Como escrever um e-mail de acompanhamento – com amostras e modelo

Se o seu e-mail foi ignorado, um e-mail de acompanhamento pode ajudar a retomar a conversa. No entanto, como escrever um e-mail de acompanhamento depois de não receber resposta pode ser complicado, pois você precisará decidir o que dizer em seu e-mail de acompanhamento e como escrevê-lo.

Não se preocupe se estiver lutando para encontrar uma maneira profissional e educada de lembrar alguém de responder. Neste guia detalhado, descrevemos como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta e fornecemos alguns exemplos práticos que você pode usar. Por fim, apresentaremos nosso modelo de e-mail de acompanhamento que permite que você acompanhe um e-mail mais rápido do que nunca, mantendo-se educado.

O que é um e-mail de acompanhamento?

Um e-mail de acompanhamento é um e-mail para um destinatário que você já entrou em contato uma vez.

Há muitas razões pelas quais você pode querer enviar um e-mail de acompanhamento, incluindo:

• Alertar um destinatário para um email enviado anteriormente
• Solicitar informações, uma resposta ou resposta
• Lembrar alguém de uma hora ou data importante (para um evento, por exemplo)

O objetivo de um e-mail de acompanhamento é agir como um lembrete ou aviso para um e-mail anterior que você enviou. Não é para iniciar uma conversa, mas para revigorá-la e gerar uma resposta.

Os e-mails de acompanhamento mais eficazes são curtos, doces, profissionais e (o mais importante) direto ao ponto.

Não perca tempo nem palavras; aconselhe os especialistas: a equipe de pesquisadores dos EUA analisou mais de 2 bilhões de e-mails e descobriu que os leitores tendem a ler e-mails muito longos.

Enquanto eles descobriram que metade (50%) dos e-mails recebe uma resposta dentro de uma hora, outros podem ser deixados por longos períodos. Os piores infratores? Os adultos mais velhos levam mais tempo para responder e escrever os e-mails mais longos.

Os pesquisadores também descobriram que os e-mails enviados durante a manhã da semana de trabalho eram mais propensos a receber uma resposta. No entanto, aqueles enviados à tarde e nos fins de semana eram menos propensos a receber uma resposta. Por quê? Os pesquisadores podem ter descoberto a resposta…

Por que as pessoas não respondem aos e-mails?

Já se perguntou por que as pessoas não respondem aos seus e-mails imediatamente?

Recebemos tantos e-mails que os "triagem", dizem os pesquisadores. Isso envolve verificá-los rapidamente e depois adiá-los até o momento em que possam ser tratados adequadamente.

Os destinatários podem marcar ou marcar e-mails, arquivá-los ou simplesmente deixá-los fechados em suas caixas de entrada. Os funcionários gastam até 28% do tempo lendo e respondendo a e-mails, por isso desenvolvemos estratégias compreensíveis para acelerar o processo. Os acadêmicos descobriram que 16% de nós adiamos a resposta aos e-mails pelo menos uma vez por dia.

Que tipo de e-mail estamos ignorando? "Os usuários são mais propensos a adiar e-mails quando lidar com eles envolve responder, ler com atenção ou clicar em links e anexos", dizem os autores.

O ponto crucial de aprendizado é: se seu e-mail foi entregue, ele foi visto.

Os pesquisadores do estudo identificaram cinco razões principais pelas quais os e-mails são ignorados:

1. O tempo ou esforço envolvido no tratamento do e-mail
2. A identidade do remetente;
3. O número de destinatários na conversa
4. A carga de trabalho e o contexto do usuário
5. A urgência da mensagem de e-mail

Antes de esboçar uma resposta, tente entender essas pressões enfrentadas pelo destinatário. Por exemplo, enviar um e-mail de acompanhamento (por mais educado que seja) pode colocar pressão adicional sobre o destinatário, sugerem Adaira Landry e Resa E. Lewiss escrevendo na Harvard Business Review.

O formato de e-mail de acompanhamento perfeito

Então, exploramos os motivos pelos quais você pode precisar enviar um e-mail de acompanhamento (e por que talvez você ainda não tenha recebido uma resposta). É hora de entrar nos detalhes de como redigir um e-mail de acompanhamento.

1. Assunto do email
2. Saudações
3. Corpo
4. Fechamento
5. Aprovação/assinatura

Cobrimos como criar e-mails de consulta de negócios profissionais em postagens anteriores do blog, portanto, seguiremos nossos conselhos e manteremos esta seção focada.

