Como escrever um email profissional – 5 etapas fáceis e 5 práticas recomendadas

Descobrir como escrever um e-mail profissional pode ser difícil. Não se preocupe. Você não está sozinho.

Embora a maioria de nós precise escrever e-mails no trabalho diariamente, não é tão fácil quanto parece. Mesmo que você crie e-mails de negócios todos os dias, pode parecer que nunca terminou de aprender a se comunicar efetivamente em inglês. Como obter meu ponto de vista claramente? Como parecer educado, mas amigável? Como devo iniciar o e-mail?

Quando você abre um novo e-mail, geralmente sabe exatamente o que quer dizer... mas quando vê um cursor piscando, as palavras podem ficar presas na sua cabeça. Você pode até começar a adivinhar seu pensamento ou duvidar de suas habilidades de escrita. Embora o bloqueio do escritor seja real, quando se trata de aprender a enviar e-mails profissionais, a prática leva à perfeição. ‍

Com essas cinco etapas e práticas recomendadas, você pode redigir e-mails que o ajudam a dar o melhor de si em todas as situações do local de trabalho.

5 passos fáceis para escrever e-mail profissional

Esteja você enviando um e-mail frio para um emprego, apresentando duas pessoas uma à outra ou acompanhando um lead de vendas, essas etapas simples o guiarão na criação de um e-mail eficaz que atenda às suas metas.

1. Começando bem com a saudação certa
2. Agradeça
3. Explique seu propósito
4. Deixe uma boa impressão com o seu fechamento
5. Assine profissionalmente
   

1. Comece bem com a saudação certa

Quando você está escrevendo um e-mail comercial, é importante causar a melhor primeira impressão possível com uma saudação profissional, também conhecida como saudação, que é uma palavra mais sofisticada para dizer "olá".

Se você não conhece bem o leitor, sempre abra seu e-mail com uma saudação formal por e-mail.

• Prezado <Nome>,
  

Se você está entrando em contato para iniciar um novo relacionamento, use o sobrenome deles.

• Prezada Sra./Sra./Sr. <Sobrenome>,
  

Se sua relação de trabalho com a pessoa for mais casual, não há problema em usar uma saudação mais amigável.

• Olá <Nome>,
  

É sempre uma boa ideia aprender o máximo possível sobre a pessoa com quem você vai falar. Se você não souber o nome da pessoa que está escrevendo, geralmente é uma aposta segura usar "Prezado senhor ou senhora" ou "A quem possa interessar:". Certifique-se de observar a capitalização e pontuação irregulares na última opção, e observe que às vezes a primeira é muito formal – e pode ser vista como desatualizada, abafada ou politicamente incorreta.

2. Agradeça

Começar agradecendo ao destinatário é a coisa certa a fazer se você está entrando em contato com alguém pela primeira vez, respondendo a alguém que está entrando em contato com sua organização ou recebendo uma resposta de uma pessoa.

Se você estiver fazendo o contato inicial, agradeça à pessoa por ler seu e-mail, seguido do nome dela.

• Obrigado por ler meu e-mail, <Nome>.
  

Se alguém de fora da sua organização estiver entrando em contato com você com uma pergunta, você pode dizer

• Obrigado por entrar em contato com <Nome da empresa>.
  

Quando alguém responder a um de seus e-mails, não se esqueça de dizer:

• Obrigado pela sua resposta rápida.
  

Expressar gratidão torna o leitor mais receptivo ao que você escreve em seguida, ajuda você a parecer respeitoso e faz parte da boa etiqueta de e-mail.

3. Explique seu propósito

Se você estiver iniciando a comunicação depois de agradecer ao destinatário por ter lido seu e-mail, comece declarando seu objetivo.

• Estou escrevendo para perguntar sobre [oferta de produto X].
• Estou escrevendo sobre [Vaga de emprego Y].
  

Se você recebeu uma pergunta sobre a empresa, responda à pergunta ou conecte o cliente ao colega certo para responder.

• Para responder à sua pergunta aqui está [Informações que eles solicitaram].
• Estou conectando você com meu colega de trabalho <Nome> (CC'd), que poderá responder sua pergunta sobre o [Tópico Z].
  

Seja claro sobre o seu objetivo no início do primeiro parágrafo e, em seguida, passe para o corpo do texto principal do e-mail. No entanto, você deve se lembrar que o leitor é um profissional ocupado como você. Transmita seu ponto de vista rapidamente, mantendo suas frases concisas.

