Revisão do Google Workspace 2022: vale a pena?

Esta revisão do Google Workspace ou G Suite explica o que esperar, se a oferta vale o preço e como uma conta pode ajudar a gerenciar seus negócios.

Uso o Google Workspace (anteriormente G Suite) há vários anos. Esta análise do Google Workspace explica o que esperar, se a oferta vale o preço e como uma conta pode ajudar você a gerenciar seus negócios.

Mas primeiro considere o seguinte: você está pronto para transformar seu freelancer em um negócio mais profissional?

Ou talvez você queira adicionar um conjunto de ferramentas de produtividade para poder colaborar com mais facilidade?

Em ambos os casos – ou se você está apenas começando – você precisa das ferramentas certas para o trabalho. Hoje em dia, isso significa encontrar um grande conjunto de ferramentas de colaboração digital que podem ajudá-lo a se comunicar, criar conteúdo e se organizar.

A internet, é claro, está repleta de aplicativos que podem fazer tudo isso e muito mais. A chave é encontrar aplicativos que funcionem juntos e não sejam confusos para aprender. Vou dar uma olhada em uma das melhores – Google Workspace – as ferramentas que o Google fornece.

Tudo o que você precisa saber é abordado nesta análise abrangente do Google Workspace ou do G Suite.

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O que é exatamente o Google Workspace?

Google Workspace, G Suite ou Google for Business, é uma coleção de ferramentas e aplicativos que o Google fornece, com opções avançadas disponíveis por uma taxa mensal. O Google tem trabalhado arduamente por anos desenvolvendo uma variedade de ferramentas para ajudar as pessoas. Você provavelmente está familiarizado com alguns deles, como Gmail e Google docs.

O Google Workspace leva a versão gratuita do Google Docs e do Gmail várias etapas adiante, combinando essas ferramentas em um grande pacote projetado especificamente para empresas.

Qualquer empresa, desde um freelancer solo até uma empresa maior, pode usar o Google Workspace para criar, colaborar, comunicar e ser produtivo em diversas situações.

O que uma assinatura do Google Workspace oferece?

Entrarei em opções de preços específicas com mais detalhes abaixo, mas aqui estão os princípios básicos. Você paga uma taxa de assinatura mensal escalonada para usar o Google Workspace. Como esperado, você obtém mais recursos e melhores serviços quanto mais estiver disposto a pagar.

Em um nível básico, no entanto, o Google Workspace fornece os principais aplicativos do Google, como:

• Gmail para empresas
• Google Meet para videoconferências
• Calendário para definir eventos e compromissos
• Documentos para criar conteúdo online
• Keep para fazer e salvar anotações
• Folhas para planilhas e organização
• Drive para armazenamento em nuvem do Google
• Bate-papo para mensagens rápidas da equipe
• Acesso aos aplicativos do Google Workspace por meio do Google Marketplace
• …e mais

Por que o Google Workspace é melhor?

O Google Workspace agrupa os apps do Google e adiciona serviços desenvolvidos especificamente para empresas em crescimento, além de incluir recursos adicionais de segurança e colaboração.

Primeiro, vamos ver as ferramentas que você provavelmente já está usando.

Gmail

Quem não tem uma conta do Gmail hoje em dia? E a maioria dos freelancers já usa o Google Docs e o Drive para trabalhar na nuvem e enviar arquivos online. O Google Chat está disponível no Gmail e com o Google Workspace.

Com o Google Workspace, você pode enviar e-mails do seu domínio em vez de @gmail.com. Em outras palavras, os destinatários recebem e-mails de [firstname]@becomeawritertoday.com, que parece mais profissional.

Também prefiro usar o serviço de e-mail do Gmail em vez de um cliente de e-mail típico como o Outlook porque é mais fácil de usar. Posso acessar o Gmail em qualquer lugar e memorizei os atalhos de teclado para economizar tempo. Eu uso o aplicativo Gmail para verificar e-mails comerciais no meu telefone e é mais fácil de configurar do que o Microsoft Outlook.

calendário do Google

O Google Agenda está amplamente disponível para eventos, tanto internos quanto externos. Os usuários corporativos podem organizar videochamadas usando o Google Meet ou Chat e economizar dinheiro em software de videoconferência, tudo por meio de seu e-mail e domínio comercial.

Em outras palavras, o calendário do Google Workspace pode funcionar como o calendário do Microsoft Office para você e sua equipe.

documentos Google

A maioria das pessoas está familiarizada com o Google docs, e a versão gratuita é quase igual à versão premium. A diferença é que a versão do Google Workspace inclui controles de segurança adicionais para proteger informações confidenciais.

