Como escrever uma carta comercial profissional em 6 etapas

Ao longo de sua carreira, você provavelmente escreverá cartas comerciais. Na verdade, você pode começar a escrevê-las antes do início oficial de sua carreira, pois as cartas de inscrição e de consulta também são cartas comerciais.

Uma carta comercial é uma carta formal que geralmente, mas nem sempre, é escrita de um profissional para outro para promover os interesses de sua organização. Em alguns casos, como acontece com cartas de apresentação e acompanhamento de entrevistas, elas servem para promover os interesses profissionais do remetente.

O que é uma carta comercial?

Uma carta comercial é uma mensagem formal normalmente enviada de um profissional para outro. Geralmente, as cartas comerciais discutem oportunidades para as empresas trabalharem juntas, como por meio de uma parceria estratégica, colaboração, promoção ou solicitação.

É importante ter em mente que uma carta comercialnãoé a mesma coisa que um e-mail comercial. Por definição, uma carta comercial é uma carta impressa entregue na mesa ou endereço do destinatário. Esse atributo é parte do que diferencia as cartas comerciais de uma consulta por e-mail, e é por isso que tendem a ser usadas para comunicações importantes. No entanto, existem algumas semelhanças entre cartas comerciais e e-mails comerciais. Ambos seguem um formato semelhante e terminam com uma frase de chamariz direta.

Existem muitos tipos de cartas comerciais, incluindo estas:

• Cartas de vendas
• Cartas de recomendação
• Cartas de consulta
• Cartas de candidatura
• Cartas de intenções
• Cartas de transmissão
• Cartas de oferta
• Cartas de demissão
• Cartas de acompanhamento da entrevista
• Solicitar cartas
• Memorandos de escritório
• Cartas de apresentação
• Convites

Existem duas diferenças principais entre uma carta comercial e uma carta informal: formato e conteúdo.

Quando você envia uma carta comercial?

As cartas comerciais são enviadas quando indivíduos, seja representando suas empresas ou eles próprios como proprietários autônomos de pequenas empresas, pretendem realizar negócios. Aqui estão exemplos dessas instâncias:

• Convidar um indivíduo ou equipe para um networking ou outro evento exclusivo
• Agradecendo a um entrevistador pelo seu tempo
• Acompanhamento de uma consulta comercial anterior
• Oferecer uma oferta promocional ou novo produto ou serviço
• Notificar todos os membros da equipe sobre uma mudança de política, nova contratação ou promoção importante ou outras notícias da empresa
• Oferecer formalmente uma posição a um candidato

Quais são as partes da carta comercial?

Cabeçalho (data/endereço/endereço de retorno)

Data:ao escrever uma carta comercial, é crucial incluir a data em que você a escreveu. Essas informações são essenciais para comunicações urgentes, como ofertas promocionais.

Endereço:escreva o endereço completo do destinatário, incluindo o número da caixa postal ou pacote de escritório.

Endereço de retorno:inclua o endereço completo da sua empresa. Isso torna mais fácil para o destinatário enviar uma resposta.

Saudação

Em uma carta comercial, a saudação padrão é “Prezado”. Comece sua carta com “Prezado [nome do destinatário]” ​​e adicione uma vírgula após o nome. Você pode optar por se dirigir ao destinatário por meio de um título honorífico associado ao sobrenome ou simplesmente pelo nome e sobrenome. Quando você não conseguir determinar o nome do destinatário, poderá endereçar a carta ao título.

Corpo

Os parágrafos do corpo ocupam a maior parte de uma carta comercial. Esta seção discute a oferta, proposta ou anúncio que a carta está fazendo. Inclui estas seções:

• Um parágrafo introdutório que declara o objetivo principal da carta e, se necessário, apresenta o redator da carta.
• Um ou mais parágrafos intermediários que discutem o assunto da carta com mais detalhes. Pode ser a experiência relevante de um candidato a emprego, os detalhes de uma oferta, as repercussões de uma mudança de política ou o que o destinatário pode esperar do evento para o qual está sendo convidado.
• Um parágrafo final que reafirma o propósito da carta e oferece um incentivo, como preços antecipados, para o destinatário fazer o acompanhamento.

Fechando

Após a seção do corpo, feche a carta com uma assinatura simples e profissional. As aprovações apropriadas incluem o seguinte:

• Sinceramente
• Cumprimentos
• Melhor
• Respeitosamente

Assinatura

O componente final de uma carta comercial é a sua assinatura. Inclua seu nome completo e quaisquer abreviações a seguir, como MBA ou PhD.

Como escrever uma carta comercial em 6 passos

1 Aprenda as regras

Antes de se sentar para escrever uma carta comercial, familiarize-se com as regras para escrever uma carta comercial, como estas:

• Dirija-se ao destinatário adequadamente. Se você não tiver certeza de qual título honorífico é apropriado ou como soletrar seu nome, reserve um momento para pesquisar essas informações.
• Formate a carta corretamente. O formato de uma carta comercial não é o mesmo que uma carta informal ou um formato de e-mail.
• Inclua todas as informações relevantes. Isso significa incluir o endereço do destinatário e o seu, a data e todos os detalhes necessários para envolver o leitor e permitir que ele responda de maneira ponderada e apropriada.

Pode ser útil revisar exemplos de cartas comerciais para ver como outros redatores aderem a essas regras. Peça a um colega ou gerente uma carta anterior para ler ou pesquise exemplos de cartas comerciais online.

