20 dicas sobre como enviar e-mails melhores

Quer saber como escrever e-mails melhores? Bem, uma boa redação de e-mail começa com o conhecimento do básico.

Depois de construir sua confiança, você pode aplicar mais nuances para melhorar ainda mais suas habilidades de escrita de e-mail. Aprimorar seu ofício não requer livros, cursos ou aulas sobre como enviar e-mails melhores. Depois de investir 10 minutos lendo este post do blog, você sabe tudo o que precisa para compor uma boa mensagem de e-mail em todas as situações. Esse é um investimento em sua carreira que tem potencial para um ROI infinito.

A seguir, 20 dicas de redação de e-mail que ajudam você a se tornar um redator de e-mail melhor, não importa o ponto de partida.

1. Considere o seu destinatário

Em toda comunicação profissional, seu público deve ser sua primeira consideração. Quem vai ler seu e-mail dita como você o escreve, do tom ao conteúdo. Tão simples como isso.

Se você discordar, considere se você se comunica de maneira semelhante com seu chefe, colega de trabalho, cliente e contratados – sem falar na sua família e amigos. Seu e-mail não precisa ser tão formal quanto ao fazer uma consulta comercial ao se comunicar com seus colegas de trabalho. Alguns dos jargões específicos de funções podem ser eficientes para troca entre colegas de equipe, mas confusos para a alta administração.

Além disso, lembre-se de que seu público inclui todos os adicionados aos campos "Para:", "CC:" e "BCC:", concentrando-se no primeiro. Um público de um só torna mais fácil personalizar sua mensagem e adequar a abordagem para o destinatário. Certifique-se de refletir a relação e a correspondência anterior entre o remetente e o destinatário quando começar a digitar.

2. Defina uma meta clara para seu e-mail

Se você não tiver certeza do objetivo do seu e-mail antes de começar a escrevê-lo, pode ter certeza de que o destinatário também não será. Esclarecer o que você está tentando realizar com sua mensagem ajuda você a se expressar de forma eficaz quando decide colocar a caneta no papel.

Todos os bons e-mails têm um – e apenas um – objetivo. Isso é chamado de 'regra de uma coisa'. Ao cobrir apenas uma coisa em seu e-mail, você torna mais fácil para o destinatário entender e agir. Solicitar mais de uma ação em um email pode gerar confusão, o que leva a uma comunicação ineficiente.

Para definir uma meta para sua mensagem, você pode se fazer as seguintes perguntas:

• O que você está pedindo ao destinatário para fazer?
• Como você quer que eles se sintam?
• Como eles devem responder?
  

Às vezes, você precisa abordar várias coisas em torno do mesmo tópico em um e-mail. Nesse caso, é cada vez mais essencial formatar sua mensagem com clareza usando marcadores ou listas numeradas. Destacar diferentes componentes de e-mail torna mais fácil para o destinatário processar sua mensagem e responder de uma maneira que abrange tudo o que você precisa.

3. Certifique-se de que seu e-mail seja necessariamente

O e-mail tornou-se o canal padrão de comunicação empresarial. Não importa o quanto todos nós gostamos de e-mails (sarcasmo), e não importa o quão importante seja fornecer uma trilha de comunicação eletrônica com clientes, contratados ou colegas, o e-mail não é o canal certo de toda comunicação no local de trabalho.

Quando você tiver certeza de quem é o destinatário e por que está prestes a enviar um e-mail, pare. Respire fundo e pergunte a si mesmo: "Este e-mail é necessariamente?" Profissionais em geral tendem a se comunicar em excesso por e-mail, mesmo que uma ligação rápida ou uma mensagem no Slack sirva. Ou que tal o vídeo do Loom? Apesar do meme popular, é bom lembrar que nem todas as reuniões poderiam ter sido e-mails.

Portanto, lembre-se de que o e-mail é apenas um canal de comunicação profissional. Com a vasta gama de canais para comunicação assíncrona, escolha aquele que se adequa à mensagem.

