Como iniciar um e-mail profissional – Melhores cumprimentos para todas as situações e saudações a evitar

Quer saber como iniciar um e-mail? Não se preocupe você não está sozinho. Pode ser surpreendentemente fácil pensar demais na saudação profissional do seu e-mail, especialmente quando você não está muito familiarizado com a pessoa do outro lado. Antes mesmo de abordar o motivo de sua divulgação, você já perdeu tempo se distraindo dizendo “Ei, Tom”, “Olá Sr. Smith” ou “Prezado senhor”.

No momento em que você toma uma decisão, você perde a confiança em escrever a mensagem em si e, no geral, isso realmente o atrasou. Encontrar essa saudação perfeita pode realmente tirar isso de você!

Dito isso, é ainda mais surpreendente quantas pessoas não pensam o suficiente em suas saudações por e-mail. A forma como você inicia um e-mail define o tom de tudo o que se segue e afeta a primeira impressão tão importante de uma pessoa sobre você como profissional.

É por isso que descrevemos todas as etapas, cenários e circunstâncias em que você precisa pensar ao iniciar qualquer tipo de e-mail profissional. Aqui estão as melhores maneiras de iniciar essa conversa profissional e algumas das coisas mais importantes a serem evitadas ao fazê-lo.

Para tornar isso super útil, listaremos exemplos de boas maneiras de iniciar um e-mail profissional, além de apontar o que não fazer ao cumprimentar alguém profissionalmente.

Por que é importante entender as saudações profissionais por e-mail?

Em teoria, iniciar um e-mail deve ser a parte mais fácil da troca! "Olá" é uma das primeiras coisas que aprendemos em nossa língua nativa. No entanto, muitas vezes, quando cumprimentamos alguém em um contexto profissional, *realmente* erramos. Dizemos olá a todos e a tudo - motoristas de ônibus, pessoas no elevador, um cachorro fofo - então o que está faltando quando estamos sentados atrás de uma tela de computador?

A resposta é entender os contextos do local de trabalho. É fundamental navegar corretamente em qual saudação usar quando, onde e com quem - ninguém quer definir o tom errado antes mesmo de chegar à mensagem principal. Naturalmente, você quer causar uma boa primeira impressão. Errar isso pode custar a pessoa a respeitar, responder ou até mesmo ler seu e-mail. Por exemplo, quando as equipes de RH analisam uma montanha de solicitações de emprego, essa primeira frase pode prejudicar seriamente suas chances de uma entrevista se você não parecer suficientemente capaz de dizer "olá".

Aqui estão algumas coisas a serem consideradas ao cumprimentar alguém profissionalmente. ‍

Que tom você precisa definir?

‍ A comunicação pessoal nos permite observar sinais sonoros, visuais e físicos que a comunicação escrita não permite. Pense no ambiente e no sentimento como se estivesse entregando as informações do seu e-mail pessoalmente e, em seguida, remova essas dicas. O tom do seu e-mail é como o caráter do seu negócio aparece com suas palavras, ilustrando sua perspectiva emocional sem essas outras dicas úteis. ‍

Como você quer ser percebido? ‍

Como mencionado, a vida geralmente é mais fácil quando causamos uma boa primeira impressão. Assim, ao iniciar sua correspondência adequadamente, você demonstra sua facilidade, experiência e competência profissional em apenas algumas palavras. Parece bom, certo?

Um estudo da revista Social Psychological and Personality Science faz uma comparação com a comunicação pessoal "As primeiras impressões são fortemente influenciadas por expressões emocionais, como sorrisos. No contato cara a cara, os indivíduos sorridentes são percebidos como mais calorosos e competentes do que indivíduos não sorridentes.

Tenha isso em mente ao mergulhar no mundo das comunicações no local de trabalho, e isso o manterá direto e estreito ao escolher a saudação de e-mail perfeita. ‍

Essa pessoa continuará lendo seu e-mail?

Há muita pesquisa sobre a probabilidade geral de um e-mail ser respondido em correspondências do dia-a-dia. Muitas vezes são as coisas simples que vão longe, como boas maneiras - "E-mails do lado mais educado obtêm taxas de resposta mais altas", diz o designer de produto do Boomerang, Mai-Chi Vu.

Em uma época em que os humanos têm períodos de atenção mais curtos do que nunca, os níveis de polidez realmente percorrem um longo caminho. Considerações básicas, como soletrar o nome de alguém corretamente, espelhar a saudação usada, reconhecer o tom da interação em sua resposta, ajudam bastante a garantir que você não ofenda ou aliene o destinatário.