Você também pode configurar um drive compartilhado para colaborar em arquivos com membros da equipe e outros usuários. Além disso, o Google Docs funciona com e sem acesso à internet, caso você fique offline.

Ao comprar o Google Workspace, você obtém o que está na versão gratuita em um pacote integrado, mas também obtém complementos valiosos.

correntes

Currents é um aplicativo de comunicação e colaboração para o seu negócio. Você já usou o Slack ou um aplicativo semelhante ao trabalhar para uma empresa ou cliente? As correntes são semelhantes. Você pode criar rapidamente chats em grupo e discutir notícias com toda a equipe ou interromper para chats individuais sempre que quiser.

Todos os tópicos simplificam o compartilhamento de documentos, especialmente documentos e planilhas do Google. Os recém-chegados também podem descobrir facilmente quem está em sua equipe e as notícias mais importantes da equipe.

Script de aplicativos

O que acontece quando você precisa de algo extra para sua equipe que os aplicativos do Google não podem oferecer? Talvez você precise de um método extra para analisar uma grande quantidade de feedback de uma só vez.

Ou talvez você queira automatizar certas práticas para economizar tempo.

Talvez você queira adicionar uma frase de chamariz extra a um formulário ou garantir que dois aplicativos, como Planilhas e Agenda, possam compartilhar informações com facilidade. Se você não tem muita experiência em codificação, o Apps Script permite que você crie todos os tipos de soluções personalizadas para a maneira específica de fazer negócios.

Sites

Se você está começando seu próprio negócio, você precisa de um site. Ou talvez você tenha trabalhado como freelancer por muito tempo sem um site profissional e não tenha muito dinheiro para gastar com um web designer. Sites é o aplicativo do Google para criar seu próprio site de forma rápida e fácil.

Você não precisa ser um programador para usar o Sites, e ele é responsivo automaticamente. Isso significa que também ficará bem em dispositivos móveis sem trabalho extra. Este aplicativo também é uma ótima solução para criar sites temporários para eventos ou grandes projetos que têm uma data de término, mas ainda precisam de um site para fins de publicidade e inscrição.

Para ser sincero, não uso muito sites, porque prefiro WordPress e ferramentas de páginas de destino.

Formulários

Formulários é uma ferramenta para criar pesquisas e formulários que você pode compartilhar facilmente online. Este aplicativo é útil para coletar dados de clientes para fins de marketing, mas esses formulários podem ter todos os tipos de usos.

Se você já precisou criar uma pesquisa, um questionário ou algo semelhante, vai adorar o Forms. Ele permite que você analise automaticamente os dados recebidos sem a entrada trabalhosa de dados.

Minha equipe usou o Forms para pesquisar os leitores do Become a Writer Today sobre cursos e livros.

Armazenamento de unidade extra

Se você é um usuário pessoal do Google, provavelmente tem armazenamento em disco suficiente. No entanto, rapidamente preenchi o meu com arquivos de vídeo e gravações de podcast para o meu negócio.

O Google Workspace básico inclui 30 GB de armazenamento. Desde a migração para o Google Workspace, atualizei meu armazenamento em nuvem do Google para 1 TB, então sempre tenho backups de documentos comerciais, mesmo que meu computador quebre ou seja roubado.

Melhor suporte

O Google Workspace vem com suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, por telefone, e-mail ou chat online – algo difícil de encontrar em outros fornecedores e que facilita o uso de ferramentas mais complexas.

Antes de escrever este comentário, entrei em contato com o suporte ao cliente via Chat quando meu e-mail comercial caiu e eles resolveram o problema imediatamente. Também entrei em contato com o suporte quando tinha dúvidas técnicas sobre meu domínio e compartilhava documentos e planilhas com contratados versus terceiros. Eles geralmente respondiam em alguns minutos via Chat.

Vale a pena notar que a equipe de suporte ao cliente não fornece suporte direto para o Google Analytics.

Segurança e um Admin Console

Você pode amar sua equipe, mas ainda precisa de controles de segurança e monitoramento para configurar esses aplicativos e garantir que as pessoas estejam –– ou não –– usando-os corretamente. O Google Workspace adiciona esses recursos para gerentes de negócios e os torna simples de usar.

Usei o console de administração do Google Workspace para remover um prestador de serviço quando ele saiu repentinamente e facilmente configurar um novo. O processo levou apenas alguns minutos, o que deve agradar aos usuários corporativos com pouco tempo.

