6 maneiras de iniciar um e-mail e 6 para evitar

As caixas de entrada são inundadas com e-mails recebidos e enviados ao longo do dia. De acordo com o Campaign Monitor, uma plataforma de e-mail marketing, a pessoa média envia e recebe 121 e-mails comerciais e de consumidores por dia . No entanto, nem todas essas mensagens são lidas ou são lidas do início ao fim.

Para capturar a atenção do destinatário , você precisará criar uma saudação intencional e uma frase de abertura. Veja mais sobre como iniciar um e-mail de forma profissional e eficaz.

Por que as apresentações de e-mail envolventes são importantes

Uma introdução de e-mail forte incentiva seu leitor a continuar digitalizando o corpo de sua mensagem. Os melhores e-mails têm uma saudação envolvente e uma frase de abertura que garante o interesse e a adesão do destinatário. Idealmente, uma introdução cativante leva os leitores a agir.

Uma frase de abertura de e-mail ponderada é útil ao pedir aos destinatários para:

• Clique em um link
• Responder a uma pergunta
• Participe de uma pesquisa
• Forneça clareza adicional
• Revisar um documento ou outras informações
• Fornecer suporte relacionado aos negócios
• Responda Por Favor

Um abridor convincente define o tom da mensagem. Também pode atrair os destinatários a gastar mais tempo com a mensagem e ajudar seu e-mail a evitar a temida “lixeira”.

6 maneiras fortes de iniciar um e-mail

Abaixo está uma lista de saudações por e-mail e frases de abertura que mantêm os destinatários e seu tempo em mente.

Saudações apropriadas

1 Caro [Nome]

Esta saudação por e-mail é uma saudação apropriada para correspondência formal por e-mail. É normalmente usado em cartas de apresentação, cartas comerciais oficiais e outras comunicações quando você deseja transmitir respeito ao destinatário.

Embora honoríficos como “Sr.” e “Sra.” uma vez aceitos, eles correm o risco de cometer erros de gênero ou assumir erroneamente o estado civil do leitor. Em vez disso, use “Dear Sam” ou “Dear Sam Barney”.

2 Olá ou Olá

No que diz respeito às saudações por e-mail, um “Oi” informal seguido por uma vírgula é perfeitamente aceitável na maioria das mensagens relacionadas ao trabalho. Se preferir um tom um pouco mais formal, considere a saudação “Olá”.

Embora esta seja considerada uma saudação informal, também transmite um tom direto e amigável.

3 Olá a todos, Olá equipe ou Olá equipe [nome do departamento]

Ao escrever uma mensagem de e-mail para duas ou mais pessoas, você tem algumas opções. “Oi a todos”, “Oi, equipe” ou “Oi, equipe do [nome do departamento]” são maneiras informais e profissionais de cumprimentar um grupo de pessoas.

Eles também evitam endereços específicos de gênero para um grupo, como "Oi pessoal", "Oi, senhoras" ou "Senhores", que podem não descrever com precisão os destinatários.

Frases de abertura de e-mail envolventes

4 Espero que sua semana esteja indo bem ou espero que tenha tido um bom fim de semana

Essas são frases de abertura de e-mail eficazes porque reconhecem seu leitor primeiro e ajudam a construir um relacionamento com um colega que você já conhece ou com quem deseja desenvolver uma relação de trabalho amigável.

5 Estou entrando em contato com . . .

Começar um e-mail com “Estou entrando em contato sobre . . . ” é educado e direto e esclarece o propósito do e-mail. Com centenas de correspondências de e-mail transmitidas em um único dia útil, essa abordagem mostra que você está sendo consciente sobre o tempo do destinatário, indo direto ao ponto.

Declarar sua intenção também evita falhas de comunicação ou confusão sobre o que você precisa do leitor.

6 Obrigado por . . .

Expressar gratidão é outra maneira de colocar o leitor em primeiro lugar. Se o e-mail que você está escrevendo for uma resposta a um e-mail ou ação do destinatário, reconhecer isso no início se baseia na camaradagem no local de trabalho.

6 maneiras de não começar um e-mail

As saudações e frases de abertura abaixo carregam um tom rígido e, em alguns casos, sugerem uma abordagem descuidada. Se seu objetivo é parecer genuíno e atencioso, é melhor evitar essas frases.

Saudações a evitar

1 A quem possa interessar

Embora “A quem possa interessar” pareça uma saudação profissional, é impessoal e usado em demasia. Isso sugere que você não se importou em confirmar quem é seu destinatário ou se sua mensagem pertence a eles.

Isso também se aplica à saudação por e-mail "Prezado senhor ou senhora". Nesse caso, a saudação binária de gênero é datada e pode ser considerada não inclusiva.

2 Oi [Nome incorreto]

Ao usar o nome do destinatário em uma saudação por e-mail, confirme se você usou a ortografia correta. Erros de digitação acontecem, mas escrever incorretamente o nome de uma pessoa envia uma bandeira vermelha de que você não escreveu sua mensagem com cuidado ou atenção aos detalhes.

3 Prezado [INSIRA O NOME AQUI]

Deve-se evitar escrever errado o nome de um destinatário em uma saudação de e-mail, assim como outra gafe de saudação: esquecer completamente de inserir seu nome em um modelo pré-escrito.

Usar um modelo de email sem qualquer personalização na esperança de cativar seu leitor provavelmente será ineficaz. Se você precisar usar uma mensagem de modelo para eficiência, sempre verifique se alterou quaisquer espaços reservados na saudação com o nome do destinatário escrito corretamente.

Frases de abertura para evitar

4 Você pode me fazer um favor?

Quando você não conhece o destinatário e está enviando um e-mail pela primeira vez, uma frase de abertura como “Você pode me fazer um favor?” pode parecer abrupto e tem um tom de auto-serviço.

Em vez disso, considere uma frase de abertura de e-mail que explique de forma concisa o problema que você espera resolver com a ajuda deles, como “Estou entrando em contato sobre . . . ”

5 Eu sei que você está ocupado, mas . . .

Esta introdução de e-mail, na melhor das hipóteses, assume que o tempo do leitor é precioso. Na pior das hipóteses, sugere que você está ciente desse fato, mas ainda assim merece a atenção deles.

Independentemente do seu relacionamento com o leitor, evite essa frase introdutória e, em vez disso, explique brevemente por que você está enviando mensagens.

6 Deixe-me apresentar-me

Esse abridor de e-mail normalmente é usado ao enviar um e-mail a um destinatário pela primeira vez. Começar um e-mail com “Deixe-me apresentar-me” é como narrar sua própria introdução. Você diria isso em voz alta para alguém? Parece declarativo, mas no final das contas é uma perda de tempo. Em vez disso, vá direto ao ponto.

Dicas adicionais para uma introdução de e-mail envolvente

• Conheça seu público. A saudação por e-mail e a frase de abertura da sua mensagem devem refletir o relacionamento que você tem com o público. Considere se você está escrevendo para um cliente, liderança C-suite, um conhecido profissional ou um colega próximo.
• Deixe seu propósito claro. Quando o objetivo do seu e-mail não é claro, pode deixar o leitor confuso ou frustrado. Para evitar perder esse fator crítico, tente incorporar o objetivo do seu e-mail na frase de abertura.
• Use uma ferramenta online. Acertar o tom certo para o seu público e a ação que você deseja que eles façam pode ser um desafio. O detector de tom do Grammarly pode ajudá-lo a identificar áreas que não estão atingindo o tom pretendido.