Ao pensar um pouco em como você começa sua correspondência, você evita começar com o pé errado - economizando tempo e o potencial constrangimento de ser completamente ignorado. ‍

Então você pergunta, como iniciar um e-mail? Vamos passar por alguns cenários e exemplos que você precisa estar ciente.

Saudações formais por e-mail para e-mails profissionais

Em primeiro lugar, podemos dividir o domínio das comunicações profissionais no espectro "o que é mais formal e o que é mais amigável". Conforme destacado em como encerrar um e-mail profissionalmente, a maioria dos e-mails de negócios existe no meio termo entre formal e casual. Portanto, é importante pausar e revisar o que você escreveu antes de pressionar 'Enviar'. Aqui estão as nossas principais escolhas.

1. Olá <Nome>

É tão simples. Em caso de dúvida, mantenha-o direto e amigável, e você literalmente não pode errar.

2. Olá <Nome>

Sim, novamente, não pense demais nisso. As pesquisas mostram que simples e educado sem exagerar é sempre um vencedor.

3. Prezado <Nome>

Isso pode parecer um pouco antinatural. No entanto, definitivamente ainda existem cenários em que essa saudação profissional é a mais adequada. Especialmente quando se dirige a uma instituição mais antiquada ou a um representante tradicional como um funcionário do governo. Também pode ser um toque agradável ao se candidatar a um emprego se você souber o nome da pessoa. Como regra geral, ao entrar em contato com alguém pela primeira vez, use Dear Ms./Mrs./Mr. <Sobrenome> – se você estiver usando o primeiro nome, sinta-se à vontade para usá-lo.

Maneiras amigáveis ​​de começar um email profissional

Há muitos casos em que o contexto do seu e-mail não é tão formal ou em que um toque amigável é apropriado. Talvez seja um e-mail interno para colegas ou com um cliente de longo prazo. Você pode relaxar um pouco e também manter as coisas agradáveis ​​e competentes. Às vezes é um bom equilíbrio. Embora muitos locais de trabalho tendam a ser mais casuais hoje em dia, mantenha seus princípios básicos de educação, amizade e profissionalismo na frente e no centro.

1. Olá <Nome>

Você nos ouviu quando dissemos que esta opção é sempre uma vencedora, certo? Excelente. Uma vez que você está em termos amigáveis ​​com o destinatário, você não precisa pensar demais na saudação - você pode ir direto ao ponto do e-mail, mantendo um comportamento amigável e profissional.

2. Olá

Quando você não sabe o nome do destinatário ou sua grafia, essa é a maneira mais segura de enviar um e-mail profissional sem parecer muito formal ou indireto.

3. Bom dia/tarde/noite

Isso pode adicionar um toque amigável, casual, mas ainda assim educado, à sua saudação por e-mail. É definitivamente para uso ocasional e não consistente, no entanto. Escusado será dizer que, se diferentes fusos horários estiverem em jogo, você deve usar essa saudação com sabedoria.

4. Ei <Nome>

Tenha cuidado com este. Existem casos a favor e contra "Hey", mas o feedback mostra que isso só deve ser usado se você tiver um relacionamento com, por exemplo, amigos ou colegas de trabalho próximos.

Ao responder a alguém, você pode espelhar o tom de seu destinatário e optar por abrir seu e-mail com uma saudação semelhante ou uma alternativa que corresponda ao nível de formalidade e familiaridade – o princípio certo também se aplica à escolha da aprovação de e-mail correta.

Saudações por e-mail para evitar no trabalho

1. A quem possa interessar

Muitas fontes dizem que apenas não use este. Em uma pesquisa com quase 2.000 pessoas, 37% dos entrevistados acharam essa saudação a *pior* maneira de iniciar um e-mail profissional. Tem sido descrito como irritante, vago, inapropriado, datado, e a lista continua. Ele, sem dúvida, tem o ponto número 1 de como não iniciar um e-mail. Convencido? Nós somos.

2. Ei

Geralmente, é melhor evitar isso se você não tiver certeza de como, onde e quando usar "Ei". Como mencionado acima, há hora e lugar para isso, mas não vale o risco de parecer muito informal.

3. Saudações

As melhores práticas sugerem que isso está desatualizado. Agora existem maneiras mais adequadas de abordar um grupo de destinatários desconhecidos, como os favoritos "Olá" ou "Olá a todos". Não é a maior gafe, mas tente ficar com os vencedores validados.

