Como se concentrar quando você continua se distraindo

Aprender a ter foco é essencial se você deseja obter sucesso tanto em projetos criativos quanto em seus negócios.

O grande inimigo do trabalho criativo são as interrupções, e isso ocorre de várias formas. Às vezes, parece que estamos perdendo uma guerra por nossa atenção graças às notícias e às mídias sociais. E o que acontece quando um amigo ou familiar quer nossa atenção? Devemos dizer não, sim ou não agora?

Concentrar-se por longos períodos em projetos-chave criativos ou de negócios não requer uma façanha hercúlea de vontade, uma atenção massiva ou viver a vida de um eremita egoísta. Em vez disso, você pode aprender a concentrar a atenção em um objetivo ou projeto à vontade e depois aproveitar o curso normal da vida cotidiana.

É como um treinamento de força. Pratique essas técnicas consistentemente e você realizará a cada dia que passa e ainda encontrará tempo para o que a vida oferece.

1. Coloque as primeiras coisas em primeiro lugar

Para usar uma metáfora de Stephen Covey, considere seu dia de trabalho como uma grande jarra de vidro. Você pode preenchê-lo com pedras, seixos, grãos e areia e água. No entanto, despeje primeiro água ou grãos de areia e você rapidamente ficará sem espaço para pedras e seixos.

Todas as noites, pergunte-se qual é a sua grande prioridade criativa para o dia seguinte. Exemplos incluem gravar um podcast, escrever mil palavras ou preparar uma estratégia de conteúdo. Esses tipos de tarefas representam suas grandes pedras.

Outras prioridades e tarefas, como telefonemas e reuniões, são como pedrinhas e grãos de areia. Concentre-se neles após o trabalho criativo. Por fim, consumir informações, como notícias ou mídias sociais, representa a água.

No início do dia, trabalhe em suas pedras grandes. Depois de focar nelas por várias horas ou avançá-las de maneira significativa, escolha tarefas de menor valor.

Muitas vezes, um pouco de impulso é suficiente para parar de se sentir culpado por procrastinar e avançar para a conclusão de um grande projeto.

2. Defina uma meta clara para o trabalho de hoje

Uma boa meta é específica, mensurável, alcançável, realista e tem prazo.

O que você deseja alcançar e quanto é possível em 30, 60 ou 90 minutos? Seja qual for a sua resposta, acompanhe o progresso neste mini-objetivo para comparar a sessão de hoje com a de ontem. Você pode monitorar a produção criativa em termos de:

• contagem de palavras
• Tempo gasto em trabalho profundo ou estado de fluxo
• Entregáveis
• Outros KPIs

Em caso de dúvida sobre o que rastrear, defina a intenção de passar pelo menos 90 minutos todos os dias envolvido em um trabalho profundo e focado, em um horário e local específicos. Estruture toda a sua semana de trabalho o máximo possível em torno desses blocos de trabalho focado. Nir Eyal, o autor de Indistractable , disse-me:

“Se você planeja com antecedência, se decide o que quer fazer e a que horas quer fazê-lo, torna-se muito, muito mais provável que você realmente cumpra. Tenha um modelo para a aparência da sua semana ideal… com base na transformação de seus valores em tempo.”

3. Prepare seu ambiente de trabalho

Se possível, planeje o trabalho criativo no trabalho noturno para que você possa começar a trabalhar imediatamente quando estiver sentado (ou em pé) em sua mesa. Ou seja, evite perder meia hora pela manhã procurando senhas, pesquisas, papéis e anotações.

Uma pequena preparação de refeição também economiza cinco ou dez minutos de estresse pela manhã. Isso é uma benção se você tem filhos para deixar na creche, um trem para pegar ou um trajeto.

Dito isso, às vezes é útil trabalhar em um ambiente diferente, especialmente se você deseja desbloquear o pensamento criativo. Talvez você possa tentar ditar um artigo ou esboçar uma ideia enquanto estiver no parque local? Ou talvez você possa trabalhar no café pela manhã e guardar telefonemas para a tarde.

