10 exemplos de como escrever um email de acompanhamento para um cliente

E-mails de acompanhamento para um cliente podem ser difíceis de escrever. Aprenda a escrever um e-mail de acompanhamento para um cliente após enviar uma proposta, após uma cotação, após não receber resposta ou após uma reunião.

O e-mail é uma ferramenta de comunicação essencial para trabalhar com clientes, mas o que acontece quando você não recebe resposta? Enviar um e-mail de acompanhamento rápido e educado para um cliente pode restabelecer uma conexão, colocando seu relacionamento de volta nos trilhos.

Neste guia sobre como escrever um e-mail de acompanhamento para clientes, fornecemos 10 exemplos para mostrar como fazê-lo. Também damos algumas dicas baseadas em evidências para criar os e-mails de acompanhamento mais eficazes que são (quase) garantidos para obter uma resposta.

Por que enviar um e-mail de acompanhamento para um cliente?

Um e-mail de acompanhamento profissional para o cliente pode funcionar como um lembrete gentil, reconectando você a um cliente existente ou potencial.

Há vários motivos pelos quais você pode querer enviar um e-mail de acompanhamento para um cliente, incluindo:

• Envio de e-mail de acompanhamento ao cliente após a cotação
• Um e-mail de acompanhamento para o cliente após o envio de uma proposta
• E-mail de acompanhamento para o cliente para pagamento
• E-mail de acompanhamento para um cliente em potencial
• Um acompanhamento por e-mail após uma reunião
  

Em um mundo ideal, um e-mail de acompanhamento não seria necessário. No entanto, os trabalhadores estão se afogando em correspondência digital, o que significa que milhões de e-mails são ignorados todos os dias. Um estudo do YouGov de 2015 nos EUA descobriu que o adulto médio tem 500 mensagens não lidas em sua caixa de entrada.

Algumas pessoas são melhores do que outras em responder e-mails. Pesquisas descobriram que, enquanto 70% dos e-mails recebem uma resposta imediata, até 30% dos e-mails podem ficar sem resposta nas caixas de entrada.

Ignorar e-mails de trabalho não é aceitável, diz o colunista do New York Times e psicólogo organizacional Adam Grant, mas é compreensível, diz ele. O problema é que a maioria de nós não tem tempo para responder às centenas de e-mails que recebemos diariamente.

A solução? Envio de e-mail de acompanhamento para um cliente. É uma ferramenta essencial para colocar as coisas de volta nos trilhos e impulsionar seus negócios.

Quando você deve fazer o acompanhamento com um cliente em potencial?

Existem dois tipos de e-mails de acompanhamento: aqueles que são limitados no tempo e aqueles que não são.

Se você precisar de um exemplo em uma data específica, por exemplo, envie um e-mail de acompanhamento sempre que precisar.

Sem uma resposta, você fica impossibilitado de planejar ou progredir, portanto, um e-mail de acompanhamento é compreensível. Em casos urgentes, você pode precisar enviar um e-mail no mesmo dia – e tudo bem.

Se o seu e-mail não tiver limite de tempo, recomendamos aguardar entre dois a três dias úteis antes de enviar um acompanhamento. Cobrimos essa abordagem mais amplamente em nossa postagem no blog sobre como escrever um e-mail de acompanhamento de vendas. Muitos de nós temos estratégias para lidar com e-mails não lidos em nossas caixas de entrada – como respondê-los em um determinado horário – e essa lacuna lhes dá tempo para responder.

Um acompanhamento três dias após o primeiro contato garante que você esteja fresco em sua mente. Mais cedo, e você pode parecer desesperado.

Como você acompanha os clientes sem parecer desesperado?

Se o seu e-mail for ignorado, pode criar sentimentos de ansiedade, dizem pesquisadores do Journal of Occupational Health Psychology. Muitos de nós podem levar a falta de resposta para o lado pessoal, mas não devemos.