4. Deixe uma boa impressão

Antes de enviar seu e-mail, é uma boa ideia agradecer novamente ao seu leitor e adicionar comentários de encerramento educados.

Comece com algo ao longo das linhas de:

• Obrigado por sua paciência e cooperação, <Nome>.
• Obrigado por sua consideração, <Nome>.
  

Depois disso, continue a terminar seu parágrafo de encerramento educadamente.

• Se você tiver alguma dúvida ou preocupação, não hesite em entrar em contato.
• Estou ansioso para ouvir de você.

5. Assine profissionalmente

O último passo é incluir um fechamento de e-mail profissional com seu nome. Tradicionalmente, isso é chamado de "validação", mas essa palavra está um pouco desatualizada, semelhante à saudação. De acordo com a etiqueta de e-mail adequada, o nível de formalidade da sua aprovação deve corresponder à saudação.

Se você iniciou o e-mail de maneira informal, boas opções para aprovação incluem:

• Sinceramente,
• Atenciosamente,
• Muitas felicidades,
  

Se sua saudação foi mais casual, considere fechar com:

• Melhor,
• Como sempre,
• Obrigado,

Não se esqueça da vírgula após o fechamento, muito menos adicione seu nome na próxima linha depois dela.

É comum incluir uma assinatura de e-mail que inclua seu nome completo, cargo, empresa e detalhes de contato relevantes em e-mails profissionais para identificação e necessidades de comunicação fora da caixa de entrada.

Como escrever emails profissionais – as melhores práticas

Nesta seção, abordaremos as práticas recomendadas mais importantes para escrever e-mails profissionais. Embora o conteúdo de cada e-mail seja diferente, existem princípios gerais que se aplicam a todos eles. Você pode usar essas diretrizes como uma lista de verificação final para garantir que está se dando todas as oportunidades de ter sucesso com sua mensagem.

Aqui estão as 5 melhores práticas para escrever emails profissionais:

1. Entenda seu destinatário
2. Cuide do seu tom
3. Mantê-lo curto e doce
4. Formato para maior clareza
5. Revise antes de enviar

1. Entenda seu destinatário

Para quem você está escrevendo? Isso pode parecer bobo, pois é óbvio que você não pode escrever um e-mail persuasivo sem ter o endereço de e-mail de alguém para enviá-lo.

No entanto, mesmo quando estiver trabalhando em uma capacidade B2B, lembre-se de que está escrevendo para uma pessoa, não para uma empresa.

Nenhum de nós é nosso trabalho, e a melhor coisa sobre as pessoas é que somos humanos. Portanto, lembre-se de que está escrevendo para um humano. Mantenha-o leve, gentil e coloquial. Seja sempre edificante e útil em suas respostas. Escreva o tipo de e-mail que deseja receber.

2. Cuide do seu tom

Para quem você está escrevendo irá definir o tom do seu e-mail e, muitas vezes, ditar suas saudações e fechamentos também. Talvez você esteja acompanhando um recrutador depois de enviar um currículo no LinkedIn, ou talvez queira criar um primeiro contato positivo para facilitar a nutrição de um lead e fechar uma venda. Essas situações geralmente exigem tons diferentes: um e-mail acompanhando uma solicitação de emprego deve ser mais formal do que um com o objetivo de atrair um cliente. ‍

3. Mantenha-o curto e doce

É melhor manter um e-mail profissional curto e agradável. Comunique o que você está tentando dizer de forma clara e concisa para que seu destinatário entenda que você respeita o tempo dele. Um a três parágrafos curtos de três a cinco frases cada é mais que suficiente. Ainda assim, é importante não ser muito breve – um e-mail profissional deve ter pelo menos três frases.

4. Formato para maior clareza

Para facilitar a leitura do seu e-mail, separe os diferentes componentes com quebras de parágrafo. Considere usar marcadores ou listas numeradas para dar mais estrutura à sua mensagem. Se você quiser destacar o que é mais importante, use negrito em vez de alterar a cor da fonte. No entanto, evite usar negrito para mais de uma palavra ou frase em seu e-mail. Quando se trata de escolher uma fonte, atenha-se aos clássicos e use o tamanho de fonte padrão.

5. Revise antes de enviar

Por último, mas não menos importante, você deve verificar cuidadosamente o que escreveu para garantir que seja lido de forma clara e concisa. A falta de comunicação em e-mails profissionais pode causar muitos erros caros, e erros de ortografia e gramática inevitavelmente prejudicam a percepção dos outros sobre você. Quando você achar que seu e-mail está perfeito, ainda assim certifique-se de que o nome do destinatário esteja correto.

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