7 dicas brilhantes sobre como revisar e-mails

Esse erro de digitação ou gramática que você acabou de fazer em um e-mail pode causar uma má impressão. Pode sinalizar que você não tem atenção aos detalhes. Na pior das hipóteses, pode fazer você parecer menos inteligente, consciencioso e confiável.

Embora os erros de digitação de e-mail aconteçam com todos, eles acontecem com menos frequência para aqueles que demoram um pouco mais para revisar. Aqui está um guia passo a passo infalível para acertar antes de clicar em enviar.

1 Acerte o nome do seu contato.

Você digitou o nome e sobrenome do seu contato corretamente? É importante. E, se você duvida disso, pense na última vez que recebeu um e-mail de alguém que errou seu nome. No mínimo, você provavelmente gemeu ou revirou os olhos. Ficamos irritados quando as pessoas escrevem errado nossos nomes porque presumimos que não se importam o suficiente conosco para prestar atenção a esse detalhe básico.

Se você não tiver certeza sobre a grafia do nome do seu contato, faça uma pequena pesquisa para ver se você pode encontrá-lo via Google ou mídia social. Se tudo mais falhar, use uma saudação genérica como “Olá” que não use um primeiro nome.

2 Verifique seu tom.

Seu e-mail parece frio ou conciso? Pode. Muitas vezes, o que soa bem em nossas cabeças não aparece bem no texto. Quando você não para para revisar e revisar seu e-mail antes de enviá-lo, corre o risco de ser mal interpretado.

O truque aqui é aplicar um pouco de empatia. Limpe a cabeça e imagine que está recebendo seu e-mail em vez de enviá-lo. Alguma coisa que você escreveu soa negativa ou mesmo hostil? Há uma grande diferença entre "Estou ansioso para conversar com você" e "Aguardo sua ligação". Um é amigável e positivo; o outro soa como se você estivesse dizendo "É melhor você ligar ou então."

3 Certifique-se de que você será compreendido.

Certifique-se de que seu destinatário tenha detalhes suficientes para entender o que você escreveu. Lembre-se de que você e seu destinatário podem não ter as mesmas informações — as coisas que você entende não são necessariamente coisas que seu destinatário saberá. Releia seu e-mail com isso em mente e preencha os espaços em branco conforme necessário.

4 Verifique a clareza.

Certifique-se de que o que você escreveu seja lido sem problemas e transmita seu significado preciso. Procure referências de pronomes pouco claras.

Analise seus e-mails em busca de palavras como essa ou eles e, em seguida, certifique-se de que seu texto transmita a que essas palavras se referem. Se não, reescreva para substituir esses pronomes por algo concreto.

Segure o que depois da palestra? O que tem bom atendimento?

Melhor. Mas podemos reescrever para simplificar a frase e evitar repetir a palavra oficina .

Mantenha suas frases simples e diretas. E-mails escritos em um nível de leitura da terceira série têm taxas de resposta significativamente melhores. Frases longas e complexas e palavras grandes podem tornar seu texto mais difícil de ler para uma pessoa ocupada que está lendo e-mails com pressa. No entanto, considere o seu público. Se você está escrevendo para um doutor em sociologia para pedir uma entrevista, vá em frente e use uma linguagem exuberante e uma estrutura mais complexa. Caso contrário, faça “simples é melhor” seu padrão.

5 Cuidado com o palavreado.

Parte da simplificação do seu texto envolve agilizá-lo. Elimine palavras e frases de preenchimento. Livre-se dos advérbios e use verbos mais fortes. (Em vez de incrivelmente feliz , tente muito feliz, emocionado ou em êxtase . Em vez de correr rapidamente , que tal correr ou correr ?)

Considere as seis regras de escrita de George Orwell:

1. Nunca use uma metáfora, símile ou outras figuras de linguagem que você está acostumado a ver impressa.
2. Nunca use uma palavra longa onde uma curta serve.
3. Se for possível cortar uma palavra, sempre corte-a.
4. Nunca use o passivo onde você pode usar o ativo.
5. Nunca use uma frase estrangeira, uma palavra científica ou um jargão se você puder pensar em um equivalente em inglês do dia-a-dia.
6. Quebre qualquer uma dessas regras antes de dizer algo totalmente bárbaro.*

*Sobre a regra nº 6 de Orwell, veja nossa regra nº 2.

6 Reveja com atenção.

Até este ponto, falamos sobre revisão nos termos mais amplos de uma edição de desenvolvimento. Agora, é hora de ir ao âmago da questão e revisar linha por linha. Você escreveu tudo corretamente? Você usou os homônimos adequados? (Você digitou “ Lá vai para o festival” quando queria digitar They're ?) Sua pontuação está correta?

Um aplicativo como o Grammarly ajudará você a detectar e corrigir seus erros. Mas lembre-se de que é uma ferramenta para aprimorar sua capacidade de revisão, e não substituir completamente a necessidade de revisão. A vantagem de usar um aplicativo de revisão é que cada erro que o aplicativo detecta ensinará algo sobre sua escrita e, finalmente, fará de você um escritor melhor.

7 Sente-se nele.

Alguns e-mails precisam de um tempo para ferver, especialmente se forem sensíveis. Digamos que você tenha que escrever um e-mail para relatar a conduta inadequada de um colega de trabalho ou que tenha que redigir uma avaliação de desempenho para alguém cujo desempenho não foi exatamente estelar. A emoção pode fazer você escrever coisas das quais se arrependerá mais tarde.

Faça um rascunho do seu e-mail em seu processador de texto em vez de no seu cliente de e-mail para que você não fique tentado a enviá-lo impulsivamente antes de fazer uma revisão completa. Se você conseguir adiar um pouco, sente-se naquele e-mail por um dia antes de enviá-lo. Ao reler seu e-mail à luz de um novo dia, muitas vezes você encontrará coisas para revisar, especialmente em termos de tom e clareza.

No mínimo, certifique-se de que o recurso de não envio esteja ativado em seu cliente de e-mail. (Veja como fazer isso no Gmail.) Os poucos segundos de tempo que ele comprará depois que você clicar em Enviar ocasionalmente o salvarão de ser propriedade de um erro de digitação gritante. Certa vez, recebi um e-mail com o assunto “Este brinquedo de aprendizagem fez meu filho cagar de alegria!”

Tenho certeza que não foi isso que o remetente quis dizer.