Como escrever uma carta comercial: 16 etapas importantes

Curioso sobre como escrever uma carta comercial? Continue lendo para obter orientações passo a passo.

Todos os dias, na maioria das empresas, centenas de comunicações escritas são enviadas de departamento para departamento, para clientes e fornecedores externos ou outras entidades. Portanto, aprender a escrever uma carta comercial é essencial na caixa de ferramentas de um escritor porque esta é uma forma comum de comunicação. Você pode precisar escrever uma carta comercial, mesmo que não esteja trabalhando em uma função administrativa em uma organização. Por exemplo, este é o formato que você usa para:

• Cartas de apresentação
• Memorandos
• Cartas de interesse ou intenção
• Carta de recomendação
• Acompanhamento de entrevista
• Carta de oferta
• Carta de resignação
• cartas de agradecimento
• Cartas de reclamação
• Cartas de desculpas

Saber escrever bem esses tipos de letras é útil em muitas situações diferentes. As cartas comerciais têm formato, estilo e tom específicos. Eles são diretos e concisos, educados e profissionais e formatados com cuidado. Ao aprender a escrever um, você se tornará um escritor muito procurado no local de trabalho profissional. Abaixo, você encontrará um guia passo a passo sobre como escrever uma carta comercial. Siga-o para aprender esse formato e criar cartas que funcionem bem para transmitir sua mensagem ao seu público-alvo.

Etapa 1: escolha a formatação correta

Antes de escrever a carta, você deve definir as margens e escolher a fonte. Seu papel timbrado pode ditar o tamanho de suas margens. Por exemplo, cartas comerciais são enviadas em papel de 8 1/2 por 11 polegadas. Escolha a fonte Times New Roman tamanho 12 impressa em tinta preta para sua fonte. Às vezes, fontes semelhantes, como Arial, também são aceitáveis. O objetivo é garantir que o leitor-alvo possa ler a carta, para que você não queira que uma fonte sofisticada afete negativamente a acessibilidade da carta. Uma carta comercial é escrita em formato de bloco, não em formato de parágrafo. Portanto, modifique a carta para incluir uma margem de duas polegadas na parte superior e margens de uma polegada em todos os lados.

Etapa 2: formatar o título

Um modelo de carta comercial começará com um título específico na parte superior da página. Embora haja alguma variação, quase sempre se parece com isso:

• Nome do remetente
• Nome da empresa, se aplicável
• Endereço de correspondência do remetente
• Data no formato mês, dia, ano
• nome do destinatário
• Endereço de correspondência do destinatário

Cada nome e endereço tem espaçamento simples. No entanto, você pulará uma linha entre o endereço do remetente, a data e o endereço do destinatário. Se você usar papel timbrado oficial da empresa para enviar a carta, ela pode conter o nome do remetente ou o nome da empresa e endereço no topo. Nesse caso, comece com a data, pule uma linha e adicione o destinatário.

Etapa 3: digite a saudação

A próxima etapa no formato de carta comercial é a saudação ou saudação ao destinatário. Após a saudação, espaço duplo antes de iniciar a carta. Normalmente, você formatará a saudação assim:

• Caro Sr./Sra. (Sobrenome do Destinatário):

Se você não souber o gênero preferido da pessoa ou os pronomes pessoais, use o nome completo, não o Sr./Sra. Título. Da mesma forma, não assuma o estado civil da pessoa.

Se você souber o título da pessoa, como Doutor, pode usá-lo em vez de Sr./Sra. Sempre termine a saudação com dois pontos, não uma vírgula. Nos casos em que você não sabe o nome da pessoa, você pode indicar seu título, como:

• Prezado Diretor de Recursos Humanos:

Se você não souber nada sobre o destinatário, diga:

• Querido senhor ou senhora:

Às vezes, você usará a saudação “A quem possa interessar” se não souber nada sobre o destinatário. Caso contrário, use “Dear Sir/Madam:” ou “Dear (Função ou Departamento):” É sempre melhor usar uma saudação mais específica, se possível, mas isso é aceitável nos seguintes tipos de cartas comerciais:

• Carta de recomendação
• Cartas formais de reclamação
• Cartas de apresentação
• cartas de interesse

Etapa 4: Escreva o primeiro parágrafo

Agora você está pronto para escrever o primeiro parágrafo. Ao escrever cartas comerciais, este parágrafo é essencial. Faça o primeiro parágrafo conciso, não mais do que três frases. Indique o objetivo da carta. Você pode até dizer: “Estou escrevendo para. . .” Seja claro sobre o motivo pelo qual está escrevendo, mas não acrescente muitos detalhes floreados a esta parte da carta. Aqui está um exemplo de parágrafo de abertura escrito para um departamento abordando uma violação do código de vestimenta:

• Chegou ao meu conhecimento que alguns dentro do departamento de marketing tornaram-se negligentes em seguir as políticas da empresa em relação ao vestuário. Portanto, estou escrevendo para lembrá-lo sobre os requisitos do código de vestimenta para garantir que todos em seu departamento sigam essas diretrizes.

