Como escrever uma carta de referência que brilha: 16 etapas fáceis

Aprender a escrever uma carta de referência é essencial para gestores e professores. Além disso, eles costumam ser solicitados a pessoas em cargos de liderança, e este guia ajudará.

Uma carta de recomendação é uma parte essencial do processo de contratação quando alguém está procurando um novo emprego. Normalmente vem de um colega de trabalho, ex-empregador, gerente ou até mesmo de um professor da faculdade. Ele informa ao destinatário que a pessoa que se candidata ao emprego seria um bom candidato e por que seria um bom candidato.

Uma carta de recomendação eficaz pode tornar o currículo e a inscrição de um candidato mais atraentes. Além disso, às vezes pode ser o fator-chave que faz com que um gerente de contratação coloque as informações de um candidato em sua lista restrita de candidatos em potencial. Portanto, se alguém lhe pedir para escrever uma carta de referência, você precisa dar tudo de si. Isso significa que eles estão em busca de emprego e sua recomendação pode fazer uma enorme diferença em seu sucesso. Portanto, você deve aprender a escrever uma carta de referência que impressionará um empregador em potencial, e este guia o ajudará.

Materiais necessários

• Papel
• Caneta ou lápis
• Computador
• Informações de contato do destinatário

Etapa 1: saber o que incluir

Independentemente da carta de referência que você está escrevendo; incluirá algumas informações semelhantes. Todas as cartas de referência precisam incluir estes petiscos:

• Como você conhece o candidato
• Há quanto tempo você conhece o candidato
• As características positivas da pessoa e como elas se aplicam à oportunidade
• Uma declaração direta de recomendação
• Um convite para solicitar mais informações diretamente de você
• Informações de contato para você e o destinatário

Etapa 2: escolha seu tipo

Existem vários tipos de cartas de referência. Antes de escrever o seu, você deve saber que tipo está escrevendo. A resposta vai depender do seu relacionamento com a pessoa. Aqui estão os tipos comuns:

• Carta de referência profissional: Você escreverá esta carta se for um colega de trabalho, professor, supervisor ou cliente que conheça bem o estilo e a ética de trabalho da pessoa.
• Carta de referência de caráter: Se você for um membro da família, amigo, mentor ou conhecido com conhecimento pessoal dos traços de caráter do candidato, você escreverá esta carta. Às vezes também é chamada de carta de referência pessoal.
• Carta de referência acadêmica: Esta carta vem de um orientador ou professor e discute as realizações acadêmicas e a formação educacional do candidato. Esse tipo de carta de referência é particularmente comum se alguém fez pós-graduação.

Identificar o tipo de carta de referência o ajudará a escrevê-la de maneira eficaz, usando características que se aplicam à pessoa sobre a qual você está escrevendo.

Etapa 3: coletar informações

Você precisará de algumas informações sobre o destinatário da carta antes de escrevê-la. Você desejará coletar essas informações, como nome da empresa, endereço e nome do destinatário. Embora você possa abrir a carta “a quem possa interessar”, sua carta terá mais impacto se a saudação incluir o nome.

Se alguém estiver preenchendo um formulário de emprego e se candidatando oficialmente a um emprego, provavelmente poderá obter essas informações. Peça ao candidato para lhe fornecer essas informações. Como eles estão pedindo um favor para obter a carta de recomendação, eles devem ficar felizes em fornecer as informações. Caso contrário, verifique o LinkedIn, que geralmente lista essas informações de contato.

Etapa 4: pense na sua recomendação

Antes de começar a escrever, pense por que você recomendaria o candidato. Uma boa carta de recomendação dará razões específicas pelas quais a pessoa seria uma excelente escolha para contratar. Algumas coisas a considerar incluem:

• Boas habilidades de comunicação
• Qualidades pessoais como perseverança ou amizade
• Ética de trabalho
• Experiência de trabalho
• Benefícios específicos que eles trouxeram para sua empresa

Faça algumas anotações que você pode usar ao escrever a carta, pois isso o ajudará a evitar o bloqueio do escritor.