Linha de assunto

Manter a linha de assunto curta, doce e simples é essencial, aconselha Rebecca Zucker na Harvard Business Review. Ela sugere que 47% de todos os emails são descartados por terem linhas de assunto ruins. Não cometa esse erro!

Você deve encaminhar o e-mail original? Recomendamos que não.

Saudações

No mundo profissional, concentre-se na formalidade. Isso significa sempre usar saudações profissionais, a menos que você esteja em termos de primeiro nome com o destinatário. Quer aprender como iniciar um email de forma profissional e adequada? Confira nosso recurso sobre como iniciar um e-mail.

Corpo

Um e-mail de lembrete é uma maneira rápida e formal de aumentar a conscientização sobre um e-mail que você enviou anteriormente.

Você precisa fornecer algum contexto com a linha de abertura do seu e-mail, algo que abordamos em nossa seção sobre como iniciar um e-mail de acompanhamento.

Vamos supor que o e-mail anterior continha informações importantes que você deseja que o destinatário veja.

Existem várias maneiras de abordar isso:

• Encaminhe o e-mail original (veja os motivos acima por que essa não é uma ótima ideia)
• Forneça o e-mail inicial (como anexo ou colado abaixo do e-mail de acompanhamento)
• Forneça um lembrete dos pontos cruciais (detalhes da reunião, por exemplo)
• Forneça um link externo para as informações essenciais (um site de evento ou convite)

A escolha de como retransmitir o e-mail ou as informações é sua. A forma como você escolhe fazer isso afetará a estrutura, o foco e a duração do seu e-mail.

Fechamento

Você solicitou educadamente uma resposta, mas também deve informar à pessoa como usará as informações e o que fará se não houver resposta.

Se você estiver solicitando a participação deles em uma reunião, por exemplo, você entrará em contato com eles por telefone ou esta é a última correspondência que você terá?

Em outro exemplo, se você estiver solicitando que alguém responda a uma solicitação de fatura, por exemplo, você tomará outras medidas se não receber resposta?

Deixe seu leitor sem confusão sobre seus próximos passos.

Aprovação/assinatura

Uma despedida educada e profissional é essencial. Não sabe como encerrar um e-mail corretamente? Leia nosso guia sobre como encerrar um e-mail.

Como iniciar um e-mail de acompanhamento

A frase de abertura é sem dúvida uma das partes mais essenciais do seu e-mail. Então, vamos dar uma olhada em alguns dos abridores de e-mail mais comuns e ver se eles são adequados ou não:

Linhas introdutórias de e-mail formal:

• Gostaria de acompanhar meu e-mail anterior.
• Gostaria de dar seguimento ao meu pedido de reunião.

Essas são abordagens que soam formais. Assumiremos aqui que você não conhece a pessoa e está escrevendo em um contexto profissional. Estas são linhas padrão adequadas para todos os contextos (lembretes de resposta de e-mail, lembretes de reunião e assim por diante).

Linhas introdutórias de e-mail informal:

• queria acompanhar...
• Estou apenas acompanhando...

Essas são abordagens menos formais e sugerem que você conhece a pessoa para quem está escrevendo. Aconselhamos a não usá-los ao entrar em contato com alguém que você nunca conheceu ou com quem falou.

Linhas introdutórias adequadas quando você inclui o e-mail:

• Estou acompanhando o e-mail abaixo.
• Estou acompanhando meu e-mail anterior.

Esses exemplos são adequados para solicitar uma resposta quando você forneceu a correspondência original, seja encaminhando a resposta, colando-a abaixo de um novo e-mail ou como anexo. Procurando frases de abertura de e-mail mais criativas para seu e-mail de acompanhamento? Você encontrará mais dez exemplos em nosso recurso de 100 melhores linhas de abertura de e-mail.

Como escrever uma linha de assunto de e-mail de acompanhamento

Como escrever uma linha de assunto de e-mail de acompanhamento que obtenha resultados é um desafio. Se seguirmos o conselho anteriormente, devemos procurar (quando possível) contê-lo com cinco palavras ou menos. A razão é que 56% dos emails são lidos em um celular, onde quanto menos palavras, melhor.

Você pode ser explícito sobre sua solicitação ou não. Aqui estão alguns exemplos de linha de assunto de e-mail de acompanhamento:

• Acompanhamento: Email enviado em XXX – Esta é uma linha de assunto super formal para um email sério.
• Resposta necessária: E-mail enviado XXX

Novamente, uma linha de assunto séria para um e-mail sério.

