Como iniciar um email formal com exemplos

Iniciar um e-mail formal em inglês pode ser complicado, pois envolve seguir algumas regras e convenções rígidas. A menos que você esteja familiarizado com eles, decidir como iniciar um e-mail formal pode ser confuso – mas não precisa ser.

Este artigo detalhado explicará como usar as saudações, saudações e linhas de abertura formais corretas por e-mail. Ao final deste post, você saberá como começar a escrever um e-mail formal em sua vida pessoal e profissional.

O que é um e-mail formal?

E-mails formais são aqueles escritos no formato correto. E-mails formais seguem uma fórmula testada e comprovada que todos os leitores entenderão.

Um e-mail bem escrito, profissional e educado pode iniciar um relacionamento bem-sucedido e produtivo. Por outro lado, um e-mail mal escrito pode prejudicar relacionamentos, confundir e até incomodar os destinatários em algumas circunstâncias.

Todo e-mail formal deve consistir em:

• Linha de assunto
• Uma saudação ou saudação
• Cópia do corpo
• Cancelar assinar

E-mails formais são respeitosos, usando terminologia educada para se dirigir ao destinatário. Eles são escritos em um formato simples de entender que é claro sobre o que você quer e por quê.

A língua inglesa é usada mundialmente pelas empresas, mas existem diferenças culturais na forma como nos comunicamos. E-mails formais reduzem a probabilidade de qualquer mal-entendido ou falha de comunicação.

Na maioria dos casos, e-mails mal escritos não prejudicarão sua carreira, diz Jeff Su na Harvard Business Review. Por outro lado, “escrever e-mails profissionais afetará o quão competente você é percebido aos olhos de seus colegas”.

Em sua vida pessoal, ao entrar em contato com uma escola, por exemplo, você deve garantir que suas comunicações sejam claras, profissionais e educadas. Nesse contexto, e-mails formais são essenciais.

Nós nos aprofundamos nos detalhes do que é um ótimo e-mail formal em nosso guia, então confira se quiser saber mais.

Agora, vamos dar uma olhada em alguns dos fundamentos de como cumprimentar em um e-mail formal.

A maneira formal de iniciar um e-mail

Já abordamos como iniciar um e-mail profissional em posts anteriores, mas, desta vez, vamos nos aprofundar nas duas coisas essenciais que você precisa saber ao iniciar um e-mail formal em inglês:

1. Saudação formal e saudação
2. Linhas formais de abertura de e-mail

Abordamos ambas as partes em detalhes antes de aplicá-las a uma série de exemplos posteriormente.

Cumprimentos e saudações formais por e-mail

A primeira coisa que você precisa saber sobre saudação em um e-mail formal é usar a saudação correta.

Pode parecer confuso, pois a forma formal apropriada de saudação no e-mail muda, dependendo se você conhece a pessoa para quem está escrevendo ou não. A primeira regra é: se você souber o nome de alguém, dirija-se diretamente à pessoa usando seu nome completo.

No passado, você usaria o que é chamado de honorífico – como Sr. e Sra. – com um sobrenome. No entanto, devemos estar conscientes dos riscos do que Harvard chama de “misgendering”.

A menos que saibamos o gênero de alguém com certeza (e mesmo nos casos em que achamos que sabemos, nunca devemos fazer suposições), devemos evitar o uso de termos de gênero.

Em vez disso, use o nome completo de uma pessoa sempre que possível. Isso é profissional e respeitoso.<

Tomemos um exemplo de e-mail para alguém chamado Robert Johnson.

Ao invés de dizer:

• Prezado Sr. Johnson

Diríamos:

• Caro Roberto Johnson

A questão de qual saudação é apropriada para um e-mail formal surge regularmente. Fornecemos alguns exemplos formais de saudação por e-mail abaixo que ilustram como cumprimentar em um e-mail formal. Ainda assim, também pedimos que você use seu julgamento também.

