Como escrever um relatório de negócios: um guia passo a passo

Descubra como escrever um relatório de negócios com este guia passo a passo profissional e perspicaz.

Pode ser difícil saber por onde começar se você for solicitado a escrever um relatório de negócios. Desde determinar o objetivo do relatório até fazer uma lista de apêndices, é normal sentir-se sobrecarregado ao tentar decidir quais informações relevantes incluir no processo de redação do relatório. Quando seu supervisor confia em você para elaborar um relatório de negócios, ele confia em você para participar dos processos de tomada de decisão da empresa.

Os relatórios formais e informais nos negócios são usados ​​para ajudar a empresa a tomar uma decisão informada sobre as etapas a seguir para levar a empresa adiante. Embora redigir documentos comerciais seja uma parte fundamental de muitos trabalhos, pode ser difícil saber o que seu chefe ou supervisor deseja quando solicitam um relatório comercial. Aqui, examinaremos a estrutura de um relatório inteiro, levando você da página de título no início do relatório às informações adicionais (também conhecidas como apêndices) que você deverá incluir no final. Vamos mergulhar.

Materiais necessários

• Dados da empresa relacionados ao objetivo do seu relatório
• Uma cópia de um relatório preenchido por um colega, permitindo que você siga o formato preferido de sua empresa
• seu computador
• Um bloco de notas para anotar ideias

Etapa 1. Compreender a finalidade de um relatório de negócios

Um relatório de negócios tem um propósito específico: ajudar a informar decisões futuras dentro de uma empresa. Alguns relatórios de negócios são urgentes e exigem que os funcionários relatem informações em seu departamento para que os dados possam ser coletados e usados ​​para resolver uma crise. Outros relatórios de negócios são menos urgentes e podem ser usados ​​para determinar a direção que uma empresa deve tomar no próximo ano. Espera-se que você siga o formulário de relatório de negócios padrão ao redigir um relatório de negócios.

Isso difere de um relatório de pesquisa acadêmica ou formato de escrita narrativa. Um relatório de negócios é um relatório formal com seções bem definidas. Se for a primeira vez que você escreve relatórios de negócios em seu trabalho, pode ser sensato verificar com seu supervisor antes de começar para garantir que sua empresa use o formato de relatório de negócios padrão.

Você também pode achar útil consultar seu supervisor regularmente para garantir que está no caminho certo. Descrever uma seção por vez pode ajudá-lo a começar na direção certa, e seu supervisor poderá fornecer orientações para garantir que você esteja trabalhando para fornecer à sua empresa as informações de que ela precisa para seguir em frente.

Etapa 2. Determine o tipo de relatório

Embora os relatórios de negócios sigam o mesmo formato geral, existem diferentes tipos de relatórios de negócios, e é fundamental que você saiba que tipo de relatório sua empresa espera de você. Todos os tipos de relatórios de negócios fornecem informações que podem ajudar a impulsionar a empresa; entender o tipo de relatório que seu supervisor espera pode garantir que você esteja fornecendo as informações necessárias para desenvolver uma solução para o problema que seu subordinado está trabalhando para ajudar a resolver. Diferentes tipos de relatórios de negócios incluem:

