6 dicas maravilhosas sobre como recuperar os e-mails após as férias

O medo da caixa de entrada é real.

A última vez que tirei férias, quase não quis sair por medo de como minha caixa de entrada ficaria quando voltasse. (Dica: não foi bonito.) Não há nada mais irritante no seu primeiro dia de volta ao trabalho do que abrir seu cliente de e-mail e ver que você tem 1.487 e-mails esperando.

Trabalhei em empregos em que receber uma enxurrada de e-mails diários era a norma, o que significava que ficar fora por uma semana resultava em uma avalanche digital. Aqui está como eu me preparei e depois cavei.

1 Configure uma mensagem de ausência temporária antes de sair.

Ter uma resposta automática de férias não reduzirá o número de pessoas que entram em contato com você, mas reduzirá o número de acompanhamentos que elas enviam. Também é uma boa forma de deixar as pessoas saberem quando você não pode respondê-las.

Sua mensagem de ausência temporária pode ser simples. Apenas informe às pessoas que você não está disponível, quando retornará e com quem elas devem entrar em contato com quaisquer necessidades urgentes enquanto você estiver fora. Se você quiser se divertir um pouco mais com sua mensagem, aqui estão algumas opções.

2 Elimine a publicidade e outras coisas desnecessárias primeiro.

Quando volto à minha caixa de entrada do Gmail e encontro um zilhão de e-mails esperando, a primeira coisa que faço é eliminar o lixo eletrônico. A publicidade, é claro, é a primeira a desaparecer. Mas quando você está tentando voltar para a caixa de entrada zero, até mesmo os boletins que você assinou podem atrapalhar.

O sistema de guias do Gmail é útil. Quando minhas mensagens de e-mail já estão pré-classificadas, posso percorrer as guias sociais e de promoções rapidamente e eliminar a maioria desses e-mails logo de cara, selecionando todos eles, passando os olhos pelas linhas de assunto para garantir que nada pareça importante e, em seguida, clicando em arquivar ou excluir.

3 Use filtros para remetentes de alta prioridade.

Provavelmente, há algumas pessoas em sua lista de contatos cujos e-mails você não quer perder. Eu tenho uma pasta do Gmail chamada Remetentes prioritários onde armazeno mensagens importantes que precisam de ação mais imediata.

Você pode usar filtros para que as mensagens sejam classificadas automaticamente nesta pasta, que é o que faço quando estou fora do escritório por um tempo. Então, quando eu voltar, eu sei o que resolver primeiro.

Você também pode filtrar retroativamente movendo as mensagens para a pasta Remetentes prioritários por segurança enquanto ordena o restante de sua caixa de entrada.

4 Crie uma pasta de atualização.

Agora que você classificou seu e-mail de alta prioridade em uma pasta separada, pode lidar com o resto . . . ao apagá-lo. Pelo menos temporariamente.

Olhar para uma caixa de entrada cheia no seu primeiro dia de volta ao escritório pode causar estresse suficiente para desfazer os efeitos relaxantes de suas férias. Uma caixa de entrada vazia, no entanto, é felicidade! Essa solução pode parecer trapaça, mas acredite em mim, é uma ótima maneira de aliviar a tensão de ter centenas de e-mails para processar e sem tempo para processá-los.

Crie uma pasta de recuperação. É simples assim. Você pode nomeá-lo como quiser, de “E-mail para processar” a “Abandone toda esperança, vocês que entram aqui”. Em seguida, basta selecionar tudo e mover seu e-mail de férias para a pasta de atualização. Ele estará fora de vista e, em vez de sentir que sua caixa de entrada é um poço sem fundo do qual você nunca sairá, você poderá se aventurar em sua sala de armazenamento virtual e classificar esses e-mails menos importantes sempre que tiver tempo poupar.

As chances são boas de que, se você já classificou mensagens de e-mail de alta prioridade, nada em sua pasta de recuperação será de importância crítica. Se você acidentalmente perdeu algo significativo (ei, isso acontece com o melhor de nós), com certeza receberá um e-mail de acompanhamento, no qual poderá lidar com o problema. Se algum e-mail permanecer em sua pasta de recuperação após um mês, provavelmente será seguro excluí-lo ou arquivá-lo.

5 Pratique “último a entrar, primeiro a sair”.

Até agora, sua caixa de entrada deve parecer um pouco menos opressiva. É hora de lidar com as mensagens de maior prioridade. Adotar uma abordagem de “último a entrar, primeiro a sair” pode ajudar.

Alguns dos e-mails que você recebeu já foram resolvidos enquanto você estava fora. Quando você lê primeiro o e-mail mais recente, pode descobrir rapidamente o que precisa de atenção imediata e o que pode filtrar em sua pasta de atualização para mais tarde. Portanto, comece a pesquisar os e-mails mais recentes que você recebeu e lembre-se . . .

6 Resista à tentação de adiar as respostas.

Depois de identificar e-mails importantes, responda-os. Como agora.

Todos nós já estivemos lá. Você está olhando para um e-mail que precisa absolutamente de uma resposta, exceto que você não tem energia psíquica para lidar com isso no momento. A tentação de adiar esses tipos de e-mails é intensa. Resistir! E-mails incômodos se tornam monstros mais poderosos quanto mais você os ignora. Quando você começar a ler seus e-mails urgentes, prometa a si mesmo que lidará com cada um ao abri-lo. Você vai agradecer a si mesmo a longo prazo.

Com um pouco de premeditação e alguma organização, você pode evitar que a avalanche de sua caixa de entrada o enterre. Agora, deixe seu e-mail do escritório em paz até você voltar e aproveite as férias. Você ganhou!