Como escrever uma agenda de reunião em 5 etapas

O que é uma agenda de reuniões?

Uma agenda de reunião é um esboço do que ocorrerá durante uma reunião. Isso pode incluir tópicos, metas, um cronograma, palestrantes designados, documentos de apoio e pontos de discussão. Uma agenda de reunião geralmente é compartilhada com os participantes antes da reunião para que eles possam se preparar.

Se você já pensou que talvez pudesse usar a comunicação assíncrona em vez de uma reunião, provavelmente quer aprender a escrever uma agenda. Agendas de reuniões são ferramentas importantes antes, durante e depois de uma reunião.

Uma agenda de reunião pode ser usada antes de uma reunião para definir expectativas e se preparar. Durante uma reunião, uma agenda cria estrutura, economiza tempo e mantém o foco. Após uma reunião, uma agenda pode ser usada para recapitular a reunião ou para redigir a ata.

Aqui estão alguns benefícios de usar uma agenda de reunião:

• Dá à reunião um propósito claro.
• Ele ajuda você a ficar no caminho certo.
• Ele define responsabilidades.
• Sua estrutura permite que você gerencie seu tempo com eficiência.
• Ele garante que os tópicos essenciais sejam cobertos.
• Criar um esclarece expectativas e responsabilidades.
• Reduz o tempo perdido.
• O envio antecipado da agenda prepara os participantes.

Alguns especialistas sugerem que as agendas das reuniões devem ser usadas para todas as reuniões, enquanto outros recomendam usá-las apenas para reuniões formais. Se você deseja economizar tempo , manter o controle ou atingir uma meta específica durante uma reunião, uma agenda é uma ótima ferramenta para alcançar isso.

O que deve ser incluído na agenda da reunião?

A agenda da reunião deve indicar claramente o objetivo da reunião. Algumas agendas de reuniões podem ser mais detalhadas do que outras. Por exemplo, nem todas as reuniões precisam de alocação de tempo para tópicos ou documentos de apoio. No entanto, quanto mais detalhada for uma agenda, mais fácil será manter-se no tópico.

Uma excelente agenda de reuniões inclui o seguinte:

• O tema do encontro
• Metas de encontro
• Uma lista de tópicos
• Alocações de tempo estimadas para cada tópico
• Documentos de suporte
• Tempo para discussão livre
• Uma visão final

5 passos para escrever uma agenda de reunião

Uma agenda eficaz considerará todos os participantes, as metas que você deseja alcançar e o tempo que você reservou para a reunião. Veja como escrever uma agenda de reunião em cinco etapas para ter uma reunião eficaz e eficiente.

1 Concentre-se em um tema

Antes de começar a escrever a agenda da reunião, reserve um momento para considerar o que deseja da reunião. Quais são seus objetivos? Qual é o tema deste encontro? Defina o tipo de reunião.

Ter um tema e especificar o tipo de reunião ajudará a determinar o foco da reunião, o que permitirá que os participantes se preparem. Seus objetivos devem descrever o que você deseja realizar durante a reunião.

Aqui estão alguns tipos comuns de reunião:

• Reunião de equipe — uma discussão sobre o status de um projeto, resolvendo quaisquer problemas e agendando prazos importantes.
• Reunião do conselho — uma discussão formal de assuntos de negócios.
• Sessão executiva — uma reunião para esclarecer as necessidades das reuniões do conselho.
• Reunião inicial do projeto — uma apresentação de novos objetivos, entregas e cronogramas do projeto.
• Reunião de brainstorming — uma colaboração em novas ideias.
• Reunião de feedback — tempo estruturado para feedback construtivo.
• Reunião ágil — uma reunião focada para revisões de sprint, visões gerais de projetos e debriefs de feedback.
• Reunião Scrum — planejamento de sprint, stand-ups, refinamento de backlog de produto ou revisões de sprint em formato scrum.
• Reunião retrospectiva — uma sessão de feedback pós-projeto.
• Reunião de integração — uma reunião de grupo para orientação de novos contratados.
• Reunião do comitê — um subgrupo dentro de uma empresa ou equipe que aborda um projeto ou problema específico.

