6 exemplos de como enviar um e-mail formal

Publicados: 2022-03-22

E-mails formais desempenham um papel crucial na comunicação de informações de forma clara e sem erros em nossas vidas comerciais, profissionais e pessoais. Portanto, se você está perguntando sobre uma oportunidade, convidando alguém para um evento ou se demitindo de um emprego, saber escrever um e-mail formal é uma habilidade essencial que você precisa saber.

Neste guia sobre como escrever um e-mail formal, dividimos o processo em etapas simples. Em seguida, descrevemos o formato de email formal ideal e fornecemos uma seleção de exemplos de email formal que você pode usar como base para sua correspondência.

O que é um e-mail formal?

Um email formal é um email que você envia para uma pessoa (ou grupo de pessoas) que você não conhece ou um email importante que você está enviando para uma pessoa em posição de autoridade – seu chefe, por exemplo.

Escrever um e-mail formal é semelhante a escrever uma carta formal, com a mesma estrutura, saudações e aprovação. Eles estão livres de erros ortográficos e gramaticais, planejados e escritos com um propósito claro.

E-mails formais são educados, profissionais e vão direto ao ponto. Eles estão 100% focados em um resultado, não deixando espaço para erros ou mal-entendidos.

Alguns exemplos de e-mails formais incluem:

Apresentando-se a um profissional que você não conhece
Fazendo uma reclamação
Demitir-se de um emprego
Oferecendo um pedido de desculpas

Você pode estar se perguntando por que, em um mundo digital, ainda precisamos de e-mails formais?

De fato, muitas organizações e indivíduos passaram a se comunicar menos formalmente. No entanto, pesquisadores dos EUA descobriram que isso pode causar problemas no local de trabalho, contribuindo para o que descrevem como um risco crescente de "incivilidade". Organizações onde os indivíduos se comunicam formalmente, educadamente e com respeito são menos propensas a enfrentar conflitos, dizem eles.

E-mails formais têm alguns amigos influentes. A Plain English Campaign vem pedindo clareza na comunicação desde 1979. "Lembre-se de que é improvável que as pessoas se ofendam se você for muito formal, mas alguns podem pensar que você está sendo rude se for muito informal", aconselham.

A solução? "Sempre pense no leitor."

Nós concordamos. Se você conhece a pessoa para quem está escrevendo, então você tem a liberdade de escrever de forma mais informal. Se você não conhece a pessoa ou a mensagem que está enviando é importante, seja formal.

Já escrevemos antes sobre a importância da comunicação profissional. Para saber mais, confira nosso guia sobre como escrever um email profissional.

Por que escrever um e-mail formal?

“As pessoas tendem a acreditar que podem se comunicar por e-mail de forma mais eficaz do que realmente podem”, descobriram pesquisadores da American Psychological Association. Em um estudo de 2005, eles realizaram uma série de experimentos e concluíram que é difícil transmitir emoção e tom por e-mail.

A razão? Por causa de nosso próprio "egocentrismo", somos incapazes de nos separar de nossa perspectiva e ver a de outra pessoa.

Simplificando, é fácil ocorrer mal-entendidos se formos muito amigáveis ou informais em nossos e-mails. O tom de voz também pode não ser adequado para comunicar informações vitais.

E-mails formais eliminam a possibilidade de mal-entendidos e deturpações. Trata-se de observar a etiqueta correta do e-mail comercial.

Um e-mail formal tem um propósito claro e trata o leitor com respeito. Está escrito de uma forma padrão que atravessa fronteiras e culturas.

Escrever e-mails formais pode beneficiar qualquer pessoa nos negócios, incluindo líderes, diz o influente colunista da Forbes Benjamin Laker. Os e-mails devem respeitar as emoções e ser entregues com empatia. Mais importante ainda, seu e-mail diz muito sobre sua "marca pessoal". Como você quer ser percebido?

Um e-mail formal bem escrito é educado e profissional, dois atributos poderosos da marca que melhorarão sua marca e aumentarão o sucesso dos negócios.