4. Conheça sua etiqueta de e-mail

A etiqueta de e-mail refere-se ao conjunto de princípios que orientam nosso comportamento ao usar o e-mail.

Ele pode ser definido como um código de conduta que inclui diretrizes não escritas para comunicação por e-mail sobre idioma, ortografia, gramática e boas maneiras. A etiqueta depende de para quem você está enviando o e-mail. É sempre mais seguro ficar no lado formal das convenções.

Aderir à etiqueta de e-mail ajudará você a estabelecer profissionalismo em sua comunicação, construir relacionamentos fortes com seus colegas de trabalho e representar bem a empresa. Como não há recurso oficial sobre esse assunto, compilamos uma lista das regras e dicas mais importantes sobre etiqueta de e-mail que todo profissional deve conhecer. Com essa leitura rápida, você pode atualizar seus conhecimentos sobre o tema e avaliar seu e-mail com um olhar crítico.

5. Siga a estrutura de e-mail adequada

A melhor maneira de escrever um e-mail é manter o formato. O e-mail existe há décadas e muitos de nós o usamos desde a infância. É por isso que nossos cérebros estão programados para lê-los de uma certa maneira. Se o destinatário iria pular todas as sutilezas e formalidades, é mais fácil para ele entender a essência se você não se afastar do que é esperado.

A melhor prática para estrutura de e-mail é a seguinte:

• Linha de assunto
• Saudações
• Linha de Abertura
• Contente
• Apelo à ação
• Frase de encerramento
• Cancelar assinar
• Assinatura
  

Se alguns desses componentes de um bom e-mail parecerem uma língua estrangeira para você, não se preocupe. Abordaremos cada parte de um e-mail bem estruturado nesta postagem do blog. Quando terminar de ler, você saberá tudo o que precisa saber para aperfeiçoar todos eles. E se precisar de mais ajuda, você também aprenderá em breve sobre uma ferramenta chamada Flowrite que pode se tornar seu assistente de e-mail de IA e cuidar da estruturação de seus e-mails para você.

6. Aproveite ao máximo a linha de assunto do e-mail

A linha de assunto é a primeira – e possivelmente a única – coisa que o destinatário vê em seu e-mail. E-mails com pouca, ou melhor ainda, sem linha de assunto, serão rapidamente excluídos sem serem lidos ou encontrarão o caminho direto para a pasta de spam.

Você deve pensar na linha de assunto como o título do seu e-mail. É um resumo do seu e-mail. Ele tem o impacto mais significativo sobre se o seu e-mail é lido ou não. O objetivo de uma linha de assunto é fazer com que o destinatário abra sua mensagem e forneça o corpo do e-mail para fazer o resto do trabalho. É também o local onde os erros de e-mail ocorrem com mais frequência.

O erro mais comum é tentar enganar o destinatário para que abra seu e-mail. Sua linha de assunto não deve ser uma provocação e deve estar sempre relacionada ao conteúdo do e-mail. Linhas de assunto que são muito curtas ou muito longas muitas vezes confundem. O mesmo vale para os vagos e genéricos. As melhores linhas de assunto são informativas e concisas.

O desafio é manter a linha de assunto do seu e-mail concisa, mas específica. O comprimento ideal é algo entre 3 e 8 palavras, o que deve ser suficiente para fornecer uma visão geral da sua mensagem.

7. Escolha a melhor saudação de e-mail

A maneira como você inicia o e-mail define o tom da mensagem e cria a primeira impressão do destinatário sobre você. Infelizmente, muitos não prestam atenção suficiente a isso. Qual é a maneira correta de iniciar meu e-mail, então? Bem, isto depende. A saudação apropriada para o seu e-mail pode ser formal ou amigável, dependendo de com quem você se comunica e do seu propósito.

Exemplos das saudações de e-mail mais comuns incluem:

1. Olá <Nome>

2. Olá <Nome>

3. Prezado <Nome>

É fácil pensar demais em sua saudação por e-mail, especialmente quando você não está muito familiarizado com a pessoa. Ou se o e-mail for especialmente importante. Se você está perdendo tempo dizendo "Oi Tom", "Olá Sr. Smith" ou "Prezado Senhor", é sempre mais seguro errar para o formal.'