Cofre

O Vault é basicamente todos os seus registros de dados reunidos em um. É um registro de bate-papos, e-mails e arquivos agrupados, além de ferramentas de auditoria com a capacidade de rastrear atividades específicas. É ótimo para fins legais e gerenciamento de eficiência. Quando um empreiteiro deixou minha empresa, pude salvar seus documentos e enviar um e-mail para o Vault para arquivamento.

Aplicativos do Google Workspace e muito mais

Você pode ativar os serviços do Google Workspace, como Gmail e Drive, usando aplicativos no mercado. Exemplos para verificar incluem DocuSign, Evernote, Trello e Zoom.

O G Suite oferece serviços extras para gerenciamento de frotas móveis, pesquisa de dados em todos os aplicativos do Google, ferramentas de prevenção contra perda de dados e mais integração. O Google inclui um pouco de tudo no Google Workspace.

O Google Workspace é bom para pequenas empresas?

Absolutamente.

Na verdade, o Google Workspace foi projetado principalmente para pequenas empresas. Empresas e corporações maiores geralmente preferem serviços mais detalhados ou soluções internas que possam ajustar e monitorar facilmente.

Enquanto isso, o Google Workspace é simplificado e pré-empacotado para empresas menores que não estão criando suas próprias soluções (a menos que você esteja usando App Scripts, é claro).

É por isso que, quando você se inscreve no Google Workspace, o Google pergunta qual é o tamanho da sua empresa. A primeira opção é “Apenas você” e a segunda é “2–9” pessoas. Não se preocupe, você pode adicionar ou remover usuários mais tarde.

Lembre-se de que sua conta do Google Workspace é diferente de sua conta pessoal do Gmail ou do Google. Gerenciar arquivos, contas de e-mail e senhas para ambos no mesmo navegador pode ser um pouco confuso porque você deve estar conectado ao Google Workspace e não à sua conta pessoal do Google. Você também não pode adicionar seu endereço pessoal do Gmail ao Google Workspace, o que provavelmente é bom.

O que é o Google Workspace Marketplace?

O Google Workspace Marketplace é uma adição interessante que pode essencialmente adicionar mais serviços ou recursos ao Google Workspace. Desenvolvedores qualificados criaram esses aplicativos, que são publicados para venda ou download no Marketplace.

Se você não deseja usar App Scripts ou está tentando descobrir se existe uma solução específica, pode consultar o Marketplace para ver se ele oferece um aplicativo que fará o trabalho.

É um pouco mais de usabilidade para determinados projetos de nicho ou empresas que têm necessidades exclusivas. O mercado também oferece uma maneira de publicar seus próprios aplicativos se você estiver particularmente orgulhoso de algo que criou!

Qual é melhor: Office 365 ou Google Workspace?

O principal concorrente do Google Workspace é o Office 365 (O365, como é comumente abreviado), o conjunto de ferramentas de produtividade da Microsoft. Os dois são semelhantes, com aplicativos para comunicação, colaboração, trabalho em equipe, e-mail, segurança e um console administrativo.

Vamos cobrir algumas diferenças importantes entre essas ferramentas de produtividade:

• Curva de aprendizado: o O365 é uma plataforma maior e mais complexa que o Google Workspace. Algumas de suas ferramentas não se integram tão bem quanto os aplicativos do Google, e os recursos de colaboração não são fáceis de usar. Os usuários terão que gastar mais tempo aprendendo como tudo no O365 se encaixa.
• Integração de aplicativos: o Google Workspace foi projetado principalmente para ser usado de forma independente, sem muita integração com aplicativos externos. O O365, por outro lado, é compatível com centenas de aplicativos de negócios de terceiros. A Microsoft também adquire empresas regularmente e adiciona aplicativos renomeados a seus serviços, por exemplo, Wunderlist.
• Complexidade: compare aplicativos como Excel e Planilhas Google e você verá que os aplicativos da Microsoft tendem a ser muito mais complexos. Eles podem fazer mais, mas é mais difícil usá-los logo de cara.
• Preço: o preço do Microsoft Office 365 começa em $ 5 por usuário por mês. A versão padrão custa $ 12,50 por usuário por mês, e a versão premium custa $ 20 por usuário por mês. Isso é um pouco mais caro que o Google Workspace.
• Equipes: usei o Microsoft Office extensivamente, e a joia da coroa é o Teams, que é uma ferramenta de produtividade ou colaboração como o Slack. O Google Workspace não tem uma ferramenta comparável.
• Excel: alguns profissionais de marketing de SEO me disseram que o Planilhas Google não é tão poderoso quanto o Excel para análise de dados. Isso pode ser devido a uma preferência pessoal.