Formato de e-mail formal

Criar grandes e-mails formais é muito simples. Existem apenas cinco partes para o formato de email comercial formal perfeito:

Sujeito
Saudações
Linhas de abertura e corpo
Fechamento
Cancelar assinar

Cada correspondência segue a mesma estrutura formal de e-mail, o que significa que, depois de dominá-la, você nunca mais precisará mudar.

Linha de assunto do e-mail formal

Nos negócios, tempo é dinheiro, então seja breve.

Sua linha de assunto deve ser curta e fácil de entender. Diga ao seu leitor precisamente o que está na mensagem. A linha de assunto de e-mail formal ideal são algumas palavras: "Leave Request", "Meeting Request" ou "Customer Reclamação", por exemplo.

As linhas de assunto de e-mail formais também não devem tentar ser excessivamente amigáveis ou engraçadas.

Como iniciar um e-mail formal

A maneira formal de iniciar um e-mail é usar 'Caro'.

Pode parecer antiquado ou estranho se você conhece a pessoa, mas trata-se de seguir algumas regras estabelecidas que usamos há gerações para nos comunicarmos formalmente. Dear é uma saudação formal por e-mail que continua a ser usada até hoje.

Se você souber o gênero da pessoa, você pode usar o que chamamos de honorífico – Sr, Sra, etc. – mas sugerimos simplesmente usar o nome completo, se você o tiver. Esse conselho pode parecer contradizer alguns dos guias mais antigos sobre redação formal, mas reflete mudanças mais amplas na sociedade.

Se você quiser saber como não abrir um e-mail formal, evite "Prezado Senhor/Senhora" ou termos coletivos que soam abafados, como "A quem possa interessar".

Saudações formais por e-mail sem nome

Suponha que você esteja preocupado em como escrever um e-mail formal sem saber o nome. Nesse caso, você pode usar "Prezado Senhor/Senhora" como um substituto adequado. Essa abordagem também é prática se você não souber como enviar um e-mail formal para uma empresa.

Ao decidir como iniciar um email formal para vários destinatários, você tem várias opções. Por exemplo, você pode se dirigir à equipe ("Prezada equipe"), coletiva ("Prezados todos", "Prezados colegas") ou para eventos ("Saudações").

Você pode conferir nosso guia sobre como iniciar um e-mail.

Linhas formais de abertura de e-mail

Não há abertura de e-mail formal padrão. Em vez disso, você terá que decidir o que é apropriado para a comunicação e o contexto.

Se você não conhece a pessoa (ou organização) para quem está escrevendo, é educado apresentar-se. No entanto, se você conhece a pessoa, não precisa fazer isso e pode ir direto ao cerne da sua mensagem.

Fornecemos exemplos de várias frases formais de abertura de e-mail abaixo. Se você precisar de mais inspiração para introdução de e-mail, leia nosso artigo sobre as melhores linhas de abertura de e-mail.

Desaconselhamos o uso de frases vazias como "Espero que você esteja indo bem" em um e-mail formal. Essas frases são clichês que não acrescentam nada a uma mensagem, e você deve evitá-las.

Corpo do e-mail formal

Então, você envolveu o destinatário e se apresentou (se necessário), agora é hora de ir direto ao ponto.

Fornecemos alguns exemplos abaixo, mas a comunicação formal por e-mail deve seguir o Princípio da Pirâmide. Desenvolvido por um executivo líder da McKinsey, o Princípio da Pirâmide afirma que você deve começar com a resposta primeiro e estruturar as informações abaixo dela para apoiar seu argumento.

Em um e-mail formal, o destinatário vai querer saber sobre o que é a mensagem e por que eles devem se preocupar com isso. Então, diga a eles!

Você pode ver alguns exemplos abaixo de como abordamos vários exemplos. Também ilustramos como encerrar um e-mail formal, incluindo frases de fechamento de e-mail formais comuns.

Aprovação de e-mail formal

Um final de e-mail formal usa um final específico (ou uma despedida para dar seu nome formal). Os leitores estarão familiarizados com (e esperam) formas formais de encerrar um e-mail.

Na maioria dos casos, você usará o e-mail formal que termina com "Atenciosamente" se souber o nome da pessoa para quem está escrevendo.

