Como um guia de estilo pode ajudar sua equipe a se manter profissional

Administrar uma pequena empresa ou equipe pode ser imensamente gratificante. Você gosta da flexibilidade e da falta de burocracia e pode tomar decisões independentemente de uma grande empresa-mãe. Você pode elaborar seu produto com cuidado ou personalizar seus serviços porque sabe que cada cliente conta. A desvantagem é que as equipes pequenas nem sempre têm tempo, pessoal ou orçamento para supervisionar e melhorar cada aspecto do negócio – incluindo a comunicação. Os guias de estilo podem ajudar pequenas equipes a transmitir mensagens claras e consistentes aos seus clientes.

Quando bem executado, um guia de estilo funciona como uma bússola para as empresas manterem uma presença consistente interna e externamente. Não sabe por onde começar? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre guias de estilo e como criar e implementar um para sua empresa.

O que é um guia de estilo?

Um guia de estilo é um documento que contém regras e diretrizes para a comunicação escrita de uma empresa. O guia abrange vários tipos de regras, incluindo voz, tom, estilo e assim por diante. Digamos que um membro da sua equipe queira criar e publicar conteúdo. O guia de estilo os ajuda a obter uma voz consistente ao se comunicar com qualquer pessoa envolvida com o negócio.

Por que você precisa de um guia de estilo para o seu negócio?

Pense em um guia de estilo como a estrela norteadora em que sua equipe pode confiar para todas as comunicações voltadas ao cliente.

Um guia de estilo ajuda sua empresa a se manter consistente, o que é fundamental por vários motivos. Um guia de estilo bem estruturado pode ajudá-lo a se destacar da concorrência , e uma voz unificada pode ajudar os clientes a sentirem que conhecem sua empresa. Quando os funcionários são consistentes e alinhados, os clientes sabem sempre o que esperar do seu negócio.

Os guias de estilo também são úteis para pequenas equipes que trabalham com talentos freelancers ou agências terceirizadas. O guia de estilo ajuda freelancers e empreiteiros a se familiarizarem com seu estilo de escrita para criar conteúdo integrado, economizando um valioso tempo de edição. Saiba como essa equipe reduziu o tempo de edição em até 66% em comparação com o antigo processo de revisão por pares.

Que elementos um guia de estilo deve incluir?

A criação de um guia de estilo eficaz requer elementos específicos. Aqui estão sete componentes principais que todo guia de estilo precisa incluir para ter sucesso.

1 Acesso para toda a empresa

Um equívoco comum é que um guia de estilo serve apenas para equipes de marketing ou redação. Não exatamente – um guia de estilo deve ser compartilhado por toda a empresa. Numa equipa pequena, todos desempenham um papel crucial no negócio, incluindo a comunicação entre si e com os clientes, por isso é importante que toda a equipa tenha acesso e compreenda as regras e directrizes. Os líderes devem incentivar sua equipe a usar o guia de estilo, explicar sua importância e compartilhar onde encontrar o documento (ou seja, unidades de arquivos compartilhadas, Google Docs, etc.). Reúna sua equipe em torno de um guia de estilo como uma ferramenta para inspirar confiança ao escrever para sua empresa.

2 regras gramaticais

A gramática é algo que até os escritores mais profissionais erram de vez em quando. Use parágrafos muito sucintos para direcionar os redatores às regras gramaticais que sua empresa considera extremamente importantes para serem acertadas. Quer você use o AP Stylebook ou o Chicago Manual of Style, inclua de três a quatro páginas sobre os princípios básicos do manual escolhido. Isto pode incluir as diferenças entre palavras comumente mal utilizadas, como afeto e efeito, quem e quem, mau e mal, também e para, e assim por diante.

3 pontuação

As regras de pontuação podem variar conforme uma questão de estilo. Por exemplo, diferentes empresas podem usar palavras compostas com ou sem hífens, e a rotulagem de datas pode ser obtida de várias maneiras corretas. Diferentes pessoas e empresas têm seu próprio estilo, portanto, um guia de estilo é um ótimo lugar para estabelecer um padrão. Certifique-se de que o guia de estilo explique a vírgula Oxford, como usar aspas e o uso de travessão e travessão.