Se encontrar o foco permanecer indescritível, considere um workcation. Trata-se de se ausentar por alguns dias para trabalhar em um único projeto, como em um quarto de hotel ou em um retiro.

4. Durma o suficiente

É praticamente impossível se concentrar se você estiver exausto e sem energia física ou mental. Dormir o suficiente na noite anterior ao trabalho em um grande projeto criativo permite que você se concentre por mais tempo.

Dê um passo adiante usando wearables, incluindo o rastreador Whoop Fitness ou Oura Smart Ring. Ambos os dispositivos rastreiam a qualidade do sono e a variabilidade da frequência cardíaca. Eles também indicam uma taxa de recuperação todas as manhãs. Use essas informações para decidir quando avançar com um projeto desafiador ou fazer uma pausa.

Depois de usar o rastreador Whoop Fitness por vários meses, identifiquei vários hábitos que melhoraram a qualidade do meu sono e gerenciam meus níveis de energia de maneira mais eficaz.

Isso inclui: ler antes de dormir e evitar alimentos açucarados à noite. Sem surpresa, o álcool e o trabalho até tarde afetam negativamente meu sono e minha capacidade de concentração na manhã seguinte.

5. Pare de multitarefa

Se é divertido, é envolvente. Se você está envolvido em uma longa conversa com um bom amigo, é improvável que verifique a hora ou o que está em alta no Twitter.

Mas e se você estiver trabalhando sozinho? Muitos projetos criativos, como redação ou edição de podcast, envolvem trabalho solitário. Bem, mexer na cadeira, olhar pela janela ou levantar para preparar mais café são as marcas da distração, e não da imersão. Da mesma forma, fazer uma pausa rápida para responder a um e-mail é um método infalível de distração.

Lembre-se, a multitarefa é inimiga do foco. Escolha um horário no final do dia em que você trabalhará no e-mail, nas mídias sociais e nas prioridades de outras pessoas. Idealmente, ocorre após um bloco de trabalho focado e criativo.

6. Elimine as distrações

Notificações de tecnologia, telefonemas, mensagens e até mesmo outras pessoas são um anátema para se concentrar. De acordo com a pesquisa da professora associada Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, leva até 23 minutos para encontrar o foco após uma interrupção.

Quando chegar a hora de focar em um negócio importante ou em um projeto criativo, prepare-se para trabalhar por um período predeterminado com interrupções. Você pode precisar:

• Feche programas de distração, gatilhos sonoros e visuais em seu computador ou dispositivo de trabalho
• Desligue ou desconecte do seu WiFi
• Excluindo aplicativos de mídia social que distraem, como Netflix, Facebook e Twitter, de seu smartphone
• Bloqueie o trabalho focado no tempo do livro em seu calendário
• Ativando o modo “Não perturbe” no Slack e outras ferramentas de mensagens instantâneas

Freedom App e Rescue Time são ferramentas úteis para eliminar as distrações digitais por um período predeterminado. Nir Eyal ofereceu este conselho para identificar as distrações a serem eliminadas:

Se algo o distrair uma vez, tudo bem, não é sua culpa. Para mim isso acontecia dia após dia, semana após semana, eu continuava me distraindo com a mesma coisa estúpida. Bem, agora a culpa é minha. Essa é minha responsabilidade. Eu tenho que fazer algo sobre isso.

7. Defina o horário de expediente

Frequentemente, o maior desafio para encontrar o foco são as prioridades das outras pessoas, e elas geralmente se manifestam na forma de reuniões não planejadas, prioridades conflitantes e conversas casuais.

Deixe os outros saberem que você está trabalhando em um projeto criativo crítico e não pode ser interrompido pelos próximos 30 a 90 minutos. Defina o horário de expediente quando estiver livre para telefonemas, reuniões e trabalhos menos valiosos. Se você estiver trabalhando em casa em um local silencioso, considere colocar uma placa de não perturbe na porta ou fora do escritório.

