Como um guia de estilo pode ajudar sua equipe a permanecer profissional

Administrar uma pequena empresa ou equipe pode ser imensamente gratificante. Você gosta da flexibilidade e da falta de burocracia e pode tomar decisões independentemente de uma grande empresa-mãe. Você pode criar seu produto com cuidado ou personalizar seus serviços porque sabe que cada cliente conta. A desvantagem é que equipes pequenas nem sempre têm tempo, pessoas ou orçamento para supervisionar e melhorar cada aspecto do negócio, incluindo a comunicação. Os guias de estilo podem ajudar pequenas equipes a entregar mensagens claras e consistentes aos seus clientes.

Quando bem executado, um guia de estilo funciona como uma bússola para as empresas manterem uma presença consistente interna e externamente. Não sabe por onde começar? Aqui está tudo o que você precisa saber sobre guias de estilo e como você pode criar e implementar um para sua empresa.

O que é um guia de estilo?

Um guia de estilo é um documento que contém regras e diretrizes para a comunicação escrita de uma empresa. O guia abrange vários tipos de regras, incluindo voz, tom, estilo e assim por diante. Digamos que um membro de sua equipe queira criar e publicar conteúdo. O guia de estilo os ajuda a obter uma voz consistente ao se comunicar com qualquer pessoa que se envolva com o negócio.

Por que você precisa de um guia de estilo para o seu negócio?

Pense em um guia de estilo como a estrela do norte em que sua equipe pode confiar para todas as comunicações voltadas para o cliente.

Um guia de estilo ajuda sua empresa a permanecer consistente, o que é fundamental por vários motivos. Um guia de estilo bem estruturado pode ajudá-lo a se destacar da concorrência , e uma voz unificada pode ajudar os clientes a sentir que conhecem sua empresa. Quando os funcionários são consistentes e alinhados, os clientes sabem sempre o que esperar da sua empresa.

Os guias de estilo também são úteis para equipes pequenas que trabalham com talentos freelancers ou agências terceirizadas. O guia de estilo ajuda freelancers e contratados a se familiarizarem com seu estilo de escrita para criar conteúdo perfeito, economizando tempo valioso de edição. Saiba como essa equipe reduziu o tempo de edição em até 66% em comparação com seu antigo processo de revisão por pares.

Quais elementos um guia de estilo deve incluir?

Criar um guia de estilo eficaz requer elementos específicos. Aqui estão sete componentes-chave que todo guia de estilo precisa incluir para ser bem-sucedido.

1 Acesso em toda a empresa

Um equívoco comum é que um guia de estilo é apenas para equipes de marketing ou redação. Não exatamente – um guia de estilo deve ser compartilhado em toda a empresa. Em uma equipe pequena, todos desempenham um papel crucial no negócio, incluindo a comunicação entre si e com os clientes, por isso é importante que toda a equipe tenha acesso e entenda as regras e diretrizes. Os líderes devem incentivar sua equipe a usar o guia de estilo, explicar sua importância e compartilhar onde encontrar o documento (ou seja, drives de arquivos compartilhados, documentos do Google etc.). Reúna sua equipe em torno de um guia de estilo como uma ferramenta para inspirar confiança ao escrever para sua empresa.

2 regras gramaticais

A gramática é algo que até mesmo os escritores mais profissionais erram de vez em quando. Use parágrafos muito sucintos para direcionar os escritores às regras gramaticais que sua empresa considera extremamente importantes para acertar. Se você usa o AP Stylebook ou o Chicago Manual of Style, inclua de três a quatro páginas sobre os fundamentos do manual escolhido. Isso pode incluir as diferenças entre palavras comumente mal utilizadas como afeto e efeito, quem e quem, ruim e mal, também e para, e assim por diante.

3 Pontuação

As regras de pontuação podem variar por uma questão de estilo. Por exemplo, diferentes empresas podem usar palavras compostas com ou sem hífens, e a rotulagem de datas pode ser feita de várias maneiras corretas. Diferentes pessoas e empresas têm seu próprio estilo, então um guia de estilo é um ótimo lugar para estabelecer um padrão. Certifique-se de que o guia de estilo explique a vírgula Oxford, como usar aspas e o uso de travessão e travessão.

