Como redigir uma agenda de reunião em 5 etapas

Você já assistiu a uma reunião em que não precisava estar? Ou talvez você tenha visto uma reunião atrasada porque o tempo foi mal administrado. Certamente, deve haver uma maneira de evitar reuniões descontroladas!

Há. É chamado de agenda de reunião. A agenda da reunião é um esboço que determina o assunto da reunião e o cronograma que ela seguirá. A agenda da reunião tem como objetivo manter as reuniões focadas no tópico, eficientes e orientadas para objetivos.

Quer você seja um líder de equipe em uma startup, um organizador em uma organização sem fins lucrativos ou um executivo do conselho de sua empresa, você precisa saber como redigir uma agenda de reunião eficaz. Se você já se perguntou como sair de uma reunião , isto é para você. Leia nosso guia passo a passo para redigir a agenda de uma reunião, com exemplos incluídos.

O que é uma agenda de reunião?

A agenda da reunião é um esboço do que ocorrerá durante uma reunião. Isso pode incluir tópicos, objetivos, cronograma, palestrantes designados, documentos de apoio e pontos de discussão. A agenda da reunião geralmente é compartilhada com os participantes antes da reunião para que eles possam se preparar.

Se você já pensou que talvez pudesse ter usado a comunicação assíncrona em vez de uma reunião, provavelmente deseja aprender como redigir uma agenda. As agendas das reuniões são ferramentas importantes antes, durante e depois de uma reunião.

Uma agenda de reunião pode ser usada antes de uma reunião para definir expectativas e se preparar. Durante uma reunião, uma agenda cria estrutura, economiza tempo e mantém o foco. Após uma reunião, uma agenda pode ser usada para recapitular a reunião ou para redigir a ata.

Aqui estão alguns benefícios de usar uma agenda de reunião:

• Isso dá à reunião um propósito claro.
• Isso ajuda você a permanecer no caminho certo.
• Ele define responsabilidades.
• Sua estrutura permite que você gerencie seu tempo com eficiência.
• Ele garante que tópicos essenciais sejam abordados.
• Criar um esclarece expectativas e responsabilidades.
• Reduz o tempo perdido.
• O envio da agenda com antecedência prepara os participantes.

Alguns especialistas sugerem que as agendas das reuniões devem ser usadas em todas as reuniões, enquanto outros recomendam usá-las apenas para reuniões formais. Se você quiser economizar tempo , manter o controle ou atingir uma meta específica durante uma reunião, uma agenda é uma ótima ferramenta para conseguir isso.

O que deve ser incluído na agenda de uma reunião?

A agenda da reunião deve indicar claramente o objetivo da reunião. Algumas agendas de reuniões podem ser mais detalhadas do que outras. Por exemplo, nem todas as reuniões necessitam de alocação de tempo para tópicos ou documentos de apoio. No entanto, quanto mais detalhada for a agenda, mais fácil será manter-se no tópico.

Uma excelente agenda de reunião inclui o seguinte:

• O tema do encontro
• Cumprindo metas
• Uma lista de tópicos
• Alocações de tempo estimadas para cada tópico
• Documentos de apoio
• Hora de discussão livre
• Uma visão geral final

5 etapas para escrever uma agenda de reunião

Uma agenda eficaz levará em consideração todos os participantes, as metas que você deseja alcançar e o tempo alocado para a reunião. Veja como redigir uma agenda de reunião em cinco etapas para ter uma reunião eficaz e eficiente.

1 Concentre-se em um tema

Antes de começar a escrever a agenda da reunião, reserve um momento para considerar o que deseja da reunião. Quais são seus objetivos? Qual é o tema deste encontro? Defina o tipo de reunião.

Ter um tema e especificar o tipo de reunião ajudará a determinar o foco da reunião, o que permitirá que os participantes se preparem. Seus objetivos devem descrever o que você deseja realizar durante a reunião.

Aqui estão alguns tipos de reunião comuns:

• Reunião de equipe— uma discussão sobre o status de um projeto, resolução de quaisquer problemas e agendamento de prazos importantes.
• Reunião do conselho— uma discussão formal de assuntos de negócios.
• Sessão executiva—uma reunião para esclarecer as necessidades das reuniões do conselho.
• Reunião inicial do projeto— uma apresentação dos novos objetivos, resultados e cronogramas do projeto.
• Reunião de brainstorming– uma colaboração em novas ideias.
• Reunião de feedback—momento estruturado para feedback construtivo.
• Reunião ágil— uma reunião focada para revisões de sprint, visões gerais de projetos e análises de feedback.
• Reunião Scrum– planejamento de sprint, stand-ups, refinamento do backlog do produto ou revisões de sprint em formato scrum.
• Reunião retrospectiva— uma sessão de feedback pós-projeto.
• Reunião de integração— uma reunião de grupo para orientação de novos contratados.
• Reunião do comitê—um subgrupo dentro de uma empresa ou equipe que trata de um projeto ou questão específica.