4 Voz e tom

Voz e tom são princípios fundamentais da comunicação profissional. Uma voz e um tom consistentes em suas comunicações podem ajudá-lo a causar uma boa impressão nos clientes. Esteja você escrevendo uma página de destino e criando uma postagem no blog, diretrizes claramente definidas para voz e tom podem unir diferentes partes de conteúdo.

Um guia de estilo ajuda as equipes a declarar explicitamente quais tons são aceitáveis ​​ou preferidos e qual linguagem evitar. Em seu guia de estilo, defina sua voz e tom ideais. Talvez você queira parecer amigável, mas profissional, ou realista e informativo. Mesmo que você esteja apenas começando a formar sua equipe, será benéfico para você, no longo prazo, definir desde o início como deseja que seu negócio soe e faça os outros se sentirem.

5 Diretrizes do canal

Dependendo do canal para o qual você está escrevendo conteúdo, o estilo e a formatação variam. Por exemplo, há momentos em que você só pode escrever 280 caracteres, o que pode alterar se você tem ou não espaço para soletrar o nome de uma organização ou recorrer ao uso de sua sigla. Se você tiver vários canais de mídia social, certifique-se de que seu guia de estilo forneça instruções distintas para cada um deles. Quer sua empresa use linguagem informal e emojis ou seja sempre discreta e profissional online, isso deve ser indicado em seu guia de estilo.

6 Informações sobre clientes-alvo

Equipes pequenas geralmente têm algumas informações sobre seu cliente-alvo, mas também podem estar em fase de descoberta, experimentando e refinando seu público principal. Definir seu público-alvo ou comprador – quem são, onde trabalham e quais canais usam – ajuda a personalizar as comunicações para atender às suas necessidades. Por exemplo, algumas empresas tendem a usar jargões da indústria na comunicação com os clientes. Definir seu público pode informar seu guia de estilo e incentivá-lo a evitar chavões do setor ao escrever e-mails ou postagens em mídias sociais. Pode capacitar seus redatores e membros da equipe a compreender o público com quem estão falando. Quando as equipes entendem seu público, elas podem criar experiências personalizadas para impressionar e atrair novos clientes.

Como criar um guia de estilo para sua equipe

Agora que você entende os elementos que compõem um guia de estilo, aqui está uma visão geral do que incluir ao criar seu guia de estilo.

• Missão e valores:comece definindo claramente a missão da sua empresa e quais são os seus valores.

• Público:indique seu(s) público(s), com quem você deseja interagir e por quê. Considere seus clientes-alvo.

• Voz e tom:explique a voz e o tom da sua empresa e use-os para definir como você deseja ser percebido pelo seu público.

• Diferenciadores:compartilhe o que torna seu negócio único e por que você é o melhor no que faz.

• Concorrentes:Esta pode ser uma seção rápida. É útil ter uma compreensão básica da concorrência para manter sua proposta de valor exclusiva.

• Estilo de cópia geral:Defina qual manual de estilo você gostaria de seguir. Esteja você extraindo do The Chicago Manual of Style (vírgula pró-Oxford) ou do AP Stylebook (omite a vírgula Oxford), um manual de estilo ajuda as equipes a navegar pelo uso de palavras, gramática e pontuação.

Como Grammarly Business pode ajudar

Como você pode ver, criar um guia de estilo do zero não é uma tarefa fácil. Pode ser demorado criar e implementar. Então, como as equipes pequenas podem desenvolver um guia de estilo prático e escalável quando estão com pouca largura de banda? Aproveitando uma solução inteligente como Grammarly Business para eliminar complicações e suposições.

Grammarly Business oferece aos líderes de pequenas empresas uma solução dinâmica de guia de estilo que capacita os funcionários com sugestões em tempo real. Você pode ter a tranquilidade de saber que sua empresa será representada de maneira profissional e consistente, sem supervisionar cada comunicação enviada aos clientes ou assinantes.

Personalize o conteúdo do seu guia de estilo na plataforma Grammarly Business adicionando opções de palavras específicas, nomes, marcas registradas, especificações gramaticais e muito mais. O recurso de guia de estilo oferece sugestões aos funcionários para manter a consistência e, ao mesmo tempo, melhorar a clareza, a correção, o envolvimento e o tom.

Economize tempo de redação e edição ao gerenciar a comunicação de diferentes contratantes. Com um guia de estilo da Grammarly Business , sua pequena equipe pode agilizar os esforços de comunicação e você pode se concentrar em atingir as metas de negócios e alcançar mais clientes.