Se você não (ou está escrevendo para um grupo de pessoas, por exemplo), normalmente terminaria um e-mail formal com "Atenciosamente".

No entanto, há mudanças em como encerrar um e-mail formalmente. Exemplos de terminações formais aceitáveis incluem "Atenciosamente", "Atenciosamente" e "Com os melhores votos".

A melhor maneira de encerrar um e-mail formal depende da pessoa, do contexto e do que você está comunicando. Na maioria dos casos, sugerimos ficar com "Atenciosamente" ou "Atenciosamente".

Você está lutando para encontrar um final adequado? Veja nosso guia detalhado sobre como encerrar um e-mail.

Exemplos de e-mail formal

Para ilustrar os pontos acima, criamos uma seleção de exemplos formais de redação de e-mail para situações que você pode encontrar.

Embora possa ser útil ver um exemplo de e-mail formal, não recomendamos que você os recorte e cole e os use você mesmo. Você deve adaptar cada e-mail formal às suas circunstâncias específicas. Em vez disso, use-os como um guia essencial para aumentar a compreensão antes de criar o seu próprio – ou use o Flowrite para escrever seus e-mails para você.

E-mail de apresentação formal

Existem várias razões pelas quais você pode querer se apresentar formalmente. Por exemplo, você pode perguntar sobre uma vaga de emprego, oportunidade de pesquisa ou entrar em contato com alguém a quem deseja pedir algum conselho. Se você está lutando para se apresentar formalmente por e-mail, este é para você.

Confira nosso exemplo de e-mail de apresentação formal abaixo para obter um exemplo.

Linha de assunto: Solicitando acesso a tutoriais on-line

Prezado Professor Stuart,

Sou estudante do terceiro ano da Universidade de Oxford. Estou entrando em contato com você para solicitar acesso à sua série de tutoriais online. Estou fascinado em ouvir e aprender com você e acredito que esses recursos apoiariam meus estudos atuais.

Se você estiver disposto a me fornecer acesso, entre em contato comigo aqui com os detalhes. Eu aguardo sua resposta.

Com os melhores cumprimentos,
Sarah Thomas

E-mail formal de agradecimento

Depois de um excelente serviço ou suporte, é educado mostrar seu apreço, mas como agradecer em um e-mail formal?

Nisso exemplo formal de e-mail de agradecimento, demonstramos como construir uma resposta pessoal e positiva que pode ser compartilhada dentro de uma organização e externamente com outros clientes ou clientes.

Linha de assunto: Obrigado por sua hospitalidade

Prezado Felipe Rosa,

Quero agradecer a hospitalidade que você demonstrou durante uma recente estadia em sua propriedade. Meu parceiro e eu desfrutamos de uma pausa fantástica e gostaríamos de expressar nossa gratidão a você e sua equipe por todo o seu trabalho duro.

Por favor, estenda meus melhores cumprimentos à sua equipe. Teremos o maior prazer em voltar no futuro.

Com os melhores cumprimentos,
Sarah Thomas

E-mail formal de demissão

Ao se demitir de um emprego, é vital que você envie um e-mail formal de demissão. A demissão não apenas notifica seu empregador que você está saindo, mas também serve como prova da data de sua demissão.

Uma demissão formal por e-mail pode ser curta – em alguns casos, apenas uma linha. No entanto, como você verá neste exemplo de e-mail formal de demissão, dedicamos um tempo para mostrar nosso apreço ao nosso empregador.

Linha de assunto: Aviso de demissão

Prezado Thomas Payne,

Estou escrevendo para informar que estou me demitindo do meu cargo de Chefe de Marketing.

Gostaria de agradecer a oportunidade de aprender e desenvolver na organização, e gostei do meu tempo aqui. Estou disposto a trabalhar com você para apoiar a nomeação do meu sucessor.

Você pode entrar em contato comigo aqui a qualquer momento para discutir qualquer suporte que eu possa oferecer ou quaisquer detalhes que você possa precisar de mim para tornar a transição o mais tranquila possível.

