Veja como sair de reuniões com graça

Certa vez, trabalhei remotamente para uma empresa que tinha uma reunião regular de editores de conteúdo toda sexta-feira. Essa reunião foi a ruína da minha existência profissional. Todos nós nos reuníamos em uma linha de teleconferência a partir das 10h. Chegávamos com boas intenções, mas inevitavelmente ninguém tinha uma agenda e íamos embora (às vezes horas depois) sem ter chegado a nenhuma conclusão acionável. A única coisa que alguém faria seria tomar alguns minutos no início da reunião da próxima semana para lamentar a falta de coisas que realizamos na reunião anterior.

Eu era obrigado a estar nessas reuniões, embora muitas vezes eu não tivesse nada para contribuir além de alguns pedidos fúteis para que voltássemos aos trilhos. Qualquer faixa. Encontraria desculpas para fugir sempre que pudesse. ( Oops! Meu gato está preso na ventilação da secadora. Ok, tchau-eee! ) O número de vezes que eu estava inexplicavelmente “doente” às sextas-feiras estava ficando suspeito. Tenho vergonha de admitir que, porque eu tinha um fone de ouvido que podia silenciar, ocasionalmente eu adormecia e acordava com um ronco baixinho.

De acordo com a Inc., noventa e nove por cento das reuniões são um completo desperdício de dinheiro. E, no entanto, embora todos os odeiem, eles são um elemento básico da cultura corporativa. Saber como sair graciosamente de reuniões não essenciais é uma habilidade de trabalho que pode poupar horas de tormento e ajudá-lo a fazer mais.

Apenas diga não a reuniões (desnecessárias)

Muitos de nós perseveramos quando se trata de reuniões porque não queremos ser essa pessoa – o preguiçoso que falta às reuniões que todos os outros participam obedientemente. Mas, embora bocejar em todas as reuniões possa fazer você se sentir super comprometido com seu trabalho, também pode torná-lo menos produtivo.

A chave para dizer não às reuniões está em descobrir se a reunião é essencial para você e, se não for, deixar claro que existem maneiras melhores de gastar seu tempo. Veja como sair sem prejudicar seu status como jogador de equipe.

1 Adote uma postura de “menos reuniões”.

A menos que você tenha clareza sobre os motivos de uma reunião desde o início, questione seu propósito. Adote a postura que toda reunião deve ter para justificar sua existência. Embora você não deva insultar os organizadores de reuniões sugerindo que suas reuniões são supérfluas, não tenha medo de expressar alternativas como "Isso é algo que podemos resolver por e-mail ou Slack?" Em última análise, você será um herói se conseguir reduzir o número de reuniões que sua equipe realiza.

2 Determine se sua presença na reunião é essencial.

Nem todas as reuniões são criadas iguais. Só porque você foi convidado para um não significa que você é um jogador importante. E quem precisa de reuniões que envolvam ficar sentados ouvindo todo mundo falar?

Ao receber um convite para uma reunião, peça mais detalhes ou uma agenda. Não há problema em perguntar qual será o seu papel. Isso permite que seus colegas saibam que você valoriza seu tempo e deseja gastá-lo com sabedoria.

3 Peça ajuda para estabelecer suas prioridades

Vou compartilhar um pequeno segredo com você. Na verdade, essa tática funciona tão bem para sair das reuniões que deveria estar na bolsa de truques de todo trabalhador. Basta pedir ao titular da reunião para ajudá-lo a priorizar. Você deve colocar a reunião em primeiro lugar ou o projeto em que está trabalhando? Parece algo assim:

As chances são boas de que o responsável pela reunião insista que você priorize o projeto. E, se ele ou ela não o fizer, então você saberá que a reunião realmente é uma que você não deve perder. Essa técnica simples me ajudou a sair de muitas reuniões para que eu pudesse me concentrar em fazer o trabalho em vez de ouvir as pessoas falarem sobre o trabalho que eu deveria fazer. De uma chance!

4 Pressione para notas da reunião.

Muitas empresas têm reuniões de equipe para compartilhamento de informações. Para a maioria dos jogadores, eles envolvem ouvir e aprender sobre os planos e acontecimentos atuais que afetam a equipe. Você pode não ter um papel crucial na reunião, mas isso não significa que as informações que você pode obter dela não sejam importantes.

Uma simples mudança na estratégia de reunião pode tornar as reuniões de equipe algo que as pessoas podem desistir quando tiverem tarefas de maior prioridade para trabalhar. Traga à tona a ideia de que alguém mantenha anotações de reunião em cada sessão para que todos que não puderem comparecer tenham acesso às informações que foram compartilhadas e a quaisquer itens de ação que foram determinados. Para manter as coisas justas, a tarefa de anotar pode recair para uma pessoa diferente a cada sessão. (Certifique-se de se voluntariar para ser o anotador também.)

Se não for possível fazer anotações, demonstre seu compromisso fazendo um breve acompanhamento com o líder da reunião para que você possa se atualizar.

5 Peça para sair quando a reunião não pertence mais a você.

Às vezes, você participará de uma reunião em que apenas parte da agenda é relevante para você. Se você estiver particularmente ocupado, não há problema em solicitar que a equipe aborde esses itens da agenda pertinentes primeiro, para que você possa desistir quando a reunião mudar para tópicos que não são de sua alçada. Converse com o organizador da reunião alguns minutos antes da reunião para explicar que você está tentando gerenciar seu tempo e priorizar, e você ficaria grato se ele pudesse resolver seus itens primeiro.

Não há razão para reclamar ou dar desculpas para sair das reuniões. Tudo o que é necessário se você quiser pular a conversa e entrar em ação é mostrar à sua equipe que a empresa será mais bem servida se você não comparecer. Se você quer que seus superiores e colegas de equipe valorizem seu tempo, é importante mostrar que você também o valoriza.