Etapa 5: listar as informações de contato

No topo de sua carta, você listará suas informações de contato, incluindo seu nome e endereço. Isso está alinhado na margem esquerda. Abaixo disso, escreva a data de hoje. Pule uma linha entre o endereço e a data. Agora você precisa pular outra linha e colocar as informações de contato do destinatário. Você precisará do nome do gerente de contratação ou recrutador, o cargo, o nome da empresa e o endereço da empresa.

Etapa 6: Escreva a saudação

A saudação normalmente será “Caro Sr./Sra. Sobrenome:” com dois pontos em vez de vírgula após a saudação. No entanto, às vezes você não terá essa informação. Por exemplo, você pode escrever “Dear Hiring Manager” se precisar ou “Dear Admissions Committee” para uma carta destinada a um ambiente acadêmico. Às vezes, você será solicitado a escrever uma carta de recomendação geral que não seja para um aplicativo de trabalho específico. Neste caso, “A quem possa interessar” é apropriado. Você também pode escolher "Dear Sir/Madam". Em outros cenários, no entanto, evite essa saudação genérica.

Passo 7: Escreva o primeiro parágrafo

No primeiro parágrafo, você precisa dizer quem você é e como conhece a pessoa sobre a qual a carta se refere. Em seguida, inclua detalhes como há quanto tempo você os conhece e por que você é uma pessoa adequada para escrever uma carta de recomendação. Por fim, inclua sua recomendação e o título ou descrição do trabalho específico, se você souber. Mantenha este parágrafo relativamente curto, mas abrangente. Além disso, deixe claro seu entusiasmo pelo candidato neste parágrafo de abertura. Evite qualquer escrita fluff ou algo que possa parecer exagerado em sua recomendação. Aqui está um excelente exemplo de um primeiro parágrafo:

“Meu nome é Sallie Jones e estou escrevendo em nome de John Smith, que está se candidatando ao seu cargo de gerente de vendas. Sou líder da equipe de vendas da Acme School Supplies, e John está na minha equipe há cinco anos. Acredito que ele seria uma boa opção para o seu cargo de gerente de vendas.”

Observe como o escritor declarou quem eram, como conheciam a pessoa e por quanto tempo. Finalmente, eles encerraram o parágrafo com sua declaração de recomendação.

Etapa 8: mover para os parágrafos do corpo

Os parágrafos restantes incluem detalhes sobre por que você acha que a pessoa é um bom candidato para o trabalho. Aqui você quer ser o mais específico possível. Mas, novamente, use exemplos que suportem sua recomendação. Ao pensar sobre o que incluir, mantenha as qualidades e habilidades específicas para o trabalho ou programa de graduação que a pessoa está tentando alcançar. Por exemplo, se alguém está se inscrevendo para um programa de pós-graduação, você pode incluir informações sobre suas habilidades de pesquisa e tenacidade. Por outro lado, se alguém está se candidatando a um cargo gerencial, suas habilidades de comunicação e habilidades naturais de liderança se destacam. Aqui está como um parágrafo do corpo pode ser lido:

“Acredito que John Smith seria um excelente candidato para o cargo de gerente de vendas. Quando ele trabalhava comigo na Acme School Supplies, ele era tenaz em recrutar novos varejistas. Durante nossos cinco anos juntos, ele adicionou cinco novas redes de varejo à nossa lista de fornecedores. Além disso, sua personalidade extrovertida o ajuda a se conectar bem com clientes e fornecedores em potencial, o que seria um trunfo para sua empresa.”

Você vai querer pelo menos dois parágrafos de corpo. Um dos parágrafos deve ser apenas uma declaração de recomendação.

Etapa 9: Feche a carta

Agora você está pronto para fechar a carta. No encerramento, resuma seus motivos para a recomendação e convide o destinatário a entrar em contato com você para mais perguntas. Adicione seu endereço de e-mail e número de telefone no parágrafo. Termine com uma assinatura se estiver imprimindo a carta. Se estiver enviando digitalmente, digite seu nome completo. No encerramento, use palavras como “sem reservas”, “mais alta recomendação”, “confiantemente” ou “de todo o coração” para expressar seu entusiasmo pelo candidato. Aqui está como isso pode parecer:

“Estou confiante em minha recomendação de John para sua posição de gerente de vendas. Se você tiver dúvidas ou quiser falar mais sobre isso, entre em contato comigo em [email protected] ou 444-444-4444.

