Como escrever uma carta comercial profissional em 6 etapas

Ao longo de sua carreira, você provavelmente se verá escrevendo cartas comerciais. Na verdade, você pode começar a escrevê-los antes de sua carreira começar oficialmente, pois as cartas de solicitação e consulta também são cartas comerciais.

Uma carta comercial é uma carta formal que geralmente, mas nem sempre, é escrita de um profissional para outro para promover os interesses de sua organização. Em alguns casos, como cartas de apresentação e acompanhamento de entrevistas, elas servem para promover os interesses profissionais do remetente.

O que é uma carta comercial?

Uma carta comercial é uma mensagem formal normalmente enviada de um profissional para outro. Geralmente, as cartas comerciais discutem oportunidades para as empresas trabalharem juntas, como por meio de uma parceria estratégica, colaboração, promoção ou solicitação.

É importante ter em mente que uma carta comercialnão é o mesmo que um e-mail comercial.Por definição, uma carta comercial é uma carta impressa entregue na mesa ou endereço do destinatário. Esse atributo faz parte do que destaca as cartas comerciais de uma consulta por e-mail, e é por isso que elas tendem a ser usadas para comunicações importantes. No entanto, existem algumas semelhanças entre cartas comerciais e e-mails comerciais. Ambos seguem um formato semelhante e terminam com uma chamada direta à ação.

Existem muitos tipos de cartas comerciais, incluindo estas:

• cartas de vendas
• Carta de recomendação
• Cartas de consulta
• cartas de candidatura
• cartas de intenção
• Cartas de transmissão
• cartas de oferta
• Cartas de demissão
• Cartas de acompanhamento de entrevista
• Solicitar cartas
• memorandos de escritório
• Cartas de apresentação
• convites

Existem duas diferenças principais entre uma carta comercial e uma carta informal: formato e conteúdo.

Quando você envia uma carta comercial?

As cartas comerciais são enviadas quando indivíduos, representando suas empresas ou a si mesmos como proprietários autônomos de pequenas empresas, pretendem conduzir negócios. Aqui estão exemplos dessas instâncias:

• Convidar um indivíduo ou equipe para um networking ou outro evento exclusivo
• Agradecendo a um entrevistador por seu tempo
• Acompanhamento de uma consulta comercial anterior
• Oferecer uma oferta promocional ou um novo produto ou serviço
• Notificar todos os membros da equipe sobre uma mudança de política, uma nova contratação ou promoção importante ou outras notícias da empresa
• Oferecer formalmente a um candidato uma posição

Quais são as partes da carta comercial?

Cabeçalho (data/endereço/endereço do remetente)

Data: Quando você escreve uma carta comercial, é crucial incluir a data em que a escreveu.Essas informações são essenciais para comunicações urgentes, como ofertas promocionais.

Endereço: Escreva o endereço completo do destinatário, incluindo o número da caixa postal ou suíte do escritório.

Endereço do remetente: Inclua o endereço completo da sua empresa.Isso torna mais fácil para o destinatário enviar uma resposta.

Saudação

Em uma carta comercial, a saudação padrão é “Caro”. Comece sua carta com “Caro [nome do destinatário]” ​​e adicione uma vírgula após o nome. Você pode optar por se dirigir ao destinatário por um título honorífico associado ao sobrenome ou simplesmente pelo nome e sobrenome. Quando você não puder determinar o nome do destinatário, poderá endereçar a carta ao título.

Corpo

Os parágrafos do corpo ocupam a maior parte de uma carta comercial. Esta seção discute a oferta, proposição ou anúncio que a carta está fazendo. Ele inclui estas seções:

• Um parágrafo introdutório que declara o objetivo principal da carta e, se necessário, apresenta o autor da carta.
• Um ou mais parágrafos intermediários que discutem o assunto da carta com mais detalhes. Pode ser a experiência relevante de um candidato a emprego, os detalhes de uma oferta, as repercussões de uma mudança de política ou o que o destinatário pode esperar do evento para o qual está sendo convidado.
• Um parágrafo final que reafirma o propósito da carta e oferece um incentivo, como preços antecipados, para o destinatário acompanhar.

fechando

Após a seção do corpo, feche a carta com uma assinatura simples e profissional. As assinaturas apropriadas incluem o seguinte:

• Sinceramente
• Cumprimentos
• Melhor
• Respeitosamente

Assinatura

O componente final de uma carta comercial é a sua assinatura. Inclua seu nome completo e quaisquer abreviações que se seguem, como MBA ou PhD.

Como escrever uma carta comercial em 6 passos

1 Aprenda as regras

Antes de se sentar para escrever uma carta comercial, familiarize-se com as regras para escrever uma carta comercial, como estas:

• Dirija-se ao destinatário adequadamente. Se você não tiver certeza de qual honorífico é apropriado ou como soletrar o nome, reserve um momento para pesquisar essas informações.
• Formate a carta corretamente. Um formato de carta comercial não é o mesmo que uma carta informal ou formato de e-mail.
• Inclua todas as informações relevantes. Isso significa incluir o endereço do destinatário e o seu, a data e todos os detalhes necessários para envolver o leitor e permitir que ele responda de maneira ponderada e apropriada.

Pode ser útil revisar exemplos de cartas comerciais para ver como outros escritores aderem a essas regras. Peça a um colega ou ao seu gerente uma carta anterior para ler ou procure exemplos de cartas comerciais online.