“Sentimos constantemente que temos uma enxurrada de e-mails e, se não for e-mail, são mensagens do Slack ou telefonemas ou o que quer que seja que está entrando em nós”, diz Eyal.

“Portanto, definir um horário no seu dia em que você não será interrompido e não responderá é um excelente primeiro passo e talvez sejam apenas 30 minutos, 45 minutos por hora, para lhe dar tempo para realmente pensar.”

8. Desligue seus dispositivos

Um estudo de 2017 da Universidade do Texas descobriu que a presença de um telefone é uma distração e reduz a capacidade de concentração de uma pessoa. Portanto, quando estiver focando em um projeto de trabalho, deixe-o em sua bolsa ou em outro cômodo. Se você realmente precisa usá-lo, considere um aplicativo como o Forest ou defina um cronômetro em seu telefone por 30 minutos e trabalhe até soar.

A menos que seja crítico para o seu trabalho imediato, deixe o telefone em uma sala diferente, coloque-o fora de vista e ative o modo avião. Também vale a pena desabilitar o máximo de notificações possível no seu computador, tablet ou qualquer outro dispositivo em que esteja trabalhando.

Se você precisar manter um telefone por perto, aplicativos como o Forest ajudam você a se concentrar e o recompensam por não atender para verificar algo aparentemente urgente.

9. Use a Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um método popular de gerenciamento de tempo inventado pelo italiano Francesco Cirillo. Faz parte do processo principal do Pomodoro, pelo qual você rastreia blocos de tempo focado. É útil para qualquer pessoa envolvida em trabalho criativo. Quando entrevistei Cirillo, ele me disse:

“A procrastinação é um dos problemas reais que temos com o tempo. O tempo é limitado. Quando nossa mente tem que lidar com esse limite, tendemos à disfunção. A verdadeira razão pela qual temos essa técnica é porque queremos nos treinar para lidar com esse limite humano.”

Essa técnica de gerenciamento de tempo é fácil de aprender e aplicar.

• Escolha uma parte de um projeto criativo para se concentrar, como redação, edição ou planejamento estratégico.
• Defina um cronômetro para 25 a 30 minutos e comece a se concentrar nessa tarefa.
• Quando a campainha tocar, faça uma pausa de dois a cinco minutos.
• Repita, lembrando-se sempre de fazer pausas curtas.
• Após quatro sessões, faça uma pausa mais longa para recarregar. Uma curta caminhada ou um cochilo ajudam.
• Conte o número de sessões de Pomodoro no final do dia
• Use essas informações para otimizar blocos de tempo de foco a cada dia.

A Técnica Pomodoro funciona bem se você planejar com antecedência quando pretende aplicá-la.

10. Use fones de ouvido com cancelamento de ruído

Enquanto estiver trabalhando em profundidade, use fones de ouvido com cancelamento de ruído. Você pode ouvir ruído branco, música ambiente ou até silêncio. Idealmente, um bom conjunto reduz as distrações do mundo exterior. Essa estratégia funciona especialmente bem se você estiver compartilhando um espaço de trabalho em um apartamento ou escritório.

Eu ouço um álbum de chuva estrondosa repetidamente enquanto escrevo ou edito. O Brain.FM também fornece uma lista de reprodução de música projetada para ajudar as pessoas a encontrar o foco.

11. Envolva-se na meditação da atenção plena

A meditação é uma boa prática para quem constantemente se distrai. Esta prática treina você para se sentar em um lugar e observar a natureza de sua mente.

Quando comecei a meditar, fiquei surpreso com a frequência com que minha mente vagava e fiquei frustrado com minha falta de capacidade de me concentrar na respiração. Mais tarde, descobri que o objetivo da meditação é aprender a sentar com a mente distraída... e isso muitas vezes leva a situações de trabalho desafiadoras e distrativas.

Os aplicativos Headspace e Waking Up contêm cursos introdutórios úteis e gratuitos de meditação mindfulness para aspirantes a meditadores.