Há muitas razões pelas quais alguém pode não ter respondido ao seu e-mail. Eles podem estar de licença, doença ou simplesmente ocupados demais. Se você estiver interessado em saber mais, a jornalista da Forbes, Amy Morin, tem uma visão fascinante do motivo pelo qual seus e-mails nem sempre são respondidos.

Você deve ter confiança na importância de sua mensagem. Para garantir que seu e-mail não pareça desesperado, você precisa usar o tom certo. Ilustramos isso abaixo em nossos exemplos. Claro, você também precisa enviá-lo no momento certo.

E-mails enviados às 10h e 13h têm as maiores taxas de abertura, diz Hubspot, portanto, ser inteligente com seu e-mail pode ter os melhores resultados. E nunca envie e-mails fora do dia de trabalho, dizem os pesquisadores.

Explicamos acima por que seu e-mail pode ter sido perdido, mas você deve enviar um segundo e-mail de acompanhamento? Sim você deveria.

Mas como? Vamos olhar mais de perto.

5 dicas para escrever e-mails de acompanhamento eficazes para os clientes

1. Seja breve: Estima-se que 81% dos e-mails sejam lidos em um dispositivo móvel, portanto, seja breve e vá direto ao ponto rapidamente.
2. O tempo importa: Envie na hora certa durante o dia, nunca nos finais de semana ou depois do expediente. Aguarde dois a três dias antes de enviar um e-mail de acompanhamento (a menos que você precise de uma resposta mais cedo).
3. Seja pessoal: embora os modelos de acompanhamento de e-mail, como os fornecidos abaixo, sejam um ótimo ponto de partida, você deve personalizar seus e-mails para criar uma conexão mais forte.
4. Inclua horários: Se você precisar de uma resposta, seja explícito sobre datas e horários. Se você estiver solicitando informações de seu cliente, diga a ele exatamente o que você precisa e quando. Não se esqueça de dizer a eles o que você fará com os dados.
5. Foco no futuro: Não há necessidade de pedir uma explicação para não responder; foco no relacionamento futuro.
   

Essas dicas fornecem algumas dicas de bom senso para criar melhores e-mails de acompanhamento. Não vamos entrar nos fundamentos da escrita de e-mails profissionais ou aspectos específicos, como como iniciar um e-mail ou as melhores maneiras de encerrar um e-mail, conforme abordamos nas postagens anteriores.

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Amostras de e-mail de acompanhamento para clientes

Na próxima seção, fornecemos 10 amostras de amostras de e-mail de acompanhamento para clientes, onde você pode nos ver colocando isso em prática.

Exemplo de e-mail de acompanhamento para o cliente após o envio de uma proposta

Depois de enviar uma proposta, um e-mail de acompanhamento para um cliente é uma cortesia comum que você deve sempre estender. É aconselhável enviar um e-mail de acompanhamento de uma proposta para um cliente cerca de dois a três dias após o envio de sua proposta. No entanto, você pode enviar um e-mail de acompanhamento ao cliente após o envio da proposta mais cedo, se o envio for limitado).

Aqui está um exemplo de e-mail de acompanhamento para um cliente após uma proposta.

E-mail de acompanhamento para o cliente após a cotação

Um e-mail de acompanhamento para um cliente após a cotação é semelhante ao exemplo de e-mail apresentado acima. Ainda assim, é provável que se concentre mais no custo do trabalho, não no conteúdo ou contexto. Em alguns casos, você pode oferecer um desconto ou condições de pagamento flexíveis em seu e-mail de acompanhamento para um cliente após o envio de uma cotação.

Aqui está um e-mail de acompanhamento para um cliente após uma amostra de cotação.

E-mail de acompanhamento de pagamento ao cliente

Se um cliente ou cliente não conseguiu liquidar uma fatura, um e-mail educado de acompanhamento para um cliente para pagamento deve ser sua primeira opção. Pode haver muitas razões pelas quais alguém não pagou uma fatura, por isso recomendamos manter qualquer e-mail de acompanhamento muito claro e direto. Você não precisa entrar em detalhes, simplesmente exponha suas demandas e não ofereça desculpas.