• Lembrete para se registrar em XXX – Este é um lembrete de e-mail educado para um evento.
• Seja ótimo ouvir de você – Esta é uma abordagem descontraída e informal que você deve usar apenas com alguém que você conhece.
• Lembrete de evento de rede… Outro acompanhamento educado sobre um evento.
• Obrigado pela nossa reunião – Esta é uma maneira diferente de acompanhar uma pessoa que você já conheceu. Você não está exigindo uma resposta, mas criando uma conexão.

Não use o título que você usou anteriormente ao decidir sobre o cabeçalho do assunto para um e-mail de acompanhamento. Pode haver um motivo pelo qual o destinatário perdeu (ou ignorou) seu e-mail anterior. Enviar a mesma linha de assunto novamente pode fazer com que ela seja ignorada novamente.

Pode ser estranho enviar um e-mail de acompanhamento, mas evite ser engraçado no título do assunto para um e-mail de acompanhamento. Algumas pessoas podem não compartilhar seu senso de humor ou até achar isso ofensivo.

Alguns exemplos ruins de assunto de e-mail de acompanhamento incluem:

• Por que você não respondeu?
• Você recebeu meu último e-mail?
• Aguardo sua resposta…
• Eu sei que você está ocupado, mas...
• Apenas checando…

Quando enviar um e-mail de acompanhamento?

Antes de descrevermos como escrever um e-mail de acompanhamento, em quanto tempo você deve enviar um e-mail de acompanhamento?

Uma consideração crucial é se a resposta do e-mail é sensível ao tempo. Considere por exemplo; você está convidando alguém para um evento. Você pode ter um prazo para uma resposta. Nesse caso, talvez seja necessário enviar um e-mail de acompanhamento educado rapidamente, o que é aceitável.

Se você conhece a pessoa profissionalmente, tem mais liberdade na hora de acompanhar um e-mail. Você pode optar por enviar uma solicitação profissional rapidamente, com o entendimento de que isso não prejudicará sua reputação ou relacionamento.

Suponha que você esteja enviando um e-mail de acompanhamento para alguém que você nunca conheceu ou com quem não tem nenhum relacionamento profissional. Nesse caso, recomendamos aguardar cerca de cinco dias (uma semana útil).

Embora possa ser frustrante esperar por uma resposta, considere o que aprendemos sobre triagem de e-mail e seja paciente.

Acompanhamento de amostras de e-mail

Fornecemos a estrutura de como acompanhar um e-mail; agora, é hora de colocá-lo em prática. Aqui, damos alguns exemplos de como criar um e-mail de acompanhamento educado, um e-mail de acompanhamento gentil e uma solicitação de resposta mais formal.

Esses exemplos ilustram as melhores práticas, mas devem ser usados ​​como base para suas comunicações. Se você está lutando para encontrar as palavras certas, Flowrite pode ajudá-lo a criar e-mails educados e profissionais que garantirão uma resposta rápida sempre.

Exemplo de e-mail de acompanhamento educado

Aqui está um exemplo de e-mail de acompanhamento educado que você pode enviar depois de não receber uma resposta. Ao decidir como acompanhar um e-mail educadamente, pense na pessoa e entenda por que ela pode não ter lido seu e-mail. Neste exemplo educado de e-mail de acompanhamento, reconhecemos por que alguém pode não ter respondido a um e-mail – "Entendo que você está ocupado".

Amostra de e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Aqui está uma amostra de um e-mail de acompanhamento enviado após não obter resposta. Não faz rodeios, mas vai direto ao ponto. Este e-mail não é para alguém que você conhece, mas para um endereço de e-mail genérico ou destinatário sem nome.

Exemplo de e-mail de acompanhamento suave

Se você está procurando uma amostra de e-mail de acompanhamento gentil, aqui está uma. Este é muito menos formal do que os anteriores.

Modelo de e-mail de acompanhamento – o jeito Flowrite

Flowrite é uma ferramenta de escrita de IA que transforma instruções curtas em e-mails e mensagens prontos para enviar. No entanto, para e-mails como acompanhamentos após nenhuma resposta, ele pode escrever o e-mail inteiro para você. Dê uma olhada no exemplo abaixo para ver como acompanhar um e-mail com o clique do botão, graças ao nosso modelo de e-mail de acompanhamento.

Você está se sentindo mais confiante sobre como acompanhar um e-mail depois de ler a postagem do blog? Nós esperamos que sim. Da próxima vez que você precisar escrever um e-mail de acompanhamento depois de não obter resposta, lembre-se das práticas recomendadas abordadas neste guia ou consulte nossos exemplos de e-mail de acompanhamento. Melhor ainda, experimente o Flowrite e nosso modelo de email de acompanhamento.