2 Decidir sobre os tópicos

Entre em contato com seus colegas de equipe, membros do conselho, membros do comitê e quaisquer partes interessadas importantes para descobrir se há algo que eles gostariam de discutir durante a reunião. Dar a todos a chance de falar garante que ninguém precise falar muito para ter sua voz ouvida. Use as informações coletadas de seus stakeholders, definição de metas e tipo de reunião para criar uma lista de tópicos que precisam ser discutidos durante a reunião.

Certifique-se de que os tópicos estejam no tema tanto para o tipo de reunião que você deseja ter quanto para os objetivos que deseja alcançar. Considere quantos tópicos você pode abordar no tempo que você reservou para a reunião. Não empacote muito!

3 Defina limites de tempo e líderes para cada tópico

Para se manter no caminho certo, é útil definir limites de tempo para cada tópico que você deseja discutir. Se o orquestrador da reunião não planeja orientar a conversa para cada tópico, ele deve nomear um líder para cada tópico.

O líder será responsável por orientar a reunião durante a duração de seu tema, fornecer quaisquer documentos ou slides relevantes e garantir que o tema permaneça dentro dos prazos estabelecidos pela agenda. Se você estiver conduzindo a reunião, lembre-se de que os líderes de tópicos devem trazer seus documentos necessários no dia da reunião.

4 Considere os documentos necessários

Faça uma lista de todos os documentos necessários para a reunião. Isso pode incluir slides de apresentação, dados, detalhes do projeto, resultados de testes, wireframes, protótipos, folhas de presença ou atas de reuniões anteriores .

Se alguém da sua equipe precisar trazer esses documentos para a reunião, informe-os e inclua essas informações na agenda.

5 Deixe tempo para discussão e visão geral

Deixe um tempo no final da agenda para uma breve visão geral e discussão. Com um cronograma, as pessoas às vezes precisam de tempo no final da reunião para fazer perguntas. Além disso, se você estava trabalhando em direção a uma meta, não faz mal repassar o que você abordou durante a reunião mais uma vez.

Se você estiver organizando uma reunião semanal, talvez não precise de muito tempo para isso. Muitas vezes, cinco minutos são suficientes para a revisão no final de uma reunião. Mas se esta é uma reunião mensal, ou é sobre novas informações, você deve deixar dez a vinte minutos no final da reunião.

Exemplo de agenda de reunião

Abaixo, incluímos um esboço de uma agenda de reunião típica.

Título da Reunião: Data: Local e Hora: Líder da Reunião: Membros Presentes: Objetivo da Reunião:

Relatório de Status (10 minutos)

Dê a cada membro presente alguns momentos para compartilhar onde eles estão.

Gol (15 minutos)

Revise seu objetivo para a reunião, os resultados que você espera e o que todos precisam fazer para alcançá-los.

Novos tópicos (20 minutos)

Compartilhe quaisquer novas informações ou tópicos liderados por membros que precisem ser discutidos.

Visão geral (5 minutos)

Revise o que foi discutido durante a reunião, crie uma lista de itens de ação e deixe espaço para quaisquer perguntas que ainda não foram abordadas.

Perguntas frequentes sobre a agenda da reunião

O que é uma agenda de reuniões?

Uma agenda de reunião é um esboço do que ocorrerá durante uma reunião. Isso inclui o seguinte:

• Tópicos
• Metas
• Uma linha do tempo
• Alto-falantes designados
• Documentos de suporte
• Pontos de discussão

O que deve ser incluído na agenda da reunião?

A agenda da reunião deve incluir o seguinte:

• O tema do encontro
• Metas
• Uma lista de tópicos
• Alocações de tempo estimadas para cada tópico
• Documentos de suporte
• Tempo para discussão livre
• Uma visão final

Quando você deve usar uma agenda de reunião?

Você deve usar uma agenda de reuniões para todas as reuniões – ou pelo menos as formais. Se você deseja economizar tempo, permanecer no caminho certo ou atingir uma meta específica durante uma reunião, uma agenda é uma ótima ferramenta para alcançar isso.