Antes de enviar seu e-mail, gaste algum tempo tentando identificar a pessoa para quem você está escrevendo. Usar o nome completo de uma pessoa pode estabelecer uma conexão mais forte do que uma abordagem formal, como Dear Sir/Madam.

Cobrimos muito do que você precisa saber aqui, mas para obter mais informações sobre como iniciar um e-mail profissional, leia nosso blog detalhado.

Linhas formais de abertura de e-mail

As regras sobre como abordar um destinatário em um e-mail formal são relativamente simples. No entanto, quando se trata de iniciar o corpo de um e-mail formal, você tem mais liberdade.

As melhores linhas de abertura de e-mail formal são diretas ao ponto. Na maioria dos casos, você solicita algo (informações, para participar de um evento ou pagamento); ou responder formalmente a um pedido.

Se você conhece alguém ou já falou com ela no passado, você pode entrar direto nos detalhes de sua solicitação.

Alguns exemplos de linhas de abertura de e-mail formais adequadas incluem:

• Estou escrevendo para solicitar algumas informações de sua empresa.
• Estou entrando em contato com você para convidá-lo para o meu evento
• Agradeço seu interesse em nossa empresa. Estou anexando as informações solicitadas.

Suponha que você esteja escrevendo para alguém com quem nunca se comunicou antes. Nesse caso, é educado explicar quem você é e por que está entrando em contato com eles. Por exemplo, simplesmente dizer “meu nome é XX e estou entrando em contato com você de YY” é suficiente para o leitor. Isso informa rapidamente quem você é e por que está enviando mensagens.

Veja como isso pode funcionar na prática:

• Sou o diretor de marketing da (nome da empresa) e estou interessado em saber mais sobre sua empresa.
• Estou entrando em contato com você de (nome da empresa) com alguns detalhes de novas ofertas exclusivas
• Estou saindo (da empresa) em 25 de setembro e gostaria de convidá-lo para um evento de despedida realizado em (inserir detalhes).
  

Claro, você não está vinculado a essas regras. No entanto, ao segui-los, você não vai confundir ou chatear o seu leitor.

Você pode usar “Espero que você esteja indo bem em um e-mail formal”? Se você conhece a pessoa, iniciar um e-mail formal dessa maneira não é incorreto. Se você não conhece o indivíduo pessoalmente, é improvável que alcance os resultados desejados. Pode parecer excessivamente informal e fora do lugar.

Nosso conselho é ir direto ao ponto em sua abertura formal de e-mail. Explicamos mais sobre como criar as melhores frases de abertura de e-mail nesta postagem detalhada do blog.

6 exemplos de como iniciar um email formal

Então, dividimos o processo de como iniciar um e-mail formal em duas etapas; agora, é hora de colocá-lo em prática. Aqui nós fornecemos seis exemplos de como iniciar um email formal. Cada exemplo é acompanhado por uma breve explicação das nossas razões.

Nesta seção, incluímos alguns exemplos específicos de como iniciar exemplos formais. Cobrimos:

• Como iniciar um e-mail formal sem nome
• Como escolher uma saudação de e-mail formal para um destinatário desconhecido
• Como iniciar um email formal para vários destinatários
• Como iniciar um e-mail formal para uma escola
• Como iniciar um e-mail comercial formal
• Como escolher a saudação formal por e-mail para um pedido de emprego

Esses modelos incluídos aqui são usados ​​para ilustrar como abordar cada tarefa. Recomendamos que você as use como base para desenvolver as abordagens que melhor representam você e sua empresa.

Como iniciar um e-mail formal sem nome

Escrevemos sobre como é importante tentar encontrar o nome de uma pessoa ao enviar um e-mail, por isso sempre recomendamos que você faça isso, se puder. No entanto, é provável que haja momentos em que isso seja impossível por algum motivo.