E-mail de acompanhamento para o cliente após nenhuma resposta

Às vezes, os clientes podem ficar frios e não responder aos e-mails. A questão de como fazer com que um cliente que não responde responda é um desafio. Cada cliente, indivíduo e organização é diferente, portanto, reserve um tempo para personalizar este e-mail de acompanhamento para clientes que não respondem antes de enviá-lo.

Exemplo de email de acompanhamento para um cliente em potencial

Enviar um e-mail de acompanhamento para um cliente em potencial exige cuidado e sensibilidade. Você quer que o cliente saiba que você está falando sério, mas não quer parecer desesperado. Trata-se de encontrar o tom de voz certo, algo sobre o qual escrevemos anteriormente.

Este e-mail de acompanhamento para um modelo de cliente em potencial fornece um lembrete simples para alguém que não respondeu.

Confira a amostra de e-mail de acompanhamento para cliente em potencial.

E-mail de acompanhamento para o cliente após a reunião

Um e-mail amigável de acompanhamento para um cliente após uma reunião é uma prática comercial padrão. As regras sobre como enviar e-mails aos clientes após as reuniões não são tão estabelecidas quanto alguns dos outros exemplos aqui. Você pode trazer alguma personalidade se quiser desenvolver as conexões que criou na reunião.

Aqui está um exemplo de e-mail de acompanhamento para um cliente após a reunião que você pode usar.

E-mail de acompanhamento para o cliente após um telefonema

Um e-mail de acompanhamento para um cliente após um telefonema é semelhante ao exemplo de e-mail acima. Você já falou com a pessoa, então trata-se de lembrá-la dessa conexão e pressionar por mais contato. É essencial enviar um e-mail de acompanhamento para um cliente logo após o telefonema. Em alguns casos, pode ser adequado enviar um e-mail minutos depois de desligar o telefone, se achar necessário.

E-mail de acompanhamento para o cliente para documentos

Se um cliente prometeu enviar algumas informações para você, mas não o fez, um e-mail de acompanhamento direcionado a um cliente para documentos deve fornecer o que você precisa. Não envergonhe ou perturbe o destinatário, portanto, atenha-se aos fatos e concentre-se no futuro.

E-mail de acompanhamento para clientes antigos

Um e-mail de acompanhamento bem escrito e direcionado para clientes antigos pode ajudar a restabelecer um relacionamento com um antigo cliente. Muitas vezes é mais fácil se reconectar com um cliente antigo do que encontrar um novo.

Você não tem nada a perder enviando um e-mail. Aqui está um exemplo de um e-mail de acompanhamento para clientes antigos.

Segundo e-mail de acompanhamento para o cliente

Se você não receber resposta a um primeiro acompanhamento, considere enviar um segundo e-mail de acompanhamento ao cliente. Este exemplo é semelhante ao anterior. Ainda assim, ele reconhece que você já entrou em contato com eles e aguarda uma resposta.

Modelo de e-mail de acompanhamento para o cliente

Escrever um e-mail de acompanhamento para um cliente não é difícil se você seguir nossas práticas recomendadas e exemplos. Os exemplos sobre X apresentados neste post do blog fornecem uma estrutura que deve sempre ser personalizada para refletir o cliente e a ocasião. No entanto, há uma maneira ainda mais fácil. Flowrite é uma ferramenta de escrita com inteligência artificial que transforma suas instruções em e-mails e mensagens personalizadas prontas para enviar. Veja o exemplo abaixo sobre como potencializamos o futuro das comunicações.

Ainda hesitante sobre como escrever um email de acompanhamento para um cliente? Esperamos que não. Da próxima vez que você precisar enviar um e-mail de acompanhamento ao cliente após a cotação, enviar uma proposta, reunião, telefonema, não receber resposta ou para pagamento, proposta, documentos, lembre-se de nossos exemplos ou pegue o Flowrite e use nosso modelo de e-mail para escrever um acompanhamento para um cliente.