4. Feliz <dia>!

Isso divide um pouco as massas. No geral, conhecer seu público é fundamental aqui. Embora muitos relatórios digam que isso parece imaturo e pouco profissional, talvez internamente, a cultura da sua empresa adota esse estilo de saudação.

5. Sem saudação

Um grande não-não. Você pode estar recebendo um e-mail de não-cumprimento, mas na maioria das vezes isso atrapalha as pessoas, então esse é um comportamento que não deve ser espelhado.

6. Smiley ou emoji

É complicado para muitos, pois smileys e emojis são amplamente usados ​​em canais de comunicação muito mais visuais para expressar fora da palavra escrita. Infelizmente, ainda não é universalmente visto como profissional o suficiente para uso no local de trabalho, então é melhor deixá-los fora de seus e-mails em todos os contextos... :(

7. Nome com erros ortográficos

Isso é tão evitável, então preste atenção ao escrever sua saudação. Verifique isso antes de pressionar enviar e você estará livre. Se você não tiver certeza da ortografia, uma pequena cópia e colagem de sua aprovação ou endereço de e-mail deve realmente deixar sua mente à vontade.

Como abordar diferentes cenários com facilidade

As saudações profissionais por e-mail são um espaço que abrange uma ampla variedade de contextos e cenários. Aqui estão mais alguns exemplos de situações para garantir que você se sinta realmente confiante em todas as suas comunicações por e-mail.

Decida para quem você está enviando e-mails

Você conhece essa pessoa? É a primeira vez que você se corresponde? Eles são externos ou internos à sua empresa? Tenha tudo isso em mente ao escolher a saudação de e-mail perfeita. Então você pode decidir se é mais uma interação profissional formal ou amigável.

Nossa postagem no blog sobre como escrever um email frio é um ótimo guia passo a passo sobre esse tipo de divulgação.

Isso é um acompanhamento?

Você está tentando solicitar uma resposta ou perseguir uma resposta sobre algo importante? Confira nossas dicas sobre e-mails de acompanhamento de vendas que ajudam a encontrar a maneira perfeita de gerar essa resposta tão necessária, mantendo-se agradável, educado e profissional. Se você não está acostumado a acompanhar seus e-mails, também criamos um guia completo sobre como escrever um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta.

Apresentações

Este fica mais fácil com a prática, mas com certeza é complicado para se sentir confiante. Encontre um estilo suave que pareça natural para você e, ao mesmo tempo, marque todas as caixas que descrevemos aqui. Encontrar tempo para ler este artigo sobre Como apresentar duas pessoas por e-mail deve ser um acéfalo.

Saudações do grupo

Boas notícias! Todas as orientações acima podem ser aplicadas ao se dirigir a vários destinatários. Os mesmos princípios, apenas não incluindo nomes individuais. Trabalhe com "Olá a todos", "Olá a todos" ou "Olá a todos" e assim por diante.

Se for uma situação em que há de 2 a 3 pessoas no tópico, você pode definitivamente abordá-las pelo nome com "Olá, Nome 1, Nome 2, Nome 3", mas geralmente não recomendamos continuar isso acima de 3 pessoas.

Conclusão

Em um relatório de 2020, 73% das pessoas disseram que o e-mail é seu método de comunicação preferido no trabalho. Por mais evoluídos que os humanos tenham se tornado em interagir e se comunicar, sem dúvida ainda há muito respeito a ser pago ao mundo do correio eletrônico! O que é ótimo é que você deu o primeiro passo para isso lendo as saudações de e-mail profissionais nesta postagem do blog.

Vamos nos lembrar das principais conclusões.

1. Não subestime a importância das primeiras impressões.

Pregar isso torna tudo o que vem a seguir mais fácil.

2. Em caso de dúvida, incline-se para o lado formal do espectro.

A polidez provou ser um clássico por uma razão. Contanto que você não entre no território da grandeza, essa é uma medida à prova de falhas para seus e-mails profissionais.

3. Leia a sala

Leve em consideração o que você aprendeu nesta postagem do blog e certifique-se de conhecer seu público. Os comunicados de seus destinatários são sempre um indicador útil, portanto, não deixe de espelhar o tom de voz deles.

E aí está! Agora você deve se sentir completamente confiante em iniciar um e-mail profissional e conquistar todas as suas correspondências no local de trabalho. Para continuar essa sequência de aprimoramento, por que não aprender a encerrar um e-mail profissionalmente?