Como escrever um memorando: os 10 principais passos a seguir

Aprender a escrever um memorando ajudará você a se comunicar de maneira eficaz com as pessoas da sua empresa.

Um memorando, um memorando, é uma carta curta usada para comunicação interna dentro de uma empresa ou organização. Ao enviar um memorando comercial, o remetente geralmente visa um grande grupo de pessoas, como um departamento inteiro. Isso é separado de um e-mail, visando apenas um ou um punhado de destinatários.

Você usará um memorando por vários motivos, incluindo informar um departamento sobre uma nova política dentro da organização, informar a equipe sobre mudanças na política ou alertar a empresa sobre um evento futuro. Enviar um memorando garante que todos que precisam da informação recebam a mesma informação, criando menos confusão e frustração dentro da organização.

Escrever memorandos não é difícil, mas muitas pessoas não aprendem como escrever um memorando em seu treinamento empresarial. Se você tem a tarefa de redigir esse tipo de documento comercial, este guia o ajudará a fazê-lo bem.

Materiais necessários

• Material de escrita, como caneta e papel
• Papel timbrado
• envelopes
• Computador
• Acesso por e-mail

Etapa 1. Modelos de Memorando de Estudo

Considere estudar modelos de memorandos para ajudá-lo a saber como escrever um de forma eficaz. Em seguida, considere escrever um modelo que você pode usar em sua organização para tornar a redação do memorando eficaz. Crie modelos para os tipos comuns de memorandos que você envia, que você pode acessar e preencher quando necessário.

Etapa 2. Escreva o título e a linha de assunto

As primeiras quatro linhas de um modelo de memorando são consideradas o título e a linha de assunto. Esta é uma das partes mais essenciais de um memorando, pois mostra de quem é o memorando, para quem é, quando foi enviado e qual é o assunto principal.

O título e a linha de assunto ficam assim:

Para:

A partir de:

Encontro:

Sujeito:

Preencha cada uma dessas linhas no cabeçalho do memorando com informações precisas. Então, no topo da página, antes dessas informações, escreva “Memorando” para que o destinatário saiba que tipo de comunicação é. O assunto do memorando precisa ser claro e conciso, informando qual é o objetivo da carta.

Etapa 3. Declare o objetivo do memorando

Inclua o propósito do seu memorando no primeiro parágrafo. Pense no parágrafo de abertura do seu memorando como uma declaração de tese em um trabalho de pesquisa. Ele informa o propósito de um memorando e dá ao leitor uma razão para continuar lendo. Você não é obrigado a escrever uma saudação com este tipo de comunicação comercial porque a redação de memorandos visa ser o mais concisa e direta possível.

O primeiro parágrafo do memorando deve dizer ao leitor por que você está escrevendo. Você pode até dizer: “Estou escrevendo para informá-lo” ou algo semelhante. Este parágrafo deve ter de uma a três sentenças e delinear os pontos-chave da carta. Coloque informações essenciais neste primeiro parágrafo para garantir que todos saibam do que se trata a comunicação

Etapa 4. Forneça informações básicas

No segundo parágrafo, você fornecerá as informações básicas, o contexto ou as evidências de apoio para os itens do parágrafo um. Por exemplo, se o parágrafo um convida o leitor a participar de um evento da empresa, o parágrafo dois dirá ao leitor por que sua presença é importante ou porque o evento é essencial para o crescimento da organização.

As informações básicas devem ter de três a cinco frases. No entanto, ele não deve repetir as informações encontradas no corpo do memorando, mas deve fornecer alguns antecedentes que indiquem por que o restante do memorando é importante.

Etapa 5. Descrever o método de acompanhamento

O corpo do emo deve explicar os pontos-chave de forma concisa. Use de quatro a 10 linhas ou de três a cinco frases e use marcadores se eles ajudarem a manter as coisas concisas. Nesses parágrafos do corpo, você deve ter um ponto-chave por parágrafo. Use o espaço em branco liberalmente. Não se repita.

Etapa 6. Resuma seus pontos

O parágrafo final deve dizer ao leitor como eles podem acompanhar seu e-mail. Por exemplo, você pode pedir que respondam ao convite ou enviar um e-mail diretamente com perguntas. Se nenhum acompanhamento direto for necessário, diga “Obrigado por sua atenção a este assunto” ou algo semelhante. Você também pode resumir os pontos principais deste parágrafo.

Se a ação desejada tiver mais de duas ou três frases, use marcadores ou uma lista numerada para indicar o que você deseja que as pessoas façam. Isso garantirá que os leitores possam ver o que se espera que façam depois de ler o memorando, mesmo que o estejam examinando e não lendo com propósito. Você não assinará a carta no final do memorando como faria com um e-mail porque o nome do remetente está listado na parte “de” do cabeçalho.

Etapa 7. Inclua uma chamada para ação

Todos os memorandos precisam ter um plano de ação ou chamada para ação. Seus leitores precisam saber o que se espera deles e como eles podem seguir essa expectativa. Você pode incluir endereços de e-mail e números de telefone no CTA, se apropriado. A ação pretendida precisa estar no primeiro e no último parágrafos e também pode aparecer no corpo.

Etapa 8. Use um estilo de escrita direto e claro

O estilo de redação de um memorando é informativo e direto. O objetivo é repassar as informações desejadas e solicitar uma ação desejada. Escreva em voz de primeira e segunda pessoa e use frases imperativas quando apropriado.

Etapa 9. Adicione anexos, se necessário

Às vezes, um memorando exigirá anexos para provar as informações fornecidas na carta. Anexe-os de forma que o leitor possa acessá-los facilmente. Esse método dependerá das ferramentas da sua organização, mas certifique-se de que elas estejam acessíveis. Um memorando não é o lugar para enviar um grande número de anexos. Em vez disso, envie apenas os anexos necessários para o memorando. Evite usar frases longas.

Etapa 10. Revise e edite o memorando antes de enviar

Como você enviará um memorando para muitas pessoas em sua organização, sempre o revise cuidadosamente antes de enviá-lo. Você não deseja enviar um memorando com um erro de digitação flagrante ou uma intenção mal comunicada, pois isso não o ajudará a parecer um profissional competente. Além disso, revise seu memorando para precisão. Certifique-se de que as informações de contato, datas e horários estejam corretos. Essa precisão ajudará você a evitar falhas de comunicação.

Ao editar a gramática, também recomendamos reservar um tempo para melhorar a pontuação de legibilidade de um texto antes de publicá-lo ou enviá-lo.