6 dicas para escrever um e-mail de acompanhamento bem-sucedido

No mundo profissional, as conversas frequentemente envolvem e-mails de acompanhamento. Talvez seja necessário revisitar o tópico de uma reunião, lembrar um colega sobre um projeto em que você está trabalhando ou entrar em contato com um cliente em potencial interagindo com ele várias vezes.

O que é um e-mail de acompanhamento?

Um e-mail de acompanhamento é um e-mail enviado para manter o destinatário engajado. Você pode escrever um e-mail de acompanhamento em praticamente qualquer cenário em que precise chamar a atenção do destinatário para uma conversa. Aqui estão alguns exemplos:

• Acompanhamento sobre um emprego após uma entrevista
• Acompanhamento de uma inscrição que você enviou
• Acompanhamento de uma solicitação ou pergunta que você fez
• Verificando o status de um projeto

Na maioria dos casos, um e-mail de acompanhamento deve ser direto, conciso e com tom profissional.

E-mails de acompanhamento também podem ser enviados para reconquistar uma pessoa após um telefonema, mensagem ou conversa pessoal. Não é incomum enviar um e-mail de acompanhamento após uma conversa falada para documentar os tópicos por escrito.

Qual é o propósito de um e-mail de acompanhamento?

Às vezes, os e-mails passam despercebidos e ficam sem resposta. Em outros casos, você precisa continuar uma conversa verbal por e-mail. Em ambos os cenários, um e-mail de acompanhamento bem escrito e confiante mantém o assunto em mente.

Os e-mails de acompanhamento servem a vários propósitos, incluindo estes:

• Aumentando as taxas de conversão
• Envolvendo-se com clientes em potencial
• Agendamento de chamadas e reuniões
• Gerenciando projetos

Formato de e-mail de acompanhamento

Linha de assunto

A linha de assunto de um e-mail é a breve linha de texto que um destinatário vê em sua caixa de entrada antes de abrir o e-mail. É por isso que precisa ser conciso e cativante.

Abertura

A abertura de um e-mail é sua primeira seção. Possui dois componentes:

• A saudação
• O primeiro parágrafo

A saudação de um e-mail é a parte que se dirige ao destinatário. Combine o nome deles com uma saudação:

• Olá [Nome]
• Caro [Nome]
• Olá, [Nome]

Geralmente, iniciar um e-mail apenas com o nome de uma pessoa é considerado casual ou, em alguns casos, rude. Quando você não tiver certeza de qual saudação usar, sua melhor aposta é usar “Querido” ou “Olá”.

A seguir está um pequeno parágrafo introdutório, que pode ser uma frase ou duas. Lembre rapidamente ao destinatário o assunto em questão e mantenha-o interessado o suficiente para ler o texto a seguir.

Corpo

É aqui que você fornece mais informações sobre seu acompanhamento. Por exemplo, você pode lembrar a um cliente em potencial por que sua oferta é um ótimo negócio ou recapitular rapidamente a reunião que você está acompanhando.

CTA

A frase de chamariz (CTA) é a parte do seu e-mail de acompanhamento que informa ao destinatário o que fazer a seguir. Aqui estão alguns exemplos de frases de chamariz:

• Me ligue de volta
• Deixe-me saber se você está interessado
• Agende uma reunião
• Confirmar que uma tarefa foi concluída

Fechando

O fechamento do seu email é a parte que reitera o motivo pelo qual você fez o acompanhamento e inclui o seu CTA.

Certifique-se de incluir também seu nome e quaisquer informações de contato que o destinatário possa precisar, como seu número de telefone.

Escrevendo um e-mail de acompanhamento: 6 dicas e truques

1 Determine o objetivo (tenha uma intenção clara)

A função de um e-mail de acompanhamento é obter uma resposta. Antes de escrever seu e-mail, determine qual será a resposta. Aqui estão alguns exemplos:

• Agendando uma chamada ou reunião
• Comprar um produto ou serviço
• Respondendo a uma pergunta

Com um objetivo em mente, é mais fácil escrever um e-mail de acompanhamento que comunique claramente o que você precisa.

2 Escreva um assunto que chame a atenção

Embora não devam ser indutores de cliques, as linhas de assunto precisam chamar a atenção dos destinatários e levá-los a clicar. As pessoas recebem muitos e-mails todos os dias, então sua linha de assunto precisa ser gritada alto o suficiente para evitar se perder no meio do barulho.

Geralmente, mantenha as linhas de assunto com sessenta caracteres ou menos.

3 Forneça contexto na linha de abertura

Em um e-mail de acompanhamento, a linha de abertura deve informar rapidamente ao destinatário por que você está fazendo o acompanhamento. Lembre-se de que as pessoas recebem muitos e-mails todos os dias, então o destinatário pode usar um lembrete.

4 Agregue valor à mensagem – o que isso traz para eles?

Seu e-mail de acompanhamento deve oferecer um motivo pelo qual o destinatário deve responder a você. Por exemplo, em um acompanhamento com um potencial cliente potencial de vendas, você pode mencionar uma oferta por tempo limitado que ele perderá se não comprar dentro de um determinado prazo.

5 Termine com uma frase de chamariz

O apelo à ação deve ser claro e direto. Evite linguagem de cobertura e detalhes ou opções desnecessárias. Por exemplo, em vez de “sinta-se à vontade para me ligar ou enviar um e-mail quando puder”, escreva “por favor, ligue-me o mais rápido possível”. Com uma linguagem clara e direta, é improvável que o destinatário entenda mal a sua mensagem.

6 Revise antes de enviar

Quando terminar de escrever seu e-mail de acompanhamento, leia-o com atenção para ter certeza de que não contém erros, como palavras com erros ortográficos ou escolhas de palavras pouco claras.

Exemplos de e-mail de acompanhamento

Prezado Johan,

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Perguntas frequentes sobre e-mail de acompanhamento

O que é um e-mail de acompanhamento?

Um e-mail de acompanhamento é um e-mail enviado para reconquistar alguém após uma conversa anterior.

Qual é o propósito de um e-mail de acompanhamento?

O objetivo de um e-mail de acompanhamento é trazer um assunto de volta à atenção do destinatário. Isso pode ser continuar uma conversa que você iniciou anteriormente, lembrá-los de uma pergunta ou solicitação ou pedir a resposta deles a algo que você enviou anteriormente, como uma inscrição ou entrevista.

Como obtenho uma resposta a um e-mail de acompanhamento?

Aqui estão duas maneiras de aumentar a probabilidade de obter uma resposta ao seu e-mail de acompanhamento:

• Deixe sua solicitação clara
• Diga ao destinatário por que é do seu interesse responder