Sinceramente,

sallie jones
Gerente de equipe de vendas, material escolar Acme”

Etapa 10: mantenha o comprimento certo

Sua carta de referência precisa ter o tamanho certo. Em geral, não deve ter mais de uma página. Se você tiver apenas um ou dois parágrafos, o destinatário pode presumir que você não conhece a pessoa o suficiente para recomendá-la. Portanto, o comprimento ideal da carta deve preencher cerca de uma página digitada. Primeiro, escolha alguns pontos-chave sobre a pessoa que está se candidatando ao emprego que deseja. Em seguida, trabalhe-os em três ou quatro parágrafos. Certifique-se de incluir informações sobre como você conhece a pessoa.

Passo 11: Concentre-se no formato

A formatação é essencial ao enviar uma carta de referência. Você quer ter certeza de que está com espaçamento simples, mas inclua um espaço entre os parágrafos. Além disso, você vai querer margens de uma polegada e alinhar a letra à esquerda. Para a fonte, não escolha nada maluco. Uma fonte padrão de 12 pontos, como Times New Roman ou Arial, é uma boa escolha. Você quer que a carta seja fácil de ler. Qualquer fonte muito floreada tornará a carta difícil de ler, prejudicando as chances da pessoa conseguir o emprego.

Passo 12: Revise sua carta

Antes de enviar a carta, revise-a. Considere pedir para outra pessoa revisá-lo também, mas se o fizer, certifique-se de não revelar o nome do candidato. Os pedidos de emprego e as pesquisas de emprego são um tanto privados, então você não quer deixar alguém saber um segredo que deveria ser mantido em segredo. Não envie uma carta de recomendação com muitos erros de digitação e gramática. Isso pode refletir mal no candidato. A revisão é essencial.

Etapa 13: escolha a linha de assunto correta

Sua linha de assunto é importante se você enviar sua carta por e-mail. Deve listar o nome do candidato e o cargo, se você souber. Além disso, use a palavra “recomendação” para mostrar por que você está enviando o e-mail. Portanto, sua linha de assunto pode ficar assim:

• Recomendação para John Smith - Trabalho de Gerente de Vendas

Lembre-se de que os gerentes de contratação recebem centenas de e-mails diariamente quando têm vagas abertas. Portanto, você precisa mostrar a eles na linha de assunto por que eles devem ver seu e-mail.

Etapa 14: Estude um exemplo de carta de referência

Antes de escrever sua primeira carta de referência, reserve um tempo para estudar um bom exemplo. Aqui está o que você pode escrever:

Sarah Hollingsworth
Rua Principal 123
Business City, NY 12345
333-333-3333
[email protected]

30 de julho de 2022

Ralph Lee
Gerente de contratação
Duluth Tech Co
Rua Sul, 383
Cidade Comercial, IA 12345

Caro Sr. Lee:

Tenho o prazer de recomendar Scott Swallow para o cargo de associado de vendas na Duluth Tech Co. Como gerente de vendas da Acme Tech, tive o prazer de trabalhar como supervisor de Scott nos últimos dez anos. Como funcionário responsável e pontual, Scott foi um dos meus melhores funcionários. Eu endosso de todo o coração suas qualificações e habilidades.

Ao longo de nossa década trabalhando juntos, fiquei impressionado com o conhecimento de Scott sobre táticas de vendas. Também descobri que ele tinha excelentes habilidades interpessoais e boa intuição, o que o ajudou a se conectar bem com nossos candidatos e clientes. Durante seu tempo conosco, ele ajudou a aumentar nossas vendas em 10% ao abrir cinco novas contas da empresa.

