Da saudação à assinatura: como escrever um e-mail formal eficaz

Na maioria dos casos, os emails profissionais são emails formais. Um email formal é um email entre profissionais ou acadêmicos que contém informações relacionadas ao seu trabalho. Os e-mails formais usam linguagem profissional e seguem um formato de e-mail formal específico.

O que é um e-mail formal?

Um email formal é aquele que usa linguagem profissional e comunica uma mensagem profissional ou acadêmica.

Com o tempo, você poderá se sentir confortável o suficiente com seus colegas ou colegas de classe para enviar e-mails mais casuais. Isso depende do seu relacionamento com eles e do seu setor, área ou cultura da empresa. Na maioria dos casos, os e-mails enviados para novos contatos, superiores e indivíduos fora da sua organização são e-mails formais.

Quando escrever um e-mail formal

E-mails formais são usados ​​para as seguintes situações:

• Consultas de negócios
• Demissões
• Ofertas de emprego
• Argumentos de vendas
• Rescisões
• Desculpas
• Apresentações profissionais
• Discussões profissionais e acadêmicas
• Acompanhamentos

Como um e-mail formal é estruturado?

O formato de e-mail formal é uma estrutura consistente que você encontrará em quase todos os e-mails formais que você envia e recebe. Embora possa haver pequenas variações de e-mail para e-mail, o formato de e-mail formal padrão inclui estes elementos:

• Linha de assunto
• Saudação
• Corpo
• Fechando
• Assinatura

6 etapas para escrever um e-mail formal

1 Escreva uma linha de assunto direta

Um assunto forte chama a atenção do destinatário e faz com que ele queira ler mais. Para um e-mail formal, uma linha de assunto indica com precisão o tópico do e-mail e quaisquer detalhes relevantes, como datas, horários ou necessidades. Por exemplo, a linha de assunto de um e-mail solicitando o agendamento de uma chamada pode ser assim:

• Você tem quinze minutos para uma ligação nesta quinta-feira?

2 Cumprimente e dirija-se ao(s) destinatário(s)

Comece seu e-mail abordando o(s) destinatário(s) corretamente. Se você estiver se dirigindo a apenas uma pessoa, use o nome completo ou o sobrenome com o título honorífico apropriado. Se você estiver enviando um e-mail para um grupo de pessoas, use uma saudação como “Prezada equipe”.

Como um tom profissional é fundamental para qualquer e-mail formal, opte por saudações profissionais. Saudações formais apropriadas por e-mail incluem o seguinte:

• Querido
• Olá
• Oi

3 Deixe seu ponto claro

No parágrafo de abertura do seu e-mail, indique claramente o seu propósito. Por exemplo, se você estiver perguntando sobre uma lista de empregos, mencione o cargo e onde encontrou a lista nas primeiras linhas. Se for um e-mail de demissão, deixe isso claro no primeiro parágrafo.

4 Seja conciso

Concentre-se em um tópico em cada e-mail. Ao fazer isso, você reduz a probabilidade de qualquer mal-entendido por parte do destinatário.

5 Mantenha um tom profissional

Em um e-mail formal, use sempre um tom profissional. Evite linguagem casual, frases repetidas e gramática fora do padrão.

6 Termine com um fechamento profissional

Assim como você iniciou seu e-mail formal com uma saudação profissional, termine seu e-mail com um encerramento profissional. Isso inclui as seguintes aprovações:

• Sinceramente
• Atenciosamente
• Melhor
• Obrigado

Siga o fechamento com sua assinatura profissional: pode ser seu nome, cargo e informações de contato, ou pode ser um bloco de assinatura que inclua links de mídia social, logotipo da empresa e uma citação inspiradora. A maioria das assinaturas de e-mail fica em algum lugar entre estes; o objetivo é fornecer ao destinatário todas as informações de que ele precisa para elaborar sua resposta.

O quenãoincluir em um email formal

Ao escrever um e-mail formal, evite qualquer linguagem ou terminologia potencialmente confusa, como jargão do setor, se o destinatário não estiver em sua área de trabalho.

Outras coisas a evitar incluem o seguinte:

• Apelidos
• Saudações informais (“Ei”, “E aí”, etc.)
• Emoji
• Frase indireta
• Gíria
• Informações confidenciais, como senhas e números de contas (e-mail não é um meio de comunicação seguro)

E, claro, evite erros ortográficos e gramaticais. É por isso que é tão importante revisarcadae-mail antes de enviá-lo – um simples erro de digitação pode prejudicar sua mensagem.

Exemplos formais de e-mail

Prezado Sr. Handler,

Muito obrigado pela nossa entrevista de ontem. Agradeço por reservar um tempo para se encontrar comigo e me dar uma visão transparente das operações diárias da Keyloxxi.

Espero que você me considere para o cargo. Com minha experiência em segurança cibernética, sei que serei uma ótima opção para Keyloxxi. Se você tiver alguma dúvida adicional para mim, não hesite em entrar em contato.

Atenciosamente, Natalia Cordone (555) 555-5555

Olá, equipe,

Decidi renunciar ao meu cargo de CFO. Não foi uma escolha fácil de fazer, mas neste momento preciso priorizar minha saúde e bem-estar.

Ainda não identificamos meu sucessor, mas fique tranquilo, uma busca está em andamento. Você será o primeiro a saber quando um candidato for selecionado.

Obrigado por ser uma ótima equipe para trabalhar. Os últimos dez anos foram fantásticos e estou ansioso para ver o que vem por aí para a empresa.

Atenciosamente, Francis Cederholm

Precisa de ajuda para começar seu e-mail formal? Você pode usar prompts do Grammarly para gerar qualquer tipo de e-mail. Experimente com instruções como “Escreva um e-mail introdutório envolvente” ou “Compartilhe uma atualização da empresa”. Grammarly pode ajudá-lo a escrever um e-mail personalizável para que você possa enviar a mensagem perfeita.

Perguntas frequentes sobre e-mail formal

O que é um e-mail formal?

Um email formal é um email entre profissionais ou acadêmicos que contém informações relacionadas ao seu trabalho. Os e-mails formais devem ser diretos e sucintos e usar linguagem formal. Eles devem evitar linguagem informal, gírias e jargões.

Qual deve ser a extensão de um e-mail formal?

Geralmente, os e-mails formais devem ter 200 palavras ou menos.

O que você deve incluir em um e-mail formal?

• Uma linha de assunto direta
• Uma saudação apropriada
• Um ou dois parágrafos concisos e focados
• Um encerramento educado
• Uma assinatura