• Relatório de pesquisa : diferente de um relatório de pesquisa acadêmica, um relatório de pesquisa de negócios é comumente usado quando uma empresa ou organização está trabalhando para desenvolver um novo produto ou serviço. Embora um funcionário possa ser a pessoa responsável por um relatório de pesquisa de negócios, normalmente muitas pessoas estão envolvidas na elaboração do trabalho. Por exemplo, cientistas, pesquisadores e analistas podem trabalhar em equipe para obter as informações necessárias para ajudar uma empresa a decidir se deve avançar com um produto, serviço ou outras novas ofertas. As informações no relatório de pesquisa são altamente detalhadas e geralmente fornecem informações quantitativas e qualitativas. Os relatórios analíticos e informativos são normalmente usados ​​no processo de desenvolvimento de um relatório de pesquisa.
• Relatório analítico : quando uma empresa decide como seguir em frente com uma decisão, um relatório analítico pode ajudar. Um relatório analítico se concentra na solução de um problema específico e oferece informações que descrevem tanto o histórico do problema quanto a situação atual da empresa. Um relatório analítico também pode oferecer possíveis resultados para diferentes soluções para o problema, ajudando a empresa a prever como sua situação pode mudar, dependendo de como ela decide avançar no processo de solução de problemas. Este relatório de negócios é profundamente detalhado e pode levar tempo para ser desenvolvido. No entanto, os relatórios analíticos são frequentemente solicitados em momentos de escassez de tempo, pois são usados ​​para resolver problemas imediatos que exigem decisões essenciais.
• Relatório Explicativo : Às vezes, pode ser um desafio para os profissionais de nível gerencial entender os detalhes minuciosos de uma empresa, especialmente quando uma pesquisa detalhada está envolvida. Um relatório explicativo pode explicar pesquisas ou outras descobertas que podem ajudar a informar decisões futuras. Se você estiver escrevendo um relatório explicativo, é fundamental conhecer seu público para não explicar demais ou subexplicar conceitos complicados.
• Relatório de progresso : muitos projetos dentro das empresas levam anos para serem concluídos, e fornecer um relatório de progresso pode ser uma forma de mostrar à administração como as coisas estão caminhando. Este tipo de relatório pode não conter dados ou outras constatações (dependendo da fase do projeto); em vez disso, serve como uma forma de atualizar um público ou um supervisor sobre como algo está avançando. Quando um projeto está em andamento, relatórios de progresso podem ser esperados regularmente.
• Relatório informativo : esse tipo de relatório de negócios fornece ao público informações objetivas e não tendenciosas que mergulham nas informações sobre uma empresa. Esta informação é puramente baseada em fatos e pode incluir dados como estatísticas da empresa (a quantia de dinheiro que a empresa arrecadou durante o ano fiscal anterior, o número de funcionários da empresa, etc.).

Etapa 3. Desenvolva os pontos principais

Quando você é solicitado a escrever um relatório comercial, é essencial trabalhar com seu supervisor para entender o objetivo do relatório. Sem uma direção clara, você pode gastar tempo coletando informações que não são úteis para a empresa. Examinar uma estrutura clara para o seu relatório antes de pesquisar os dados pode ajudar a garantir que você esteja fornecendo à sua empresa as informações de que ela precisa para seguir em frente. Depois de entender o propósito do seu relatório de negócios, você desejará desenvolver seus pontos principais.

Você poderá detalhar isso mais tarde, mas primeiro, é fundamental desenvolver um esboço que permita que você comece sua pesquisa. Depois de desenvolver seu esboço, você saberá se precisa marcar entrevistas com pessoas de outros departamentos de sua empresa, pesquisar por conta própria, procurar informações sobre o desempenho de sua empresa nos últimos anos e muito mais. Pesquisar antes de começar a escrever o relatório também pode ajudá-lo a descobrir se há algum buraco no seu esboço.

Se você descobrir que está lutando para encontrar as informações necessárias para concluir seu relatório, entre em contato com seu supervisor para determinar suas próximas etapas. É melhor fazer isso mais cedo ou mais tarde, para que vocês possam trabalhar juntos para mudar a direção de seu relatório, se necessário.

Etapa 4. Criar subseções

Seu relatório de negócios será dividido em subtítulos que detalham o relatório de maneira fácil de entender. Nas etapas 5 a 13, revisaremos cada seção que você precisa incluir em seu relatório.

Etapa 5. Crie sua página de título

Seu relatório de negócios deve começar com uma página de título nítida e limpa. Se você não tiver certeza de como sua empresa normalmente formata a página de título de seus relatórios de negócios, peça ao seu supervisor um relatório enviado anteriormente para usar como referência. Normalmente, a maioria das páginas de título inclui o título do relatório de negócios, a pessoa (ou pessoas) que escreveu o relatório e quando o relatório foi escrito. Você também pode querer incluir o público do relatório na página de título. Certifique-se de centralizar as informações na página de título e não use fontes incomuns ou formatação desnecessária. Mantenha-o limpo e simples.

Etapa 6. Crie um resumo executivo

A seção de resumo executivo do seu relatório de negócios informará aos seus leitores no que eles estão prestes a entrar, à medida que avançam no corpo do relatório. Seu resumo executivo deve ser curto o suficiente para não revelar tudo em seu relatório, mas longo o suficiente para que o leitor possa obter o básico do relatório sem ter que ler tudo.

