Isto é como ser mais produtivo em tudo que você faz

Há dias em que tudo se encaixa para você, mas isso pode não ser um deles.

Alguns dias você é capaz de simplesmente executar uma tarefa após a outra. Sua pasta “enviada” transborda de trabalho sólido antes do meio-dia, sua contribuição para a reunião da tarde é bem recebida e você ainda consegue terminar com tempo e energia suficientes para ir à academia antes do jantar. Se ao menos alguém pudesse engarrafar dias como este, você pensa. Infelizmente.

Muitos fatores de produtividade estão além do seu controle. Às vezes, seu trem está atrasado, ou o alarme de incêndio do seu prédio dispara, ou um colaborador importante de quem você depende chega com um caso terrível de passagens de avião para o Havaí. Em tais circunstâncias, há muito que você pode fazer.

Mas e o resto do tempo? Em meio às muitas variáveis ​​no trabalho (e em todos os outros lugares), que pequenas coisas você pode fazer para otimizar cada dia? Há algumas constantes que vale a pena ter em mente – e talvez alguns hábitos a serem resolvidos. Com diligência, as táticas que reunimos aqui podem torná-lo mais produtivo em, bem, quase tudo.

Cuide de si mesmo e esteja equipado para a tarefa em mãos.

Aqui está um desafio recorrente com o qual você deve se preparar para continuar lidando: você é uma pessoa viva. (Se não, pare de ler e procure ajuda.) Em outras palavras, você vai precisar de comida, descanso e uma mudança ocasional de cenário – e talvez também meias limpas. Deixar de abordar essas preocupações pode minar sua sanidade, para não falar de sua produtividade.

1 Evite passar fome.

É difícil permanecer na tarefa quando você está com fome, então planeje de acordo. Se você tiver uma gaveta na escrivaninha, guarde alguns lanches nela. Se você carrega qualquer tipo de bolsa, uma bolsa de mistura de trilha terá futuro - você agradecendo a você atual por ser tão atencioso.

2 Saiba quanto descanso você precisa. O mesmo vale para a cafeína.

Não é incomum que os trabalhadores continuem trabalhando mesmo quando estão exaustos – e, como resultado, sua eficiência despenca. Uma solução pode ser parar de assistir Buffy, a Caça-Vampiros antes de dormir e realmente ir dormir. Outra é uma droga legal, acessível e que melhora o desempenho, conhecida como cafeína, que muitos escritórios simplesmente dão de graça para qualquer pessoa disposta a enfrentar as intrigantes maquinações da cafeteira do refeitório.

Apenas tome cuidado para não exagerar, para que você não fique nervoso após a terceira xícara.

3 Mantenha um backup do essencial à mão.

As pessoas cometem erros, como casualmente jogar fora seu próprio passaporte dois dias em uma viagem ao exterior. Os dispositivos nos quais você confia podem travar, quebrar ou desaparecer. Você nem sempre pode evitar esses fiascos, mas com preparação, você pode limitar as consequências para sua produtividade. Embora você não possa empacotar de forma realista uma duplicata de tudo, vale a pena fazer cópias de documentos importantes e fazer backup de arquivos cruciais.

Quanto ao equipamento, seu Plano B não precisa ser idêntico ao seu Plano A. Por exemplo, quando o gravador de campo de um repórter fica sem espaço durante uma entrevista de correr e atirar, ele pode não ter tempo para desenterrar um cartão de memória novo. – mas se ela acessar rapidamente o aplicativo de memorandos de voz em seu smartphone, ela poderá obter a cotação de que precisa de qualquer maneira.

Gerencie seu tempo.

“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”, diz o ditado. Ser produtivo significa orçar seu tempo e manter o foco. Comece escrevendo o que você precisa fazer e em que ordem. Defina prioridades e dê prazos a si mesmo. Defina um cronômetro, se necessário, qualquer coisa para evitar que pequenas tarefas se espalhem infinitamente.

Além disso, se o seu dia típico envolve um fluxo constante de notificações, você pode se afastar da tela e recorrer a caneta e papel para partes desse processo. Embora algum grau de distração ou interrupção possa ser inevitável, seja criterioso sobre o que você permite alterar seu cronograma.

4 Diga não ocasionalmente.

Isso nem sempre é uma opção, mas quando você já está sem dinheiro e alguém lhe traz um projeto de última hora além de outros prazos que você está enfrentando, às vezes você precisa ser realista sobre o quanto pode assumir. (Isso também é verdade em contextos sociais: não deixe que o medo de perder o impeça de tirar uma noite necessária para recarregar.)

Se você não puder – digamos, se um cliente importante insistir que é urgente, e “não posso fazer” não for uma opção – então considere buscar uma extensão em seus outros prazos. Ter que passar a noite toda – praticamente a antítese de um impulsionador de produtividade – deve ser o último recurso.

5 Faça logoff algumas vezes. O botão mudo é um amigo.

Parte do orçamento do seu dia é não permitir que distrações como as mídias sociais suguem continuamente pequenos incrementos de sua atenção. Sério, esses GIFs de gatos, discursos políticos e fotos de casamento podem esperar. Se o seu colega de quarto da faculdade e vinte outras pessoas estão discutindo quem vai trazer saladas e sobremesas para o churrasco do próximo fim de semana, é um bom momento para desligar as notificações e, na verdade, você sabe, trabalhar.

Não pense apenas no que você deve fazer – faça.

Às vezes, sua produtividade é prejudicada por saber o que você quer fazer acontecer, mas não ter certeza de que pode conseguir. Mas a maneira mais segura de realizar menos é tentar menos – então, se você quer ser mais produtivo, precisa superar essas dúvidas.

6 Peça o que quiser.

Talvez você gostaria de uma promoção e mais dinheiro. Ou talvez você tenha uma ideia para um projeto legal, se apenas seu chefe lhe der o aval. Perguntar pode ser assustador, mas a ideia de não perguntar – e potencialmente se perguntar como as coisas poderiam ser diferentes, meses depois, se você perguntasse – deveria ser mais assustadora.

Veja a opinião de Lisa Chow, apresentadora do podcast StartUp: “Passei a maior parte da minha carreira nunca negociando nada. E então, de repente, quando eu fiz, eu fiquei tipo 'oh uau, isso funciona!'”, ela diz. “Eu penso em nossas cabeças, você pensa, 'oh se eu perguntar e se eles não disserem sim, então eu posso realmente perder o emprego ou posso perder a oferta de emprego. E acho que isso raramente é verdade.”

Uma nota final para melhorar sua produtividade: não se culpe caso as coisas não saiam conforme o esperado. Acontece. Encontrar maneiras de aprender com essas experiências, adaptar-se e seguir em frente o tornará muito mais produtivo a longo prazo.