Alguns guias de redação ainda o encorajarão a usar “Prezado Senhor/Senhora” e, embora um pouco antiquado, ainda é bom fazê-lo se precisar.

Embora você seja livre para usá-lo, se desejar, recomendamos encontrar uma alternativa. Você pode fazer mais pesquisas para identificar o destinatário. Se não, aqui estão algumas outras opções:

• Querido (título do trabalho)
• Prezado (Departamento ou equipe)

Iniciar um e-mail formal em inglês é, felizmente, bastante simples. Aqui está um exemplo de como iniciar um email formal sem nome.

Como escolher uma saudação de e-mail formal para um destinatário desconhecido

Se você está lutando para identificar a saudação formal de e-mail certa para um destinatário desconhecido, você não está sozinho. Pode ser um desafio encontrar a abordagem certa sobre como iniciar um e-mail formal para uma pessoa desconhecida.

Outros guias de redação irão sugerir que você use “A quem possa interessar”, mas achamos que isso não é apenas formal; é um pouco exigente demais para o nosso gosto. Também recomendamos abrir um e-mail formal com “Oi” ou “Oi”. Isso é um passo longe demais na outra direção.

Então, como você escolhe uma saudação formal por e-mail para um destinatário desconhecido? Aqui está um método testado e comprovado.

Como iniciar um email formal para vários destinatários

É evidente que existem regras diferentes quando você está enviando um e-mail para um grupo de pessoas. Há menos regras ao decidir sobre uma saudação formal por e-mail para vários destinatários. A questão de como você inicia um email formal para vários destinatários depende de quem eles são. Aconselhamos a escolha de um termo coletivo seguro.

Se forem colegas de trabalho, as linhas formais de saudação de e-mail aceitáveis ​​incluem:

• queridos colegas
• querida equipe

Se estiver enviando um endereço de e-mail genérico (como customerservice@), você pode usar:

• Prezada equipe de atendimento ao cliente

Se você estiver enviando um e-mail para uma empresa, basta usar o nome da empresa.

• Prezado (nome da empresa)

Aqui está um exemplo infalível de como iniciar um e-mail formal para um grupo.

Como iniciar um e-mail formal para uma escola

Se você está se perguntando como iniciar um e-mail para um professor universitário ou professor, veja como. O importante é garantir que você use o honorífico correto; neste caso, estamos enviando um e-mail para um professor.

Confira este exemplo para ver como abordamos a tarefa.

Como iniciar um e-mail comercial formal

No mundo dos negócios, é crucial garantir que seus e-mails sejam formatados corretamente e formalmente respeitosos. A questão de como você inicia uma carta comercial formal é frequentemente feita por pessoas preocupadas com a forma como serão percebidas.

Nosso modelo de exemplo abaixo fornece um exemplo que você pode adaptar às suas circunstâncias. Você pode encontrar informações mais detalhadas sobre como elaborar uma consulta de negócios em nosso guia detalhado.

Como escolher a saudação formal por e-mail para um pedido de emprego

Ao enviar uma carta de apresentação para um trabalho, você tradicionalmente usa “Prezado Senhor/Senhora”. Ainda assim, como estabelecemos, isso pode não ser mais apropriado.

Em primeiro lugar, você deve tentar descobrir quem é o gerente de recrutamento e usar seu nome completo. Se você não conseguir encontrar o nome deles, as seguintes alternativas são aceitáveis:

• Caro gerente de recrutamento
• Caro recrutador
• Prezado (nome da empresa)

Aqui está um exemplo de como iniciar um e-mail formal para um recrutador.

Iniciar um e-mail formal pode ser um desafio para qualquer um, mas esperamos ter simplificado o processo. O principal ponto de aprendizado é entender como usar saudações e saudações formais por e-mail e como criar linhas de abertura de e-mail formais fortes. Esperamos ter ajudado você a começar a escrever um e-mail formal. Não deixe de conferir nosso blog com mais artigos sobre como escrever e-mails formais.