Pense no seu resumo executivo como o discurso de elevador do seu relatório: você tem 30 segundos para expor seus pontos principais. Lembre-se de que qualquer informação não totalmente explicada em seu resumo executivo será expandida posteriormente em seu relatório, portanto, não há necessidade de exagerar em todos os detalhes. Não há tamanho de sumário executivo apropriado, pois o tamanho adequado para esta parte do relatório depende principalmente do tamanho do relatório como um todo.

Etapa 7. Desenvolva seu índice

Seu sumário deve começar em uma nova página e delinear claramente o que está por vir em seu relatório. Você desejará listar cada subtítulo do relatório. Você também pode listar seções menores. Inclua números de página em seu índice, em vez de apenas listar as seções em ordem. Isso pode ajudar a fazer com que seu público o siga quando você estiver fazendo a apresentação do seu relatório de negócios.

Passo 8. Escreva a Introdução

Aqui, você poderá dar ao seu público uma ideia mais detalhada do que esperar do seu relatório. Tenha cuidado para não repetir o que você disse em seu sumário executivo. Na introdução, você pode se aprofundar no motivo pelo qual o relatório de negócios foi necessário em primeiro lugar. Falar sobre o problema que o relatório visa resolver pode ajudar seu público a entrar no espaço certo para apreciar a pesquisa que está prestes a ser descrita no corpo do seu relatório.

Lembre-se de que uma introdução em um relatório de negócios difere de uma introdução em um texto narrativo. Não há necessidade de fisgar seus leitores para mantê-los interessados. Mantenha-o inteligente e formal e não seja poético (a menos que isso faça sentido na cultura de sua empresa).

Passo 9. Crie o corpo do texto

Aqui, você será capaz de cavar a carne de sua pesquisa ou descobertas. Você não quer economizar nesta parte do relatório – entre no máximo de detalhes possível. Não se preocupe em dar muita informação ou entediar seu público. Aqueles que não têm tempo para ler o corpo do seu relatório de negócios podem ler o sumário executivo ou a conclusão para obter as informações necessárias.

O corpo do seu relatório é onde você tem a chance de se aprofundar nos detalhes da pesquisa ou do trabalho que concluiu. O corpo do seu relatório de negócios provavelmente incluirá tabelas e gráficos. Certifique-se de rotular cada tabela ou gráfico com informações que expliquem os detalhes ao leitor. Se você incluir imagens na seção do corpo, inclua uma legenda para cada foto. Ao escrever a seção do corpo, mantenha seu público em mente. Se você sabe que está escrevendo para um público sem conhecimento técnico e sobre um tópico técnico, explique o jargão e os termos desconhecidos para que seus leitores possam acompanhar sua escrita.

Etapa 10. Encerre com uma conclusão

Da mesma forma que a seção de resumo executivo do seu relatório de negócios, sua conclusão abordará o que você discutiu no relatório e lembrará os leitores do que eles precisam saber. Você pode querer destacar pontos importantes ou repassar descobertas surpreendentes. Mas, novamente, mantenha sua conclusão curta e doce.

Etapa 11. Faça recomendações

Aqui, você falará sobre como a empresa pode usar as informações que você forneceu para resolver o problema que o relatório visa nesta seção; você pode querer discutir vários cursos de ação possíveis que a empresa poderia tomar, juntamente com os possíveis resultados e ramificações de cada ação. Suponha que você não trabalhe no departamento responsável por tomar a decisão associada ao seu relatório.

Nesse caso, você pode querer trabalhar com seus colegas de departamento para obter feedback sobre se eles acham que suas recomendações podem ser úteis para a empresa. Finalmente, nesta seção, certifique-se de fornecer as próximas etapas de ação claras que a empresa pode tomar para seguir em frente com base nas informações de seu relatório.

Etapa 12. Liste suas referências

Muitos relatórios de negócios usam pesquisas realizadas por outras empresas para apoiar suas descobertas. Se você usar pesquisas conduzidas por outros, certifique-se de atribuir a fonte de pesquisa em sua seção de referências corretamente. Além disso, você desejará incluir informações que digam ao seu público como eles podem saber mais sobre suas preferências (como o livro ou site onde você encontrou as informações citadas em seu relatório).

Etapa 13. Adicione a seção Apêndices

Nesta seção do seu relatório de negócios, você incluirá qualquer informação extra que tornará mais fácil para o leitor entender sua escrita. Isso pode incluir transcrições de entrevistas que você usou para coletar informações para seu relatório e um glossário explicando os termos usados ​​para descrever sua pesquisa ou informações financeiras usadas em seu relatório. Se você não precisa fornecer informações adicionais ao seu público, não precisa incluir uma seção de apêndices.