Com base nisso, o Google Workspace geralmente é uma escolha melhor para empresas novas ou pequenas que trabalham muito on-line. Prefiro o G Suite ao Microsoft Office, pois parece mais rápido e simplificado. Acho o Google Docs mais rápido para escrever do que o Word. Gosto particularmente de poder pular de uma seção para outra usando o recurso de estrutura de tópicos do documento. As únicas ferramentas que sinto falta do pacote de produtividade do Microsoft Office são o Teams e o Excel.

Google Workspace x Office 365: o resultado final

Empresas e grandes empresas provavelmente estão em melhor situação com o Office devido ao Teams e à ampla adoção do Microsoft Office 365. Novas e pequenas empresas encontrarão o Google Workspace como uma alternativa mais barata.

Quais são algumas alternativas adicionais do Google Workspace?

Não seria uma boa revisão do Google Workspace sem olhar para as alternativas – a menos que sua empresa já exija, é claro. Se você é freelancer ou está construindo seu próprio pequeno negócio de redação, há muitas outras opções a considerar.

Vários outros pacotes fornecem muitas ferramentas para criar conteúdo, conversar com equipes, fazer anotações e assim por diante. Aqui estão algumas alternativas populares para usar o Google Workspace para sua empresa:

ZohoGenericName

Você já deve ter ouvido falar do Zoho como uma ferramenta de marketing, mas a plataforma pode fazer muito mais do que apenas ajudar as equipes de marketing. Ele permite que você crie um hub para o seu negócio que inclui um domínio de e-mail exclusivo, documentos e planilhas e um software de colaboração integrado chamado Cliq. O Zoho oferece planos gratuitos e padrão, mas pagar pelo serviço oferece muito armazenamento em nuvem, entre outros benefícios.

Zoho também pode fornecer serviços de hospedagem que se integram a outros pacotes como Google e Microsoft, então há muita flexibilidade. Você pode fazer praticamente qualquer coisa, mas foi projetado mais para empresas de TI e empresas maiores.

Rackspace

Rackspace é uma plataforma de hospedagem de dados que oferece soluções para empresas em crescimento. É intensivo em dados. A Rackspace pode fornecer todos os tipos de soluções de nuvem e servidor, bem como apenas o tipo certo de hospedagem, mas é melhor para empresas que usam uma grande quantidade de dados e têm necessidades complexas.

Mesma página

Se você já possui hospedagem de e-mail para sua empresa ou não precisa de um serviço dedicado para isso, Samepage oferece um conjunto de serviços pensados ​​para facilitar o dia a dia de seus funcionários. Este aplicativo oferece armazenamento em nuvem, comunicação na web e outras formas de colaborar com sua equipe e compartilhar dados conforme necessário.

O Samepage oferece uma boa opção para equipes pequenas que já têm a maior parte do que precisam, mas desejam um espaço online centralizado para trabalhar sem juntar vários aplicativos diferentes.

Os arranjadores

Por outro lado, The Arrangers concentra-se quase inteiramente em e-mail. Você obtém 5 GB de armazenamento por conta, proteção antivírus integrada e suporte para aplicativos móveis para seus endereços de e-mail comerciais. Como outros grandes clientes de e-mail, The Arrangers também oferece calendários, contatos e aplicativos de tarefas.

Você também pode se dedicar a serviços de hospedagem, segurança e nuvem, mas esses serviços custarão mais. É uma escolha justa para começar com endereços de e-mail comerciais e um site, se você está apenas começando.

Vai Papai

Go Daddy é conhecido principalmente por sua hospedagem na web (muitas vezes, opiniões negativas sobre sua hospedagem na web). No entanto, Go Daddy tem estado ocupado se ramificando nos últimos anos. A empresa agora oferece programas de e-mail e de escritório para criar conteúdo e gerenciar e-mail em um sistema central. Se você já usa o Go Daddy, certamente vale a pena dar uma olhada na atualização. Ele também se integra bem aos aplicativos do Office 365, o que vale a pena ter em mente. Eu também recomendo Siteground e Pressidium.

SOMENTE ESCRITÓRIO

O ONLYOFFICE – sim, ele realmente usa todas as letras maiúsculas – é uma solução de código aberto, o que significa que você pode personalizar a plataforma com todos os widgets e complementos que desejar – desde que saiba como fazê-lo, o que leva algum trabalho.