Manter um bloco de notas perto da minha mesa também ajuda a capturar pensamentos perturbadores à medida que surgem. Quando penso em algo que me distrai – “Preciso pesquisar no Google por X,Y,Z” – escrevo no bloco e volto ao trabalho em mãos. Mais tarde, analiso este bloco de distração.

12. Recompense-se

Concentrar-se por um longo período é difícil. Se você marcou suas grandes pedras criativas para o dia, recompense-se. Você pode fazer um bom treino na hora do almoço, tirar uma soneca ou passar algum tempo sem culpa nas redes sociais.

Esses pequenos incentivos servem a dois benefícios. Em primeiro lugar, eles agem como mini-intervalos para recarregar. Em segundo lugar, eles ajudam você a manter o curso no dia seguinte até que encontrar seu foco se torne um bom hábito de trabalho.

13. Reformule a procrastinação

Considere o levantador de peso ou atleta de resistência que inclui dias de folga em sua programação de treinamento. Eles sabem que fazer uma pausa no treinamento permite que seu corpo se recupere. Eles podem ir para a pista ou academia com vigor renovado no dia seguinte.

Muito do trabalho moderno é tedioso. Muitas pessoas têm uma quantidade dolorosa de papelada para processar, e-mails para responder ou relatórios para arquivar. Se você está preocupado com a procrastinação de sua equipe, reconheça que os estilos de trabalho das pessoas variam. Além do mais, eles podem até correr em direção à linha de chegada quando um prazo se aproxima.

Não somos robôs construídos para trabalhar em cada item da nossa lista de tarefas sem pausa, reflexão ou pausa. Às vezes, a procrastinação pode ajudá-lo a desbloquear novos pensamentos ou recarregar as energias. Em vez de estigmatizar a procrastinação, aceite seu papel no ritmo da vida profissional.

Embora algumas pessoas gostem de iniciar um projeto difícil imediatamente, os estilos de trabalho variam. O professor Joseph Ferrari, da Universidade DePaul, em Chicago, argumenta que 20% das pessoas “fazem da procrastinação seu modo de vida”.

Em outras palavras, algumas pessoas apresentarão suas declarações fiscais ou enviarão um projeto apenas no último minuto. Isso não significa necessariamente que essas pessoas sejam preguiçosas ou desmotivadas. Em vez disso, eles abordam os prazos de maneira diferente do executor que age imediatamente.

14. Escolha um tema para o seu dia

Uma vez por semana, revise seu calendário e o que você realizou. Sua rotina atual é favorável ao trabalho focado? Se não, considere o que você pode mover. Isso pode significar acordar mais cedo para trabalhar no que importa. Como alternativa, talvez você possa realizar mais concentrando-se em importantes projetos criativos à noite. Atribuir um tema a cada dia também pode ajudar. Por exemplo, você pode dedicar um dia inteiro para:

• Telefonemas
• Pesquisa e redação
• Editando
• Planejamento
• Marketing de conteúdo

Teste até encontrar uma rotina de trabalho que o ajude a se concentrar.

15. Termine já!

Um dos inventores e artistas mais criativos e produtivos de todos os tempos era um procrastinador crônico. Leonardo da Vinci passou 16 anos pintando a Mona Lisa e 13 anos pintando a Virgem das Rochas. Ele passou mais tempo em trabalhos criativos do que seus colegas e disse uma vez:

“A arte nunca está terminada, apenas abandonada.”

Quando morreu em 1519, da Vinci deixou dezenas de esboços e planos para projetos inacabados. A maioria de nós não reclama de como Da Vinci estava atrasado com seus trabalhos criativos; em vez disso, admiramos suas realizações. O perfeccionismo sempre estará fora de alcance, então, quando for a hora de parar de focar, siga em frente.

Concentre-se no que você é ótimo

Dikaiosune é uma virtude grega que descreve alguém que traz liderança, direção e foco em sua missão. Com os hábitos de trabalho corretos, você pode cultivar essa virtude e realizar mais do que jamais imaginou ser possível.

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