Da saudação à assinatura: como escrever um e-mail formal eficaz

Na maioria dos casos, os e-mails profissionais são e-mails formais. Um e-mail formal é um e-mail entre profissionais ou acadêmicos que contém informações relacionadas ao seu trabalho. E-mails formais usam linguagem profissional e aderem a um formato de e-mail formal específico.

O que é um e-mail formal?

Um e-mail formal é um e-mail que usa linguagem profissional e comunica uma mensagem profissional ou acadêmica.

Com o tempo, você pode se sentir confortável o suficiente com seus colegas ou colegas de classe para enviar e-mails mais casuais. Isso depende de seus relacionamentos com eles e de sua indústria, campo ou cultura da empresa. Na maioria dos casos, os e-mails enviados para novas conexões, superiores e indivíduos fora de sua organização são e-mails formais.

Quando escrever um e-mail formal

E-mails formais são usados ​​para as seguintes situações:

• Consultas de negócios
• Demissões
• Ofertas de trabalho
• Discursos de vendas
• Rescisões
• Desculpas
• Apresentações profissionais
• Discussões profissionais e acadêmicas
• Acompanhamentos

Como um e-mail formal é estruturado?

O formato de e-mail formal é uma estrutura consistente que você encontrará em quase todos os e-mails formais que enviar e receber. Embora possa haver pequenas variações de e-mail para e-mail, o formato de e-mail formal padrão inclui estes elementos:

• Linha de assunto
• Saudação
• Corpo
• fechando
• Assinatura

6 passos para escrever um e-mail formal

1 Escreva uma linha de assunto direta

Uma linha de assunto forte chama a atenção do destinatário e faz com que ele queira ler mais. Para um e-mail formal, uma linha de assunto indica com precisão o tópico do e-mail e quaisquer detalhes relevantes, como datas, horários ou necessidades. Por exemplo, uma linha de assunto para um e-mail pedindo para agendar uma chamada pode ser lida assim:

• Você tem quinze minutos para uma ligação nesta quinta-feira?

2 Cumprimente e dirija-se ao(s) destinatário(s)

Comece seu e-mail abordando o(s) destinatário(s) adequadamente. Se você estiver se dirigindo a apenas uma pessoa, use o nome completo ou o sobrenome com o título honorífico apropriado. Se você estiver enviando um e-mail para um grupo de pessoas, use uma saudação como “Prezada equipe”.

Como um tom profissional é a chave para qualquer e-mail formal, atenha-se às saudações profissionais. Saudações de e-mail formais apropriadas incluem o seguinte:

• Querido
• Olá
• Oi

3 Deixe seu ponto claro

No parágrafo de abertura do seu e-mail, indique claramente o seu propósito. Por exemplo, se você estiver perguntando sobre uma lista de empregos, mencione a posição e onde você encontrou a lista nas primeiras linhas. Se for um e-mail de demissão, deixe isso claro no primeiro parágrafo.

4 Mantenha-o conciso

Concentre-se em um tópico em cada e-mail. Ao fazer isso, você reduz a probabilidade de qualquer mal-entendido por parte do destinatário.

5 Mantenha um tom profissional

Em um e-mail formal, use sempre um tom profissional. Evite linguagem casual, frases contínuas e gramática fora do padrão.

6 Termine com um fechamento profissional

Assim como você iniciou seu e-mail formal com uma saudação profissional, termine seu e-mail com um fechamento profissional. Isso inclui as seguintes assinaturas:

• Sinceramente
• Atenciosamente
• Melhor
• Obrigado

Siga o fechamento com sua assinatura profissional: pode ser seu nome, cargo e informações de contato, ou pode ser um bloco de assinatura que inclui links de mídia social, logotipo da empresa e uma citação inspiradora. A maioria das assinaturas de e-mail fica em algum lugar entre esses; o objetivo é fornecer ao destinatário todas as informações de que ele precisa para elaborar sua resposta.

O quenãoincluir em um e-mail formal

Ao escrever um e-mail formal, evite qualquer linguagem ou terminologia potencialmente confusa, como o jargão da indústria, se o destinatário não estiver na sua área de trabalho.

Outras coisas a evitar incluem o seguinte:

• Apelidos
• Saudações informais (“Ei”, “E aí”, etc.)
• Emoji
• fraseado indireto
• Gíria
• Informações confidenciais, como senhas e números de contas (o e-mail não é um meio de comunicação seguro)

E, claro, evite erros de ortografia e gramática. É por isso que é tão importante revisar todos os e-mails antes de enviá-los – um simples erro de digitação pode prejudicar sua mensagem.

Exemplos de e-mail formal

Caro Sr. Handler,

Muito obrigado pela nossa entrevista ontem. Agradeço por dedicar seu tempo para se encontrar comigo e me dar uma visão transparente das operações diárias da Keyloxxi.

Espero que me considere para o cargo. Com minha experiência em segurança cibernética, sei que serei uma ótima opção para Keyloxxi. Se você tiver alguma dúvida adicional para mim, não hesite em entrar em contato.

Atenciosamente, Natalia Cordone (555) 555-5555

Olá, equipe,

Decidi deixar meu cargo de CFO. Não foi uma escolha fácil de fazer, mas neste momento preciso priorizar minha saúde e bem-estar.

Ainda não identificamos meu sucessor, mas fique tranquilo, uma busca está em andamento. Você será o primeiro a saber quando um candidato for selecionado.

Obrigado por ser uma equipe tão boa para se trabalhar. Os últimos dez anos foram fantásticos e estou ansioso para ver o que vem a seguir para a empresa.

Atenciosamente, Francisco Cederholm

Precisa de ajuda para começar seu e-mail formal? Você pode usar prompts do Grammarly para gerar qualquer tipo de e-mail. Experimente com prompts como “Escreva um e-mail introdutório envolvente” ou “Compartilhe uma atualização da empresa”. Grammarly pode ajudá-lo a escrever um e-mail personalizável para que você possa enviar a mensagem perfeita.

Perguntas frequentes formais sobre e-mail

O que é um e-mail formal?

Um e-mail formal é um e-mail entre profissionais ou acadêmicos que contém informações relacionadas ao seu trabalho. E-mails formais devem ser diretos e sucintos e usar linguagem formal. Eles devem evitar linguagem informal, gírias e jargões.

Quanto tempo deve ter um e-mail formal?

Geralmente, os e-mails formais devem ter 200 palavras ou menos.

O que você deve incluir em um e-mail formal?

• Uma linha de assunto direta
• Uma saudação apropriada
• Um ou dois parágrafos de corpo concisos e focados
• Um fechamento educado
• Uma assinatura