Para ajudá-lo a navegar nessas águas, escrevemos um guia completo sobre as melhores saudações por e-mail.

8. Adicione uma frase de abertura de e-mail

Antes de passar para o conteúdo real do seu e-mail, você deve adicionar uma linha de abertura que aborde o destinatário ou forneça contexto. E para o bem de todos os envolvidos, por favor, invente algo mais imaginativo e atencioso do que "Espero que este e-mail o encontre bem".

Bons exemplos de abertura de e-mail para diferentes situações incluem:

• Permita-me apresentar-me…
• Para acompanhar nossa conversa…
• Obrigado por entrar em contato…
• Espero que a semana esteja a correr muito bem…
• Eu poderia usar seu conselho…
• Sua resposta rápida é muito apreciada…
  

Com essas opções no bolso de trás, você não deve se esforçar para chegar à linha de abertura perfeita que segue perfeitamente o conteúdo do e-mail. Como dica bônus, tente evitar dias da semana ou horários do dia em sua frase de abertura, porque você não sabe quando o destinatário terá que ler sua mensagem.

9. Você deve se apresentar?

A resposta é: se você está entrando em contato com alguém que ainda não conhece, sim, você deveria. Não importa se é alguém da sua organização ou um contato externo. É uma boa etiqueta de e-mail e cortesia comum. "Como eu me apresento em um e-mail então?" Você pode perguntar.

Aqui estão duas maneiras infalíveis de fazer uma auto-apresentação em um e-mail:

• Meu nome é <Nome> <Sobrenome> e trabalho para <O que a empresa faz> chamada <Nome da empresa>.
• Sou <Nome> <Sobrenome> e trabalho como <Título do trabalho> em nosso <Departamento>.
  

Lembre-se de que seu e-mail geralmente não é sobre você, então você não deve gastar mais do que uma frase ou duas se apresentando, não importa o quanto todos nós gostamos de falar sobre nós mesmos.

10. Comece com o mais importante

Bons e-mails vão direto ao ponto rapidamente. O Princípio da Pirâmide é uma abordagem para comunicação profissional por e-mail. Os executivos da McKinsey criaram esse método já na década de 1980 para estruturar os pensamentos com eficiência e melhorar a comunicação empresarial.

O princípio básico é fazer o ponto mais crucial no início e estruturar seu e-mail de acordo. Um e-mail comercial típico responde à pergunta ou apresenta as solicitações no final. Ainda assim, é mais eficaz liderar com o ponto mais importante e fornecer argumentos e informações básicas somente depois disso. Por exemplo, seu chefe lhe envia um e-mail perguntando se você deve estender o contrato de um colega, você quer dar sua resposta de frente e explicar o "porquê" depois disso.

Se você luta para enviar e-mails melhores, pense em uma pirâmide, comece do topo e anuncie suas intenções com antecedência.

11. Não economize na menstruação

Se você quer escrever e-mails melhores, não poupe os períodos.

A pequena pausa entre as frases dá aos leitores tempo para digerir a mensagem. Frases concisas permitem que eles tenham mais dessas oportunidades. Você também deve considerar quebrar frases longas e complexas, mesmo quando elas não seriam frases de execução.

Você também deve aprender a usar vírgulas corretamente, especialmente se o inglês não for sua primeira língua. Muitas ou poucas vírgulas – ou uma no lugar errado – são propensas a confundir.

12. Use maiúsculas e minúsculas

Usar um caso de frase refere-se a capitalizar a primeira letra em uma frase e quaisquer nomes próprios. A maioria de nós sabe que essa é a maneira correta de usar letras maiúsculas, mas ainda falha ao redigir e-mails. O caso de sentença faz parte da etiqueta de e-mails comerciais, e fugir dele nunca é uma boa ideia ao escrever e-mails profissionais. Além disso, lembre-se de evitar escrever em letras maiúsculas. É sempre um não-vai. Com o Flowrite, você não precisa se preocupar com esses detalhes – não importa o quão descuidadamente você anote suas instruções, nossa letra maiúscula é correta para você.