2 Escolha um formato adequado

O formato de carta comercial é uma característica fundamental desse tipo de comunicação. Uma carta comercial pode ser formatada de uma das seguintes maneiras:

• Bloquear
• Semi-bloco
• bloco modificado

Noformato de bloco , todas as linhas são justificadas à esquerda e não há recuos.

No formato semi-bloco , todas as linhas são justificadas à esquerda e cada parágrafo é recuado.

No formato de bloco modificado , o cabeçalho, o fechamento e a assinatura são justificados à direita, enquanto o corpo e os endereços são justificados à esquerda.Nesse formato, não há recuos.

Não importa qual formato você escolha, a carta deve ser espaçada simples com uma linha em branco separando parágrafos e seções.

3 Use linguagem formal

Uma carta comercial é uma comunicação formal e profissional. Isso não significa que deve ser abafado ou afetado, mas deve manter um tom profissional e aderir à formatação tradicional de cartas comerciais.

4 Foco no conteúdo/assunto

Uma carta comercial deve se concentrar em um tópico. Pode ser uma oferta, uma consulta, um agradecimento, uma resposta ou um pedido. Não se desvie do assunto da sua carta ou inclua vários assuntos na carta - isso pode torná-la confusa e minar a intenção da sua carta.

5 Considere o comprimento

As cartas comerciais variam em tamanho. Às vezes, eles têm apenas uma página. Se sua carta exceder duas páginas, crie um relatório separado que abranja a maior parte do conteúdo da carta. Em vez de enviar uma carta longa, envie o relatório com uma carta curta que o resuma para o leitor.

6 Inclua sua assinatura

Toda carta comercial deve incluir uma assinatura, ou seja, seu nome, empresa e cargo digitados e seu nome em tinta azul ou preta.

Exemplos de cartas comerciais

Exemplo 1

Sr. Steven Ramirez Ink Nome da Empresa 1 Exemplo Rd. Cidade, NY 10001

11 de julho de 2023

Sra. Juliana McCue Papelaria Nome da empresa 44 Example Way City, CA 94024

Prezada Juliana McCue,

Gostaria de agradecer pessoalmente por ser um cliente tão fiel. Nos últimos cinco anos, a Stationery Company Name tem sido uma das mais vendidas da Ink Company Name, e falo por toda a nossa equipe quando digo que genuinamente apreciamos e valorizamos sua parceria.

Como agradecimento, gostaria de oferecer uma oportunidade de colaboração exclusiva: uma tonalidade totalmente personalizada exclusiva para o seu revendedor. Nossa equipe de especialistas em cores experientes pode desenvolver qualquer tom do arco-íris, desde os pretos mais escuros que inalam a luz até neons brilhantes e reflexivos e tintas iridescentes. Oferecer uma cor exclusiva pode destacar sua marca e atrair usuários de caneta-tinteiro de todo o mundo para seu site e loja física.

Fico feliz em mostrar exemplos de cores personalizadas que nossa equipe desenvolveu para outros parceiros. Por favor, deixe-me saber se você gostaria de agendar uma videochamada, durante a qual posso explicar nossa oferta com mais detalhes e começar a explorar as cores com você. Estou ansioso para mostrar a você todas as maneiras pelas quais você pode expressar sua marca exclusiva por meio de um tom único de tinta.

Sinceramente,

Steven Ramirez Chefe de desenvolvimento de cores Nome da empresa de tintas 555-0000

Exemplo 2

Daneris Garcia 4950 Exemplo St. City, WA 10000

14 de maio de 2022

Sr. Neal Patel Chefe de marketing Nome da agência de marketing Cidade, AZ 20000

Prezado Sr Patel,

Obrigado por reservar um tempo para me entrevistar para o cargo de supervisor gráfico na Marketing Agency Name. Acredito que estabelecemos uma forte conexão e que eu seria uma excelente opção para sua equipe.

Como designer gráfico, minha paixão é encontrar formas inovadoras de representar visualmente marcas emergentes e estabelecidas. Embora eu tenha uma experiência significativa trabalhando em 2D e 3D, priorizei o design de espaços VR e AR nos últimos cinco anos. Sei que minha experiência com vários clientes no setor de tecnologia focados no desenvolvimento de produtos nesses espaços me tornará um trunfo para sua equipe.

Espero que me considere para o cargo. Se você tiver alguma dúvida ou quiser que eu compartilhe exemplos adicionais do meu trabalho anterior, não hesite em perguntar. Estou orgulhoso do trabalho que fiz para empresas de MANGA e animado em fazer um trabalho semelhante com sua equipe.

Com os melhores cumprimentos, Daneris Garcia

Perguntas frequentes sobre cartas comerciais

O que é uma carta comercial?

Uma carta comercial é uma carta formal que geralmente é escrita de um empresário para outro para promover sua carreira ou os interesses de sua empresa.

Qual é o objetivo de uma carta comercial?

O objetivo de uma carta comercial é se comunicar profissionalmente com uma empresa, instituição ou organização sem fins lucrativos.

Quais são os diferentes tipos de cartas comerciais?

• Cartas de apresentação
• cartas de vendas
• convites
• Acompanhamentos
• Cartas de reclamação
• cartas de intenção

O que toda carta comercial deve conter?

• Data
• Endereço de devolução
• Endereço interno
• Saudação
• Corpo
• fechando
• Assinatura