Essa abertura informa o propósito da carta e mostra o que o restante do corpo conterá. É direto e direto.

Etapa 5: toque o tom certo

Uma carta comercial é profissional e escrita na primeira pessoa. Use esse tom o tempo todo e não tenha medo de pronomes na primeira pessoa. A carta também deve ser concisa, portanto inclua apenas o necessário. Você não precisa ser indelicado, mas também não precisa expor um ponto se não for necessário para o significado e propósito da carta.

Etapa 6: continuar o corpo

Após o parágrafo de abertura, você precisa continuar escrevendo o corpo da carta. Mais uma vez, mantenha seu tom cortês e profissional, mesmo que sua carta trate de algo negativo. Os parágrafos do corpo apóiam o propósito, fornecem mais detalhes ou fornecem o raciocínio para uma nova declaração ou regra. Eles devem ter uma linha em branco entre cada parágrafo e você não precisa indentá-los. Por exemplo, se estiver escrevendo para discutir violações do código de vestimenta em um determinado departamento de sua organização, você pode ser rude e desrespeitoso ou firme e educado. Aqui está um exemplo do que não fazer:

• Não acredito no total desrespeito às políticas da empresa. Você não está acima das regras só porque acha que seu departamento é o mais importante. Se você não puder cumprir imediatamente o código de vestimenta declarado, cabeças vão rolar.

Este parágrafo é condescendente e rude. Ele transmite seu propósito, mas o tom áspero não é necessário. Em vez disso, você pode ser firme e direto, mas ainda educado, assim:

• Para manter a consistência em toda a nossa organização, todos devem cumprir o código de vestimenta declarado. Portanto, preciso que seu departamento garanta o cumprimento total até o final da semana. Especificamente, a administração discutiu o não uso de calçados fechados adequados e o comprimento de shorts e saias como problemas específicos. O não cumprimento deste prazo pode resultar em ação disciplinar.

Neste parágrafo de exemplo, a necessidade é clara e as informações são apresentadas com um tom educado, mas firme. O leitor sabe o que você espera, mas ninguém se sentiu ofendido ao ler esta parte da carta. A carta pode ter quantos parágrafos de corpo forem necessários. No entanto, você deve tentar mantê-lo em uma página impressa, se possível, portanto, mantenha-os concisos. A maioria das cartas tem três parágrafos internos de não mais do que três a quatro frases cada. Não são necessárias transições entre parágrafos. Informações adicionais normalmente são enviadas separadamente como um anexo.

Etapa 7: escolha a voz ativa

Ao longo de todas as partes de uma carta comercial, escreva na voz ativa, não na voz passiva. Uma voz ativa é mais direta e concisa, dando mais poder às suas palavras. Por exemplo, no parágrafo acima, você poderia dizer:

• Expressamente, notou-se que seu departamento não usa calçado fechado adequado e que o comprimento de shorts e saias se tornou um problema.

“Está anotado” é a voz passiva. Não informa quem fez a anotação, portanto nenhuma entidade direta é responsável pela ação.

Em vez disso, diga:

• Especificamente, a administração discutiu o não uso de calçados fechados adequados e o comprimento de shorts e saias como problemas específicos.

Isso é mais claro, mais direto e mais conciso porque está na voz ativa.

Etapa 8: faça uso de pronomes pessoais

Mesmo que uma carta comercial seja formal, você pode usar quantos pronomes pessoais desejar. Por exemplo, tanto pronomes de primeira pessoa quanto de segunda pessoa são aceitáveis. Suponha que você esteja escrevendo em nome de uma organização, não de você pessoalmente. Nesse caso, você usará pronomes de primeira pessoa do plural, como “nós” ou “nós”, ao se referir à empresa ou departamento como remetente. Por outro lado, se estiver escrevendo apenas em seu nome, use a primeira pessoa do singular, como “eu” e “meu”.

Etapa 9: use papel timbrado de segunda página

Se a sua carta precisar ir para uma segunda página, o que é raro, certifique-se de usar papel timbrado de “segunda página”. Este papel timbrado não terá o endereço comercial completo, mas abreviado. Este papel precisa ser igual à primeira página, mas com menos informações no cabeçalho. Adicione números de página a todas as páginas subseqüentes para que o leitor possa mantê-las corretas. Novamente, a maioria das cartas comerciais caberá em uma página, portanto, use seu critério aqui, mas formate a segunda página corretamente, se precisar.

Etapa 10: conclua sua carta

O último parágrafo de uma carta comercial contém um resumo e uma chamada à ação. Primeiro, resuma de forma concisa e educada seus pontos assim:

• Precisamos garantir que todos na empresa sigam as regras do código de vestimenta, pois isso ajuda a fornecer a imagem profissional correta aos nossos clientes. Agradeço desde já a sua atenção a este assunto.

Em seguida, convide o leitor a agir. Você pode declarar especificamente que precisa que eles executem uma ação específica ou deixar a carta aberta para alguém que entrar em contato com você com perguntas. Neste parágrafo, inclua suas informações de contato, como seu número de telefone e endereço de e-mail. No caso da carta de violação do código de vestimenta, abrir a porta para perguntas pode ser a melhor escolha:

• Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo com qualquer dúvida pelo telefone 555-555-5555 ou pelo e-mail [email protected].

