Como escrever uma carta formal: formato, exemplos e dicas

Quer você pretenda impressionar um potencial empregador, articular uma solicitação ou apresentar uma reclamação formal, saber como escrever uma carta formal eficaz é fundamental para garantir que sua mensagem seja recebida com a atenção que merece. Desde a abertura perfeita até uma conclusão polida, guiaremos você pelos fundamentos da elaboração de uma carta que comunique sua mensagem de maneira eficaz e profissional em qualquer circunstância.

O que é uma carta formal?

Uma carta formal é um tipo de comunicação escrita que segue uma estrutura e tom definidos. Inclui elementos específicos como os endereços do remetente e do destinatário, uma saudação formal e uma declaração de encerramento. Cartas formais são frequentemente usadas para candidaturas a empregos, reclamações oficiais ou consultas comerciais.

Embora essas cartas sigam uma estrutura formal estrita, tenham um objetivo claro e mantenham um tom profissional, as cartas informais podem ser coloquiais e pessoais. Eles podem ser escritos para amigos, familiares ou conhecidos e incluir notícias pessoais, parabéns, convites ou quaisquer outros tópicos pessoais.

Existem muitos tipos de cartas formais. Alguns exemplos de cartas formais incluem:

• Carta de apresentação
• Carta de aceitação da oferta
• Carta de agradecimento profissional
• Carta comercial
• Carta de vendas
• Carta de rescisão
• Carta de intenções
• Carta de recomendação

Quando você pensa em uma carta formal, provavelmente imagina um documento manuscrito ou digitado que é escrito, assinado, carimbado e enviado pelo correio. Mas as cartas formais também podem ser entregues por e-mail, dependendo da urgência da situação e das preferências do destinatário e do remetente.

Independentemente de como você decidir enviar sua carta formal, a intenção deve permanecer a mesma: comunicar de forma clara e eficaz o assunto em questão de maneira clara e profissional.

Quando você envia uma carta formal?

As cartas formais são enviadas em situações que exigem abordagem profissional ou comunicação oficial. Aqui estão exemplos dessas instâncias:

• Formulários de emprego
• Enviando uma carta de demissão
• Fazer solicitações formais ou perguntas a uma empresa
• Apresentando reclamações
• Comunicação com agências governamentais
• Condução de transações comerciais oficiais
• Dirigindo-se a pessoas com quem você não tem um relacionamento pessoal

Quais são as partes de uma carta formal?

Cabeçalho (data/endereço/endereço de retorno)

Data:Ao escrever uma carta formal, é crucial incluir a data em que a escreveu. Essas informações são essenciais para uma comunicação urgente.

Endereço:escreva o endereço completo do destinatário, incluindo o número da caixa postal ou pacote de escritório.

Endereço de retorno:inclua o endereço completo da sua empresa. Isso torna mais fácil para o destinatário enviar uma resposta.

Saudação

Em uma carta formal, a saudação padrão é “Prezado” seguido do título e sobrenome do destinatário. Comece sua carta com “Prezado [nome do destinatário]” ​​e adicione uma vírgula após o nome. Quando você não conseguir determinar o nome do destinatário, poderá endereçar a carta ao título.

Corpo

Os parágrafos do corpo são o texto principal da carta. Nestes parágrafos, o remetente descreve o propósito da carta. Inclui estas seções:

• Um parágrafo introdutório que declara o objetivo principal da carta e, se necessário, apresenta o redator da carta.
• Um ou mais parágrafos intermediários que discutem o assunto da carta com mais detalhes. É importante organizar esta seção de forma lógica, com cada parágrafo abordando um ponto ou aspecto específico de sua mensagem geral.
• Um parágrafo final que resume os pontos principais e, se for o caso, indica os próximos passos. Isso pode envolver sugerir uma reunião, solicitar uma resposta ou expressar expectativa pela resolução do assunto em questão. O parágrafo final também é um local apropriado para agradecer ao destinatário por considerar sua mensagem ou por seu tempo e atenção.

Fechando

Após a seção do corpo, feche a carta com uma assinatura simples e profissional. Maneiras educadas de encerrar a carta incluem as seguintes assinaturas:

• Sinceramente
• Atenciosamente
• Respeitosamente

Assinatura

O componente final de uma carta formal é a sua assinatura. Inclua seu nome completo e cargo, se relevante, seguidos de sua assinatura úmida e nome impresso.

Como escrever uma carta formal em seis etapas

Escrever uma carta formal não precisa ser assustador. Há um processo simples de seis etapas que você pode seguir para manter as coisas mais fáceis. Siga este método testado e comprovado para estruturar a correspondência formal de maneira eficiente e eficaz:

1 Planeje sua mensagem:Antes de começar a escrever, reserve um momento para esclarecer seu propósito. O que você espera alcançar com esta carta? Quem é o seu público? A compreensão desses aspectos orientará seu tom e conteúdo.

2 Comece com um formato adequado:As cartas formais têm um layout específico que inclui o endereço do remetente, data, endereço do destinatário, saudação, corpo, encerramento e assinatura. Alinhe seu texto à esquerda e use uma fonte profissional como Times New Roman ou Arial. Certifique-se de que sua escrita esteja em espaço simples, com uma linha em branco entre os parágrafos. Deve haver uma margem de duas polegadas na parte superior e inferior do documento e uma margem de uma polegada em ambos os lados.

