favor? Diga obrigado? Seja qual for seu objetivo, tudo, desde sua linha de assunto até o corpo da mensagem e sua aprovação, deve ajudá-lo a atingir esse objetivo.

Não se desvie de nenhuma tangente antes de receber uma resposta ao seu e-mail e se envolver em uma conversa, mesmo que, em última análise, sua solicitação tenha muitas partes móveis.

Por exemplo, digamos que você esteja acompanhando uma solicitação de emprego. Seu cérebro pode estar lidando com todos os tipos de questões gerais, como seus requisitos salariais ou disponibilidade. Mas antes que você possa falar sobre qualquer uma dessas coisas, você precisa realizar apenas uma: conseguir uma entrevista. Isso significa que seu e-mail de acompanhamento deve ser focado em fornecer apenas as informações que convencerão um potencial empregador a oferecer uma entrevista. Não jogue notas laterais que turvarão as águas.

3 Use a saudação certa

Ao escrever para um possível empregador para acompanhar sua inscrição, sempre use:

Na verdade, em qualquer tipo de e-mail formal, é apropriado começar com “Prezado” em vez de “Oi”. “Ei” é sem dúvida a saudação mais informal de todas, então guarde-a para quando estiver se correspondendo com alguém que você conhece e tem um relacionamento amigável.

4 Abra com algum contexto

Mesmo que seu e-mail de acompanhamento seja encadeado e contenha seu e-mail original, ainda é uma boa prática incluir uma ou duas frases de contexto.

Não é necessário reiterar tudo; apenas destaque o que é crucial. Pergunte a si mesmo: “Qual é o mínimo que meu destinatário deve entender para que o restante do meu e-mail faça sentido?”

5 Personalize

Adicione um toque pessoal aos seus e-mails sempre que puder. Se você conheceu o destinatário em uma conferência, diga isso. Se você ler um artigo que eles escreveram, mencione seu takeaway favorito. Se você fez uma entrevista com eles para um emprego, faça referência a um destaque da entrevista.

A chave é soar amigável, mas não bajulador. A personalização não deve envolver nomes aleatórios. Deve ajudar a estabelecer sua conexão com o destinatário. Não force.

6 Não seja vago

Seu primeiro e-mail pode não ter recebido uma resposta porque você não declarou claramente seu objetivo. Seu e-mail de acompanhamento oferece a chance de corrigir isso.

Os jornalistas recebem uma tonelada de e-mails diários de representantes de relações públicas que querem que eles cubram uma história. Uma de suas preocupações, e a coisa mais provável para fazer com que eles excluam um e-mail, é não ter ideia do que é realmente esse e-mail. Como Matthew Hughes escreveu para The Next Web:

Os melhores pitches que recebo são aqueles em que consigo entender o produto ou a história depois de ler apenas um parágrafo. Abandone o jargão e a fanfarronice – apenas mantenha-o curto e simples.

Esteja você acompanhando uma apresentação ou uma solicitação de reunião, seja específico e indique claramente o que deseja que aconteça.

Você gostaria de quê, agora? O que significa “perspectivas de colaboração”?

Oooh! Agora nós entendemos.

7 Inclua uma chamada para ação

Se você quiser que o destinatário responda ao seu e-mail, na maioria dos casos, você terá que solicitá-lo. Essa solicitação é chamada de chamada à ação.

Os CTAs são uma ferramenta de marketing, mas também são importantes no acompanhamento de e-mails. Eles apontam seu destinatário para a próxima etapa, que, por sua vez, solicita uma resposta. Aqui estão alguns exemplos.

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Eu gostaria de me encontrar para almoçar e fazer algumas perguntas sobre a estratégia de e-mail da Mega Corp. Terça-feira ao meio-dia funcionaria?

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Depois de uma entrevista de emprego

Eu pensei em passar links para os clipes que mencionei ontem. Tem mais alguma coisa que você gostaria que eu enviasse?

Manter a simplicidade nem sempre é simples

Agora que você aprendeu alguns truques para escrever um ótimo e-mail de acompanhamento, você enfrenta mais um desafio: mantê-lo curto e agradável. (Um estudo do aplicativo de e-mail Boomerang mostrou que e-mails entre setenta e cinco e cem palavras têm as melhores taxas de resposta.)

Quanto mais conciso for o seu e-mail de acompanhamento, mais tempo você provavelmente levará para escrevê-lo. Criar e-mails que se apeguem ao assunto, declarem claramente um propósito e incluam um apelo à ação convincente é mais complicado do que parece. A prática leva à perfeição! Invista tempo em ajustar seus e-mails de acompanhamento e com certeza você ganhará mais respostas.