Passo 11: Feche sua carta

O fechamento vai ter uma nota formal de respeito. Pule uma linha após o parágrafo de fechamento e inclua seu fechamento, que pode ser:

• Sinceramente,
• Atenciosamente,
• Cordialmente,
• Respeitosamente,
• Cumprimentos,
• Obrigada,

Adicione uma vírgula após o fechamento.

Passo 12: Assine a Carta

Após o fechamento, pule cerca de quatro linhas. Isso lhe dá espaço para assinar a carta. Se você estiver escrevendo sua carta, assine-a ou use um carimbo de assinatura para adicionar sua assinatura. Aqui, você pode usar tinta azul ou preta. Se você precisar assinar a carta em nome do remetente, adicione “pp:” antes da assinatura. Isso significa “per procurationem” e mostra que você está assinando em nome de outra pessoa. Após a assinatura, inclua seu nome digitado, cargo, número de telefone e endereço de e-mail. Cada um desses recebe sua linha.

Etapa 13: reconhecer o digitador

Alguém que digitou a carta para você deve incluir suas iniciais abaixo do bloco de assinatura. Essas iniciais estão em letras minúsculas, assim:

• ke

Se alguém escreveu a carta ao lado do remetente, como se um profissional administrativo escrevesse em nome de seu chefe, também incluiria suas iniciais. Estes estão em letras maiúsculas, com uma barra invertida antes das iniciais do digitador, assim:

• NH/ke

Etapa 13: observe todos os anexos

Se você adicionar anexos à sua carta comercial, faça uma observação na parte inferior da página. Observe quais são os compartimentos e quantos compartimentos totais existem. Esta nota garante que o leitor veja todos os gabinetes. Aqui está como isso pode parecer:

• Anexos (2): cópia do código de vestimenta, formulário de violação.

Depois de anotá-los, certifique-se de incluí-los na carta ao enviá-la. Não grampeie os anexos ao pé da letra; em vez disso, use um clipe de papel.

Etapa 14: adicionar nomes de destinatários adicionais

Se você enviar a carta a alguns indivíduos em vez de a um departamento inteiro, você a enviará ao indivíduo principal. Você então anotará na parte inferior da carta abaixo da declaração de anexos quais são os outros destinatários. Primeiro, digite “cc:” abaixo da declaração “Enclosures”. Em seguida, escreva o nome e o título das outras pessoas para as quais você enviará a carta. As letras “cc” costumavam significar “cópia carbono” nos dias em que a reprodução de cartas ocorria com papel carbono. Ainda usamos essa designação hoje, mas agora significa “cópia de cortesia”.

Aqui está como isso pode parecer:

• cc: John Smith, Chefe do Departamento de Recursos Humanos

Passo 15: Revise a Carta

Antes de enviar quaisquer memorandos ou cartas comerciais, sempre os revise. Você parecerá menos profissional se enviar a carta com erros de digitação e outros problemas. Primeiro, execute uma verificação ortográfica e gramatical na carta. Esta etapa pode causar problemas gritantes que você talvez não tenha visto. No entanto, não confie exclusivamente nessas ferramentas. Antes de enviar a carta, leia-a. Primeiro, considere lê-lo em voz alta para ter uma boa ideia de como soa. Em seguida, use esta lista de verificação para encontrar quaisquer problemas que você deve resolver:

• A letra soa clara?
• É conciso?
• Todos os parágrafos são de três a quatro frases ou menos?
• Você vê alguma parte prolixo?
• Você eliminou todos os usos da voz passiva?
• Todas as frases terminam com pontuação final adequada?
• A saudação tem dois pontos e o encerramento tem vírgula?

Para cartas críticas, você pode até querer que outra pessoa revise e edite a carta. Os escritores muitas vezes ignoram os erros que cometem em sua escrita, e outro par de olhos o ajudará a detectar todos os erros.

Ao editar a gramática, também recomendamos reservar um tempo para melhorar a pontuação de legibilidade de um texto antes de publicar ou enviar

Passo 16: Envie a Carta

Agora você está pronto para enviar a carta. Se você estiver enviando a carta, certifique-se de que ela tenha um endereço de retorno preciso no envelope para que o destinatário saiba quem a enviou no minuto em que a receber. Se você estiver enviando a carta por e-mail, considere salvá-la como PDF antes de enviá-la, pois isso preservará a formatação. Em seguida, use bem a linha de assunto do e-mail. A linha de assunto deve indicar sobre o que é a carta e de quem é, assim:

• Nota de Sarah McPhearson Re: violações do código de vestimenta

Se necessário, adicione “urgente” ou algo semelhante à linha de assunto. Se você estiver acompanhando uma carta anterior, adicione “acompanhamento” à linha de assunto.

Se você quiser usar o software de gramática mais recente, leia nosso guia para usar um verificador gramatical AI.