2 Escolha um formato adequado

O formato da carta comercial é uma característica fundamental desse tipo de comunicação. Uma carta comercial pode ser formatada de uma das seguintes maneiras:

• Bloquear
• Semi-bloco
• Bloco modificado

Noformato de bloco, todas as linhas são justificadas à esquerda e não há recuos.

Noformato de semibloco, todas as linhas são justificadas à esquerda e cada parágrafo é recuado.

Noformato de bloco modificado, o título, o fechamento e a assinatura são justificados à direita, enquanto o corpo e os endereços são justificados à esquerda. Neste formato, não há recuos.

Não importa o formato escolhido, a carta deve ter espaçamento simples com uma linha em branco separando parágrafos e seções.

3 Use linguagem formal

Uma carta comercial é uma comunicação formal e profissional. Isso não significa que deva ser abafado ou afetado, mas deve manter um tom profissional e aderir à formatação tradicional de cartas comerciais.

4 Concentre-se no conteúdo/assunto

Uma carta comercial deve se concentrar em um tópico. Pode ser uma oferta, uma pergunta, um agradecimento, uma resposta ou um pedido. Não se desvie do assunto da sua carta nem inclua vários assuntos na carta – isso pode torná-la confusa e prejudicar a intenção da sua carta.

5 Considere o comprimento

As cartas comerciais variam em duração. Às vezes, eles têm apenas uma página. Se a sua carta exceder duas páginas, crie um relatório separado que cubra a maior parte do conteúdo da carta. Em vez de enviar uma carta longa, envie o relatório com uma carta curta que o resuma para o leitor.

6 Inclua sua assinatura

Cada carta comercial deve incluir uma assinatura – ou seja, seu nome, empresa e cargo digitados e seu nome em tinta azul ou preta.

Exemplos de cartas comerciais

Exemplo 1

Sr. Steven Ramirez Ink Nome da empresa 1 Exemplo Rd. Cidade, NY 10001

11 de julho de 2023

Sra. Juliana McCue Papelaria Nome da empresa 44 Exemplo Way City, CA 94024

Prezada Juliana McCue,

Gostaria de agradecer pessoalmente por ser um cliente tão fiel. Nos últimos cinco anos, a Stationery Company Name tem sido uma das mais vendidas da Ink Company Name, e falo por toda a nossa equipe quando digo que realmente apreciamos e valorizamos sua parceria.

Como agradecimento, gostaria de oferecer uma oportunidade de colaboração exclusiva: uma tonalidade totalmente personalizada e exclusiva para o seu revendedor. Nossa equipe de especialistas em cores experientes pode desenvolver qualquer tonalidade do arco-íris, desde os pretos mais escuros que inalam luz até neons brilhantes e reflexivos e tintas iridescentes. Oferecer uma cor exclusiva pode fazer sua marca se destacar e atrair usuários de canetas-tinteiro de todo o mundo para seu site e loja física.

Tenho o prazer de mostrar exemplos de cores personalizadas que nossa equipe desenvolveu para outros parceiros. Avise-me se desejar agendar uma videochamada, durante a qual poderei explicar nossa oferta com mais detalhes e começar a explorar as cores com você. Estou ansioso para mostrar a você todas as maneiras pelas quais você pode expressar sua marca exclusiva por meio de um tom de tinta único.

Sinceramente,

Steven Ramirez Chefe de Desenvolvimento de Cores Nome da Empresa 555-0000

Exemplo 2

Daneris Garcia 4950 Exemplo St.

14 de maio de 2022

Sr. Neal Patel Chefe de Marketing Agência de Marketing Nome Cidade, AZ 20000

Prezado Sr. Patel,

Obrigado por reservar um tempo para me entrevistar para o cargo de supervisor gráfico na Agência de Marketing Name. Acredito que estabelecemos uma conexão forte e que seria uma excelente opção para sua equipe.

Como designer gráfico, minha paixão é encontrar formas inovadoras de representar visualmente marcas emergentes e estabelecidas. Embora eu tenha uma experiência significativa de trabalho em 2D e 3D, priorizei o design para espaços de VR e AR nos últimos cinco anos. Sei que minha experiência com diversos clientes da indústria de tecnologia focados no desenvolvimento de produtos nesses espaços me tornará um trunfo para sua equipe.

Espero que você me considere para o cargo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser que eu compartilhe exemplos adicionais de meu trabalho anterior, não hesite em perguntar. Estou orgulhoso do trabalho que fiz para empresas MANGA e entusiasmado em fazer um trabalho semelhante com sua equipe.

Atenciosamente, Daneris Garcia

Perguntas frequentes sobre cartas comerciais

O que é uma carta comercial?

Uma carta comercial é uma carta formal geralmente escrita de um empresário para outro para promover sua carreira ou os interesses de sua empresa.

Qual é o propósito de uma carta comercial?

O objetivo de uma carta comercial é comunicar-se profissionalmente com uma empresa, instituição ou organização sem fins lucrativos.

Quais são os diferentes tipos de cartas comerciais?

• Cartas de apresentação
• Cartas de vendas
• Convites
• Acompanhamentos
• Cartas de reclamação
• Cartas de intenções

O que toda carta comercial deve conter?

• Data
• Endereço de retorno
• Endereço interno
• Saudação
• Corpo
• Fechando
• Assinatura