4 Voz e tom

Voz e tom são princípios fundamentais da comunicação profissional. Uma voz e um tom consistentes em suas comunicações podem ajudá-lo a causar uma boa impressão nos clientes. Esteja você escrevendo uma página de destino e criando uma postagem no blog, diretrizes claramente delineadas para voz e tom podem unir diferentes partes de conteúdo.

Um guia de estilo ajuda as equipes a declarar explicitamente quais tons são aceitáveis ​​ou preferidos e de qual linguagem evitar. Em seu guia de estilo, defina sua voz e tom ideais. Talvez você queira parecer amigável, mas profissional, ou realista e informativo. Mesmo que você esteja apenas começando a construir sua equipe, será benéfico, a longo prazo, definir com antecedência como deseja que seu negócio soe e faça os outros se sentirem.

5 Diretrizes do canal

Dependendo do canal para o qual você está escrevendo conteúdo, o estilo e a formatação variam. Por exemplo, há momentos em que você só pode escrever 280 caracteres, o que pode mudar se você tem ou não espaço para soletrar o nome de uma organização ou recorrer ao uso de sua sigla. Se você tiver vários canais de mídia social, certifique-se de que seu guia de estilo forneça instruções distintas para cada um. Se sua empresa usa linguagem informal e emojis ou está sempre abotoada e profissional online, isso deve ser declarado em seu guia de estilo.

6 Informações sobre clientes-alvo

Equipes pequenas geralmente têm algumas informações sobre seu cliente-alvo, mas também podem estar em fase de descoberta, experimentando e refinando seu público-alvo. Definir seu público-alvo ou comprador – quem são, onde trabalham e quais canais usam – ajuda a personalizar as comunicações para atender às suas necessidades. Por exemplo, algumas empresas tendem a usar o jargão da indústria em sua comunicação com os clientes. Definir seu público pode informar seu guia de estilo e incentivá-lo a evitar chavões do setor ao escrever e-mails ou postagens de mídia social. Ele pode capacitar seus escritores e membros da equipe a entender o público com o qual estão falando. Quando as equipes entendem seu público, podem criar experiências personalizadas para impressionar e atrair novos clientes.

Como criar um guia de estilo para sua equipe

Agora que você entende os elementos que fazem parte de um guia de estilo, aqui está uma visão geral do que incluir ao criar seu guia de estilo.

• Missão e valores: Comece definindo claramente a declaração de missão do seu negócio e quais são seus valores.

• Público-alvo: indique seu(s) público(s), com quem você deseja se envolver e por quê. Considere seus clientes-alvo.

• Voz e tom: explique a voz e o tom da sua empresa e use-os para definir como você deseja ser percebido pelo seu público.

• Diferenciadores: Compartilhe o que torna seu negócio único e por que você é o melhor no que faz.

• Concorrentes: Esta pode ser uma seção rápida. É útil ter uma compreensão básica de sua concorrência para manter sua proposta de valor exclusiva.

• Estilo geral de cópia: defina qual manual de estilo você gostaria de seguir. Esteja você usando o Chicago Manual of Style (vírgula pró-Oxford) ou The AP Stylebook (omite a vírgula Oxford), um manual de estilo ajuda as equipes a navegar pelo uso de palavras, gramática e pontuação.

Como o Grammarly Business pode ajudar

Como você pode ver, criar um guia de estilo do zero não é uma tarefa fácil. Pode ser demorado para criar e implementar. Então, como pequenas equipes podem desenvolver um guia de estilo prático e escalável quando estão com pouca largura de banda? Aproveitando uma solução inteligente como o Grammarly Business para eliminar o incômodo e as suposições.

Grammarly Business oferece aos líderes de pequenas empresas uma solução dinâmica de guia de estilo que capacita os funcionários com sugestões em tempo real. Você pode ter a certeza de que sua empresa será representada de forma profissional e consistente sem supervisionar cada peça de comunicação enviada aos clientes ou assinantes.

Personalize o conteúdo do seu guia de estilo na plataforma Grammarly Business adicionando opções de palavras específicas, nomes, marcas registradas, especificações gramaticais e muito mais. O recurso de guia de estilo oferece sugestões aos funcionários para manter a consistência e, ao mesmo tempo, melhorar a clareza, a correção, o engajamento e o tom.

Economize tempo de escrita e edição ao gerenciar a comunicação de diferentes contratados. Com um guia de estilo da Grammarly Business , sua pequena equipe pode otimizar os esforços de comunicação e você pode se concentrar em atingir metas de negócios e alcançar mais clientes.