13. Cuide do seu tom

Não é apenas o que você diz, mas como você diz.

O tom pode ser definido como a voz da palavra escrita, expressando emoção, caráter, volume, entonação e a atitude geral da mensagem. É por isso que é crucial ser intencional com suas escolhas de palavras e considerar como o destinatário pode interpretá-las. Como você não pode confiar em expressões faciais e entonação para entregar a mensagem por e-mail, você deve se esforçar para transmitir uma mensagem positiva.

Um tom profissional no e-mail pode levar muito tempo para acertar, pois às vezes você quer ser formal e se inclinar para um final mais amigável. Como expressar entusiasmo, determinação ou encorajamento? Para ajudá-lo a transmitir a mensagem de forma eficaz, reunimos um recurso abrangente sobre como atingir o tom certo em todos os seus e-mails.

Além disso, Flowrite pode ajudá-lo a entregar a mensagem da maneira que você pretendia. Com nosso gerador de e-mail de IA, você pode escolher o tom do e-mail que deseja enviar e nos deixar fazer o trabalho pesado.

14. Mantenha-o conciso

Manter seu e-mail curto e agradável garante que você entregue a mensagem de forma eficaz. E-mails longos que enterram o ponto facilmente ficam sem resposta e acabam esquecidos. Ou pior, incompreendido. Como um profissional médio recebe bem mais de 100 emails por dia, ninguém tem tempo para ler emails longos.

15. Use uma voz ativa

Escrever em uma voz passiva pode parecer formal e profissional e usa apenas algumas palavras a mais, mas elas se somam. Além disso, é mais difícil de ler e entender. Portanto, livre-se do palavreado para transmitir sua mensagem com clareza usando uma voz ativa. Pode ser difícil no começo, mas depois que você se acostumar, notará que sua escrita flui melhor do que antes.

16. Formato para maior clareza

Usar marcadores e listas numeradas ajuda a estruturar seu e-mail e chamar a atenção do destinatário para o que é mais importante. Além de servir como dicas visuais, as listas facilitam a escrita de frases curtas. Você também pode usar negrito para destacar, por exemplo, seu apelo à ação.

17. Faça um claro apelo à ação

Você não pode esperar que o destinatário saiba o que fazer em seguida, a menos que você diga. Se você está pedindo algo, forneça instruções claras. Se for um convite para uma entrevista, diga. Se você precisar de uma resposta em uma data específica, diga a eles.

As melhores práticas para um CTA claro incluem:

• Forneça datas e detalhes
• Use parágrafos de uma única frase
• Divida solicitações complexas em etapas
• Não tenha medo de usar negrito

Incluir um claro apelo à ação – é a maneira mais eficaz de obter os resultados desejados. Não se esqueça de usá-lo.

18. Sele o acordo com a frase de fechamento do e-mail

Tornar-se um redator de e-mail melhor requer a construção constante de sua caixa de ferramentas. Uma dessas ferramentas é uma frase de fechamento que encerra a parte de conteúdo do seu e-mail. Essas frases podem ser usadas para demonstrar gratidão, definir expectativas para o futuro e expressar sua vontade de ajudar.

As melhores frases de encerramento para um e-mail incluem:

• Obrigado por sua ajuda/assistência/suporte/tempo
• Estou ansioso por sua resposta
• Se eu puder ser útil, por favor, não hesite em entrar em contato comigo
  

Existem infinitas variações dos exemplos acima. Depois de ganhar confiança em suas habilidades de comunicação por e-mail, você pode começar a introduzir mais variações que mostrem sua personalidade e compreendam o tom do seu e-mail.

19. Decida a melhor maneira de assinar o e-mail

Considerando que sua saudação por e-mail dá a primeira impressão cada vez mais importante de você para o destinatário, sua aprovação dita o tipo de sabor que sua mensagem deixa na boca. Decidir a melhor maneira de encerrar seu e-mail pode ser demorado, pois não há uma solução única para todos. No entanto, ignorar a importância da aprovação é como tropeçar na linha de chegada.

