Como encerrar um e-mail profissionalmente – Melhores assinaturas de e-mail para usar e fechamentos para evitar

Descobrir como encerrar um e-mail profissionalmente pode ser demorado, pois não há uma solução única para todos. "Melhor" é chato? Estou exagerando com "Atenciosamente"? Deixar a assinatura de fora resolverá o problema, certo? Todos nós já estivemos lá.

Por outro lado, ignorar o fechamento do e-mail é como deixar a bola cair antes da linha do gol. É literalmente a última coisa que o destinatário lê antes de tomar uma decisão sobre sua resposta. Ainda assim, os finais de e-mail são muitas vezes tratados como uma reflexão tardia, não importa o quão importante seja a mensagem. É por isso que está na hora de você conhecer diferentes maneiras de encerrar um e-mail.

A melhor maneira de assinar um e-mail sempre depende do destinatário, do seu relacionamento com ele e da sua mensagem. Então, o desafio é escolher o final do e-mail que tenha o tom certo de acordo com o contexto. Para ajudar, destacaremos exemplos de assinaturas de e-mail profissionais, de formais a amigáveis, e sinalizaremos fechamentos de e-mail que você deve evitar. Quando terminar de ler, você aprendeu todas as maneiras de assinar um e-mail que precisa saber. Então você quer aprender como encerrar um e-mail? Vamos começar!

Por que usar fechamentos de e-mail profissionais é importante

Ao falar com alguém cara a cara ou por telefone, você certamente não vai embora ou desliga sem dizer uma palavra, certo? Você deve abordar seu e-mail terminando da mesma maneira que conclui qualquer conversa. Seja um novo contato em um evento de networking, uma reunião Zoom com um parceiro de negócios ou seu gerente, você sempre deseja deixar uma boa impressão.

Então, o que você diz no final de um e-mail? O final de um e-mail profissional deve consistir em três partes.

1. Aprovação

Uma palavra ou frase como "Atenciosamente" que sinaliza que seu e-mail termina – o melhor depende do contexto.

2. Seu nome

‍ Seu nome completo para identificá-lo e evitar qualquer confusão – se você estiver usando o nome do destinatário, pode deixar o sobrenome de fora.

3. Assinatura

Seu cargo, empresa e informações de contato, como número de telefone, site e endereço para identificação e comunicações adicionais, precisam de e-mail externo – geralmente deixados de fora após a primeira mensagem em uma troca de e-mail em andamento.

A função de identificação do final do seu e-mail é bastante direta, mas o diabo são os detalhes. O que pode fazer ou quebrar seu e-mail é a aprovação. Escolher aquele que transmite o tom certo pode afetar significativamente a impressão do destinatário sobre você e a rapidez com que você recebe uma resposta deles. Se em tudo.

Como encerrar um e-mail

E-mails profissionais vêm em formas e formatos e, a seguir, mostraremos como encerrar e-mails sem quebrar a etiqueta de e-mail adequada.

Aprovações de e-mail para negócios formais

Um e-mail formal é mais frequentemente enviado para alguém que você não conhece antes, uma pessoa que você não conhece bem ou um destinatário em posição de autoridade. No trabalho, a formalidade é o caminho a seguir ao fazer uma consulta comercial, comunicar-se com um cliente com o qual você ainda não é próximo ou enviar mensagens a um executivo. Nesses e-mails, você sempre quer ser educado até a linha de fechamento. Veja como encerrar um e-mail em um e-mail formal.

Sinceramente

A versão não tão antiquada de "Atenciosamente" é uma das aprovações mais formais e é frequentemente usada em correspondência profissional, especialmente em e-mails que acompanham cartas de apresentação. ‍

Respeitosamente

Se você precisar se dirigir a funcionários do governo, essa opção é algo para manter no bolso de trás, mas lembre-se de reservar "Respeitosamente seu" para o Presidente. ‍

Com os melhores cumprimentos

A etiqueta sugere que, se você não puder se dirigir ao destinatário pelo nome, esse fechamento é a opção apropriada para combinar com "Prezado senhor" ou "Prezada senhora" - a menos que você seja americano e use "Atenciosamente". ‍

Atenciosamente

Opção mais calorosa para um primeiro e-mail para uma pessoa – um estudo até descobriu que a alternativa mais formal de "Atenciosamente" é a maneira perfeita de encerrar um e-mail no trabalho. ‍

Muitas felicidades

Apesar do risco de desencadear associações de cartões de aniversário, desejar o melhor a alguém é educado e amigável ao mesmo tempo.