2 Decida os tópicos

Verifique com seus colegas de equipe, membros do conselho, membros do comitê e quaisquer partes interessadas importantes para descobrir se há algo que eles gostariam de discutir durante a reunião. Dar a todos a oportunidade de falar garante que ninguém precise falar muito para que sua voz seja ouvida. Use as informações coletadas das partes interessadas, definição de metas e tipo de reunião para criar uma lista de tópicos que precisam ser discutidos durante a reunião.

Certifique-se de que os tópicos estejam de acordo com o tipo de reunião que você deseja realizar e com os objetivos que deseja alcançar. Leve em consideração quantos tópicos você pode abordar no tempo alocado para a reunião. Não embale muito!

3 Defina limites de tempo e líderes para cada tópico

Para se manter atualizado, é útil definir limites de tempo para cada tópico que você deseja discutir. Se o orquestrador da reunião não planejar orientar a conversa para cada tópico, ele deverá nomear um líder para cada tópico.

O líder será responsável por dirigir a reunião durante o tema, fornecendo quaisquer documentos ou slides relevantes e garantindo que o tema permaneça dentro dos prazos estabelecidos pela agenda. Se você estiver conduzindo a reunião, será útil lembrar os líderes do tópico de trazerem os documentos necessários no dia da reunião.

4 Considere os documentos necessários

Faça uma lista de todos os documentos necessários para a reunião. Isso pode incluir slides de apresentação, dados, detalhes do projeto, resultados de testes, wireframes, protótipos, folhas de presença ou atas de reuniões anteriores .

Se alguém de sua equipe precisar trazer esses documentos para a reunião, avise-o e inclua essa informação na agenda.

5 Reserve tempo para discussão e visão geral

Deixe tempo no final da agenda para uma breve visão geral e discussão. Com um cronograma, às vezes as pessoas precisam de tempo no final da reunião para fazer perguntas. Além disso, se você estava trabalhando em direção a uma meta, não custa nada repassar mais uma vez o que foi abordado durante a reunião.

Se você estiver organizando uma reunião semanal, talvez não precise de muito tempo para isso. Muitas vezes, cinco minutos são suficientes para revisão no final de uma reunião. Mas se esta for uma reunião mensal ou se tratar de novas informações, você deve deixar de dez a vinte minutos no final da reunião.

Exemplo de agenda de reunião

Abaixo, incluímos um esboço de uma agenda de reunião típica.

Título da Reunião:Data:Local e Hora:Líder da Reunião:Membros Presentes:Objetivo da Reunião:

Relatório de status(10 minutos)

Permita que cada membro presente tenha alguns momentos para compartilhar onde está.

Gol(15 minutos)

Revise sua meta para a reunião, os resultados que você espera e o que todos precisam fazer para alcançá-los.

Novos tópicos(20 minutos)

Compartilhe quaisquer novas informações ou tópicos liderados por membros que precisem ser discutidos.

Visão geral(5 minutos)

Revise o que foi discutido durante a reunião, crie uma lista de itens de ação e deixe espaço para quaisquer questões que ainda não foram abordadas.

Perguntas frequentes sobre a agenda da reunião

O que é uma agenda de reunião?

A agenda da reunião é um esboço do que ocorrerá durante uma reunião. Isso inclui o seguinte:

• Tópicos
• Metas
• Uma linha do tempo
• Alto-falantes designados
• Documentos de apoio
• Pontos de discussão

O que deve ser incluído na agenda de uma reunião?

A agenda de uma reunião deve incluir o seguinte:

• O tema do encontro
• Metas
• Uma lista de tópicos
• Alocações de tempo estimadas para cada tópico
• Documentos de apoio
• Hora de discussão livre
• Uma visão geral final

Quando você deve usar uma agenda de reunião?

Você deve usar uma agenda de reuniões para todas as reuniões – ou pelo menos para as formais. Se você deseja economizar tempo, manter o controle ou atingir uma meta específica durante uma reunião, uma agenda é uma ótima ferramenta para conseguir isso.