Os exemplos mais comuns de assinaturas de e-mail são:

• Sinceramente,
• Muitas felicidades,
• Cumprimentos,
• Melhor,
• Saúde,
  

A melhor maneira de assinar um e-mail sempre depende do destinatário, do seu relacionamento com ele e da finalidade do seu e-mail. Escolher o caminho certo para cada contexto requer um pouco de leitura adicional. Para isso, escrevemos um guia completo sobre as melhores assinaturas de e-mail, desde as mais formais até as que não são adequadas para o escritório.

Depois de aceitar sua decisão sobre a aprovação, adicione uma vírgula e escreva seu nome na linha a seguir.

20. Verifique sua ortografia

A última coisa que você quer fazer antes de clicar em "enviar" é detectar quaisquer erros de ortografia e garantir que sua capitalização esteja correta.

A ortografia incorreta indica descuido e pode destruir todo o pensamento e esforço que você colocou para melhorar seu e-mail. Corretores ortográficos como o Grammarly são ótimos, mas não pegam tudo e, às vezes, não conseguem ler o contexto. É por isso que você deve se treinar para pegar os erros sozinho.

Ao usar o Flowrite para escrever e-mails e mensagens, os erros humanos são eliminados pela IA que gera inglês de nível nativo, reduzindo o tempo de obsessão e verificação da ortografia.

Como escrever e-mails melhores com inteligência artificial

Flowrite é uma ferramenta de escrita de IA que transforma instruções curtas em e-mails e mensagens prontos para enviar em segundos. Ele cuida da estrutura do e-mail, capitalização, gramática, ortografia, pontuação – você escolhe. Os e-mails que nossa ferramenta gera são de nível nativo em inglês, então você também não precisa se preocupar com isso. Essencialmente, você pode se concentrar em seus pensamentos e ideias, e o Flowrite lhes dará asas. Atrevemo-nos a dizer que é a maneira mais rápida de começar a escrever e-mails melhores, e muitos de nossos usuários disseram que aprenderam muito usando-o.

Para começar, escreva algumas frases curtas em que seu e-mail pode consistir. Não se preocupe muito com o fraseado ou a gramática, mas tente anotar os pensamentos à medida que eles surgem naturalmente na sua cabeça. Depois disso, você está pronto para o próximo passo.

Como usar o Flowrite

1. Escreva pontos curtos como instruções

Para começar, anote os pensamentos à medida que eles saem naturalmente da sua cabeça. É isso. Você está pronto para o próximo passo.

2. Escolha o tipo de e-mail que deseja escrever

Agora é hora de considerar quem é o destinatário e o que você está tentando alcançar com o e-mail? Talvez você esteja entrando em contato com um potencial contratado, acompanhando um lead de vendas ou agendando uma reunião. Temos tudo coberto.

3. Testemunhe a IA para gerar seu e-mail

Agora é hora de um pouco de mágica. Depois de selecionar o modelo adequado, você relaxa por alguns segundos que o Flowrite leva para gerar um e-mail completo com base em suas instruções. Caso você esteja insatisfeito com o resultado, ele criará uma nova versão com o clique de um botão. Se você confia melhor em suas habilidades de escrita de e-mail, também pode fazer alterações manuais antes de enviar o e-mail.

Isso é possível graças ao nosso uso do mais recente avanço em inteligência artificial. Se você ainda não está convencido de que ele pode ajudá-lo a compor e-mails melhores, vamos esquecer as instruções e deixar Flowrite escrever o e-mail inteiro para você.

Muito legal, não é? Mais de 25.000 pessoas que se juntaram à nossa lista de espera para acesso antecipado ao futuro da escrita com certeza pensam assim.

Você já está começando a aprender como escrever e-mails melhores, certo? Esperamos que essas dicas de redação de e-mail (e talvez nossa ferramenta) possam ajudá-lo a começar sua jornada para enviar e-mails melhores com confiança e criar confiança em suas habilidades de redação de e-mail.