No entanto, você pode obter um conjunto de ferramentas de negócios adequadas, semelhantes ao Microsoft Office. As versões pagas da plataforma também facilitam as coisas.

Você ainda recomenda o Google Workspace sobre essas outras opções?

Absolutamente. Existem vários motivos pelos quais o Google Workspace geralmente é superior às alternativas que listei nesta análise.

Primeiro, o Google pode se dar ao luxo de contratar os melhores, e sua habilidade se mostra na qualidade dos aplicativos do Google Workspace, que estão acima da maioria das outras alternativas existentes.

O design do aplicativo também significa que o Google Workspace é fácil de usar, especialmente porque muitas pessoas estão familiarizadas com aplicativos populares como o Gmail.

Também é bom ter uma suíte de uma empresa tão grande quanto o Google. Seus servidores estão sempre ativos, eles corrigem bugs imediatamente e é improvável que a empresa vá à falência e venda para outro fornecedor, deixando o destino de suas ferramentas incerto.

O Google Workspace é seguro e privado de usar?

Algumas pessoas podem ficar um pouco desconfiadas sobre o uso de um conjunto de aplicativos fornecidos inteiramente pelo Google –– o mesmo Google que é tão bom em coletar informações sobre atividades online. Na verdade, o Google tem uma página inteira dedicada a responder a essas preocupações, intitulada Segurança e confiança do Google Workspace.

Eu encorajo você a ler toda a página. Ele explica como os dados da nuvem do Google são criptografados e protegidos, como os administradores podem adaptar a segurança conforme necessário e quais padrões de segurança o Google Workspace atende em vários países e setores.

Você também pode entrar em contato com o Google se tiver perguntas mais específicas sobre como eles tratam seus dados e qual privacidade você pode esperar.

Quanto custa o Google Workspace por mês?

O Google Workspace oferecia três níveis principais no momento da redação desta análise.

Google WorkspaceBasic

O primeiro nível custa US$ 6 por usuário por mês. Isso fornece a você todos os conceitos básicos abordados nesta revisão, além de 30 GB de espaço em disco para armazenamento.

Google Workspace Business

O nível intermediário custa US$ 12 por usuário por mês. A camada de negócios adiciona espaço em disco ilimitado, Vault e ferramentas de gerenciamento adicionais adequadas para empresas maiores. Eu uso essa camada devido ao armazenamento extra de arquivos e aos recursos de pesquisa na nuvem do Google.

Google Workspace Enterprise

O terceiro nível custa $ 25 por usuário por mês e adiciona ainda mais ferramentas e habilidades administrativas, com ótimos recursos para gerenciar muitos dados e pessoas por meio do gerenciamento de endpoints.

Ah, e se você ainda não está pronto para pagar uma taxa, pode obter uma avaliação gratuita de duas semanas para verificar as coisas e ver como o Google Workspace é útil em comparação com a versão gratuita do Gmail, Google Docs e Drive.

Anos atrás, antes de escrever esta revisão do Google Workspace, tirei uma licença de usuário único.

Desde então, adicionei outros usuários do G Suite ou membros da equipe, incluindo um editor e um assistente virtual, cada um com seu próprio e-mail, armazenamento e acesso a outros aplicativos do Google e ferramentas de colaboração.

Como faço para aprender mais sobre como usar o Google Workspace?

Com todas as opções de suporte que o Google oferece, você pode simplesmente ligar ou enviar um e-mail se tiver alguma dúvida sobre como usar ferramentas específicas. No entanto, um grande Centro de aprendizagem do G Suite permite que os usuários escolham um aplicativo específico para aprender em profundidade, procurar dicas rápidas e muito mais.

Você também pode se inscrever em aulas e obter certificação no G Suite, o que pode ser uma habilidade útil para alguns membros da equipe adquirirem.

Veredicto: o Google Workspace é bom?

O Google Workspace é um ótimo pacote de produtividade para proprietários de empresas que desejam trabalhar com membros da equipe em todo o mundo. O produto é fácil de usar e vem com aplicativos familiares. Ele também pode ser expandido à medida que sua empresa cresce, pois você pode adicionar ou remover usuários facilmente.

Eu uso o armazenamento em nuvem extra do Google que vem com o Google Workspace com frequência. Também confio no serviço de e-mail profissional que o G Suite oferece e no Google Hangouts para reuniões. Não uso muito o Sites ou outros aplicativos e scripts, mas suas necessidades de negócios podem ser diferentes.

Se você trabalha muito online ou valoriza a colaboração, o Google Workspace é uma ferramenta útil para sua empresa.