Com os melhores cumprimentos,
Steve Welch

E-mail de convite formal para um evento

Aqui está um exemplo de e-mail de convite formal enviado a um grupo de colegas. Todo e-mail de convite formal deve incluir uma linha de assunto clara, todos os detalhes sobre o evento (incluindo data, hora e local) e como as pessoas podem responder.

Aqui está um e-mail de convite formal para um evento noturno nos negócios.

Linha de assunto: Evento de saída para Steve Welch – RSVP

Queridos colegas,

Quero convidá-los para um evento que estamos realizando para Steve Welch, nosso chefe de marketing que está saindo em 12 de dezembro. O evento acontecerá das 19h às 12h no dia 12 de dezembro.

Os números são limitados e os convidados serão obrigados a confirmar presença antes do evento para garantir espaço e refrescos adequados.

Se você gostaria de participar, RSVP para este e-mail com quaisquer requisitos alimentares. Se você não puder comparecer, nós o encorajamos a enviar suas mensagens de apoio a Steve antes que ele saia para iniciar sua nova função.

Cumprimentos,
Mandy Smith

E-mail de reclamação formal

Se você recebeu um serviço ruim ou está desapontado com um produto, um e-mail de reclamação formal pode aumentar a conscientização sobre seus problemas. Em e-mails formais, é importante declarar os fatos, mas para evitar se tornar excessivamente emocional.

Aqui está um exemplo de um e-mail de reclamação formal.

Linha de assunto: Reclamação do cliente: 12 de setembro

Caro senhor / senhora,

Estou entrando em contato com você para reclamar do serviço que recebi em 12 de setembro. Sua equipe foi rude e pouco comunicativa durante a minha visita.

Sou um usuário de seus serviços há muito tempo e fiquei desapontado que, nesta ocasião, você não cumpriu com seus padrões tipicamente elevados.

Quero solicitar um pedido formal de desculpas e saber o que você planeja fazer para evitar que isso aconteça no futuro.

Com os melhores cumprimentos,
Steve Roberts

E-mail formal de desculpas

Redigir um e-mail formal de desculpas pode ser desafiador, mas admitir que um erro foi cometido é crucial para limitar os danos e restaurar um relacionamento.

Aqui está um exemplo de e-mail de pedido de desculpas formal direto ao ponto de uma empresa para lidar com um cliente que fez uma reclamação.

Linha de assunto: Desculpas pelo serviço que você recebeu

Prezado Steve Roberts,

Meu nome é Ryan Davies e sou representante de atendimento ao cliente da XXX. Quero aproveitar esta oportunidade para me desculpar formalmente pelo serviço que você recebeu em 12 de setembro de 2021.

Infelizmente, não conseguimos atingir nossos altos padrões nesta ocasião. Conversamos com todos os membros da equipe envolvidos e reiteramos a importância do atendimento ao cliente. Eu gostaria de garantir que isso não vai acontecer novamente.

Você pode entrar em contato comigo diretamente se quiser discutir melhor sua reclamação. Anexamos um voucher de £ 10 para você usar em sua próxima visita, para mostrar nosso apreço.

Sinceramente,
Ryan Davies

Quer escrever e-mails formais melhores? Experimente Flowrite

Escrever e-mails formais é simples se você seguir nosso processo. Os modelos de e-mail formais incluídos nesta postagem do blog devem fornecer um guia, mas devem sempre ser adaptados e atualizados para refletir suas circunstâncias específicas. No entanto, há uma maneira ainda mais fácil. Flowrite é uma ferramenta de escrita de IA que transforma instruções curtas em e-mails e mensagens prontos para enviar. Se você ainda está lutando para encontrar as palavras certas para escrever um e-mail formal, Flowrite pode ajudá-lo a começar e oferecer alguma inspiração – ou até mesmo escrever o e-mail inteiro para você com o clique de um botão. Como você pode ver no exemplo abaixo, basta um clique de botão.

Você ainda se pergunta como enviar um e-mail formal? Esperamos que não. Da próxima vez que você estiver escrevendo um e-mail formal, lembre-se desses exemplos e poderá se comunicar com confiança.