Como formatar um comunicado de imprensa

Um jornalista pode receber de 50 a 100 comunicados de imprensa em sua mesa todos os dias. Se você deseja que sua história seja coberta, é importante ter seu comunicado de imprensa formatado corretamente, para que seja fácil para os jornalistas lerem.

Mas, escrever um comunicado de imprensa pode ser um pouco confuso se você nunca fez isso antes. Isso ocorre porque o formato de comunicados de imprensa inclui certos elementos que não estão incluídos em outras peças. Além disso, toda a peça é estruturada de maneira diferente.

Hoje estamos analisando o formato adequado de comunicado à imprensa para que você possa compartilhar suas grandes novidades com o mundo.

O objetivo de um comunicado de imprensa

O objetivo de um comunicado de imprensa é dar uma declaração oficial ou anúncio de algo que seja interessante. Além disso, dá aos jornalistas as informações de que precisam para construir uma história forte.

Um comunicado de imprensa também pode ser publicado em sites, o que pode ajudar a impulsionar o SEO e direcionar mais tráfego.

Elementos de um comunicado de imprensa

Um comunicado de imprensa é um pouco mais complicado do que outras peças escritas. Como eles foram tradicionalmente escritos para facilitar a digitalização de informações pelos jornalistas, há alguns elementos especiais que você deve incluir ao formatar um comunicado à imprensa.

Byline

A assinatura vai no canto superior esquerdo. Inclui seu nome, cargo e informações de contato. Suas informações de contato geralmente são um número de telefone, endereço de e-mail e endereço de correspondência.

Se você estiver escrevendo em nome de uma grande empresa, talvez queira colocar um nome de departamento em vez de seu nome.

Data de lançamento

No canto superior direito acima da assinatura, você deve adicionar a frase “PARA DIVULGAÇÃO IMEDIATA” em letras maiúsculas se o seu comunicado de imprensa estiver pronto para distribuição imediata.

Se você quiser enviar seu comunicado à imprensa antes do tempo em que deseja que ele seja coberto, isso é chamado de comunicado embargado. Nesse caso, adicione “EMBARGO PARA LANÇAMENTO” junto com a data e hora em que você deseja que a história seja publicada.

Título e subtítulo

Abaixo da assinatura, você deve adicionar seu título e subtítulo (se aplicável).

Seu título deve chamar a atenção dos leitores. Se você estiver compartilhando seu press release online, é útil incluir palavras-chave no título. Isso pode ajudá-lo a aparecer em mais resultados de mecanismos de pesquisa.

O subtítulo é opcional e pode ser colocado diretamente abaixo do título. Ele permite que você ajude seu leitor a entender um pouco mais sobre o que é o comunicado de imprensa e incentiva a leitura adicional.

Tanto o título quanto o subtítulo devem estar em maiúsculas. Isso significa que todos os substantivos, pronomes, verbos e advérbios devem ser capitalizados.

Local Carimbo e Data

Isso mostra o local de onde o comunicado de imprensa está vindo. Geralmente é uma cidade. Além disso, deve incluir a data de publicação. O carimbo de lugar e a data devem ser separados do restante do parágrafo inicial com um traço.

Siga este formato: CITY, ST. (Mês, Dia, Ano) -.

Parágrafo Principal

O parágrafo de abertura fornece uma visão geral rápida da história para ajudar os jornalistas a decidir se é uma boa opção para seu público. O parágrafo principal deve responder quem, o quê, quando, onde, por que e como.

Tente se ater aos fatos básicos e evite vender produtos e serviços. No entanto, você deve mencionar o que torna a história interessante.

Corpo

O corpo de um comunicado de imprensa expande e completa a história. Ele fornece detalhes adicionais que tornam mais fácil para os jornalistas cobrirem a história. Além disso, deve explicar por que a história é interessante.

Ao escrever o corpo de um comunicado de imprensa, use a abordagem de pirâmide invertida. Isso significa que as peças mais importantes vão no início do comunicado de imprensa. Em seguida, você pode passar para informações adicionais.

Nos parágrafos posteriores, pode ser útil incluir citações das partes interessadas. Você também pode usar marcadores para informações relevantes para facilitar a leitura.

Como os comunicados de imprensa geralmente são compartilhados digitalmente, isso abre a porta para a adição de outros elementos. Você pode adicionar hiperlinks ou conteúdo visual incorporado. Também é comum incluir anexos multimídia em comunicados de imprensa digitais.

No geral, você deve usar parágrafos curtos no corpo do seu comunicado de imprensa. Isso significa tentar ficar com duas a quatro frases em cada parágrafo. Cerca de três a quatro parágrafos devem ser tudo o que você precisa.

Chapa de ebulição

O clichê vai depois do corpo do seu comunicado de imprensa. Ele deve descrever sua empresa ou organização, o que ela faz e como ajuda os clientes.

Esta seção é geralmente cerca de um ou dois parágrafos. Ele fornece informações básicas úteis para os repórteres quando eles estão escrevendo histórias.

Outros elementos

Após o clichê, você pode adicionar uma nota final ou uma chamada para ação. Este é um ótimo lugar para incentivar alguém a entrar em contato com você se quiser mais informações. Por exemplo, você pode escrever "Para mais informações, envie um e-mail para [nome] em [endereço de e-mail]".

Uma citação interessante pode ser uma adição útil a um comunicado de imprensa. Isso dá um item que pode ser compartilhado diretamente pelos jornalistas. Além disso, pode ser uma ótima maneira de compartilhar um trecho sobre por que a notícia é relevante para o público.

Escolha um ou dois índices para cotar. Isso deve ser adicionado ao corpo do comunicado de imprensa.

É tradicional adicionar “###” no final do comunicado de imprensa. Tradicionalmente, isso significava que não havia mais notícias, pois os jornalistas ocupados geralmente tinham que ler rapidamente os comunicados de imprensa. Ainda é muito respeitado fazer isso hoje.

Se o seu comunicado de imprensa flui para duas páginas, você deve terminar a primeira página com “-mais-”. Tanto “###” quanto “-more” devem ser centralizados.

Outras dicas de formatação

Além dos elementos que você precisa adicionar, o formato do comunicado de imprensa também exige alguns outros detalhes a serem observados. Por exemplo, o comprimento total do seu comunicado de imprensa deve ser apenas cerca de 300 a 500 palavras.

Se você tiver dúvidas sobre como formatar seu texto, sempre siga as diretrizes de estilo AP. Isso permitirá que os meios de comunicação o usem sem precisar alterar nada.

Seu documento deve usar margens de uma polegada ao redor de todo o documento. Certifique-se de usar um espaço simples e uma fonte comercial fácil de ler, como Arial ou Times New Roman.

Siga este guia para o formato adequado de comunicado à imprensa

Escrever um comunicado de imprensa pode ser um pouco confuso nas primeiras vezes. Afinal, há um formato especial de comunicado de imprensa a seguir e elementos especiais a serem incluídos. Mas depois de entender o formato, você poderá escrever e enviar um comunicado à imprensa sem problemas.

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