Etapa 14. Revise seu relatório

Antes de entregar seu relatório de negócios, é fundamental que você reserve bastante tempo para revisá-lo. Se você estiver trabalhando com um prazo apertado, pode ficar tentado a entregar seu relatório ao seu supervisor assim que estiver pronto. Embora o trabalho rápido seja frequentemente apreciado, pode ser sábio dar a si mesmo uma noite para dormir em seu trabalho, lê-lo pela manhã e fazer as correções necessárias antes de entregá-lo ao seu chefe. Você ficará surpreso com quantas frases estranhas e outros erros surgem quando você tem um novo olhar sobre o seu trabalho.

Suponha que as informações em seu relatório não sejam confidenciais. Nesse caso, você pode querer pedir a um colega de trabalho ou outro colega em seu setor para ler seu relatório antes de enviá-lo. Isso pode ajudá-lo a encontrar erros que você não teria considerado de outra forma e pode fornecer informações sobre como você pode adicionar ao seu relatório para torná-lo mais completo antes de entregá-lo.

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Etapa 15. Apresente seu trabalho

Você provavelmente fará mais do que apenas entregar seu relatório ao seu supervisor. A maioria das empresas pedirá que você forneça seu relatório a um grupo de executivos enquanto discute suas descobertas. Você deve conhecer seu relatório por dentro e por fora e pode encaminhar seu público para seções específicas do relatório para responder às suas perguntas. Além de preparar seu relatório de negócios, você também pode preparar um recurso visual (como uma apresentação em PowerPoint) para ajudar a ilustrar seus pontos.

Por exemplo, você pode extrair citações diretas de seu relatório para seus slides, ajudando seu público a acompanhar as páginas do relatório. Ao final de sua apresentação, você deve deixar um tempo para perguntas. Conhecer bem o seu relatório pode ajudá-lo a ter a confiança necessária para se apresentar perante um conselho de executivos, pois eles pedem que você se aprofunde em suas descobertas. Se você se sentir nervoso ao fazer uma apresentação de negócios em relação ao seu relatório, pode ser útil praticar na frente de um amigo ou colega de trabalho antes de entrar na sala de reuniões.

Etapa 16. Receba feedback abertamente

Não há dúvida sobre isso: pode ser estressante escrever seu primeiro relatório de negócios e pode ser especialmente assustador quando seu chefe liga para você para discutir seus pensamentos sobre seu relatório. No entanto, faça o possível para ouvir com a mente aberta e certifique-se de fazer anotações sobre como criar um relatório ainda melhor da próxima vez. É fundamental não levar para o lado pessoal as críticas construtivas em relação aos relatórios de negócios, pois cada empresa e supervisor tem preferências. Em vez disso, observe o que seu supervisor gostaria que você mudasse na próxima vez e siga em frente.

Dicas e truques de comunicação empresarial

1. Seja claro em sua mensagem

Você deve saber exatamente quais informações está tentando transmitir ou qual problema está trabalhando para resolver em seu relatório de negócios.

2. Comece fácil

Não há necessidade de começar com o resumo executivo ou a introdução do seu relatório de negócios. Se você não tiver certeza de por onde começar, dê a si mesmo uma pausa – comece com o que você sabe. Comece escrevendo sobre a pesquisa que você já fez ou a recomendação que já tem para a empresa e desenvolva seu relatório a partir daí.

3. Procure ser conciso

Todas as informações em seu relatório de negócios devem permanecer focadas, no caminho certo e parecer objetivas para o seu leitor. Ao revisar seu relatório de negócios, pergunte-se constantemente se as informações que você escreveu estão levando o leitor aonde ele precisa ir.

4. Conheça seu público

Se você estiver escrevendo para um grupo de membros do conselho com uma participação financeira em sua empresa, mas não entender os detalhes do dia-a-dia do que você faz, precisará escrever de maneira diferente do que se estivesse escrevendo para um grupo de seus superiores diretos. Mas, novamente, entender seu público é fundamental para escrever um relatório legível e útil.

5. Mantenha as coisas simples

Quando você se deparar com jargões e linguagem técnica em seu relatório de negócios, pergunte-se se há outra palavra que você poderia usar para tornar o relatório mais fácil para o leitor entender. Se houver uma maneira mais fácil de dizer algo, use essa opção.

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