Estas 4 dicas vão lhe poupar tempo em reuniões

Cansado de reuniões improdutivas e sem foco? A reunião média do escritório é um instrumento moderno de tortura, se arrastando para sempre enquanto todos falam em círculos e seu colega de trabalho irritante (sim, há um em cada multidão) sequestra a reunião com suas divagações.

Mas não precisa ser assim. Uma reunião bem conduzida durará um tempo suportável, deixará todos alinhados e na mesma página e desenvolverá os próximos passos claros para o que você está tentando alcançar juntos.

Então, se você está pronto para parar de perder tempo e começar a usar suas reuniões em todo o seu potencial, aqui estão quatro dicas de como economizar tempo em reuniões e maximizar sua produtividade:

1 Tenha sempre uma agenda

Economize tempo em suas reuniões e coloque todos na mesma página (literalmente) criando uma agenda de reuniões com antecedência.

Certifique-se de que sua agenda defina claramente a meta ou metas que você deseja alcançar até o final da reunião - seja tomar uma decisão importante, fazer um brainstorming de ideias ou organizar um plano de ação.

Envie a agenda com antecedência para que os participantes da reunião tenham tempo para fazer perguntas, preparar todos os materiais e começar a pensar em soluções.

Durante a reunião, use sua agenda como um roteiro para manter a conversa no tópico para que você possa usar seu tempo de forma produtiva e alcançar seus objetivos.

2 Nomear um moderador

Acabe com discursos inúteis e desconexos, debates desnecessários e trilhas de coelho que roubam o momento. Faça com que um participante aja como um moderador responsável por manter o grupo na tarefa com a agenda e reduzir o comportamento improdutivo.

Um bom moderador gentilmente, mas com firmeza, cortará o discurso prolixo de Jorge-de-Marketing e incentivará Latifa-de-Design a compartilhar seus pensamentos. A voz mais alta na sala não é necessariamente aquela com as melhores ideias, por isso é importante para abrir espaço para os tímidos e introvertidos entre nós que se sentem menos confiantes em compartilhar.

Ter um moderador é útil para orientar o grupo no brainstorming ou voltar aos trilhos se a conversa estiver paralisada. E o melhor de tudo, um moderador não apenas economizará tempo durante a reunião, mas também poderá usar seu poder para garantir que a reunião termine no horário!

3 Encerre a reunião no horário

Agora você pode estar pensando que isso não é possível. “Ah, sim”, você diz, “as reuniões terminarão na hora certa – quando os unicórnios saltarem mais uma vez pelas clareiras arborizadas!”

Tenha fé — é possível.

Primeiro, pense criticamente sobre a duração da reunião. O padrão em muitos calendários de agendamento é de uma hora, mas você pode precisar de apenas trinta ou quarenta e cinco minutos para fazer tudo. Uma reunião mais curta pode criar um senso de urgência e foco que incentiva a eficiência.

Tente começar a reunião na hora. Envie uma mensagem de lembrete trinta minutos antes do horário de partida e incentive as pessoas a chegarem cinco minutos mais cedo para que possam tomar um café e se acomodar.

Indique claramente a hora de término da reunião no convite original, no lembrete e no início da reunião. Deixe claro que a reunião terminará na hora marcada e as conversas podem continuar depois via Slack ou e-mail, se necessário.

Configure um relógio de contagem regressiva para que todos possam ver quanto tempo resta e lembre-se de usá-lo com eficiência. (Isso também pode tornar óbvio se alguém está perdendo tempo.)

Em sua agenda, reserve os últimos cinco a dez minutos para discutir os próximos passos de todos após a reunião. Certifique-se de sair da reunião com etapas de ação. Caso contrário, qual era o sentido de entrar na sala em primeiro lugar? O moderador pode encerrar a reunião de forma proativa e garantir que cada pessoa saiba por quais itens de ação são responsáveis.

E se a reunião milagrosamente terminar cedo, não deixe as pessoas esperando, deixe todos seguirem seu caminho alegremente!

4 Incluir apenas pessoas essenciais

Você adora reuniões lotadas, onde todos têm uma opinião e nada pode ser decidido? Não, você não. Ninguém faz.

Acontece que uma ótima maneira de promover a produtividade e o uso eficiente do tempo é manter suas reuniões pequenas. Convide apenas as pessoas que estão desempenhando um papel crítico no propósito da reunião e têm um motivo realmente importante para estar lá.

Pode ser tentador convidar qualquer pessoa que esteja vagamente conectada (“Claro, seria bom que você estivesse lá!”), mas se eles não forem atores-chave ou tomadores de decisão, provavelmente não poderão contribuir muito para o encontro. Na verdade, eles podem até inviabilizá-lo.

Portanto, mantenha sua lista de convidados exclusiva. Quanto menos pessoas na sala, mais responsabilidade todos se sentem. Tente mantê-lo entre cinco e dez pessoas para tomada de decisões e planejamento, e expanda esse número para incluir vozes adicionais se você precisar de uma sessão de brainstorming.