Embora essa habilidade de vendas fosse um de seus principais benefícios, Scott também era muito gentil e um excelente jogador de equipe. Seu otimismo ajudou a encorajar outros vendedores a continuar trabalhando duro. Ele desenvolveu relacionamentos positivos em toda a empresa e com seus colegas de trabalho diretos, e ninguém o via como um concorrente.

Estou confiante em recomendar Scott a você e acredito que ele se encaixaria bem na equipe da Duluth Tech Co. Se você quiser fazer mais perguntas ou obter mais informações sobre o trabalho de Scott para nós, envie-me um e-mail para [email protected] ou ligue para 333-333-3333.

Sinceramente,

Sarah Hollingsworth
Gerente de vendas, Acme Tech

Etapa 15: observe uma amostra de carta de referência pessoal

As cartas de referência pessoal se concentram em traços de caráter pessoal, não em experiência de trabalho profissional. No entanto, como uma carta de referência pessoal é um pouco diferente de uma carta profissional, veja os parágrafos que ela pode incluir:

Prezada Sra. Smith:

Tenho o prazer de escrever uma carta de referência em nome de Sarah Hollingsworth, uma de minhas melhores amigas desde o ensino fundamental. Se você está procurando uma funcionária esforçada e dedicada que dará tudo de si para sua empresa, Sarah é a pessoa que você procura.

Sarah sempre teve que se esforçar um pouco mais do que os outros na escola, mas nunca desistiu. Ela permaneceu como a primeira da classe, apesar de alguns desafios de aprendizado e da vida familiar difícil em uma casa com apenas um dos pais. Ela até ganhou uma bolsa de estudos para a faculdade devido a seus acadêmicos. Isso mostra sua tenacidade, que seria um ativo vital para sua empresa.

Como adulto, observei Sarah ter sucesso em seu trabalho. Suas recomendações de clientes anteriores mostram sua natureza atenciosa e profissionalismo.

Tenho o prazer de oferecer minha recomendação para Sarah para o seu programa. Se você contratá-la, receberá um membro da equipe dedicado e profissional que será um trunfo para sua equipe. Se você quiser saber mais, envie um e-mail para [email protected] ou ligue para 123-456-7890.

Sinceramente,

Samantha Stephens

Observe que, neste exemplo, o remetente se concentra nos traços de caráter pessoal que observou, em vez de em uma experiência de trabalho específica. No entanto, a ética de trabalho faz parte da carta apenas porque isso é algo que o remetente observou.

Etapa 16: Use um modelo de carta

Considere usar um modelo de carta de referência se você nunca escreveu uma carta de referência antes. Lembre-se de que será uma carta comercial formal. Aqui está o que ele conterá:

[Seu nome]
[Seu endereço]
[Cidade, CEP do Estado]

[Data de hoje]

[Nome do destinatário]
[Cargo]
[Companhia]
{Endereço]
[Cidade, CEP do Estado]

Prezado [Nome do Destinatário]:

Parágrafo 1: Este breve parágrafo de introdução declara o propósito da carta. Você também incluirá informações sobre por que está escrevendo uma carta de referência profissional.

Parágrafo 2: Este parágrafo inclui detalhes sobre seu relacionamento com a pessoa sobre a qual você está escrevendo, incluindo fatos sobre empregos e responsabilidades anteriores.

Parágrafo 3: Esta é uma frase que fornece uma declaração sobre as qualificações da pessoa para o trabalho.

Parágrafo 4: Forneça exemplos específicos para apoiar sua declaração anterior.

Parágrafo 5: Encerre a carta com um resumo de sua recomendação e um convite para entrar em contato com você para obter informações adicionais. Inclua informações de contato no parágrafo.

Atenciosamente ou Respeitosamente,

[Assinatura]

[Nome digitado]
[Título do seu trabalho]

Você também pode manter este modelo à mão se for um gerente, porque pode ser solicitado a escrever cartas de referência regularmente. Novamente, ter um modelo que você possa puxar e desenhar tornará essa tarefa mais fácil.

Para obter mais ajuda para escrever sua carta de referência, confira nosso guia de gramática e sintaxe.