3 Crie uma abertura clara:Seu primeiro parágrafo deve informar imediatamente o destinatário do propósito da carta. Seja conciso e direto ao ponto; não há necessidade de longas introduções.

4 Desenvolva o Corpo:No corpo, detalhe sua solicitação, pergunta ou a informação que você está transmitindo. Use parágrafos separados para cada ponto principal para manter sua carta organizada e fácil de ler. Apoie suas declarações com fatos ou exemplos específicos, quando necessário.

5 Conclua de forma eficaz:Resuma os pontos principais da sua carta e indique claramente qualquer ação que você espera do destinatário, como uma resposta até uma determinada data ou uma solicitação de reunião. Termine com um encerramento educado, como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”, seguido de sua assinatura e nome impresso.

6 Revisão:Antes de enviar sua carta, reserve um tempo para revisá-la. Uma carta formal não é apenas formatada corretamente – sua gramática, pontuação e ortografia também devem estar livres de erros. Faça uma verificação gramatical e considere seu tom para garantir que você pareça profissional.

O gerador de cartas formais do Grammarly pode ajudá-lo a escrever uma carta formal com apenas alguns cliques. Basta inserir alguns detalhes importantes e o Grammarly gerará um rascunho que você poderá adaptar ainda mais às suas necessidades.

Erros comuns a evitar

Ao aderir ao formato formal da carta, é essencial evitar erros comuns que podem prejudicar o seu profissionalismo, incluindo:

• Soar muito casual e usar frases, gírias ou piadas informais
• Formatação inconsistente
• Falha na revisão antes de enviar
• Usando informações de contato desatualizadas ou incorretas
• Omitindo uma frase de chamariz

Evitar esses erros ajudará a garantir que suas cartas formais sejam profissionais e eficazes, aumentando a probabilidade de alcançar o resultado desejado.

Modelo de carta formal

[Seu nome]

[Seu endereço]

[Seu endereço de email]

[Seu número de telefone]

[Data]

[Nome do destinatário]

[Cargo e cargo do destinatário, se aplicável]

[Empresa do destinatário, se aplicável]

[Endereço do destinatário]

Prezado [nome do destinatário],

[Parágrafo de abertura: Apresente-se e indique o propósito de sua carta. Forneça qualquer informação relevante ou contexto necessário.]

[Parágrafos do corpo: Use frases temáticas para apresentar as ideias principais de sua carta. Elabore detalhes adicionais relevantes ao seu propósito de escrita.]

[Parágrafo final: Resuma os pontos principais, expresse apreciação ou interesse e indique diretamente quaisquer ações de acompanhamento desejadas.]

Sinceramente,

[Seu nome impresso]

[Sua assinatura digitada]

Exemplo de carta formal

John Smith Gerente de Vendas AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11 de março de 2024

Samantha Green Procurement Officer InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Prezada Sra. Verde,

Espero que esta carta o encontre bem. Meu nome é John Smith e sou gerente de vendas da AcmeCo, fornecedora líder de soluções inovadoras projetadas para aumentar a eficiência operacional e impulsionar o crescimento dos negócios. Na AcmeCo, nos orgulhamos de fornecer produtos e serviços de alta qualidade, adaptados para atender às necessidades exclusivas de nossos clientes.

Estou entrando em contato para apresentar a você nossa mais recente oferta de produtos, o AcmeCo Efficiency Booster. Esta solução foi desenvolvida especificamente para enfrentar desafios comuns enfrentados pelas empresas de tecnologia. Ele oferece uma variedade de recursos projetados para otimizar fluxos de trabalho, reduzir custos operacionais e melhorar a produtividade geral.

Muitos de nossos clientes já obtiveram benefícios significativos com a implementação do AcmeCo Efficiency Booster, relatando um aumento médio na produtividade de 25% nos primeiros três meses de uso. Acreditamos que a InnovateTech Solutions poderia experimentar melhorias semelhantes, se não maiores, ao integrar nossa solução em suas operações.

Estamos confiantes no valor que o AcmeCo Efficiency Booster pode trazer para a sua organização e teremos o maior prazer em fornecer-lhe uma demonstração abrangente conforme sua conveniência. Além disso, oferecemos um desconto introdutório exclusivo para novos clientes interessados ​​em explorar o potencial do nosso produto.

Sinta-se à vontade para entrar em contato comigo diretamente pelo telefone 555-555-4567 ou pelo e-mail [email protected] para agendar uma demonstração ou discutir como a AcmeCo pode contribuir para o sucesso da InnovateTech Solutions. Estamos ansiosos pela oportunidade de fazer parceria com você e apoiar os objetivos de crescimento da sua empresa.

Obrigado por considerar a AcmeCo como sua parceira para alcançar a excelência operacional. Estamos entusiasmados com a perspectiva de trabalharmos juntos e comprometidos em fornecer a você o melhor serviço e suporte possível.

Sinceramente,

John Smith Gerente de Vendas AcmeCo

Anexos: Folheto do Produto, Depoimentos de Clientes