Maneiras amigáveis ​​de assinar um email profissional

A maioria dos e-mails de negócios existe no meio termo indescritível entre formal e casual. Essa é exatamente a razão pela qual você quer sempre pesar suas opções antes de pressionar 'Enviar'. Apesar de muitos locais de trabalho se inclinarem para uma correspondência mais casual hoje em dia, você deseja ser educado, amigável e profissional em e-mails internos, sem mencionar ao se comunicar com alguém de fora da sua organização. Então, o que posso dizer em vez de cumprimentos? Estas são as maneiras de encerrar um e-mail

Cumprimentos

Quando você ainda não tem certeza de quão próximo você está com o destinatário, mas não quer parecer excessivamente formal, essa opção atinge um meio-termo feliz, apesar de ser um pouco rígida.

Melhor

Chame-o sem graça, nós o chamamos à prova de falhas - você não pode errar com esta ou a versão mais bem-vestida "Com os melhores cumprimentos". Terminar um e-mail com "Melhor" ao assinar um e-mail para um colega de trabalho ou clientes e fornecedores com os quais você já tem uma relação de trabalho é sempre uma escolha segura.

Obrigado

Um pequeno agradecimento geralmente ajuda muito, mas certifique-se de usá-lo apenas quando estiver genuinamente expressando gratidão por algo que o destinatário fez ou corre o risco de parecer presunçoso.

Como sempre

Um verdadeiro clássico que garante a alguém com quem você já trabalha há mais tempo é que seu relacionamento está tão bom como sempre quando chega ao final do seu e-mail.

Saúde

Aquele para dividir opiniões, mas uma maneira perfeitamente aceitável de encerrar um e-mail comercial se você for amigável com o destinatário – especialmente se você for britânico ou australiano.

Como não encerrar um e-mail

Para evitar gafes de e-mail, é igualmente importante saber como você não deve terminar e-mails, pois é preciso ter os finais de e-mail adequados no bolso de trás.

Fechamentos de e-mail para evitar no trabalho

Mesmo que as linhas entre nossa vida profissional e pessoal estejam cada vez mais tênues e os e-mails de trabalho possam remontar mensagens de texto às vezes, algumas maneiras de encerrar um e-mail não pertencem a um escritório. Há uma série de exemplos óbvios, de gírias a "Love" e "Depois" a abreviações confusas. No entanto, queremos ajudá-lo a evitar algumas práticas e linhas de fechamento específicas que carregam um risco mais sutil de gafe de e-mail comercial. Isto como não terminar um e-mail.

Tomar cuidado

Um fechamento aparentemente ponderado que é propenso a provocar paranóia, pois o destinatário pode sentir que você sabe sobre o perigo de que eles ainda não estão cientes de si mesmos.

Nenhuma linha de fechamento

Mesmo que seja apenas uma palavra ou frase curta, deixar o sinal de fora pode parecer frio ou até rude, mas é costume quando as mensagens começam a voar e a cadeia fica mais longa.

desde já, obrigado

Apesar de ser comprovadamente eficaz, corre o risco de parecer autoritário, então é melhor expressar sua gratidão sem criar expectativas.

Tenha um dia abençoado

É sempre mais seguro manter a religião e os negócios separados, portanto, não arrisque, não importa o quão pouco espiritual seja o uso dessa aprovação.

Ansioso por saber sobre você

Inofensivo à primeira vista, mas pode parecer passivo-agressivo e se traduzir em demanda, especialmente se você solicitar algo do destinatário.

Mesmo que o fechamento de um e-mail seja algo que você provavelmente escreverá por último, ele merece tanta atenção quanto a linha de assunto, a saudação e o corpo do e-mail. Para assinar o e-mail profissionalmente, você precisa estar ciente do contexto. Da próxima vez que você adivinhar como terminar um e-mail, considere se é formal, amigável ou algo intermediário. Se você ainda estiver tendo dificuldades para escolher o final de e-mail certo, volte a esta postagem do blog para obter ajuda na próxima vez que estiver pensando em maneiras de encerrar um e-mail.